Admin & BOLLE-Profi

Logindaten, Elternverwaltung, Rechteverwaltung, Kursverwaltung, Einstellungen und mehr

• Checkliste zum Schuljahresbeginn
• Logindaten Personal
• Logindaten Schüler:innen
• Elternverwaltung
• Usersuche
• Rechteverwaltung
• Admin-Einstellungen
• Zeugnisvorlagen
• Individuelle Niveauwechsel
• Zeugnisbemerkungen (Admin)
• Ferien
• Kursverwaltung
• E-Mail-Verteiler
• E-Mailadressen des Personals
• E-Mailadressen der Schüler:innen
• A- und B-Wochen (bei Kontaktbeschränkungen)
• Kontaktpersonen (Corona)
• Mitteilungen verwalten
• Verwaltung der Pinnwand (automatische Uploads einrichten)
• Admin-Passwort
• Google Kalender Verknüpfung
• Datenschutzerklärung zur Kalender-Verknüpfung mit einem Google-Account
• Nutzungsbedingungen zur Kalender-Verknüpfung mit einem Google-Account
• Synchronisation mit einem Google-Kalender

Checkliste zum Schuljahresbeginn

Liebe BOLLE-Profis, liebe Admins,

zu Schuljahresbeginn empfehlen wir Ihnen, dass Sie einmal alle folgenden Punkte durchgehen. Die meisten Punkte betreffen den Datenschutz, die Datensicherheit und die Datenaktualität bei der Benutzung von BOLLE. 

1. Überprüfen Sie einmal, ob noch alle schulinternen Angaben stimmen. Gehen Sie auf Admin > Einstellungen und dann links auf Allg. Variablen. Scrollen Sie auch weiter runter. Es gibt Einstellungen, die nur das BOLLE-Team ändern kann. Besonders wichtig ist hier die richtige URL für das Impressum von Ihrer Schulwebseite.
   Muss eine Information aktualisiert werden, die Sie nicht selbst ändern können? Dann melden Sie sich bitte bei uns: support@BOLLE-software.de 
   
   

2. Zum Thema Datenschutz teilen wir mit Ihnen einen umfangreichen Kenntnisstand. Sie können das hier nachlesen. Ein Punkt beschreibt die Informationspflichten der Schule. Überprüfen Sie, ob die Datenschutzerklärung auf Ihrer Schulwebseite die Bestimmungen der regionalen Datenschutzbeauftragten weiterhin erfüllt. Wir haben für Sie die Vorlage der Datenschutzbeauftragten ergänzt. Sie finden diese hier. 
    
3. Sind die Kolleg:innen auf einer Gesamtkonferenz im aktuellen Schuljahr auf die Sicherheitsprinzipien bei der Nutzung von BOLLE hingewiesen worden?
   
   
   • Keydatei und Passwort immer sicher aufbewahren und nie weitergeben.
   • Keydatei und Passwort nie auf Geräten speichern, zu denen auch andere offenen Zugang haben.
   • Die Keydatei nicht unnötig oft vervielfältigen.
   • Immer ordentlich ausloggen. 
   • Bei Einrichtung vertrauenswürdiger Geräte: nur für eigene Geräte, zu denen niemand anderer Zugang hat.

   
   Ein möglicher Verlust von Sicherheitsmerkmalen (Keydatei, Passwort, TOTP, vertrauenswürdiges Gerät) muss der Schule sofort gemeldet werden. Die Admins / BOLLE-Profis können die Sicherheit unmittelbar wiederherstellen.
   
   

4. Überprüfen Sie, ob die Rechteverwaltung aktuell ist (Admin > Rechteverwaltung).
   
   
5. Überprüfen Sie, ob ehemalige Kolleg:innen (z.B. Referendar:innen) auch keinen Zugriff mehr auf das System haben (Admin > Logindaten Personal).
   
   
6. Nach dem Schuljahreswechsel und vor weiteren Änderungen an z.B. Zeugnisvorlagen oder Zeugnisbemerkungen durch Admins der Schule, muss das Archiv erstellt, heruntergeladen und gesichert aufbewahrt werden. Das Archiv muss bis spätestens Ende September heruntergeladen worden sein. Lesen Sie hier Genaueres nach. 
   
   Das liegt daran, dass, wenn Sie z.B. später Änderungen an zeugnisrelevanten Einstellungen vornehmen, die Archiverstellung für Zeugnisse des vergangenen Schuljahres unter Umständen fehlerhaft sein kann. Sie können solche Fehler vermeiden, wenn Sie spätestens in der ersten Septemberwoche das Archiv erstellen und gemäß der Vorschriften alle dort enthaltenen Daten sicher aufbewahren.
   
   
7. Haben Sie Klassen, die leistungsdifferenziert unterrichtet werden (ER- und GR-Kurse)?
   Dann haben Sie uns sicherlich einmal bereits eine Übersicht zur Leistungsdifferenzierung an Ihrer Schule zukommen lassen.
   Achten Sie beim Schuljahresbeginn darauf, ob an Ihrer Schule neue Klasse hinzugekommen sind.
   Gibt es z.B. jetzt auf einmal eine 7d, die es vorher nicht gab?
   Melden Sie uns alle Veränderungen rechtzeitig, damit wir dies für Sie einpflegen können.
   Hier finden Sie die Vorlage, die Sie ausgefüllt an unser Support-Team weiterleiten können.
   Wenn Sie Änderungen zum Vorjahr farbig markieren, würde das unserem Support-Team sehr weiterhelfen.
   Vielen Dank. 
    
8. Zu Schuljahresbeginn sollten auch alle Zeugnisvorlagen bereits eingerichtet werden. Besonders wichtig ist das für die ASV- und Indikatorenzeugnisse. Wenn Sie solche Zeugnisse ausstellen und sich unsicher sind, sprechen Sie unseren Support an: support@BOLLE-software.de 
   Wenn unter Admin > Zeugnisvorlagen alles richtig eingerichtet ist, sollten früh im Schuljahr unter Mittelstufe / Grundschule > Notenschluss die Zeugnisse angelegt werden.
   Mehr dazu lesen Sie hier. Am besten mindestens die Punkte 1 bis 4 in der Tabelle durchlesen.

Logindaten Personal

In BOLLE haben die Admins die Möglichkeit, die Kolleg:innen bezüglich der Logindaten zu unterstützen. So kann z.B. bei einem Verlust von Sicherheitsmerkmalen entsprechend reagiert werden. Die Einstellung hierzu finden Sie in der Menüleiste bei Admin unter der Auswahl von Logindaten Personal.

Inhalt

1. Allgemeines
2. Accounts
3. Key-Datei
4. Verwaltungskey
5. TOTP
6. FIDO
7. Häufige Fragen

1. Allgemeines

Auf dieser Seite verwalten Sie die Logindaten des Personals. Sie können

• Passwörter ändern
• Zugänge zurücksetzen
• gesperrte User entsperren
• Key- und Verwaltungskey-Dateien erstellen
• die Initialzugänge für alle Kolleg:innen gleichzeitig herunterladen
• ein eingerichtetes TOTP löschen
• die Key-Erstregistrierung herunterladen
• neue FIDO2-Registrutierungsdaten erstellen
• bereits angelegte FIDO2-Zugänge löschen

Bitte beachten Sie, dass Sie diese Registrierungsdateien für Key-Dateien oder FIDO2-Keys -NICHT- per E-Mail versenden. Die Keys sollten ausschließlich direkt vor Ort ausgegeben werden.

Kolleg:innen, die sich zum ersten Mal bei BOLLE einloggen, können den Key bei der ersten Einrichtung einmalig selbst herunterladen. Dies ist möglich, weil die Kolleg:innen zu diesem Zeitpunkt keinerlei Kursbücher oder andere Systemrechte erworben haben. Bei bereits registriertem und auf BOLLE aktivem Personal müssen mehr Sicherheitsaspekte berücksichtigt werden. 

Wenn Sie Personal ein neues Intitialpasswort ausstellen möchten, müssen Sie nicht unbedingt den Account zurücksetzen. Vergeben Sie einfach ein neues Initialpasswort. Die Key-Datei bleibt dann erhalten; so auch alle anderen eingerichteten Zugänge.

Falls Sie einen Personal-Account bereits zurückgesetzt haben, dann laden Sie sich die Key-Datei herunter, übergeben diesen vor Ort (nicht per E-Mail!) an die Kolleg:in und setzen unter dem Reiter Accounts das Passwort zurück auf ein anderes Initialpasswort. Die Kollegin kann das PW dann beim ersten Login ändern. 

Nach erstmaligem Gebrauch der Initialzugangs-PDF wird keine weitere PDF mehr erstellt. Bitte verfahren Sie so, wie oben beschrieben. 

Bei der Ersteinrichtung von BOLLE an Ihrer Schule bietet es sich an, wenn Sie die Initialzugänge aller Kolleg:innen herunterladen können, bei denen noch das Initialpasswort vermerkt ist. Das können Sie über den Reiter Accounts machen. Scrollen Sie dann nach ganz unten, wo Sie eine Schaltfläche für den Download finden:

2. Accounts

Unter dem Reiter Accounts sehen Sie alle Accounts des Personals. Sie können Passwörter ändern und dabei auch entscheiden, ob es sich um ein sogenanntes Initialpasswort handelt. Falls ja, dann wird der Nutzer nach erfolgreichem Login um ein neues Passwort gebeten.

Sollte ein kritisches Ereignis eingetreten sein, bei dem unklar ist, ob ein Account weiterhin nur von der befugten Person genutzt werden kann, so können Sie den Zugang hier direkt zurücksetzen. 

Wenn ein Nutzer wiederholt falsche Passwörter verwendet, kann es sein, dass der Zugang vom System geperrt wird. Sie können über diese Ansicht User wieder entsperren. 

Tipp: Sie können in das Feld oben das Kürzel oder den Nachnamen des Personals eingeben, um eine Person schneller zu finden.

3. Key-Datei

Unter dem Reiter Key-Datei finden Sie die allgemeine Key-Datei, den Verwaltungskey, TOTP und die Key-Erstregistrierung (PDF Erstlogin).

Sobald ein Datum unter einem Key-Feld steht, wissen Sie, seit wann der Key gültig ist.

Wenn Sie auf Neuer Key klicken, können Sie einen neuen Key oder V-Key erstellen. Dabei wird der alte Key sofort ungültig. 

Wenn Kolleg:innen um einen neuen Key bitten, sollten Sie diesen niemals per E-Mail versenden. Geben Sie die Key-Datei persönlich weiter. Weisen Sie die Kolleg:innen darauf hin, dass die Key-Datei im besten Fall nicht dupliziert wird, sondern sich z.B. auf einem USB-Stick befindet. 

Mit Klick auf das Feld PDF Erstregistrierung wird eine PDF erstellt, die Sie neuen Kolleg:innen geben können.

4. Verwaltungskey

Bei einigen Kolleg:innen sehen Sie die Schaltfläche Verwaltungskey. Hierbei handelt es sich um einen weiteren Schlüssel, der benötigt wird, wenn weitreichende Nutzerrechte im System vorliegen. Der normale Key ermöglicht unterrichtsalltägliche Eintragungsmöglichkeiten, so wie sie fast alle Lehrkräfte und weiteres pädagogisches Personal brauchen. Die Rechte dieser Personalgruppe sind systemweit deutlich eingeschränkt. Das Verwaltungspersonal, also die Kolleg:innen des Sekretariats, die Verwaltungsleitung, Mittel- und Oberstufenkoordination und die Schulleitung, hat jedoch weitreichende Lese- und Schreibrechte im Programm. Viele, bei einigen Kolleg:innen mit umfangreichen Verwaltungstätigkeiten auch unterrichtliche Aufgaben, bei denen häufige Ortswechsel die Regel sind, werden so in die mobile Unterrichtsarbeit (normaler Key) und die weitreichendere Verwaltungsarbeit (lokaler Verwaltungskey) getrennt.

Auch nichtpädagogisches Personal muss sich das erste Mal in BOLLE mit dem normalen Key einloggen! Stellen Sie danach den Verwaltungs-Key aus. 

Im sichersten Fall wird der Verwaltungskey nur an geschützten, persönlichen Dienstrechnern vor Ort verwendet. Der Zugang zu BOLLE für unterrichtliche Aufgaben kann dabei weiterhin mit dem normalen Key auf einem USB-Stick oder mittels TOTP erfolgen. Auch dabei bleibt die sicherheitsrechtliche Vorgabe der Zwei-Faktor-Authentizierung erfüllt.

Bitte informieren Sie Ihr Verwaltungspersonal regelmäßig über diese Sicherheitsaspekte.

5. TOTP (Time-based One-time Password)

Unter dem Reiter Key-Datei finden Sie auch die Möglichkeit, einen bereits erstellten TOTP-Zugang zurückzusetzen. 

Diese Aktion nutzen Sie, wenn

• Ihre Kolleg:innen Probleme mit dem TOTP haben und Sie um Zurücksetzen der Funktion bitten oder
• Ihre Kolleg:innen Ihnen ein gestohlenes Gerät melden.

Bei einigen Betriebssystemen kann die Erstellung von TOTP-Zahlencodes integriert stattfinden. Apple ermöglicht dies zum Beispiel. Das kann vor allem für Mac- und iPad-User hilfreich sein. Hier finden Sie mehr Informationen von Apple für das iPad.

6. FIDO

BOLLE unterstützt eine der sichersten Login-Methoden für Webservices: Fast Identity Online 2.0 (FIDO2). Sichere Login-Verfahren nutzen neben Username und Passwort noch einen weiteren Faktor. Diese Zwei-Faktor-Authentisierung (2FA) funktioniert z.B. mittels der oben beschriebenen Key-Datei oder dem TOTP. Diese beiden Varianten sind softwaregestützt. Es gibt aber nun auch die Möglichkeit, eine hardwaregestützte 2FA einzurichten: FIDO2. Hardwaregestützte 2FA gelten als noch sicherer (vgl. Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik).

Der Login mittels FIDO2 erfolgt geräte- und browsergenau. Dabei wird im Browser bzw. auf dem Gerät mittels der vorhandenen Technik des Geräts der zweite Faktor direkt gespeichert. Selbst wenn er ausgelesen werden könnte, funktioniert dieser nur auf dem Gerät, auf dem er eingerichtet wurde.

Diese Art von "Passwörtern" werden auch Passkeys genannt. 

Klicken Sie auf den Reiter FIDO und dort unter Neue Registrierungsdaten auf neu anlegen. Es wird sofort eine Registrierungdatei erstellt, die Sie herunterladen können.

Geben Sie diese Datei an den berechtigten User weiter. Die Datei wird in etwa so aussehen:

Der hier angegebene Schlüssel (ABCD-A2B1-...) kann nur einmal für einen Browser auf einem ganz bestimmten Gerät verwendet werden. Auf dem Gerät, auf dem FIDO2 als hardwaregestützte 2FA eingerichtet werden soll, besucht der User die BOLLE-Webseite der Schule mit der Ergänzung /fido (wie in der Datei angegeben). Es öffnet sich folgende Seite:

Auf der Seite gibt der User sein Kürzel und den Registrierungscode ein. Danach klickt man auf Dieses Gerät registrieren. 

Je nach Betriebssystem und Browser wird man dann gefragt, wie man weiter verfahren möchte. Hier ein paar Beispiele:

Safari auf einem Mac mit Touch ID:

Man nutzt dann z.B. Touch ID zur Bestätigung.

Und klickt auf Erlauben.

"Use Security Key" meint hier einen USB-Sicherheitsschlüssel, wie z.B. einen YubiKey. (Was ist ein YubiKey?)

Chrome auf einem Mac mit Touch ID:

Man klickt auf Dieses Gerät. (Es sei denn, man will die Methode via USB-Sicherheitsschlüssel / FIDO2-Key / YubiKey verwenden, was auch möglich ist.)

Auch hier wird z.B., wie im vorherigen Beispiel mit "Security Key" die Einrichtung auf einem USB-Sicherheitsschlüssel als Option vorgeschlagen. Wenn Ihr Gerät FIDO2 unterstützt, klicken Sie besser auf "Dieses Gerät".

Achtung: Die meisten Geräte und Browser unterstützen FIDO2. Auf dem Diensttablet der Berliner Senatsverwaltung ginge es theoretisch auch, jedoch wurde die Funktion von der zuständigen Stelle noch nicht freigegeben. Der Login auf dem Diensttablet funktioniert deshalb vorerst am besten per Key-Datei oder TOTP. Auch die Verwendung eines sogenannten FIDO2-Keys / YubiKeys wäre möglich (siehe nächster grüner Kasten).

Der Registrierungscode für den Login mit FIDO2 kann übrigens auch durch externe Hardware erfolgen. Hier eignen sich z.B. sogenannte FIDO2-Keys oder YubiKeys. Diese können dann mithilfe eines USB-Ports für die Authentisierung genutzt werden. Mehr Informationen zu YubiKeys finden Sie hier auf einer externen Webseite.

Wenn User mehrere Geräte mit FIDO2 nutzen möchten, müssen sie die erste FIDO-Registrierung abgeschlossen haben (siehe nächster Absatz), bevor man eine neue starten kann. Danach können die Admins ein weiteres FIDO2-Registrierungsdatenblatt erstellen. Der Login mittels Keydatei funktioniert weiterhin, sofern eine Keydatei ausgestellt wurde.

Nach erfolgreicher Registrierung sieht das Ganze unter dem Reiter FIDO so aus:

Es können beliebig viele FIDO2-Zugänge erstellt werden. Bevor neue Registrierungsdaten ausgestellt werden können, muss ein bereits erstellter Registrierungscode erfolgreich genutzt worden, gelöscht worden oder abgelaufen sein. Kolleg:innen, die mehrere FIDO2-Zugänge benötigen, müssen die Geräte nacheinander registrieren. 

 Sobald ein FIDO2-Zugang eingerichtet wurde, ist der Login mit TOTP ruhend gestellt. Er wird erst dann wieder aktiviert, wenn alle FIDO2-Zugänge deaktiviert wurden.
Der BOLLE-Login funktioniert also entweder per Key-Datei und TOTP oder Key-Datei und FIDO2.
Der Zugang per Key-Datei bleibt also weiterhin möglich, sofern eine Key-Datei ausgestellt wurde.

Löschen Sie bereits eingerichtete FIDO2-Zugänge nur mit großer Sorgfalt. Da es sich hierbei um einen hardwaregestützten zweiten Faktor handelt, kann die Hardware nicht wissen, ob ein Zugang noch existiert. Er verbleibt so erst einmal auf dem Gerät. Löschungen müssen unbedingt direkt mit dem betroffenen User abgesprochen werden.

Orientierungen Sie sich an dem Zeitstempel. Auch die Kennung des FIDO2-Zugangs enthält solch einen Zeitstempel. Sollten Sie aus irgendwelchen Gründen FIDO2-Zugänge einzeln löschen müssen, können Sie so erkennen, welcher Zugang gelöscht werden muss.

Wenn Sie Verwaltungsrechte in BOLLE haben und sich mit FIDO einloggen möchten, dann müssen Sie beim Login direkt entscheiden, ob Sie in dieser Session vollen Zugriff auf Ihre Verwaltungsrechte haben möchten. So ist es möglich, dass Sie bei einem Login mit FIDO eine BOLLE-Umgebung ähnlich wie bei einer normalen Key-Datei haben. 

7. Häufige Fragen

1. Ein Kollege hat sich gestern die Keydatei erstellt, diese jedoch nur geöffnet und nicht gespeichert. Ich habe daraufhin einen neuen Key erstellt. Wenn ich das pdf-Dokument zur Erstanmeldung herunterlade, ist jedoch kein Einmalpasswort angegeben. Wie kann der Kollege sich jetzt einloggen?
Nach solch einem Vorfall wird es tatsächlich etwas umständlicher. Das ist eine nötige Sicherheitseinstellung. Beim allerersten Login liegen noch keine persönlichen Daten vor, sodass wir den Erstlogin so gestalten können. Bei Verlust von Sicherheitsmerkmalen kann der "zweite Erstlogin" aus der Distanz so nicht mehr erfolgen. Sie gehen in Logindaten Personal und laden einen neuen Key für den Kollegen direkt herunter. Dann schimpfen Sie ein bisschen ;-) und geben den neuen Key dem Kollegen direkt mit. Sie müssen sich also einmal treffen. Ein Versand von Keys per E-Mail wird von uns nicht empfohlen, da der Key dann auch im Mailverlauf gespeichert bliebe. 

Logindaten Schüler:innen

Die Logindaten der Schüler:innen werden eigentlich über die Klassenleitungen und Tutor:innen verwaltet. Sollten sich hier jedoch Supportanfragen ergeben, haben auch die BOLLE-Profis und Admins an der Schule die Möglichkeit hier Hilfe zu leisten. Die Einstellung hierzu finden Sie in der Menüleiste bei Admin unter der Auswahl von Logindaten Schüler:innen.

Unter Auswahl einer Klasse gelangen Sie zu den Logindaten der Schüler:innen der jeweiligen Klasse. Die Einstellungsmöglichkeiten sind mit denen der Klassenleitungen und Tutor:innen identisch.

Hier können Sie folgende Einstellungen vornehmen:

• Username ändern (Stiftsymbol vor dem Namen der Schüler:innen)
• Passwort zurücksetzen
• Passwort zurücksetzen und gleichzeitig Logindaten als PDF herunterladen

Passwort zurücksetzen

Das wird vermutlich häufig passieren: die Schüler:innen vergessen ihr Passwort. Wenn Sie auf die Aktion Passwort zurücksetzen gehen, schlägt BOLLE ein neues Passwort für die Schüler:in vor. Wenn das Häkchen bei Initialpasswortgesetzt bleibt, wird die Schüler:in beim ersten Einloggen dazu aufgefordert, sich ein eigenes neues Passwort zu geben. 

Passwort zurücksetzen und Logindaten als PDF herunterladen

Mit dieser Aktion erstellt BOLLE eine PDF für Sie. Hier werden die Webseite von BOLLE an Ihrer Schule und die Logindaten des Kindes dargestellt. Diese Funktion ist vor allem sinnvoll, wenn Sie unterjährig neue Schüler:innen in eine Klasse aufnehmen. 

Sie können das auch für die gesamte Klasse bzw. gleichzeitig für mehrere Schüler:innen durchführen. Eine entsprechende Aktion finden Sie oben rechts: Passwörter zurücksetzen und Logindaten als PDF herunterladen (mehrere Schüler:innen)

Passwort selbst zurücksetzen:

Schüler:innen können jedoch auch ihre Passwörter selbst zurücksetzen. Dies geht über die Schulwebseite von BOLLE. Ganz unten auf der Anmeldeseite findet sich ein entsprechender Link, der zu dieser Ansicht führt:

Elternverwaltung

Als Schulverwaltungssoftware denkt BOLLE auch an den Informationsaustausch zwischen Schule und Erziehungsberechtigten. Wenn die Schule das so möchte, können sich Eltern einen eigenen Account bei BOLLE anlegen. Die Anzahl der Accounts pro Kind ist hierbei nicht begrenzt.

Mit den Accounts können Eltern die Informationen einsehen, die die Schule auch in der Ansicht für Schüler:innen aktiviert hat. Denkbar wären z.B. die Einsicht in die Fehlzeiten des eigenen Kindes, der Zugriff auf die Dateiablage der Schule, eine Liste mit den von der Schule zur Verfügung gestellten Büchern inkl. der Buchnummer und der Terminkalender der Schule.

BOLLE bietet eine einfache Möglichkeit, wie sich Eltern an einem Elternabend leicht aber trotzdem sicher auf BOLLE ihrem eigenen Kind zuordnen können. Die Klassenleitungen und Tutor:innen können nachträglich auch Einladungen per E-Mail versenden, sofern die Eltern der Schule ihre E-Mailadresse zur Verfügung gestellt haben. 

Die Admins und BOLLE-Profis können Klassenleitungen und Tutor:innen bei möglichen Supportanfragen bzgl. der Elternverwaltung helfen. Die Einstellung hierzu finden Sie in der Menüleiste bei Admin unter der Auswahl von Elternverwaltung.

Unter Auswahl einer Klasse erhalten Sie Zugriff auf die Elternverwaltung. Die restlichen Einstellungen sind identisch mit denen der Klassenleitungen und Tutor:innen.

Hier stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung: 

• Eltern anzeigen oder
• Elternerfassung Elternabend

Elternerfassung Elternabend

Wenn Sie BOLLE zum ersten Mal den Eltern auf einem Elternabend erläutern, unterstützt Sie diese Funktion. Wenn Sie auf Elternerfassung Elternabend klicken, erscheint folgende Ansicht:

Diesem Bild folgt ein Link, ein PIN-Code und ein QR-Code. Die von Ihnen aktivierte Funktion ist nur für eine Zeitstunde gültig. Danach kann man sich mit dem Link, PIN-Code oder QR-Code nicht mehr seinem Kind zuordnen. 

Eltern können sich auf dem Elternabend auch nicht einem beliebigen Kind zuordnen. Als Bestätigung, dass es sich auch wirklich um die Eltern bzw. erziehungsberechtigte Personen handelt, muss das in BOLLE korrekt hinterlegte Geburtsdatum eingegeben werden. 

Eltern haben nach Eingabe den PINs, der Auswahl ihres Kindes und der korrekten Eingabe des Geburtsdatums zwei Möglichkeiten:

1. Eltern können eine E-Mail-Adresse eingeben.
2. Eltern können darüberhinaus ein Elternprofil auf BOLLE anlegen.

In beiden Fällen erhalten die Eltern einen Bestätigungslink auf die von ihnen selbst eingegebene E-Mail-Adresse. In diesem Prozess müssen Eltern vor Anlegung eines Elternprofils auf BOLLE auch einer entsprechenden Datenschutzerklärung zustimmen. 

Aus der Entscheidung gegen ein Elternprofil auf BOLLE darf den Eltern oder erziehungsberechtigten Personen kein Nachteil entstehen. Sämtliche Informationen, die Eltern über ein eigenes BOLLE-Profil abrufen könnten, können diese auch weiterhin bei der Klassenleitung erfragen. Eltern, die sich gegen solch ein Profil entscheiden, sollten Sie darüber in Kenntnis setzen. 

Wichtig: Es gibt keine Begrenzung bei der Anzahl an Elterteilen, die sich einem Kind zuordnen können.
Wichtig: Eltern können sich natürlich auch mehreren Kindern zuordnen (wenn z.B. ein Geschwisterkind ebenfalls Ihre Schule besucht).

Eltern anzeigen

Über Eltern anzeigen sehen Sie, welche Eltern bereits ihre E-Mailadresse hinterlegt bzw. sogar ein BOLLE-Profil angelegt haben. 

Sie haben hierüber auch die Möglichkeit nachträglich weitere erziehungsberechtigte Personen manuell hinzuzufügen. Sie dürfen nur dann eine E-Mail-Adresse in BOLLE eintragen, wenn Sie entweder von den Eltern dazu aufgefordert wurden oder Sie sich das Einverständnis des Elternteils eingeholt haben.

Bitte beachten Sie, dass jede E-Mail-Adresse, die Sie hier angeben, eine E-Mail von BOLLE bekommt. Die Eltern durchlaufen dann einen ähnlichen Prozess, wie er oben beschrieben steht. In der E-Mail wird auf das Schulkind nur mit den Initialen verwiesen. Die E-Mail sieht in etwa so aus:

Guten Tag,

diese Adresse wurde am 15.02.2021 für ein Eltern- bzw. Erziehungsberechtigtenprofil an der Beispiel-Schule hinterlegt (für das Schulkind M. B.).

Bitte bestätigen Sie Ihre Adresse, indem Sie einmal diesen Link aufrufen: Link

Dort haben Sie auch die Möglichkeit, sich ein BOLLE-Profil anzulegen.

Wir verbleiben mit herzlichen Grüßen!

Sollte noch keine Bestätigung der E-Mailadresse und/oder noch kein BOLLE-Profil angelegt worden sein, können Sie über Eltern anzeigen mithilfe des Zahnrades ganz rechts auch erneut einen Einladungslink verschicken oder vermerken, dass das Elternteil kein BOLLE-Profil wünscht. Später lässt sich an dieser Stelle auch einstellen, dass Eltern jetzt doch ein BOLLE-Profil wünschen. 

Hier sehen Sie, was Eltern angezeigt wird, wenn sie den Link zur Registrierung anklicken und bestätigen, auch ein BOLLE-Profil anlegen zu wollen:

Sie können die in der Elternverwaltung hinterlegten Mailadressen auch als Excel-Datei herunterladen. Gehen Sie dafür in die Elternverwaltung und wählen eine oder mehrere Klassen aus. Scrollen Sie nach ganz unten. Dort finden Sie einen Download-Knopf.

 

Admin-Einstellungen

Es gibt unter Auswahl des Zahnrades weitere Einstellungsmöglichkeiten, zu denen Sie aber die Admins Ihrer Schule bitten müssen.

 

Usersuche

In BOLLE können die Admins mit der Usersuche schnell überprüfen, welcher Account zu einer E-Mailadresse gehört und an welcher Stelle im Programm die Userdaten bearbeitet werden können. Die Einstellung hierzu finden Sie in der Menüleiste bei Admin > Elternverwaltung > Usersuche.

Geben Sie eine E-Mailadresse, Vor- oder Nachnamen ein. Achten Sie hierbei auch auf die Rechtschreibung. Es werden nur korrekte Eingaben gefunden.

Rechteverwaltung

BOLLE stellt eine umfangreiche Rechteverwaltung zur Verfügung. Dies ist wichtig, da nicht alle Kolleg:innen Zugriff auf alle Funktionen und Informationen brauchen. So bleibt die Nutzung von BOLLE übersichtlich und ist datenschutzrechtlich sicher. Änderungen in der Rechteverwaltung sollten auf der Leitungsebene einer Schule immer miteinander abgesprochen werden. Die Kolleg:innen, die ein neues Recht in BOLLE erhalten, sollten vorher darüber informiert werden und von den Admins eine kurze Einführung erhalten.

Einige Rechte, die hier vergeben werden können, setzen die Nutzung eines Verwaltungskeys voraus. Die Admins Ihrer Schule informieren Sie hierüber. 

Nur die Administrator:innen der Schule haben Zugriff auf die Rechteverwaltung. Einige Rechte können auch nur von der Schulleitung vergeben werden. 

Die Einstellung hierzu finden Sie in der Menüleiste bei Admin unter der Auswahl von Rechteverwaltung.

Auf dieser Seite weisen Sie bestimmten Nutzer:innen des registrierten Personals weitere Systemrechte zu. Alle Änderungen sollten immer mit der Schulleitung abgesprochen sein. Kolleg:innen sollten in den erweiterten Funktionsumfang eingewiesen werden.

Sie sehen eine Tabelle. In der ersten Spalte wird die Rolle genannt und danach der Verwaltungskey. Daneben sieht man die Personen, die diese Rolle bereits ausführen. In der vorletzten Spalte sehen Sie, welche Nutzer:innen die entsprechende Rolle durch Vererbung aus anderen Rollen ebenfalls ausführen können. In der letzten Spalte erkennen Sie, welche weiteren Rollen bei Rechtezuweisung automatisch geerbt werden. 

Klicken Sie auf die Rolle, bei der Sie eine Veränderung vornehmen möchten. Es erscheint das gesamte Personal der Schule. Klicken Sie die Person an, die die von Ihnen ausgewählte Rolle übernehmen soll. 

Bitte beachten Sie, dass einige Rechte die Nutzung eines Verwaltungskeys voraussetzen. Sie erkennen dies an dem Häkchen in der Spalte Verwaltungskey. Wenn Sie Kolleg:innen solche Rechte mit Verwaltungskey zuweisen, müssen Sie als nächsten Schritt unter Admin > Logindaten Personal denjenigen auch einen Verwaltungskey ausstellen. 

Die Bedeutung der meisten Rollen, die Sie hier vergeben können, sind eindeutig. Ein paar Rollen werden in der folgenden Tabelle näher erläutert:

Rolle	Rechte in BOLLE
5. PK - Alle Fachleitungen	Sie erhalten alle Rechte, die auch Fachleitungen und Fachbereichsleitungen in BOLLE im Rahmen der 5. PK-Verwaltung hätten. Dies kann für die Oberstufenkoordination sinnvoll sein.
5. PK - Koordination	Sie erhalten die vollen Koordinationsrechte im Rahmen der 5. PK-Verwaltung in BOLLE, so wie auch die Oberstufenkoordination.
5. PK - Schulleitung	Sie erhalten alle Rechte, die auch die Schulleitung in BOLLE im Rahmen der 5. PK-Verwaltung hätte. Dies kann für die Oberstufenkoordination sinnvoll sein.
Admin	Admins haben den vollen Zugriff auf sämtliche Bereiche in BOLLE und auch auf die Rechteverwaltung. Diese übergeordnete Rolle steht immer automatisch auch dem Personal zu, welches in der Rechteverwaltung als Schulleitung definiert wurde. Es sollte nur ein sehr enger Kreis an Personen mit diesem Recht als Admin ausgestattet werden.
alle Klassenbücher einsehen	Man erhält das Recht unter Verwaltung in alle Klassenbücher einzusehen. Ohne weitere Rechte können keine Einträge vorgenommen werden.
Bibliothek	Hiermit erhält man Zugriff auf die Bibliotheksverwaltung
Bibliothek Hilfe	Hiermit hat man zwar keinen Zugriff auf sämtliche Verwaltungseinstellungen im Bereich der Bibliothek, man kann aber bei der Ausleihe und Rücknahme von Büchern helfen. Mehr zur Bibliotheksverwaltung in BOLLE sehen Sie hier.
BOLLE-Profi	Als BOLLE-Profi kann man vor allem Kolleg:innen bei Schuljahresbeginn unterstützen. Dies umfasst Tätigkeiten wie die Kursverwaltung, Elternverwaltung, Logindaten für Schüler:innen, die E-Mail-Verteiler. Man erhält auch das Recht, Mails an alle User zu schicken: über Verwaltung > Mails zu verschicken.
Dateiablage	Man erhält Verwaltungszugriff auf die Dateiablage und kann dort Daten hinzufügen, bearbeiten und löschen.
DSGVO Auskunft	Sie erhalten Zugriff auf die Datenschutzauskunftsfunktion.
Elternsprechtag	Ermöglicht die Verwaltung eines Elternsprechtags
Elternverwaltung	Man erhält Zugriff auf die Elternverwaltung.
E-Mail an alle User	Hiermit erhält man erweiterten Mailzugriff und kann so auch ganzen Jahrgängen E-Mails schreiben. Diese Funktion sollte nur an diejenigen Personen vergeben werden, die mehrmals jährlich ganze Jahrgänge anschreiben können müssen. Fachlehrkräfte können über die Mailfunktionen im Kursbuch ausreichend kommunizieren.
Fehlzeiten schulweit	Hiermit ist der Zugriff auf die Fehlzeitenarten der Verwaltung und der Klassenleitungen schulweit genehmigt.
Fehlzeiten schulweit (Sek)	Hiermit kann man nur die Fehlzeitenart "Sekretariat" schulweit verwenden. Das kann nützlich sein, wenn man z.B. morgens, wenn Eltern Schüler:innen abmelden, die Fehlzeit "Sekretariat" verwenden muss.
Fortbildungsverwaltung	Hiermit erhält man Zugriff auf die Fortbildungsverwaltung.
Grundschulkoordination	Gibt Zugriff auf die Grundschulkoordination, wie z.B. der Zugriff auf alle Zeugnisfunktionen in der Grundschule.
Individuelle Idletime	Vergeben Sie dieses Recht nur an Personen, die ein eigenes Büro und einen komplett eigenen Rechner haben. Mit diesem Recht kann man oben rechts auf das Personensymbol klicken und dann dort auf "Sicherheit" klicken und eine eigene Idletime festlegen. Damit ist die Zeit bis zum automatischen Logout gemeint.
Inklusion	Es wird der Zugriff auf die Inklusionsverwaltung gewährt.
Laufbahnverwaltung der Mittelstufe	Hiermit vergeben Sie das Recht, nur die Laufbahnen der Schüler:innen der Grund- und Mittelstufe zu verwalten. Hier werden die Fremdsprachen- und Wahlpflichtfächer hinterlegt.
Mitteilung verfassen	In BOLLE können schulinterne Mitteilungen auf der Startseite angezeigt werden. Admins, die Schulleitung und Mittelstufen- und Oberstufenkoordinationen erben das Recht.
Mittelstufenkoordination	Gibt sämtliche Rechte im Bereich der Mittelstufenverwaltung.
MSA/mPA-Rechte	so wie oben bei der 5. PK nur für die MSA- bzw. mPA-Präsentationsprüfungen
Nachschreibtermine	Gibt Zugriff auf die Verwaltung der Nachschreibtermine.
Oberstufenkoordination	Gibt sämtliche Rechte im Bereich der Oberstufenverwaltung.
Praktikumsorganisation	Gibt Zugriff auf die Verwaltung der Betriebspraktika.
Prüfungsplanung	Gibt Zugriff auf die Prüfungsplanung bei zentralen Prüfungsterminen.
Raum- und Medienbuchungsverwaltung	Gibt Zugriff auf die Raum- und Medienbuchungsverwaltung.
Schuldistanz	Gibt Zugriff auf die Verwaltung der Schuldistanzfunktionen
Schulleitung	Dieses Recht erhält nur die Schulleitung und die stellvertretende Schulleitung einer Schule. Hiermit werden zahlreiche weitere Rechte vererbt.
Schulweiter Kalender	Lässt das Personal Termine im schulweiten Kalender eintragen, bearbeiten und löschen.
Stundenplanimport	Gibt Zugriff auf die Funktion unter Verwaltung den Stundenplan zu importieren.
Support	Mit diesem Recht erhält man Zugriff auf die Supportanfragen der Kolleg:innen. Es ist ggf. sinnvoll auch den BOLLE-Profis dieses Recht zu geben.
Teilleistungsschwierigkeitenverwaltung	Gibt Recht auf die TLS-Verwaltung.
Verwaltung	Hiermit erhält man umfangreiche Lese- und Schreibrechte in der Schüler:innen- und Personalverwaltung. Man erhält nur Zugriff mithilfe des persönlichen Verwaltungskeys.
Verwaltung (lesend)	Hiermit erhält man nur lesenden Zugriff auf die Schüler:innenverwaltung und, falls aktiviert, die Ämterverwaltung. Auch dieses Recht bedarf die Nutzung der höheren Sicherheitsstufe mittels Verwaltungskey.

Sicherheitsmerkmal:
Oben links sehen Sie den Reiter Logs. Hier werden alle Änderungen an dieser kritischen Stelle geloggt. So bleibt nachvollziehbar, welche Person welche Änderungen an der Rechteverwaltung vorgenommen hat.

Admin-Einstellungen

fDie Administrator:innen an Ihrer Schule haben weitere Einstellungsmöglichkeiten. Diese findet man unter Auswahl des Profil-Icons oben rechts. Die Admin-Einstellungen befinden sich unter den jeweiligen persönlichen Einstellungen in der linken Liste.

Inhalt

1. Allgemeine Einstellungen
2. Alternierender Unterrichtsverteilung (A-/B-Wochen)
3. Automatische Uploads (Pinnwand)
4. Briefvorlagen
5. Datenschutz
6. E-Mail-Adressen
7. Entschuldigungen
8. Fachbereiche
9. Fächer
10. Individuelle Lernzeit
11. Kurstypen
12. Module
13. Nachrichten bei Fehlzeiten
14. Prüfungsrestriktionen
15. Räume
16. Schuldistanz (Verwaltung)
17. Schüler:innenverwaltung
18. Sitzplanvorlagen
19. Stundenraster
20. Systemmails
21. Fehlzeitentypen (Farben)

1. Allgemeine Einstellungen

Die meisten Einstellungen sind offensichtlich. Nehmen Sie sich aber zu Beginn die Zeit und gehen die Einstellungen in Ruhe durch. Sie sollten sich z.B. überlegen, ab wie vielen Notenpunkten ein Bildungsplan erstellt wird oder ob Unterrichtstermine öffentlich einsehbar sein sollen. 

Achtung:
Die A-und-B-Wochen-Funktionalität meint die A-/B-Wochen (oder Tage oder wie auch immer das aktuell organisiert wird) bei geltenden Kontaktbeschränkungen und nicht bei etwaigen A- und B-Wochenstundenplänen. Wenn Letzteres an Ihrer Schule eine Rolle spielt, sehen Sie bitte weiter unten bei "Alternierender Unterrichtsverteilung" nach.

Eine Erläuterung, wofür die Zeugnisnamen-Frequenz genutzt wird, finden Sie hier.

Hinweis zu der Option der Berücksichtigung von Adelstiteln bei der Sortierung nach Nachnamen:
Adelstitel können bei der Sortierung der Nachnamen ignoriert werden. So würde der Schüler "von Bolle" also nach der Schülerin "Bohlen" sortiert werden und nicht mehr erst nach Schüler:in "Vogel". Das "von" würde bei der Sortierung ignoriert werden.
Die Option kann unter Admin > Einstellungen > allgemeine Einstellungen aktiviert werden.
Da Sortierungen an unzähligen Stellen im Programm vorkommen, könnte es sein, dass Stellen bei der Implementierung dieser Option übersehen wurden, die dann noch herkömmlich sortiert werden. Bitte geben Sie dem Support Bescheid, wenn Sie solche Stellen finden sollten.
Die Liste der Adelstitel kann bei Bedarf erweitert werden. Sollte Ihnen hier auffallen, dass eine Adelsbezeichnung fehlt, geben Sie uns bitte ebenfalls Bescheid. 

Hinweis zu der Option, dass Schüler:innen sich selbst eine Mailadresse hinterlegen können:
Wenn Schüler:innen eine Mailadresse in ihrem Profil hinterlegen, erscheint diese nicht gleich in der Admin-Logindatenliste. Die Mail-Adresse wird erst geändert, nachdem die Schüler:innen einen Bestätigungslink geklickt haben, der an die Mailadresse geschickt wird. Dies soll verhindern, dass falsche Mailadressen hinterlegt werden. 

Hinweis zu den Mail-Warnungen für Admins:
BOLLE  informiert die Admins darüber, dass Mailadressen vermutlich nicht richtig hinterlegt sind oder mittlerweile nicht mehr existieren. Vereinzelt kommt es vor, dass ein Mailfach zu voll ist und deswegen keine Mails zugestellt werden. Unser Provider kann die Mail also nicht zustellen.
Tritt ein solcher Fall auf, kommt die Adresse auf eine Blocklist für die nächsten zwei Wochen und es wird gar nicht versucht, an die Adresse zuzustellen. Dies führt zu einer Fehlermeldung, die den Admins der Schule angezeigt wird.
In jedem Fall lohnt es sich bei diesen Mailadressen nachzuhaken, ob sie korrekt sind oder ob sie geändert werden müssten.

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2. Alternierender Unterrichtsverteilung (A-/B-Wochen)

Hierbei handelt es sich um echte A-/B-Wochen. Haken Sie alternierender Unterricht an, wenn die Unterrichtsverteilung wöchentlich alterniert. Danach öffnet sich ein Kalender. Bitte gehen Sie das gesamte Kalenderjahr durch und tragen vor Beginn des Schuljahres für alle Wochen den ensprechenden A- bzw. B-Wert ein.

Wenn Sie diese Funktion erst aktivieren, nachdem sich Kolleg:innen bereits Kursbücher angelegt haben, müssen Sie Folgendes beachten: Gibt es Kolleg:innen, bei denen die A- und B-Woche identisch ist? Diese Kolleg:innen müssen darauf hingewiesen werden, dass in allen Kursbüchern noch die von Ihnen aktivierte B-Woche 'deaktiviert' werden muss. Genauer kann dies hier nachgelesen werden.
Kolleg:innen, die A- und B-Wochenstundenpläne haben, müssen bei angelegten Kursen den von der A-Woche abweichenden Stundenplan noch entsprechend umtragen: Kursbuch > bearbeiten > Stundenplan.

Die Kolleg:innen können bei der Kursbucherstellung im Bereich Stundenplan dann entsprechend einen A-Stundenplan und einen B-Stundenplan hinterlegen. BOLLE greift auf Ihre Angaben, die Sie hier vorgenommen haben, zurück und erstellt die Kursbucheinträge entsprechend.

Sie können die Kalenderwochen automatisch abwechselnd markieren. Klicken Sie dafür auf "Wochen abwechselnd markieren". 


Beachten Sie die Hinweise im nächsten Menüfenster und werfen Sie anschließend einen korrigierenden Blick in die automatisch vorgenommenen Einstellungen.

Klicken Sie auf tageweise, um an einzelnen Tagen Unterschiede zwischen A- und B-Stundenplan festlegen zu können.

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3. Automatische Uploads (Pinnwand)

Ausführliche Informationen zur Einrichtung finden Sie hier.

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4. Briefvorlagen

Mit BOLLE können Sie als Admin eine Briefvorlage erstellen. Dabei können Sie z.B. den Briefkopf so vorgeben, dass er Ihren Wünschen entspricht und eine Identifikation mit der Schule zulässt. Dieser wird dann z.B. bei den Schulbescheinigungen verwendet.

Bitte beachten Sie alle Hinweise auf der Seite. 

Wichtig:
Sie benötigen für das Anlegen oder Bearbeiten der Briefvorlage Libre Office in der Version 7.2.6.
Neuere Versionen sind zulässig, sofern es sich nicht um Beta-Versionen handelt. Sie können Libre Office z.B. hier herunterladen. Beachten Sie bitte, dass Sie nicht die Beta-Version herunterladen ("Technikenthusiast, Vorreiter").

Wenn Sie auf Download der BOLLE-Vorlage klicken, erhalten Sie eine generische Vorlage, die Sie für das Anlegen einer schuleigenen Briefvorlage benötigen. Die Datei ist eine .docx-Datei. Öffnen Sie die Datei nicht mit MS Word, sondern mit Libre Office. (Eventuell existiert bereits eine schuleigene Vorlage. Klicken Sie dann auf Eigene Vorlage herunterladen.)

Ändern Sie nicht die Seitenränder der Vorlage!

Verwenden Sie nur die Schriftart Carlito.
Der Briefinhalt selbst, auf den Sie hier keinen Einfluss haben, wird immer in der genannten Schriftart erstellt werden. Für ein einheitliches Schriftbild sollte diese Schriftart auch in der Briefvorlage verwendet werden. Den kostenfreien Download der genannten Schriftart finden Sie hier: https://fontlibrary.org/de/font/carlito

Bearbeiten Sie die Vorlage nur im Briefkopf; also nur im rot markierten Bereich des nächsten Bildes.

Die anderen Textbausteine lassen Sie bitte unverändert so stehen.

Sie können in den Briefkopf neben getipptem Text auch Bilder einfügen.

Laden Sie Ihre Vorlage hoch. Beachten Sie dabei, dass die Dateigröße nicht 500kB überschreiten darf. 

Laden Sie nur Dateien hoch, die Sie selbst erstellt haben. Dies ist ein sensibler Programmbereich.
Andere Personen außer Admins sollten Ihnen keinen Dateien zur Verfügung stellen, die Sie hier dann ins System hochladen!

Ist die Datei zu groß?
Das liegt dann vermutlich an einer sehr großen Bilddatei. Klicken Sie das Bild in Libre Office an. Gehen Sie dann auf Format > Bild > Komprimieren. Im Dialog können Sie die Bildgröße neu berechnen. Das sollte die Dateigröße erheblich reduzieren.





Eventuell müssen Sie die Seite neu laden, bevor Sie nach einem aufgrund der Größe gescheiterten Versuch die nun kleinere Datei hochladen können.

Nach dem Upload klicken Sie auf Download Testbrief.

Kontrollieren Sie in der erstellten PDF, ob die Ansicht so Ihren Wünschen entspricht.

Wenn Sie unzufrieden sind, bearbeiten Sie die docx.-Datei in Libre Office und laden eine neue Vorlage hoch. 

Wenn Sie später Änderungen an der Vorlage vornehmen möchten, die Originaldatei aber nicht mehr zur Hand haben, können Sie auf Eigene Vorlage herunterladen klicken. Dann können Sie in dieser Datei direkt Änderungen vornehmen und als Vorlage für den neuen Briefkopf nehmen.

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5. Datenschutz

Um dieses Modul nutzen zu können, gehen Sie bitte zuerst auf Admin > Einstellungen > Module und aktivieren das entsprechende Modul. Admins und alle Personen mit dem Recht "DSGVO" haben Zugriff darauf. 

Wenn das Modul aktiviert ist, gehen Sie auf Admin > Einstellungen und wählen Datenschutz aus. Sie sehen folgende Ansicht:

Legen Sie zuerst fest, ob Klassenleitungsteams (KLTs) und Tutor:innen bzw. ob auch Koordinator:innen (Grund-, Mittel- und Oberstufenkoordination) Zugriff auf die möglichen Einträge der Schüler:innen haben sollen. Ein Anhaken dieser Optionen führt zur sofortigen Speicherung.

Um einen neuen Eintrag anzulegen, den dann die Koordinator:innen bzw. Klassenleitungen jeweils für jedes Schulkind erfassen können, klicken Sie auf Eintrag hinzufügen.

Klicken Sie dann auf Speichern.

Diesen Eintrag sehen dann die Klassenleitungen dann z.B. in Ihrem Klassenleitungsreiter unter Datenschutz. 
Die Koordinator:innen sehen diesen Eintrag unter Verwaltung > Datenschutz.

Es wird gespeichert, welcher User zu welchem Zeitpunkt das Häkchen gesetzt hat:

Diese Informationen können Admins und das Personal mit dem Recht "DSGVO" unter Admin > Datenschutz einsehen.

Personal mit dem Recht “Datenschutz” kann jetzt über Admin > Datenschutz auch kursweise die hinterlegten Zustimmungen abrufen.



Wenn z.B. ein Volleyball-Tournier stattfindet und man Fotos davon veröffentlichen will, kann man so für die Lehrkraft herausfinden, ob sie das darf oder nicht, sofern dies vorher erfasst wurde. Die Übersicht kann dann der Lehrkraft von dem Personal mit Recht "Datenschutz" zur Verfügung gestellt werden.

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6. E-Mail-Adressen

Hier verwalten Sie die E-Mail-Adrressen des Personals unter Auswahl eines unterstützten Providers. Aktuell unterstützt nur All-Inkl solch eine umfangreiche Verwaltung über ein System wie BOLLE. 

Häufige Fragen:

In welchen Fällen legt BOLLE neue Mailadressen an?
BOLLE legt nur neue Mailadressen an, wenn man den entsprechenden Knopf in der Personal-E-Mail-Adressenverwaltung drückt.

In welchen Fällen löscht BOLLE Mailadressen und oder Weiterleitungen?
BOLLE löscht nur, wenn man auf den Knopf "löschen" drückt. Das geht nur einzeln. Weiterleitungen gehen nicht über BOLLE.

Was passiert mit anderen eingerichteten Weiterleitungen und Mailadressen, die nicht in BOLLE verankert sind?
Weiterleitungen und Mailadressen, die nicht in BOLLE verankert sind, sind völlig unberührt und existieren weiter. 

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7. Entschuldigungen

Wenn Sie das Modul Digitale Entschuldigungen aktiviert haben, können Sie hier schulweite Einstellungen für die digitalen Entschuldigungen vornehmen.

Es sind verschiedene Angaben möglich. Sie können z.B. entscheiden, ob Eltern wirklich alle drei Aktionen durchführen können:

• (Antrag auf) Entschuldigungen online stellen
• Krankmeldungen online einreichen
• (Antrag auf) Beurlaubungen online stellen

Weitere Einstellungen hinsichtlich bestimmter maximaler Tage sind nötig, damit das Modul schulweit gleich funktioniert.

Wenn Sie das Modul aktivieren, sollten Sie sowohl Ihren Kolleg:innen als auch den Eltern die schulweiten Einstellungen, die Sie hier vorgenommen haben, mitteilen.
Für die Klassenleitungen gibt es hier eine Anleitung.
Für die Eltern gibt es hier eine Anleitung.

Beachten Sie die aktuell gültigen Regelungen zur Schulbesuchspflicht.
Es kann nötig sein, dass den Klassenleitungen bzw. Oberstufentutor:innen eine schriftliche, eigenhändig unterschriebene Erklärung von den Erziehungsberechtigten vorzulegen ist. Diese Erklärungen sind für eine vorgeschriebene Dauer zu archivieren.
Die digital abgegebenen Entschuldigungen werden nicht über das Schuljahr hinaus gespeichert.

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8. Fachbereiche

Sie können hier jedem Fach eine Leitung zuweisen. Tatsächlich dient diese Seite nur Ihrer Übersicht. Es hängen keine weitere Funktionen an. Es gibt die Möglichkeit, den Leitungen der Fächer weitere Rechte einzuräumen. Hierfür müssen Sie beim nächsten Punkt Fächer nachgucken. 

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9. Fächer

Hier sehen Sie alle Fächer Ihrer Schule. Wenn Sie auf ein Fach klicken, können Sie weitere Einstellungen vornehmen. BOLLE gibt auf Grundlage der in der Regel in Berlin unterrichteten Fächer ein Namen für das Fach vor. Sie können (optional) davon abweichen und einen schuleigenen Namen vergeben. Das gilt auch für den Namen auf dem Zeugnis und die Vergabe eines eigenen Kürzels, falls Sie von den Vorgaben von BOLLE abweichen wollen. Außerdem können Sie jedem Fach einen Fachbereich zuordnen und eine Leitung benennen. Die Leitung erhält dann die Rolle als FBL, um so z.B. digitale Kursbuchabgaben zu verwalten. Sie hilft außerdem bei der Kontrolle der richtigen Kurseinrichtung.
Letzteres wird auch von Ihnen maßgeblich mit der Einstellung der Kurstypen pro Fach mitgestaltet. Geben Sie nur die Kurstypen an, die an Ihrer Schule in jedem Fach angeboten werden. 

Man findet in diesem Bereich für die E-Phase für zeugnisrelevante Fächer nur die Typen "Basis 11" und WP 11". Man könnte darüber stolpern und die "Wahlfächer" vermissen.
Wie kann man die Wahlfächer in BOLLE organisieren? 
Pflichtfach = Basis 11
Wahlpflichtfach = WP 11
Wahlfach = ein Basis 11 Fach, welches nicht eines dieser Fächer ist: "de", "ma", "geo", "ge", "ph", "ch", "bio", "sp", "ds", "mu", "ku", "fs1", "fs2". "fs" steht hier für 1. und 2. Fremdsprache.
Es gibt weitere Ausnahmen bei den künstlerischen Fächern.

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10. Individuelle Lernzeit

Ausführliche Hinweise zur Nutzung der individuellen Lernzeit finden Sie hier.

In Schulen kann es ein Angebot für Schüler:innen geben, bei denen ein flexibler Unterricht in regelmäßig wechselnden Lerngruppen angeboten wird. In BOLLE heißt diese Funktion individuelle Lernzeit.

Unter Admin > Einstellungen > Module lässt sich die individuelle Lernzeit schulweit durch den BOLLE-Support aktivieren. Bitte kontaktieren Sie dafür den BOLLE-Support. Danach können Kolleg:innen bei der Kursbucherstellung ein solches spezielles Kursbuch anlegen.

Wenn das Modul aktiviert wurde, finden Sie den Punkt Individuelle Lernzeit unter Admin > Einstellungen.

Die oben angegebenen "Einträge" (DE, MA, EN, FR im Beispiel) können hier von Ihnen bearbeitet werden. Diese werden dann bei neu angelegten Kursbüchern der individuellen Lernzeit immer vorgegeben, können jedoch in jedem Kursbuch dieser Art selbst geändert werden (vgl. hier).

Entscheiden Sie noch, was der Standardwert bei neuen Kursen der ILZ sein soll:
Sollen Abwesenheiten nach Ende der Stunde automatisch für alle (!) Schüler:innen, die dem Kursbuch zugeordnet wurden, nicht jedoch in einzelnen "Einträgen" erfasst wurden, gesetzt werden?
Die Kolleg:innen diese Einstellung dann im Kursbuch jeweils individuell anpassen.
Hier lesen Sie noch weitere Informationen zu der Handhabung der Fehlzeiten in Kursbüchern der individuellen Lernzeit.

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11. Kurstypen

Hier bitte keine Änderungen vornehmen. Dies dient nur der Übersicht, wie BOLLE Untis-Werte übersetzt und so bei der Kursbucherstellung helfen kann.

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12. Module

In BOLLE können Sie selbstständig verschiedene Module aktivieren und auch wieder deaktivieren. Die Module Bibliothek und E-Mail müssen Sie durch uns aktivieren, da hier bestimmte weiterführende Einstellungsfragen vor Aktivierung zu klären sind. Wir planen aktuell eine App. Aktuell können wir diese jedoch noch nicht flächendeckend allen BOLLE-Schulen anbieten. Wir informieren Sie, wenn sich hierbei etwas ändern.

Achten Sie nach Aktivierung der Module darauf, dass ggf. in der Rechteverwaltung noch bestimmten Personen das Verwaltungsrecht diesbezüglich eingeräumt werden muss. Eventuell ist mit neuen Rechten auch die Nutzung eines Verwaltungskeys obligatorisch.

Modul	kurze Beschreibung
5. PK	Damit können Sie die 5. PK organisieren. Dies betrifft nicht nur die Verwaltungsarbeit der Oberstufenkoordination. Auch Schüler:innen und Lehrkräfte nutzen BOLLE, um alle Verwaltungsschritte im Rahmen der 5. PK digital abzubilden, inkl. der transparenten Dokumentation der Beratungstermine.
A-/B-Gruppen (Corona)	Wir wollen eigentlich gar keine Beschreibung oder Erklärung liefern, weil wir hoffen, dass dieses kurzfristig von uns für alle BOLLE-Schulen zur Verfügung gestellte Modul nie wieder gebraucht wird. Sollte es doch anders kommen, werden wir separat informieren.
AGs (nur durch das BOLLE-Team zu aktivieren)	Werden an Ihrer Schule AGs angeboten? Falls das hier nicht richtig vermerkt sein sollte, geben Sie bitte dem BOLLE-Support-Team Bescheid.
Aktennotizen für Lernende	Aktennotizen sind Notizen in BOLLE, die Klassenleitungen von Schüler:innen machen können. Aktennotizen können am Ende eines Schuljahres z.B. zentral schulkindgenau ausgedruckt und in die Schülerakte geheftet werden.
Ämter (GSV, GEV)	Klassenleitungen und die Oberstufenkoordination können hinterlegen, welche Schüler:innen und Eltern in der GSV bzw. GEV organisiert sind. Dies hilft bei der Nutzung der E-Mail-Verteiler, sofern diese genutzt wird oder werden kann.
Betriebspraktikum	Dies umfasst die digitale Organisation und Verwaltung des Betriebspraktikums.
Bibliothek (nur durch das BOLLE-Team zu aktivieren)	Sie können Ihre Schulbibliothek über BOLLE verwalten. Es gibt ein internes Bestellsystem, sodass Lehrkräfte Bücher für ganze Kurse mit wenigen Klicks ausleihen können. Die Bestellung geht dann in der Schulbibliothek digital ein. Klassenleitungen, Schüler:innen und Eltern können außerdem sehen, welche Bücher mit welcher ID ausgeliehen wurden.  Liegt ein Buch schon länger rum und ist die Besitzer:in unbekannt? Dann können Sie in BOLLE die Buchnummern eingeben und bekommen sofort angezeigt, wem das Buch gehört.
Dateiablage	Sie können sowohl schulischem Personal, den Schüler:innen und Eltern über voneinander getrennte Ordner Dateien zur Verfügung stellen.
Dateiablage für Kurse	Sie können hiermit die Möglichkeit einräumen, dass Lehrkräfte in ihren Kursbüchern eine Dateiablage individuell aktivieren können. Wenn das Modul aktiviert ist, steht jedem Kursbuch ein begrenzter Speicherplatz (300 MB) zur Verfügung. Kolleg:innen diese Dateiablage sogar in ein Kursbuch für das nächste Schuljahr übertragen. Das ist besonders sinnvoll bei Kursen der zweijährigen Qualifikationsphase der Oberstufe.
Datenschutz (Angaben von Lernenden erfassen)	Mit dem Modul Datenschutz können Sie die Klassenleitungen bzw. die jeweiligen Koordinationen bestimmte datenschutzrelevante Informationen erfassen lassen (z.B. Einverständniserklärungen).
Digitale Entschuldigungen	Mit dem Modul Digitale Entschuldigungen können Sie Eltern die Möglichkeit geben, selbstständig ihre Kinder über BOLLE krankzumelden. Außerdem ist es damit möglich, dass Eltern Anträge auf Entschuldigungen und Beurlaubungen bei der Klassenleitung stellen können.
E-Mail-Adressen (nur durch das BOLLE-Team zu aktivieren)	Sie können hierüber die dienstlichen Mailaccount des Personals verwalten. Dies geht auch für die schulischen Mailadressen der Schüler:innen, so Sie denn diese Ihren Schüler:innen anbieten. Bisher konnten wir nur beim Anbieter All-Inkl die nötigen Schnittstellen finden, mit denen eine Verwaltung der Mailaccounts möglich ist. Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie diese Funktion gerne nutzen möchten.
E-Mail-Speichermanagement (nur durch das BOLLE-Team zu aktivieren)	Wenn Sie das E-Mail-Adressen-Modul nutzen, dann können wir auch dieses Modul für Sie freischalten. Hierbei können die Klassenleitungen dann schnell sehen, wenn eine bestimmte Speichergrenze bei bestimmten Mailaccounts erreicht ist. Diese Funktion ist dann hilfreich, wenn Ihr Mailanbieter mitteilt, dass der Speicherplatz langsam eng wird. Ansonsten wird man diese Funktion eher nicht brauchen.
Eltern/Schüler:innen sehen aufgegebene Hausaufgaben (nur durch das BOLLE-Team zu aktivieren)	Entscheiden Sie hier darüber, ob die im Kursbucheintrag erfassten Hausaufgaben auch schulweit für Eltern und Schüler:innen sichtbar sein sollen.
Eltern/Schüler:innen sehen vergessene Hausaufgaben	Entscheiden Sie hier, ob Sie wollen, dass, wenn Schüler:innen und Eltern sich in BOLLE einloggen, diese sehen können, wenn Lehrkräfte notiert haben, dass Hausaufgaben vergessen wurden. Wir empfehlen, dass Sie diese Entscheidung mit Ihrem Kollegium absprechen. Achtung: Sie finden diese Einstellungsmöglichkeit nun unter Admin > Allgemeine Variablen.
Elternsprechtag	Sie können mit BOLLE die Terminvergabe an Elternsprechtage digital verwalten. Dabei können Sie z.B. auch die BOLLE-Profile der Schüler:innen und Eltern nutzen.
Fortbildung	In BOLLE können Sie die Fortbildungen Ihrer Kolleg:innen übersichtlich zusammengefasst verwalten. Dabei können Sie als Schulleitung auch schulweite Fortbildungen oder Fortbildungen für mehrere Kolleg:innen eintragen.
Hausaufgaben werden durch Lehrkräfte mit benötigten Minuten erfasst	Fachlehrkräfte können im Kursbucheintrag festhalten, wie viele Minuten sie bei der Bearbeitung der Hausaufgaben ansetzen. Wenn Eltern und Schüler:innen die im Kursbucheintrag erfassten Hausaufgaben sehen können, sehen sie bei Aktivierung dieser Option auch die eingetragenenen Minuten. Im Klassenbuch lassen sich die Minuten ebenfalls wiederfinden.
Individuelle Lernzeit (nur durch das BOLLE-Team zu aktivieren)	In Schulen kann es ein Angebot für Schüler:innen geben, bei denen ein flexibler Unterricht in regelmäßig wechselnden Lerngruppen angeboten wird. In BOLLE heißt diese Funktion individuelle Lernzeit.
Inklusion	In BOLLE können und dürfen Nachteilsausgleiche (z.B. zeitliche Verlängerung) verwaltet werden, die im Zuge einer sogenannten gesundheitlichen Rücksichtbeschlossen wurden. Hierzu zählen auch evtl. beschlossene gesundheitliche Rücksichten bzgl. einer (grav.) LRS. Die Verwaltung ausführlicher gesundheitlicher Daten muss weiterhin ausschließlich im sonderpädagogischen Förderbogen erfolgen. Die Fachlehrkräfte sehen im Kursbuch schnell und unkompliziert, welche Nachteilsausgleiche für die einzelnen Schüler:innen beschlossen wurden.
Kontaktnachverfolgung (Corona)	Der Name beschreibt es ganz gut. Auch hier, wie weiter oben, gilt: Wir hoffen, wir alle werden es nie wieder brauchen.
Login für Schüler:innen (nur durch das BOLLE-Team zu aktivieren)	Hiermit kann der Login aller Schüler:innen untersagt werden.
Materialien	Mit diesem Modul wird in jedem Kursbuch (also auch in AGs und Organisationskursen) ein Materialbereich zur Verfügung gestellt. Lehrkräfte können Texte, Links und kleine Dateien hochladen. Schüler:innen können ebenfalls Dateien hochladen und die Nachricht für alle sichtbar kommentieren. BOLLE ist keine Lernplattform, aber für die schnelle Mitteilungen und das Zur-Verfügung-Stellen einzelner Materialien kann diese Funktion gut genutzt werden.
Nachschreibtermine	Wenn Sie in der Schule Nachschreibtermine zentral organisieren, kann Ihnen BOLLE die Verwaltungsarbeit erheblich erleichtern. Die meisten Schulen haben zentrale Nachschreibtermine für die Oberstufe. Einige unserer Schulen organisieren Nachschreibtermine jetzt aber auch für die Mittelstufe. Sie können in diesem Modul entsprechend unterschiedliche Termine anlegen. Die Lehrkräfte tragen direkt aus einem Kursbucheintrag die Details zur Nachschrift ein. BOLLE achtet darauf, dass es zu keiner Doppelbuchung (ein Schüler schreibt zwei Arbeiten) und auch zu keiner Überbuchung (mehr Nachschreiber:innen als Arbeitsplätze) kommt.
Newsletter	In BOLLE können gezielt Newsletter abonniert werden.
Projekte	Hierüber lassen sich schulische Projekte organisieren, z.B. eine Projektwoche. Die Schüler:innen können hierüber auch in BOLLE entsprechend digital Projekte wählen.
Prüfungsplanung	In BOLLE kann man die Prüfungstage für die Präsentationsprüfungen und die mündlichen Prüfungen planen. Wenn das Modul aktiviert ist, hat man über die Reiter Mittelstufe und Oberstufe Zugriff darauf.
Raum- und Medienbuchung	Sie können Ihre speziellen Räume (z.B. PC-Räume) und Medien (z.B. Laptopwagen) in BOLLE buchbar machen. Die Kolleg:innen können die Räume und Medien entsprechend Ihrer Vorgaben für Kurse buchen.
Schuldistanz	Hiermit wird die Übersicht möglicherweise aufgetretener Schuldistanzfälle in der Fehlzeitenverwaltung der Klassenleitungen und Tutor:innen aktiviert. Weitere Einstellungen sind nach Aktivierung nötig.
Schüler:innen sehen Fehlzeiten	Wenn Sie dieses Modul deaktivieren, sehen nur die Eltern die Fehlzeiten; Schüler:innen hingegen nicht mehr.
Sitzpläne	Hier können Sie die Sitzplan-Funktion aktivieren. Danach können schulweite Sitzplanvorlagen erstellt werden. Lehrkräfte können für die Kursbücher und Klassenleitungen für die Klassenbücher Sitzpläne erstellen.
Teilleistungsschwierigkeiten	BOLLE hilft Ihnen bei der Verwaltung der Teilleistungsschwierigkeiten (z.B. LRS).
Umfragen	Sie können in BOLLE Umfragen erstellen. Aktuell funktionieren diese Umfragen nur innerhalb des Kollegiums. Es können verschiedene Grade der Anonymität gewählt werden, die den Teilnehmenden auch transparent gemacht werden.
Wahlpflichtfach-Wahlen	Mit BOLLE können Sie die Wahlpflichtfach-Wahlen der Mittelstufe organisieren. Dabei können die Schüler:innen mit ihrem BOLLE-Profil sich für Erst-, Zweit- und Drittwünsche entscheiden. Die finalen Wahlen lassen sich direkt in die Laufbahnen der Schüler:innen übertragen.
Wandertage	Dies ist ein einfaches Modul, mit dem die Schulleitung den Überblick behalten kann, wo sich welche Klassen am Wandertag treffen. Dies kann nützlich sein, wenn z.B. Eltern oder Schüler:innen kurzfristig am Wandertag im Sekretariat um Orientierung bitten.
Zeugnisse (nur durch das BOLLE-Team zu aktivieren)	Hiermit werden sämtliche Zeugnisfunktionen aktiviert.
Zwischenbewertungen (nur durch das BOLLE-Team zu aktivieren)	Hiermit wird die Funktion der Zwischenbewertung aktiviert.

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13. Nachrichten bei Fehlzeiten

Laut AV Schulpflicht (Pkt. 7, Abs. 7) gilt: "Bleibt eine Schülerin oder ein Schüler unentschuldigt dem Unterricht fern, so hat die Schule bereits am ersten Fehltag mit den Erziehungsberechtigten Kontakt aufzunehmen." Dieser Aufgabe kann man ohne digitale Hilfsmittel im Schulalltag gar nicht gerecht werden. BOLLE unterstützt Ihre Klassenleitungen hier: Sie können veranlassen, dass Eltern automatisch benachrichtigt werden, wenn ihre Kinder in der Schule gefehlt haben. Eltern werden nur benachrichtigt, falls Sie eine Kontaktmöglichkeit im System hinterlegt haben. Die Benachrichtigung findet pro Kind maximal einmal pro Tag statt. 

Wenn ein Geburtsdatum in BOLLE hinterlegt ist, überprüft BOLLE, ob ein Kind volljährig ist. Bei volljährigen Schüler:innen verschickt BOLLE keine Fehlzeitenmails mehr an die in BOLLE hinterlegten Eltern. Diese können sich aber weiterhin auf BOLLE einloggen. 

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14. Prüfungsrestriktion

Nutzen Sie die Prüfungsrestriktionen, um zu entscheiden, ab welchem Jahrgang wie viele schriftliche Leistungsüberprüfungen (unterschieden in LEKs, Klassenarbeiten und Klausuren einerseits sowie Tests andererseits) pro Tag und Woche und Schüler:in maximal stattfinden dürfen.

Die Restriktionen pro Tag können Sie händisch (unterteilt in Klassenarbeiten etc. und Tests) in der zweiten Spalte eingeben.

Um die Prüfungsrestriktionen pro Woche festzulegen, müssen Sie in der dritten Spalte alle statthaften Konstellationen anhaken. Folgendes Beispiel soll die Einstellungsmöglichkeiten verdeutlichen:

Diese Schule möchte gerne, dass Schüler:innen nicht mehr als 3 schriftliche Leistungsüberprüfungen pro Woche ableisten müssen. Da alle zulässigen Kombinationen angehakt werden müssen, sind auch Werte, die unter 3 pro Woche fallen würden, angehakt: 0/0, 1/0, 2/0, 0/1, 1/1 und 0/2. Die Kombinationen aus 3/0, 2/1, 1/2 und 0/3 bilden dabei das Maximum. Alle nicht angehakten Kombinationen können von den Lehrkräften nun auch nicht als Unterrichtstermin mehr gebucht werden. Die Kolleg:innen erhalten bei der vierten schriftlichen Leistungsüberprüfung, die Mitteilung, dass Schüler:innen bereits die maximale Anzahl an Arbeiten und Tests pro Woche schreiben. 

Sie können für unterschiedliche Jahrgänge unterschiedliche Angaben machen. Wenn Sie das nicht vorhaben, geben Sie die Einstellung bitte für den jüngsten Jahrgang an. Alle folgenden Jahrgänge werden gleich behandelt. 

Ein Beispiel zur Veranschaulichung: Sie möchten, dass für die Jahrgänge 7 und 8 andere Prüfungsrestriktionen gelten als für die Jahrgänge 9 und 10. Sollten Sie an Ihrer Schule eine Oberstufe haben, möchten Sie, dass ab dem 11. Jahrgang wiederum andere Prüfungsrestriktionen gelten.
In diesem Fall stellen Sie die gültigen Restriktionen für 7 und 8 unter "ab 7" (im Spaltenkopf) ein, die veränderten Restriktionen für 9 und 10 unter "ab 9" und für die Oberstufe unter "gültig ab 11". Die entsprechenden Jahrgänge geben Sie oben unter "Jahrgang hinzufügen" ein.

Sie haben einen Fehler gemacht? Kein Problem. Solange Sie nicht oben auf Speichern klicken, können Sie die Seite neu laden und erhalten den Stand nach dem letzten erfolgten Speichern.

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15. Räume 

Wenn die Lehrkräfte in ihren Kursbüchern und Stundenplänen auch Räume hinterlegen können sollen und Sie nicht das Raum- und Medienbuchungsmodul aktiviert haben, können Sie hierüber die Räume anlegen, die Kolleg:innen auswählen können sollen. 

Klicken Sie dafür auf "Raum hinzufügen". 

Sie können auch über das Modul Raum- und Medienbuchung Räume hinzufügen, die dann Kolleg:innen in ihren Stundenplänen hinterlegen können. Diese Räume müsse dafür in dem Modul nicht notwendigerweise buchbar sein. 

Wenn Sie eine Stundenplandatei von Untis hochladen und das Modul Raum- und Medienbuchung aktiviert ist, werden automatisch alle dort angegeben Räume angelegt.

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16. Schuldistanz (Verwaltung)

Wenn Sie das Modul Schuldistanz aktiviert haben, können Sie unter Admin > Einstellungen > Schuldistanz weitere Einstellungen vornehmen.

Dieses Modul versucht Ihre Schule dabei zu unterstützen, den Handlungsplan zur Schuldistanz umzusetzen, wie er in der gleichnamigen Handreichung (2015) für Schule und Sozialarbeit beschrieben ist. Die Standardwerte sind der Handreichung entnommen, Sie können diese auf Ihre Schule anpassen. Ein leeres Feld bedeutet, dass das Kriterium nicht überprüft wird.

Jeweils zur letzten Uhrzeit des Tages, zu der auch eine Fehlzeitenbenachrichtigung verschickt wird (siehe Einstellung Nachr. bei Fehlzeiten), wird überprüft, ob ein:e Schüler:in hochgestuft werden muss. Falls ja, werden die unten definierten Aktionen ausgelöst. Die Aktion wird nur bei einer Erhöhung der Stufe und/oder Änderung des Grundes ausgelöst. Dabei gilt auch eine Änderung des Grundes als Hochstufung (z.B. bisher Stufe 3 wegen entschuldigter Fehltage, neu Stufe 3 wegen unentschuldigter Fehltage).

Die Summe der gesamten Fehltage ("Fehltage (ges.)") ergibt sich gem. Handreichung "Schuldistanz" aus den entschuldigten + unentschuldigten Fehltagen.

Es werden diejenigen Fehlzeiten berücksichtigt, die auch fürs Zeugnis zählen (siehe Rubrik Fehlzeittypen in den Einstellungen).

Für die Klassenleitung gibt es hier weitere hilfreiche Informationen.

Auf dieser Seite können Sie weitere Einstellungen vornehmen und auch von den Voreinstellungen, die aus der oben erwähnten Handreichung entnommen wurden, abweichen.

Sie können z.B. einen Faktor hinterlegen, der Fehlstunden in Fehltage umrechnet. Lassen Sie die Ziffer 0 stehen, falls dies nicht gewünscht ist.

Sie können außerdem die Vorgabe umsetzen, Verspätungen in Fehlstunden (im Rahmen der Ermittlung der Schuldistanzstufe) umzuwandeln. 
Der vorgeschlagene Wert für "Verspätungen zu Fehlstunden" ist 1. Das bedeutet, dass jede Verspätung zu einer weiteren Fehlstunde innerhalb des Schuldistanzmoduls führt. Dabei wird der Wert unter "Offset Verspätungen" zunächst abgezogen. Wenn bei "Offset Verspätungen" z.B. der Wert 2 steht, werden die ersten 2 Verspätungen unter "Verspätungen zu Fehlstunden" nicht berücksichtigt. 
Wenn Sie "Verspätungen zu Fehlstunden" auf 0 setzen, wird gar keine Verspätung als Fehlstunde gezählt. 

Bitte beachten Sie die Zählweise bei Verspätungen: 
Verspätungen (je nach Einstellung) werden nicht nur auf die unentschuldigten Fehlstunden, sondern auch auf die Gesamtfehlstunden angerechnet. 

Keine dieser Angaben hat Auswirkungen auf die Angabe der Fehlzeiten auf dem Zeugnis.
Die Verrechnungen von Verspätungen zu Stunden und Stunden zu Tagen ist ein Hilfsmittel bei der Bestimmung der Schuldistanz. Auf dem Zeugnis erfolgen die Angaben gemäß der hinterlegten Fehlzeiten im Fehlzeitenbereich und des Fehlzeitenraumes beim Notenschluss.

Darunter sehen Sie die Definition der Stufen. Wenn Sie auf das Stiftsymbol klicken, können Sie den Text ändern. 

Übernehmen Sie zuerst die Änderungen und klicken dann zusätzlich im übergeordneten Menü auf "Alle Änderungen speichern".

Die Texte, die Sie dort sehen und ggf. auch selber anpassen, sind die Texte, die Ihre Kolleg:innen an der entsprechenden Stelle ebenfalls sehen.

Ab Stufe 2 können Sie schulspezifische Anpassungen hinsichtlich der Anzahl der Fehlstunden und Fehltagen (entschuldigt und unentschuldigt) vornehmen. Die bereits vorhandenen Werte entsprechen denen der oben erwähnten Handreichung. 

Wenn Sie einen Wert ändern, sollten Sie auch den entsprechenden Text ändern, da im voreingestellten Text Bezug auf die voreingestellten Werte genommen wird!

Wenn Sie Änderungen vornehmen, bestätigen Sie Ihre Änderungen, indem Sie speichern.

Noch weiter unten finden Sie die Möglichkeit weitere Aktionen automatisiert ablaufen zu lassen. 

Folgende Personenkreise können bei Feststellung einer höheren Schuldistanzstufe oder eines veränderten Grundes für die Zugehörigkeit zu einer Stufe per E-Mail informiert werden. Dies können sein:

• die Klassenleitung(en),
• Kolleg:innen, die als Schuldistanz-Beauftragte bestimmt wurden, d.h. alle Kolleg:innen mit dem in BOLLE hinterlegtem Recht Schuldistanz werden informiert,
• die zuständige Koordination (Grund-, Mittel- oder Oberstufenkoordination) und
• die Schulleitung.

Den Personenkreis der Beauftragten bei Schuldistanz können Sie in der Rechteverwaltung festhalten.
Speichern Sie eventuelle Einstellungen!

Die E-Mail enthält keine personenbezogenen Daten. Sie ruft die betroffenen Personen auf, im entsprechenden Modul bei der entsprechenden Klasse nachzusehen. 

Es werden keine Mails automatisch an die Schüler:innen oder Erziehungsberechtigten verschickt! Dies muss manuell und in Rücksprache mit den innerhalb der Schule zuständigen Stellen geschehen.
Schüler:innen und Eriehungsberechtigte haben auch sonst keinen Zugriff auf die Übersicht zu einer möglicherweise vorliegenden Schuldistanz.

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17. Schüler:innenverwaltung

Sie können Ihre Schüler:innenverwaltung über BOLLE pflegen. Entsprechende Grundeinstellungen müssen Sie hier vornehmen. 

Bei der Erstellung von eigenen Feldern können Sie zwischen drei Typen wählen:

Typ	Beschreibung
Bool (Wahr/Falsch-Checkbox)	Das führt zu einem Kästchen, das Sie dann anhaken können. falsch steht für ein Kästchen ohne Haken, wahr steht für ein Kästchen mit Haken.
String (Textfeld)	Das ist ein Freitextfeld. Wenn Sie ein Datum verarbeiten wollen und später ordnen können möchten, verwenden Sie nicht die Form TT.MM.JJJJ sondern JJJJ.MM.TT.
Auswahl	Hier gibt es ein Dropdown-Menü und man kann zwischen verschiedenen Möglichkeiten wählen.

Die Verwaltung der eventuell aktivierten erweiterten Personalverwaltung erfolgt ebenfalls hier. Dazu klicken Sie auf den anderen Reiter. Die restlichen Einstellungen sind analog zur Schulkindverwaltung.

Achten Sie darauf, dass Sie nach Veränderungen die Eingaben speichern müssen (Diskettensymbol) und danach ein Datenbankupdate durchführen müssen. Erst danach sind Ihre Veränderungen in der Datenbank auch sichtbar.
Weitere Informationen finden Sie hier.

Nach dem Datenbankupdate sind Ihre aktualisierten Angaben nicht mehr rückgängig zu machen. Überprüfen Sie Ihre Einstellungen genau!

Sie können außerdem eine schulkindgenaue Dateiablage aktivieren. Diese Option ermöglicht das Speichern einzelner Dateien (bis max 4 MB) zu allen einzelnen Schüler:innen.
Bitte beachten Sie stets die gültigen Verordnungen und Gesetze zum Datenschutz und besprechen Sie im Verwaltungsteam genau, welche Dateien hier abgelegt werden dürfen.

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18. Sitzplanvorlagen

Wie Sie die Sitzplanvorlagen erstellen, wird hier erklärt.

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19. Stundenraster

Sie können in BOLLE Ihr Stundenraster hinterlegen. Das ist für die richtige Einordnung bei stundenplanabhängigen Terminen (schulweite Termine) von Bedeutung. Unter Sonstiges > schulweiter Kalender können Sie sich auch alle bekannten Unterrichtstermine einblenden lassen. Diese Termine sind in der Regel an Unterrichtsstunden gebunden. Damit BOLLE diese zeitlich richtig anordnet, muss die Uhrzeit bekannt sein. So können z.B. besonders gut geeignete Zeitpunkte für einen Probelauf des Feueralarms gefunden werden. Weitere Einstellungen zum Kalender finden Sie hier.

Legen Sie ein Stundenraster für den Normalfall an:

Sie können auch ein Stundenraster für Kurzstunden anlegen. Im schulweiten Kalender werden bei Kurzstunden dann automatisch alle an Unterrichtsstunden gekoppelten Termine entsprechend verschoben.

Falls Sie weitere Stundenraster benötigen, kontaktieren Sie bitte das BOLLE-Team. Gleiches gilt, falls Sie ein Stundenraster komplett löschen möchten. 

ACHTUNG:
Sie dürfen in dem Stundenraster keine falschen Uhrzeiten eintragen (also Uhrzeiten, die es nicht gibt). Kontrollieren Sie daher bitte doppelt.
Außerdem dürfen bei Änderungen keine Lücken vorhanden sein. Wenn es z.B. auf einmal keine 10. Unterrichtsstunde mehr geben sollte, dürfen dort die Uhrzeiten nicht leer gelassen werden.

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20. Systemmails

In BOLLE können E-Mails vom System direkt verschickt werden. Diese E-Mails werden als Systemmails bezeichnet. Das passiert z.B., wenn Ihre Schule Benachrichtigungen bei Fehlzeiten verschickt.

Sie können über diese Seite überprüfen, ob bestimmte Systemmails verschickt wurden. Sie sehen dabei nie den Inhalt der E-Mail, können aber den Betreff, das Datum und die Empfängeradresse(n) sehen. 

Typische Systemmmails sind z.B. 

• Fehlzeiten einer Klasse
• Änderungen bei Fehlzeiten (an Eltern)
• Aktivierungslink
• Neuer Upload durch Schüler:in
• Neuer Kommentar
• Neuer User in BOLLE angelegt
  
• Anfrage für 5. PK
• Bibliothek (bei Vorbestellungen)

Hinweis zu den "Bounced Mails"
BOLLE  informiert die Admins darüber, dass Mailadressen vermutlich nicht richtig hinterlegt sind oder mittlerweile nicht mehr existieren. Vereinzelt kommt es vor, dass ein Mailfach zu voll ist und deswegen keine Mails zugestellt werden. Unser Provider kann die Mail also nicht zustellen.
Tritt ein solcher Fall auf, kommt die Adresse auf eine Blocklist für die nächsten zwei Wochen und es wird gar nicht versucht, an die Adresse zuzustellen. Dies führt zu einer Fehlermeldung, die den Admins der Schule angezeigt wird.
In jedem Fall lohnt es sich bei diesen Mailadressen nachzuhaken, ob sie korrekt sind oder ob sie geändert werden müssten.

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21. Fehlzeitentypen (Farben)

Die Admins und BOLLE-Profis können die Farben der Fehlzeitentypen ändern. 

Wenn Sie eine Farbe ändern woleln, klicken Sie in die jeweilige Zeile.

Suchen Sie sich eine Farbe mit einem HTML-Farbcode (auch HEX-Code genannt) heraus. Im Internet gibt es dazu viele Seiten. Hier ist eine Möglichkeit.

Geben Sie den Farbcode ohne Hashtag/Raute (#) ein und klicken auf Speichern.

Beachten Sie bei der Farbwahl, dass die Schriftfarbe immer schwarz ist. Sehr dunkle Farben heben sich ggf. nicht genug von der Schriftfarbe ab.

Sie können nicht die anderen Eigenschaften der Fehlzeitentypen selber ändern. Bitte wenden Sie sich dafür an das BOLLE-Team über support@BOLLE-software.de und geben die nötigen Informationen analog zu den Erläuterungen auf dieser Seite an.

 

In BOLLE können Klassenleitungen und Tutor:innen Vorschläge für Optimierungen an den Fehlzeiten der Schüler:innen gemacht werden. 

Es kann Fehlzeiten geben, die ggf. zeugnisrelevant sind und vielleicht bearbeitet werden sollten.
BOLLE hilft den Klassenleitungen bei der Beachtung von drei Fällen:

1. Freistunden mit Fehlzeiten
   • Ein Vorschlag erscheint, wenn nach Plan eine Freistunde vorliegt, für die aber dennoch eine Fehlzeit eingetragen wurde.
     
2. ⁠ausgefallener Unterricht mit Fehlzeiten
   • Ein Vorschlag erscheint, wenn eine Stunde als ausgefallen markiert wurde, aber dennoch eine Fehlzeit eingetragen wurde.
     
     
3. komplette Tage, die die gleiche Fehlzeit haben, aber nicht als Tag eingetragen sind
   • Der Vorschlag erscheint, wenn für einen ganzen Tag nur gleiche Fehlzeittypen für Einzelstunden vorliegen, aber der Tag nicht markiert ist.

Wenn Klassenleitungen an Ihrer Schule einer oder mehrerer dieser Fälle nicht optimieren sollen, können Admins der Schule die Vorschläge das schulweit anpassen.

Dafür geht ein Admin auf Admin > Fehlzeittypen und findet diese Einstellungsmöglichkeit:



Wenn alle Fälle deaktiviert werden, entfällt der Bereich "Fehltage optimieren" komplett.

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Zeugnisvorlagen

BOLLE druckt die Zeugnisse nach den geltenden Bestimmungen der Senatsverwaltung für Bildung. Die zentralen Vorgaben lassen den Schulen jedoch auch etwas Spielraum. In der Menüleiste finden Sie unter Admin die Zeugnisvorlagen. Dort werden alle zeugnisrelevanten Einstellungen vorgenommen.

Ein paar Wochen vor den Halbjahreszeugnissen gibt es vom BOLLE-Team immer eine Schulung zur Erstellung von Zeugnissen mit BOLLE. Weitere Einstellungshinweise gehen den Mittel- und Oberstufenkoordinationen eventuell separat zu.

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Damit die Zeugniserstellung klappt, müssen Sie folgende Punkte beachten:

• • • Gibt es eine Zeugnisvorlage für die Halb- und Ganzjahreszeugnisse der Mittelstufe?
    • Gibt es eine Zeugnisvorlage für Abgangs- und Abschlusszeugnisse (z.B. MSA, BBR, EBBR)?
    • Gibt es eine Vorlage für die E-Phase an ISS mit OS?
    • Gibt es eine Vorlage für das Arbeits- und Sozialverhaltszeugnis (falls nötig)?
    • Gibt es eine Vorlage für Schüler:innen mit sonderpädagogischem Förderbedarf (falls nötig)?
    • Gibt es eine Vorlage für die Bildungspläne als Ergänzung zum Zeugnis (falls gewünscht)?

Wichtiges vorweg

Bevor Ihnen die Einstellungen konkret erkärt werden, zwei Hinweise:

Sie können die von Ihnen vorgenommenen Einstellungen zu den Zeugnisvorlagen am besten mit der Vorschaufunktion im Bereich Zeugnisse überprüfen. So sehen Sie gleich, ob alles stimmt oder was noch verändert werden muss. Hier gelangen Sie direkt zur Handbuchseite Zeugnisse.

Achten Sie darauf, dass falls für eine Klasse und einen Anlass mehrere Vorlagen eingestellt werden, die als "Standard" markierte Vorlage für alle Schüler:innen der jeweiligen Klassen verwendet wird. Dafür ist es wichtig, dass es nur eine Standardvorlage pro Klasse gibt. Weitere Vorlagen, die kein Standard sind, können Sie dennoch einrichten. Diese können dann im Zeugnisbereich unter Optionen aktiviert werden. Hier finden Sie die Handbuchseite, die diesen Zeugnisbereich erkärt.

 

Ein Beispiel für Gymnasien:

Name	Anlass	Jahrgänge	Standardvorlage	Zeugnisvorlage
Mittelstufe Halbjahr	Halbjahreszeugnis	7,8,9,10	ja	Z 250
Mittelstufe Ganzjahr	Ganzjahreszeugnis	7,8,9	ja	Z 250
MSA	Ganzjahreszeugnis	10	ja	Z 256
eBBR	Ganzjahreszeugnis	10	nein	Z 255
Mittelstufe Abgangszeugnis	Abgangszeugnis	7,8,9,10	nein	Z 259

 

Ein Beispiel für ISS:

Name	Anlass	Jahrgänge	Standardvorlage	Zeugnisvorlage
Mittelstufe Halbjahr	Halbjahreszeugnis	7,8,9,10	ja	Z 200
Mittelstufe Ganzjahr	Ganzjahreszeugnis	7,8,9	ja	Z 200
MSA	Ganzjahreszeugnis	10	ja (falls das der Standardabschluss im 10. Jg. an Ihrer ISS ist)	Z 213
eBBR	Ganzjahreszeugnis	10	nein	Z 212
BOA	Ganzjahreszeugnis	10	nein	Z 423
BBR gleichwertig	Ganzjahreszeugnis	10	nein	Z 425
Mittelstufe LZD	Halbjahreszeugnis und Ganzjahreszeugnis	7,8,9,10	ja (BOLLE erkennt den LZD-Status)	Z 421
Mittelstufe Abgangszeugnis	Abgangszeugnis	7,8,9,10	nein	Z 215

 

Beachten Sie, dass Sie ggf. auch Bildungspläne (BOLLE Bildungsplan) und eine ASV-Zeugnisvorlage einrichten müssen, sofern Sie diese verwenden möchten. 

Es gibt ein paar wenige Vorlage, die den Zusatz "SSO" im Namen tragen. Diese Vorlage sollten Sie nur in Rücksprache mit uns nehmen, da hier bestimmte Einstellungsvoraussetzungen beachtet werden müssen.

Wie richte ich die Vorlagen am besten ein?

Klicken Sie auf Zeugnisvorlage hinzufügen. Zuerst geben Sie einen verwaltungsinternen Namen für die Vorlage an. Dieser hilft Ihnen dabei, die Vorlage wiederzufinden. Er ist nach außen nicht sichtbar.

Angabe der Klassen und Jahrgänge

Danach entscheiden Sie, für welche Klassen oder Jahrgänge diese Vorlage gelten soll. Bitte achten Sie darauf, dass Sie diese Angaben kommagetrennt und ohne Leerzeichen vornehmen müssen. Wollen sie z.B. eine Vorlage für die gesamte Mittelstufe gelten lassen, so geben schreiben Sie bei Jahrgänge: 7,8,9,10 (ohne Leerzeichen!). 

Angenommen, Sie haben an Ihrer Schule die Klassen a, b, c und d in den Jahrgängen 7 bis 10 und die a-Klassen sollen andere Zeugnisköpfe erhalten, als die b-, c- und d-Klassen. Sie müssten zwei Vorlagen erstellen. 

In der Vorlage 1 stünde bei Klassen (kommagetrennt): 7a,8a,9a,10a
In der Vorlage 2 stünde bei Klassen (kommagetrennt): 7b,7c,7d,8b,8c,8d,9b,9c,9d,10b,10c,10d
"Jahrgänge (kommagetrennt)" bliebe immer frei

Willkommensklassen werden mit der Zahl "0" bei Jahrgänge geführt. 

Anlässe

Sie haben hier die Möglichkeit mehrere Anlässe pro Vorlage zu markieren. Bitte achten Sie aber darauf, dass diese dann auch die gleiche Vorlagenmaske erhalten. Sie können so z.B. das Halb- und Ganzjahreszeugnis in einer Vorlage anhaken, aber nicht z.B. das Ganzjahreszeugnis und das Abgangszeugnis. Für diese beiden Zeugnisarten gelten je unterschiedliche Vorlagen. Daher müssen davon separate Vorlagen erstellt werden.

Vorlage

Hier wählen Sie die zu Ihrem Anlass passende Vorlage. Nachdem Sie eine Vorlage ausgewählt haben, werden Sie evtl. nach weiteren Einstellungen gefragt (Einstellungen für das gewählte Template).

 

Achten Sie darauf, dass einige Vorlagen hinsichtlich Mittelstufe, E-Phase und Q-Phase unterschieden werden, wie z.B. bei den BOLLE Zwischenbewertungen. Andere Vorlagen unterscheiden sich erst in der runden Klammer am Ende des Namens; dies ist meist der Fall, wenn es sich um verschiedene Versionen handelt.

Die Unterschiede der Zeugnisvorlagen der Zwischenbewertungen werden hier näher erläutert.

Weitere Einstellungen

Sie müssen jetzt noch Ihren Schulnamen eingeben. Darüberhinaus können Sie drei weitere Zeilen eingeben (z.B. Schulart und Region).

Besondere Einstellungen für Halb- und Ganzjahreszeugnisse, E-Phase und Schul Z 421

Wenn Sie möchten, dass der individuelle Klassenleitungsname erscheint, wählen Sie "ja". Der Klassenleitungsname wird so erstellt: "M. Specht". Hinweis: Achten Sie in der Kolleg:innenverwaltung darauf, dass keine Titel in den Nachnamen gespeichert sind, sonst erscheint "M. Dr. Specht". Diese Einstellung gilt für alle Klassen, die in der Vorlage definiert wurden. 

Sie können außerdem unter dem Unterschriftenfeld für die Schulleitung den Namen der Schulleitung angezeigt bekommen. Hierfür schreiben Sie den Schulleitungsnamen so, wie Sie ihn auf dem Zeugnis sehen möchten in das entsprechende Feld.

Gymnasien müssen bei Schul Z 250 noch auswählen, ob es sich um einen altsprachlichen Bildungsgang handelt. Sollte dies der Fall sein, bleibt die Angabe der Schulart (Zeile 3) frei. 

Besondere Einstellungen für Vorlagen zum Arbeits- und Sozialverhalten

Bitte sprechen Sie mit uns, welche genaue Vorlage Sie hier wählen müssen. Wir benötigen dafür eine schulinterne Vorlage eines Arbeits- und Sozialverhaltenzeugnisses. 

Bildungsplan als Ergänzung zum Zeugnis

Sie können hier neben den bekannten Einstellungen noch angeben, ob Sie möchten, dass auf das Schulgesetz verwiesen wird, welches diesen Bildungsplan zur Folge hat und ob auf das schulische Angebot einer möglichen Hausaufgaben AG oder Schülerarbeitsstunden verwiesen wird. 

 

Individuelle Niveauwechsel

In BOLLE können Fachlehrkräfte bei Zeugnisnotenvergabe entscheiden, ob ein Kind im ER- oder GR-Niveau bleibt oder auf- bzw. absteigt. Auch die Erstzuordnung kann hierüber stattfinden. Dafür sind bestimmte Notenwerte definiert. Als Schule kann man von den Voreinstellungen im Programm abweichen. Dafür geht man als Admin unter Admin auf "individuelle Niveauwechsel". 

Bei leistungsdifferenziertem Unterricht gibt es die Niveaustufen ER und GR. Die Zuordnung zu einer solchen Stufe erfolgt einmalig als Erstzuweisung aus einem nicht leistungsdifferenzierten Unterricht (nldU zu GR oder ER) und danach folgend als Abstieg (ER zu GR) bzw. Aufstieg (GR zu ER). 

BOLLE gibt den Fachlehrkräften einen Zuordnungsvorschlag. Lehrkräfte können diesen Vorschlag immer überschreiben. Die Standardeinstellungen für den Zuordnungsvorschlag sind die Folgenden:

Erstzuweisung:
08 - 15 NP = ER
00 - 07 NP = GR

Aufstieg GR zu ER: ab 7 NP (und mehr)
Abstieg ER zu GR: ab 4 NP (und weniger)

Von dieser Standardeinstellung kann abgewichen werden. Dies erfolgt im Modul "individuelle Niveauwechsel". 

Wenn Sie die Einstellungsseite zu den individuellen Niveauwechseln erstmalig öffnen, sehen Sie diese Zeilen.

Die obersten drei Zeilen zeigen immer die Standardkonfiguration, so wie sie oben auch bereits in Worten beschrieben steht.
Die erste Zeile beschreibt die Erstzuweisung.
Die zweite Zeile den Aufstieg.
Die dritte Zeile den Abstieg.

Die Spalte "Niveau" steht für das Niveau, auf welchem die Zeugnisnote erteilt wird. Es ist also das Niveau, aus dem das Kind kommt.
Im rechten Teil der Tabelle sieht man für alle Notenpunkte (0-15) das Niveau, in welchem das Schulkind dann zukünftig beschult werden würde.

Man kann nun eigene Konfigurationen hinzufügen oder vorhandene duplizieren.

Klicken Sie auf "Neuen Eintrag anlegen", um eine neue Konfiguration hinzuzufügen.

In der Spalte "Fach" wählen Sie das Fach, für welches Sie Veränderungen vornehmen wollen. 

Die Standardeinstellungen gelten immer für alle Fächer, die leistungsdifferenziert unterrichtet werden. Wenn Abweichungen formuliert werden sollen, muss dies für jedes Fach einzeln erfolgen.
Haben Sie für mehrere Fächer die gleichen Abweichungen?
Dann nutzen Sie die Kopierfunktion und duplizieren Sie eine fertig erstellte Zeile. Dafür klicken Sie auf das blaue Symbol weiter rechts.

Achtung:
Es werden alle möglichen Fächer der Schule angezeigt. Wählen Sie nur die Fächer, die in BOLLE als leistungsdifferenziert vom Support-Team hinterlegt wurden. Das ist in der Regel bei der Ersteinrichtung von BOLLE bereits passiert.

In der Spalte "Jahrgang" notieren Sie alle Jahrgänge, die für die Abweichung vom Standard relevant sind. Achten Sie hierbei auf eine Trennung durch Kommata.

In der Spalte "Niveau" können Sie zwischen "nicht leistungsdifferenzierter Unterricht", "GR-Kurs", "ER-Kurs" wählen.

Wählen Sie "nicht leistungdifferenzierter Unterricht", wenn Sie Änderungen bzgl. der Erstzuweisung vornehmen möchten.
Wählen Sie "GR-Kurs", wenn Sie Änderungen bzgl. des Aufstiegs (GR zu ER) vornehmen möchten.
Wählen Sie "ER-Kurs", wenn Sie Änderungen bzgl. des Abstiegs (ER zu GR) vornehmen möchten.

In diesem Beispiel soll im Fach Mathematik im 7. Jahrgang bei der Erstzuweisung den Fachlehrkräften der ER-Kurs erst ab 9 NP empfohlen werden.

Ein einfacher Klick auf "GR" bzw. "ER" im Bild unten in der Mathematik-Zeile wählt zwischen "GR", "ER" und "nldU". 

Wenn Sie weiter oben auf "Alle Angaben speichern" klicken, werden Ihre Einstellungen bei ER und GR wie beim Standard farblich hervorgehoben. 

Soll das so z.B. auch noch für Englisch gelten, dann kann man den blauen Knopf weiter rechts drücken und einfach nur das Fach ändern.

Wenn alternative Einstellungen zu den Auf- und Abstiegen vorgenommen werden sollen, wählt man in der Spalte "Niveau" z.B. "GR-Kurs" für den Aufstieg.

In den Fächern Mathematik und Englisch erfolgt die Erstzuweisung zum ER-Niveau jetzt erst ab 9 NP (vorher 8 NP).
Für Mathematik erfolgt der Aufstieg von GR zu ER jetzt erst ab 8 NP (vorher 7 NP).
Für Mathematik erfolgt der Abstieg von ER zu GR jetzt bereits mit 5 NP (vorher 4 NP). 

Wenn Fächer, die leistungsdifferenziert unterrichtet werden, hier nicht weiter definiert werden oder der Jahrgang zum Ereignis nicht passt, greift immer der in den oberen Zeilen angegebene Standard. 

Hinweis zu den Auf- und Abstiegsempfehlungen zum Ganzjahreszeugnis:
Man kann an dieser Stelle keine Empfehlungsunterscheidung zwischen Halb- und Ganzjahreszeugnisnote vornehmen. Das ist vor allem deshalb hier nicht möglich, weil die Auf- oder Abstiegsempfehlung im Programm beim Ganzjahreszeugnis (technisch) nicht auf die alleinige Leistung im 2. Halbjahr basiert.

Man kann zwar Lehrkräfte bitten, eine reine 2. Halbjahresnote im Zeugnisbereich einzutragen (siehe Notenschluss), aber die Auf- und Abstiegspfeile werden dennoch in der Spalte "Gesamtjahresnote" gesetzt. Die Empfehlung richtet sich dann nach der dort angegebenen Gesamtjahresnote.

Das bedeutet: Die Lehrkräfte müssen dringend beim Ganzjahreszeugnis (besonders wichtig im 9. Jahrgang) selbstständig die Pfeile überprüfen und ggf. neu setzen - je nachdem, welche Leistung isoliert im 2. Halbjahr erreicht wurde. 

Die Mittelstufenkoordination weist die Lehrkräfte am besten regelmäßig vor Zeugnisnoteneintrag auf diese Besonderheit hin. 

Zeugnisbemerkungen (Admin)

In BOLLE können Zeugnisbemerkungen zentral verwaltet werden. Klassenleitungen können die entsprechend zutreffenden Zeugnisbemerkungen schulkindgenau oder klassenweit anklicken, sodass diese dann richtig im Zeugnis vermerkt werden. Es gibt darüberhinaus auch automatische Zeugnisbemerkungen, die je nach Notwendigkeit vom System gesetzt werden. So kann z.B. die Teilnahme an AGs automatisch als Zeugnisbemerkung gesetzt werden.

Sie finden die Verwaltung der Zeugnisbemerkungen unter Admin > Zeugnisbemerkungen. Sie benötigen für diese Funktion das Admin-Recht.

Eine ausführliche Anleitung finden Sie im Buch "Mittelstufenkoordination". Klicken Sie hier.

Ferien

Neben Unterricht und Schule gibt es ja auch die Ferien. Diese werden in BOLLE ebenfalls eingepflegt, sodass z.B. die Kolleg:innen an Feier- und Ferientagen nicht an Kursbucheinträge erinnert werden. Die Einstellung hierzu finden Sie in der Menüleiste bei Admin unter der Auswahl von Ferien.

Geben Sie Ferien und Feiertage hier zentral ein, sodass in den allen Kursbüchern dieser Tag entsprechend vermerkt wird. Dies ist auch für die Kalenderansicht wichtig. 

Die Kolleg:innen werden an Feier- und Ferientagen nicht mehr an Kursbucheinträge erinnert.

Kursverwaltung

Um Supportanfragen der Kolleg:innen beantworten zu können und entsprechend Hilfe zu leisten, haben die Admins und die BOLLE-Profis Zugang zur Kursverwaltung. Die Ansicht in die angelegten Kursbücher der Kolleg:innen ist jedoch aus datenschutzrechtlichen Gründen auf die Kursbuchübersicht beschränkt. Die BOLLE-Profis können so aber die wichtigsten Einstellungen im Kursbuch korrigieren, wie z.B. die Änderung von Kurstyp und Fach, die Beendigung oder sogar die Löschung von Kursen. Sollten Kolleg:innen sich mit der Zuordnung von Schüler:innen zu ihren Kursen schwer tun, kann über die Kursverwaltung auch in diesem Fall Unterstützung angeboten werden.

Die Einstellung hierzu finden Sie in der Menüleiste bei Admin unter der Auswahl von Kursverwaltung.

Mit der Kursverwaltung erhalten Sie schnell einen Überblick über alle Kurse, die auf BOLLE angelegt wurden. 

Sie können im Tabellenkopf die Suchmasken nutzen, um eine bessere Übersicht zu generieren. Geben Sie z.B. die Klasse "7a" unter Klassen an. Sie sehen dann alle Kurse, in denen mindestens ein Kind der 7a zugeordnet wurde.

Mit Klick auf einen Spaltenkopf ordnen Sie die darunterstehenden Einträge in auf- bzw. bei erneutem Klick in absteigender Reihenfolge.

Diese Ansicht ist besonders hilfreich für die Mittel- und Oberstufenkoordinationen. So sieht man recht schnell, ob die entsprechenden Kurstypen richtig gewählt wurden. Bei Fehlern sehen Sie auch sofort, welche Lehrkraft den Kurs eingerichtet hat und können die Kolleg:innen entsprechend informieren und Ihre Hilfe bei der korrekten Einrichtung anbieten.

Die Kursverwaltung ist auch für die Admins und BOLLE-Profis wichtig, da man so gut bei Supportanfragen Hilfestellung geben kann. Sie können so z.B. Kurse beenden, löschen, aber auch bei der Zuordnung von Schüler:innen zum Kurs helfen.

Sie erhalten nur einen eingeschränkten Zugriff auf die Kursbücher der Kolleg:innen. So sehen Sie z.B. keine Noten oder andere persönliche Notizen zum Unterricht der Kolleg:innen. Sollte hierzu Hilfe angefragt werden, müssten Sie sich bitte miteinander verabreden und gemeinsam in das Profil schauen. Der Datenschutz untersagt detailliertere Ansichten an dieser Stelle.

Hinweis: Sie sehen hier keine Arbeitsgemeinschaften.

E-Mail-Verteiler

BOLLE kann mit einigen E-Mailanbietern zusammenarbeiten. Vorausgesetzt, der E-Mailanbieter stellt die nötigen Einstellungen zur Verfügung, so kann BOLLE die Verwaltung der E-Mail-Adressen des Personals und auf Wunsch auch die der Schüler:innen übernehmen. So können über BOLLE neue E-Mail-Adressen angelegt werden oder z.B. Passwörter zurückgesetzt bzw. geändert werden. Ob das mit Ihrem E-Mailanbieter funktioniert, erfragen Sie bitte beim BOLLE-Team unter support@bolle-software.de. 

Sobald die E-Mails über BOLLE verwaltet werden, erstellt BOLLE hilfreiche E-Mail-Verteiler. Sie können so z.B. schnell alle Kolleg:innen anschreiben, die dem Fach Englisch zugeordnet sind (englisch@) oder die Kolleg:innen, die die Klasse 8a (lehrkraefte8a@) unterrichten oder die generell im 8. Jahrgang unterrichten (lehrkraefte8@). Weitere Beispiele für Verteiler sind: klassenleitung7a@, tutorinnen12@, schuelerinnen7a@, mittelstufe@, oberstufe@, eltern9b@
Die meisten E-Mail-Verteiler werden durch BOLLE automatisch angelegt. Manuell können weitere Verteiler eingerichtet werden. Je nach Verteilerart kann eingestellt sein, dass nur die Personen E-Mails an einen Verteiler senden können, die selbst Teil des Verteilers sind.

Sofern vom BOLLE-Team die Einrichtung freigegeben wurde, finden Sie die Einstellung hierzu in der Menüleiste bei Admin unter der Auswahl von E-Mail-Verteiler.

Hier sind Einstellungen zu den E-Mail-Verteilern möglich, sofern Sie Ihre Mails mit BOLLE verwalten.

BOLLE legt eine ganze Reihe automatischer Verteiler an. Sie können aber auch eigene, manuelle Verteiler anlegen. Klicken Sie auf Neuen Verteiler anlegen und folgen der Eingabemaske. Speichern Sie Ihre Einstellung. 

Wenn Sie einen Verteiler auswählen und rechts auf Empfänger der Liste anzeigen klicken, erhalten Sie eine Übersicht aller in BOLLE gelisteten Empfänger des Verteilers. 

Sie können auch zusätzliche Sender erlauben. Das kann z.B. nützlich sein, wenn Sie externen Mail-Adressen ermöglichen wollen, dem gesamten 10. oder 11. Jahrgang (z.B. Jobcenter) zu schreiben. 

Bitte beachten Sie, dass Ihre Änderungen an den Einstellungen erst nach dem nächtlichen Update systemweit greifen.

Bitte achten Sie bei manuell angelegten Verteilern darauf, diese auch selbst zu pflegen, z.B. wenn Kolleg:innen neu an die Schule kommen. Verteiler, die automatisch von BOLLE angelegt werden, werden natürlich auch automatisch verwaltet und Sie müssen hier nichts weiter tun.

Tipp:
Der Verteiler "gevKLASSE@…" enthäkt als zusätzliche genehmigte Sender nicht nur die Lehrkräfte sondern auch die Eltern. Die Adressen aller Eltern der Klassen sind also als Absender zugelassen.
Man sieht das nicht direkt im Menü, da dort ja nur “zusätzliche” Sender angezeigt werden. 
Wenn Sie All-Inkl nutzen, sehen Sie es dort aber direkt aufgelistet.

E-Mailadressen des Personals

BOLLE kann mit einigen E-Mailanbietern zusammenarbeiten. Vorausgesetzt, der E-Mailanbieter stellt die nötigen Einstellungen zur Verfügung, so kann BOLLE die Verwaltung der E-Mail-Adressen des Personals und auf Wunsch auch die der Schüler:innen übernehmen. So können über BOLLE neue E-Mail-Adressen angelegt werden oder z.B. Passwörter zurückgesetzt bzw. geändert werden. Ob das mit Ihrem E-Mailanbieter funktioniert, erfragen Sie bitte beim BOLLE-Team unter support@bolle-software.de. 

Die Einstellung hierzu finden Sie in der Menüleiste bei Admin unter der Auswahl von E-Mailadressen Personal.

Sie erhalten eine Übersicht über aller E-Mail-Adressen des Personals. Wenn Sie die E-Mails über BOLLE verwalten, können Sie hier auch komfortabel das Passwort der Kolleg:innen zurücksetzen. 

Beachten Sie auch die Reiter: aktives Persona, Personal ohne Account, Ehemalige, weitere Accounts und Speicher. Über den Reiter Speicher können Sie auch allen Kolleg:innen, die besonders viel Speicherplatz belegen, eine Nachricht schreiben. Im besten Fall beschreiben Sie, wie Kolleg:innen Speicherplatz am effektivsten freigeben können. 

E-Mailadressen der Schüler:innen

BOLLE kann mit einigen E-Mailanbietern zusammenarbeiten. Vorausgesetzt, der E-Mailanbieter stellt die nötigen Einstellungen zur Verfügung, so kann BOLLE die Verwaltung der E-Mail-Adressen des Personals und auf Wunsch auch die der Schüler:innen übernehmen. So können über BOLLE neue E-Mail-Adressen angelegt werden oder z.B. Passwörter zurückgesetzt bzw. geändert werden. Ob das mit Ihrem E-Mailanbieter funktioniert, erfragen Sie bitte beim BOLLE-Team unter support@bolle-software.de. 

Die Einstellung hierzu finden Sie in der Menüleiste bei Admin unter der Auswahl von E-Mailadressen Schüler:innen.

Sie erhalten eine Übersicht über alle E-Mailadressen der Schüler:innen. Wenn Sie die E-Mails über BOLLE verwalten, können Sie hier auch komfortabel das Passwort der Schüler:innen zurücksetzen. 

Beachten Sie auch die Reiter Aktive Schüler:innen, Schüler:innen ohne Account, Ehemalige Schüler:innen, Klassenübersicht und weitere Accounts. Über Klassenübersicht erhalten Sie die gleiche Ansicht, die die Klassenleitungen und Tutor:innen erhalten würden. 

A- und B-Wochen (bei Kontaktbeschränkungen)

BOLLE hat bereits im Oktober 2020 den aktuellen BOLLE-Schulen ein komfortables Modul zur Verfügung gestellt, das dabei hilft, die Schüler:innen der gesamten Schule sinnvoll in A- und B-Gruppen einzuteilen. Dies drohte wegen der notwendigen Kontaktbeschränkungen aufgrund der geltenden Eindämmungsverordnung nötig zu werden. Die Eintellung in A- und B-Gruppen ist für Klassen der Mittelstufe an Gymnasien i.d.R. recht übersichtlich. In Oberstufenkursen und in der Mittelstufe an Integrierten Sekundarschulen wird die Situation schon deutlich komplexer. BOLLE hilft hier zuverlässig.

Sollte das Modul aktiviert worden sein, finden Sie die Einstellung hierzu in der Menüleiste bei Admin unter der Auswahl von A- und B-Wochen.

Wir gehen eigentlich nicht davon aus, dass nach den Sommerferien 2021 noch Kontaktbeschränkungen dieser Art umgesetzt werden müssen; zumindest haben wir hier die größtmögliche Hoffnung. Sollte das dennoch der Fall sein, finden Sie hier eine separate Anleitung zum Download.

Kontaktpersonen (Corona)

Eine weitere kurzfristige Ergänzungen zu BOLLE im Rahmen der Eindämmungsverordnung bzgl. Corona ist das Kontaktpersonenmodul. Hiermit ist es für die Schulleitung leicht möglich, die Schüler:innen zu finden, die mit einem möglicherweise auf Corona positiv getesteten Kind gemeinsam Unterricht hatten. 

Hiermit finden Sie schnell die Personen, die mit Schulkind gemeinsam Unterricht hatten.

Wir hoffen sehr, dass wir dieses Modul ganz bald nicht mehr anbieten müssen. 

Mitteilungen verwalten

In BOLLE können Sie auf der Startseite schulinterne Mitteilungen einblenden. Diese sind für das gesamte schulische Personal sichtbar. Dafür benötigen Sie das entsprechende Recht unter Admin > Rechteverwaltung.

Um schulinterne Mitteilungen verwalten zu können, benötigen Sie ggf. noch das entsprechende Verwaltungsrecht. Das Verwaltungsrecht haben automatisch alle Personen mit den Rechten Schulleitung, Oberstufe, Mittelstufe oder Admin. Das Recht kann über die Rechteverwaltung auch anderen Personen gegeben werden. Es muss kein Modul hierfür aktiviert werden. Die Einstellung kann direkt auf der Startseite unten links vorgenommen werden. 

Klicken Sie auf verfassen. Dann gelangen Sie zur folgenden Übersichtsseite:

Klicken Sie auf Mitteilung verfassen. 

Im nächsten Fenster müssen Sie der Mitteilung einen Titel geben, können entscheiden, ab wann die Mitteilung angezeigt werden soll und können einen einfachen Textinhalt eingeben. Der Titel der Mitteilung ist auf der Startseite zusammen mit dem Datum sichtbar. Der Textinhalt öffnet sich nach einem Klick auf die Mitteilung. 

Wir empfehlen, dass Sie die Nachricht mit Ihrem Kürzel beenden. So bleibt nachvollziehbar, wer welche Mitteilung erstellt hat.

Nach dem Verfassen und der Rückkehr zur Startseite kann es sein, dass die Mitteilung noch nicht sofort angezeigt wird. Bitte laden Sie die Seite erneut.

Sie müssen der Nachricht auch ein Ablaufdatum mitgeben, sodass die Information wieder automatisch ausgeblendet wird. Am Tag des Ablaufdatums wird die Mitteilung nicht mehr angezeigt.

Verwaltung der Pinnwand (automatische Uploads einrichten)

In BOLLE können Sie die Unterrichts- und Vertretungspläne, sowie weitere Aushänge dem Personal, Schüler:innen und Eltern zugänglich machen. Die Pinnwand ist direkt in BOLLE und auch in der BOLLE-App integriert.

Inhalt

1. Allgemeines
2. Login und Einrichtung auf einem Computer
3. Übersicht der vorhandenen Ordner
4. Beispiel der Einrichtung in Untis anhand von VP BOLLE
5. Uploads testen
6. Einrichtung auf einem Bildschirm/Monitor im Schulgebäude
7. Sicherheit

1. Allgemeines

BOLLE ermöglicht es, bestimmte Dokumente regelmäßig automatisiert hochzuladen. Dazu gehören Stunden- und Vertretungspläne von Untis, aber auch andere Aushänge, die Sie für den Schulalltag benötigen. Die Pinnwand ist direkt im BOLLE-Portal unter Sonstiges und auch über die BOLLE-App abrufbar.

Für den automatischen Upload auf Ihre individuelle BOLLE-Plattform nutzen wir Nextcloud. Jede Schule, die BOLLE nutzt, erhält einen auf 1 GB begrenzten Unter-Account auf einem Nextcloud-Server.  

Um diese Funktion in BOLLE nutzen zu können, benötigen Sie zwei Dinge:

1. Login-Daten für Ihren Unter-Account bei Nextcloud. (Diese finden Sie unter Admin > Einstellungen.)
2. Einen Nextcloud-Client auf dem Rechner, an dem die Stunden- und Vertretungsplanung stattfindet. (Nextcloud Clients können Sie hier herunterladen.)

Sollten Sie das Passwort des Unter-Accounts bei Nextcloud ändern, werden die Login-Daten in BOLLE unter Admin > Einstellungen nicht aktualisiert. Bitte ändern Sie daher weder Benutzername noch Passwort. 

2. Login und Einrichtung auf einem Computer

Weiter oben wurde bereits gezeigt, wo sich Benutzername und Passwort für den schuleigenen Unter-Account bei Nextcloud befinden. 

Laden Sie sich den Nextcloud-Client auf den Rechner herunter, auf dem Sie auch die Untis-Stunden- und Vertretungsplanung vornehmen.

Wenn Sie nur die Aushänge-Funktion nutzen möchten, benötigen Sie nicht unbedingt den Nextcloud-Client.
Sie können die Dateien auch über den Webzugang hochladen.
Ein automatischer Upload aus Untis ist jedoch nur möglich, wenn auf dem Rechner, auf dem Untis verwendet wird, auch der Nextcloud-Client eingerichtet ist.

Öffnen Sie den Client und klicken Sie auf Anmelden.

Geben Sie die Serveradresse https://uploads.bolle.schule/ ein und klicken Sie auf weiter.

Sie werden auf einen Browser umgeleitet und aufgefordert, sich bei auf https://uploads.bolle.schule/ einzuloggen. Nutzen Sie die schuleigenen von BOLLE bereitgestellten Login-Daten für Nextcloud (Benutzername und Passwort). Klicken Sie auf Anmelden.

Gewähren Sie die Zugriffsanfrage.

Bei Erfolg sollten Sie eine solche oder ähnliche Mitteilung erhalten:

Im Nextcloud-Client können Sie dann noch ein paar Einstellungen vornehmen und z.B. entscheiden, wo auf Ihrer Festplatte (Lokaler Ordner) der Nextcloud-Ordner für Ihre Schule platziert werden soll. Klicken Sie auf Verbinden.

Ihr Nextcloud-Client verbindet sich nun mit Ihrem Unter-Account. Auf dem jeweiligen Rechner werden ab jetzt alle Ordner angezeigt, die sich auch in der Cloud befinden.

Die Readme-Datei können Sie ignorieren.

Wenn es Personengruppen gibt, die ebenfalls häufiger die Funktion der Aushänge nutzen wollen, könnte man z.B. auf dem Rechner der Mittel- und Oberstufenkoordination den gleichen Prozess durchlaufen, jedoch an dieser Stelle nur die Ordner zur Synchronisation auswählen, die für die Arbeit auch wirklich benötigt werden:



Hier kann man zu synchronisierende Elemente auswählen. Anstatt alle Ordner zur Verfügung zu stellen, ...


... gibt man nur eine Auswahl frei.


So stolpern andere Kolleg:innen nicht über die Ordner auf ihren Dienst-Rechnern, die direkt von einem Untis-Export aktualisiert werden.

Bitte beachten Sie drei grundsätzliche Vorschriften bei der Nutzung Ihres Nextcloud Unter-Accounts:
1. Löschen Sie keine Ordner in der vorgegebenen Ordnerstruktur.
2. Benennen Sie keine Ordner um. 
3. Halten Sie sich an die vorgegebenen Dateiformate, die weiter unten je Ordner spezifiziert angegeben werden.

3. Übersicht der vorhandenen Ordner

Es gibt verschiedene Arten von Plänen und Aushängen, die hochgeladen werden können. Sie finden in Ihrem Unter-Account in der Nextcloud verschiedene, bereits angelegte Ordner. Bitte löschen Sie keinen Ordner und benennen Sie keine Ordner um. Ordner, die keinen Inhalt aufweisen, werden auf der Pinnwand in BOLLE auch ignoriert und erst gar nicht dargestellt.

Wenn Sie z.B. keine Aushänge in den Ordnern "Aushänge" und "Aushänge Personal" haben, wird der entsprechende Reiter erst gar nicht angezeigt:

P = Personal, S = Schüler:innen, E = Eltern

#	Name des Ordners	Kurzbeschreibung (inkl. vorgeschriebener Dateityp)	Datei-typ	P	S&E
1	Aufsichtsplan	Es kann eine (!) .htm-Datei hochgeladen werden, die z.B. darstellt, wer wann wo eine Aufsicht führen soll. Erstellen Sie die Datei am besten in Word und speichern die Datei als eine .htm-Datei. Der Name der Datei ist frei wählbar.	htm	x
2.1	Aushänge	Hier können beliebig viele .pdf-Dateien hochgeladen werden. Der Dateiname wird mit angezeigt. Diese werden hier allen User-Gruppen von BOLLE angezeigt (Schüler:innen, Eltern, Personal).	pdf	x	x
2.2	Aushänge Personal	Hier können Sie ebenfalls beliebig viele .pdf-Dateien hochladen. Diese Aushänge werden in BOLLE nur dem Personal angezeigt.	pdf	x
2.3	Aushänge Archiv	Dieser Ordner lädt nichts auf BOLLE hoch. Sie können diesen Ordner als Parkplatz für häufige, sich wiederholende Aushänge nutzen. Aushänge, die hier sind, werden in BOLLE nicht angezeigt.	pdf
3.1	Stundenplan	Hier können Sie eine sogenannte Grundversion des Stundenplans anzeigen. In der Regel kann so der Stundenplan nach Personal, Räumen und Klassen durchsucht werden. Dieser Stundenplan ist nur dem Personal zugänglich.	speziell	x
3.2	Stundenplan Kinder	Hier können Sie eine Grundversion des Stundenplans anzeigen. Dieser Stundenplan ist für Schüler:innen und Eltern sichtbar.	speziell		x
3.3	Stundenplan tagesaktuell	Hier können Sie den tagesaktuellen Stundenplan aus Untis anzeigen. Hierbei werden in der Regel Veränderungen durch den Vertretungsplan mit angezeigt.	speziell	x
4.1	VP Kinder	Hier kann der Vertretungsplan von Untis für die Ansicht durch Schüler:innen und Eltern angezeigt werden. Es wird der aktuelle und der nächste Tag angezeigt. Er wird auch dem Personal unter den Reitern "Akt. Tag SuS" und "Nächster Tag SuS" angezeigt.	speziell		x
4.2	VP Personal	Hier kann der Vertretungsplan von Untis für die Ansicht durch das Personal angezeigt werden. Es wird der aktuelle und der nächste Tag angezeigt.	speziell	x
4.3	VP langfristig	Hier kann der Vertretungsplan wochenweise dargestellt werden; je nach Export-Einstellungen in Untis.	speziell	x
5	VP BOLLE	Auf der BOLLE-Startseite kann ein auf die Lehrkraft zugeschnittener Bereich des Vertretungsplans dargestellt werden. Dafür ist ein bestimmter Export aus Untis erforderlich.	speziell	x
		Für alle Stunden- und Vertretungspläne aus Untis (#3.1 - #5) ist ein spezieller Export nötig. Diese werden weiter unten beschrieben.

Veränderungen in den Ordnern werden nicht unbedingt sofort im Live-System auf BOLLE und in der BOLLE-App sichtbar. Bitte planen Sie eine Karenz von ca. 5 Minuten ein.

3.1. Aufsichtsplan

Wenn Sie dem Personal einen Aufsichtsplan permanent anzeigen wollen, erstellen Sie diesen am besten in Word. Sie müssen die Datei, die Sie dort erstellen, als Webseite (.htm) speichern. 

In diesem Ordner darf sich nur eine Datei befinden. Der Name der Datei ist frei wählbar. 

3.2. Aushänge, Aushänge Personal, Aushänge Archiv

Unter Aushänge und Aushänge Personal können Sie beliebig viele Dateien hochladen, es muss sich jedoch zwingend um .pdf-Dateien handeln. Wir empfehlen das Format A4, hochkant. Dieses Format wird am besten auf allen Geräten dargestellt. 

Der Name der .pdf-Datei ist frei wählbar und wird den Usern angezeigt.

Aushänge zeigt allen Usern die sich im Ordner "Aushänge" befindenden .pdf-Dateien an.

Aushänge Personal zeigt nur dem Personal die sich im Ordner "Aushänge Personal" befindenden .pdf-Dateien an.

Aushänge Archiv führt zu keiner Anzeige auf BOLLE. Hier können Sie häufig wiederkehrende Aushänge parken (z.B. Erinnerungen an AGs, Kurzstundenregelung etc.).

3.3. Stundenplan, Stundenplan Kinder, Stundenplan tagesaktuell

Dieser Bereich der Pinnwand funktioniert nur, wenn Sie einen jeweils ganz bestimmten Untis-Export einrichten ("HTML-basierende Ausgabemöglichkeit, Ausgabe Statisches HTML"). Wie genau dieser Export eingerichtet werden kann, wird von Untis erklärt (z.B. hier). 

Hier sehen Sie ein Beispiel aus der Einrichtungshilfe von Untis. Achten Sie dabei, dass Sie das richtige Exportverzeichnis angeben. Dieses befindet sich in dem von Ihnen eingerichteten Nextcloud-Client.

Sie können bei der Einrichtung in Untis angeben, welche Dinge angezeigt werden sollen. Hier ein Beispiel für die Ansicht eines aus Untis exportierten Stundenplans:

Im Nextcloud-Ordner sollte die Dateistruktur dieser Ansicht ähneln:

Stundenplan ist für die Ansicht durch das Personal gedacht. Stundenplan Kinder ist für die Ansicht durch Schüler:innen und Eltern gedacht. 

Hier sehen Sie, wie ein Untis-Export im Ordner Stundenplan Kinder aussehen könnte:

Schüler:innen und Eltern sollen ggf. nur eine eingeschränkte Sicht auf den Stundenplan erhalten (vgl. oben mit "Klassen, Lehrer, Räume" vs. hier nur "Klassen"):

Stundenplan tagesaktuell ist dafür gedacht, dass dort auch Veränderungen durch den aktuellen Vertretungsplan berücksichtigt und entsprechend angezeigt werden.

Stundenplan und Stundenplan Kinder hingegen, sind eher zu verstehen als die Grundversion des Stundenplans, bei dem tagesaktuelle Änderungen nicht angezeigt werden. 

3.4. VP Kinder, VP Personal, VP langfristig

Dieser Bereich der Pinnwand, der die Vertretungspläne (VP) anzeigt, funktioniert nur, wenn Sie einen jeweils ganz bestimmten Untis-Export einrichten ("HTML-basierende Ausgabemöglichkeit, Ausgabe Statisches HTML"). Wie genau dieser eingerichtet werden kann, wird von Untis erklärt (z.B. hier). (Lesen Sie auch Punkt 3.3.)

VP Kinder und VP Personal zeigen den jeweiligen User-Gruppen den aktuellen Untis-Vertretungsplan. VP Kinder ist auch für die Eltern sichtbar. Die Darstellungsform kann von Schule zu Schule unterschiedlich sein. 

Die Ansicht des Vertretungsplans für das Personal weicht sicherlich von der für die Schüler:innen und Eltern ab. Hier sehen Sie ein Beispiel für einen möglichen Untis-Export des Vertretungsplans:

Für VP Personal und VP Kinder sieht der Export in der Nextcloud ähnlich aus:

Die Dateien sollten genau so aussehen und dürfen auch nicht umbenannt werden. Die zwei .htm-Dateien stehen jeweils für "aktuellen Tag" und "nächsten Tag" in den Reitern der Pinnwand. 

In Untis müssen Sie für den richtigen Export evtl. die Monitor-HTML-Ausgabe nutzen. Dort finden Sie z.B. die Einstellung der "Refreshzeit". Hier sehen Sie ein Beispielbild:



Damit die Anzeige möglichst lange auf der Pinnwand eingeblendet wird, erhöhen Sie am besten die Refreshzeit auf einen hohen Wert. 999 Sekunden ist der höchste Wert. Damit bleibt die Seite lang genug auf der Pinnwand zu sehen.

Falls Sie Probleme bei dem Einrichten des richtigen Exports haben, hier ein Tipp einer anderen Schule:
"Statt der ursprünglichen Export-Einstellung (bei Untis):
Lehrer heute: Anzahl Tage: 1; Ausgabedatum: 0 Lehrer morgen: Anzahl Tage 1: Ausgabedatum: 1
haben wir nun die Einstellung
Lehrer heute: Anzahl Tage: 2; Ausgabedatum: 0" vorgenommen und "Lehrer morgen
inaktiv gesetzt."

VP langfristig steht nur dem Personal zur Verfügung. Hierüber können Sie z.B. dem Personal ermöglichen, bereits geplante Vertretungen für mehr als den aktuellen und nächsten Tag einzusehen. Sie können bei der Einrichtung des Exports aus Untis einstellen, wie viele Wochen im Voraus das Personal hier eine Ansicht erhält. 

Das Personal kann so auch Zugriff auf die Vertretungsplanansicht der Schüler:innen erhalten.

So sollte der Export für VP langfristig aus Untis aussehen:

3.5. VP BOLLE

Wenn der Vertretungsplan in einem bestimmten Format zu BOLLE über den Nextcloud-Ordner VP BOLLE hochgeladen wird, kann er von BOLLE automatisch weiterverwendet werden. Dann bekommen z.B. Lehrkräfte, die von Vertretungen betroffen sind, diese Informationen direkt auf ihrer Startseite angezeigt.

Das Format ist streng vorgegeben. Konfigurieren Sie den Untis-Export dabei so, dass die Tabelle wie folgt aufgebaut ist:

Die weiteren Schritte gleichen denen von VP Personal (s.o.).

Wenn Sie VP BOLLE richtig eingestellt haben, sollten die Kolleg:innen auf ihren persönlichen BOLLE-Startseite solch eine Ansicht erhalten. In diesem Beispiel vertritt eine Deutschlehrkraft die Mathelehrkraft der 9a (orange). Ausfälle werden dunkelgrau dargestellt; wenn also eine Unterrichtsstunde ersatzlos gestrichen wird.

Schüler:innen und Eltern erhalten solch eine Anzeige auf der Startseite nicht.

4. Beispiel der Einrichtung in Untis anhand von VP BOLLE

Hier sehen Sie ein Beispiel zur Einrichtung in Untis, das den Export für "VP BOLLE" zeigt.

Innerhalb der Vertretungsplanungsansicht in Untis gibt es den Button Vertretungsformate:

Dort kann man alle Formate anzeigen, die man gerne regelmäßig exportieren möchte, z.B. hier die hinterlegte Zeile von VP BOLLE.

Innerhalb der Ansicht für die verschiedenen Formate kann man auf dem zweiten Button vorne (die blauen Schaltflächen, siehe rote Markierung) die „Felder der Ansicht“ einstellen.

Hier muss man nun alles anwählen, was man für VP BOLLE braucht:

Auf dem Bild zuvor kann man sich auch die Vorschau anzeigen lassen, in der man über die kleinen Stifte die Spaltennamen verändern kann, sodass sie unser Vorgabe entsprechen.

5. Uploads testen

Unter Admin > Einstellungen > Automatische Uploads finden Sie auch den Knopf "Uploads testen". Wenn Sie darauf klicken, dann wird überprüft, ob die Uploads, die sich gerade in der Nextcloud befinden, so auch funktionieren. Bitte planen Sie fünf Minuten Verzögerung ein. 

6. Einrichtung auf einem Bildschirm/Monitor im Schulgebäude (Beta-Phase!)

Wenn Sie den Vertretungsplan und die Aushänge gerne auf einen Monitor im Schulgebäude anzeigen möchten, gehen Sie bitte als Admin oder Schulleitung auf Sonstiges > Pinnwand. Klicken Sie dort dann auf der Reiter Pinnwand-Verwaltung. 

Dort sehen Sie Einstellung zum Lauftext und Monitor. Ein Lauftext wird immer auf allen Monitoren eingeblendet.

Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, klicken Sie auf Neuen Monitor hinzufügen.

Sie können einen Namen für den geplanten Monitor vergeben. Wählen Sie die gewünschte Anzeige aus.

Sie können zwischen verschiedenen voreingestellten Anzeigen wählen. Sie können verschiedene Monitore verschieden bespielen, indem Sie mehrere Monitore hinzufügen, um so z.B. zwischen Monitoren für Schüler:innen und Kolleg:innen zu unterscheiden. 

Wenn Sie einen Monitor eingerichtet haben, klicken Sie auf URL kopieren. Fügen Sie diese URL in ein neues Browserfenster ein. So können Sie überprüfen, wie die aktuelle Ansicht aussehen würde.

Damit ein Monitor mit diesen Informationen bespielt werden kann, bräuchten Sie z.B. einen Mini-PC, den man an einen Fernseher anschließt. Dieser könnte dann in einem sogenannten Kiosk-Modus laufen und die jeweilige Webseite (URL) anzeigen. Hierzu können wir leider keine weiteren Hilfestellungen geben.

7. Sicherheit

Wichtig:
Bei der Kommunikation zwischen Nextcloud und BOLLE handelt es sich um eine "Einbahnstraße". Es werden keine Informationen aus BOLLE an die Nextcloud weitergegeben. BOLLE überprüft lediglich alle fünf Minuten, welche Neuerungen in Ihrem Nextcloud Unter-Account getroffen wurden. Wenn sowohl Änderungen wahrgenommen als auch die richtigen Dateitypen erkannt werden, passt sich die Pinnwand in BOLLE entsprechend an.

Stimmt der Dateityp nicht? Heißt der Ordner auf einmal anders? Dann werden keine Informationen in BOLLE gespiegelt dargestellt. 

Sollten Sie vermuten, dass das Passwort für den Unter-Account bei Nextcloud in falsche Hände geraten ist, kontaktieren Sie uns bitte: support@BOLLE-software.de 
Falls Sie sich noch selbstständig in den Unter-Account einloggen können, können Sie theoretisch das Passwort aber auch selber ändern. Falls nicht, können wir das Passwort und den Account immer für Sie zurücksetzen, um einen eventuellen Fremdzugriff zu unterbinden.

Sollte dies tatsächlich der Fall sein, erhält die Person, die Serveradresse, Benutzername und Passwort kennt, nur Zugriff auf die Dateien, die sich in diesem einen Unter-Account auf der Nextcloud befinden. Sie kann also Ihre .pdf-Aushänge und die Stundenplan- und Vertretungsplan-Dateien einsehen und abrufen. Die Person hat jedoch damit keinen Zugriff auf Ihr BOLLE-Portal.

Da BOLLE auch nur die Dateien- und Dateitypen akzeptiert, die vom Programm an den jeweiligen Stellen erwartet werden, bleibt das BOLLE-Portal - auch in solch einem Fall - weiterhin geschützt.

Wenn Sie die gesamte Pinnwand deaktivieren möchten, entfernen Sie den Haken bei "Nextcloud-Zugang aktivieren". Sie finden das unter Admin > Einstellungen > automatische Uploads.
Danach wird die Pinnwand bei keinem User mehr angezeigt.

Admin-Passwort

Ein weiteres Sicherheitskriterium ist das schuleigene Admin-Passwort. Dieses wird bei der Ersteinrichtung von den BOLLE-Admins vor Ort festgelegt und sicher aufbewahrt. Es wird beim Ändern und Zurücksetzen von Personal-Passwörtern benötigt. Sie finden es unter Admin > Admin-Passwort.

Das Admin-Passwort ist ein weiteres Sicherheitskriterium in BOLLE. Es ist ein nutzerunabhängiges Passwort, welches alle Programmadmins vor Ort kennen sollten. Das Passwort muss sicher und sollte daher analog aufbewahrt werden. 

Das Admin-Passwort wird von den Admins immer dann benötigt, wenn die Passwörter der Personal-Zugänge geändert oder zurückgesetzt werden. 

Gehen Sie auf Admin > Einstellungen > und wählen dann weiter links Admin-Passwort.

Bei der Ersteinrichtung erhalten Sie vom BOLLE-Supportteam das aktuelle Admin-Passwort mitgeteilt. Dieses müssen Sie ändern.

Wie ändere ich das Admin-Passwort?

Das Admin-Passwort ändern Sie, indem Sie auf "Passwort testen" klicken und das aktuell gültige Admin-Passwort eingeben. 

Wenn die Eingabe richtig und erfolgreich war, können Sie danach auf "Passwort ändern" klicken. 

Das neue, schuleigene Admin-Passwort muss mindestens 16 Zeichen lang sein und sollte aus Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen bestehen. 

Teilen Sie den anderen Admins das neue Admin-Passwort mit. Wählen Sie einen analoge Form der Mitteilung des neuen Passworts.

Bewahren Sie das Admin-Passwort an einem sicheren Ort und analog auf. 

Auf der Seite des Admin-Passworts können Sie sehen, welcher User das Admin-Passwort zuletzt festgelegt hat.

Wir haben das Admin-Passwort vergessen. Was können wir tun?

Bitte melden Sie sich beim BOLLE-Supportteam. Wir können Ihnen hier weiterhelfen. 

Google Kalender Verknüpfung

Datenschutzerklärung zur Kalender-Verknüpfung mit einem Google-Account

Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle
Für die Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung dieser Webanwendung ist die für Ihre Schule hinterlegte Stelle.

2. Zweck und Anwendungsbereich
Diese Datenschutzerklärung informiert über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit unserer Webanwendung, die von den Lehrkräften der Schule in Berlin genutzt wird. Insbesondere wird der internen Kalender der Webapp über eine Synchronisierung mit einem Google Kalender ergänzt. Hierzu wird der Google Account des Admins mittels der OAuth2 API verknüpft.

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Im Rahmen der Synchronisierung mit Google werden folgende Daten verarbeitet:

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• Kalenderdaten: Enthält Termine, Ereignisse und zugehörige Informationen, die zur Synchronisation des schulischen Kalenders erforderlich sind.

Diese Daten werden ausschließlich zur Ermöglichung und Verbesserung der Kalenderfunktionalität verarbeitet.

4. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt:

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• Auf Auskunft: Über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten,
• Auf Berichtigung: Unrichtige oder unvollständige Daten berichtigen zu lassen,
• Auf Löschung: Ihrer Daten zu verlangen, sofern keine rechtlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen,
• Auf Einschränkung: Der Verarbeitung Ihrer Daten,
• Auf Datenübertragbarkeit: Die Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten,
• Auf Widerspruch: Gegen die Verarbeitung Ihrer Daten.

Diese Rechte können Sie direkt bei Google wahrnehmen.

9. Änderungen der Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich zu aktualisieren, um sie stets an die aktuellen rechtlichen Anforderungen oder Änderungen unserer Dienstleistungen anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist in unserer Webanwendung verfügbar.

Stand: 24.01.2025

Mit der Verknüpfung Ihres Google Accounts über die OAuth2 API erklären Sie sich mit den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Datenverarbeitungsprozessen einverstanden.

Nutzungsbedingungen zur Kalender-Verknüpfung mit einem Google-Account

1. Geltungsbereich
Diese Nutzungsbedingungen gelten für die Nutzung der Synchronisation des schulweiten Kalenders mit einem Google-Account. Mit der Nutzung der Anwendung erklären Sie sich mit diesen Bedingungen einverstanden.

2. Beschreibung der Anwendung
Unsere Webanwendung ermöglicht es, einen internen Kalender zu führen und diesen bei Bedarf über die OAuth2-Schnittstelle mit einem Google Kalender zu synchronisieren. Dadurch können Termine und Ereignisse zentral verwaltet und aktuell gehalten werden.

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• Sie verpflichten sich, bei der Nutzung der Anwendung ausschließlich Daten zu teilen, zu denen Sie auch rechtlich befugt sind.
• Sie versichern, dass alle von Ihnen eingegebenen und synchronisierten Daten den geltenden gesetzlichen Bestimmungen entsprechen und keine Rechte Dritter verletzen.
• Es obliegt Ihrer Verantwortung, sicherzustellen, dass keine vertraulichen oder geschützten Informationen unberechtigt geteilt werden.

4. Nutzung von Drittanbieterdiensten

• Für die Synchronisierung werden bestimmte Daten über die OAuth2-Schnittstelle an Google übertragen.
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Synchronisation mit einem Google-Kalender

Unsere Anwendung bietet eine benutzerfreundliche Möglichkeit, den Kalender der Webanwendung mit einem Google Kalender zu synchronisieren. Durch diese Schnittstelle, die auf der OAuth2-Technologie basiert, können Administratoren den Google Account der Schule sicher mit unserer Plattform verbinden. Sobald dies erfolgt, werden alle relevanten Ereignisse und Termine zwischen der Webanwendung und dem Google Kalender automatisch abgeglichen, sodass alle Beteiligte jederzeit einen aktuellen und zentralisierten Überblick über die schulischen Aktivitäten haben. Diese Integration sorgt für eine einfache und effiziente Verwaltung des Kalenderbetriebs und spart Zeit bei der Pflege von Terminen.

Unsere Schnittstelle ist ein technisches Bindeglied zwischen unserer Webanwendung und Google Kalender. Sie ermöglicht es, dass Termine und Ereignisse, die in unserer App eingetragen werden, automatisch mit dem Google Kalender synchronisiert werden – und umgekehrt. Dadurch sparen Sie Zeit, da Sie Termine nicht doppelt eingeben müssen, und behalten immer den aktuellen Überblick über Ihre Planungen. Die Verbindung läuft über den sicheren OAuth2-Standard von Google, der gewährleistet, dass nur die Daten geteilt werden, die Sie auch freigeben möchten. Kurz gesagt, die Schnittstelle hilft dabei, Ihre Kalenderdaten nahtlos und unkompliziert zu verwalten.

Die Einrichtung erfolgt direkt in BOLLE im Bereich des Kalenders.