Klassenleitung & Tutorium

Fehlzeitenverwaltung, Zeugnisse, Zwischenbewertungen, Laufbahnen, Logindaten, Elternverwaltung und mehr

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• Aktennotizen

Fehlzeitenverwaltung

Fehlzeitenverwaltung

BOLLE unterstützt Sie beim Verwalten der Fehlzeiten. Alle Fehlzeiten, bei denen Sie als Klassenleitung oder Tutor:in noch tätig werden müssen, werden unter Fehlzeiten (zu erledigen) übersichtlich aufgelistet.
Um zu dieser Ansicht zu gelangen, klicken Sie in der Menüleiste auf Ihre Klasse bzw. Ihr Tutorium und wählen Fehlzeiten aus. Dort finden Sie den entsprechenden Reiter.

Um die Fehlzeiten der Schüler:innen einer Klasse im Blick zu behalten, nutzen Sie diese Seite. Sie finden folgende Reiter:

1.1. Fehlzeiten (zu erledigen)
1.2. Typische Beispiel aus dem Alltag
1.3. Optimierungshilfe bei den Fehlzeiten
2. Fehlzeiten
3. Anträge (digitale Krankmeldungen und Anträge auf Entschuldigung oder Beurlaubung)
4. Schuldistanz
5. Fehlzeiten (kursweise)

1.1. Fehlzeiten (zu erledigen)

Hier sehen Sie die bisher unbearbeiteten bzw. zu erledigenden Fehlzeiten. 

Im Idealfall müssen Sie im laufenden Schuljahr die Fehlzeiten der Ihnen zugeordneten Klassen bzw. Tutorien nur mit dieser Ansicht verwalten. Sie bekommen nur die Fehlzeiten angezeigt, bei denen Sie noch eine Entscheidung treffen müssen. Sie können die Ansicht nach Datum oder Namen der Schüler:innen sortieren. 

Hinweis: Wenn Sie bereits bearbeitete Fehlzeiten verändern wollen, klicken Sie auf den Reiter Fehlzeiten. Dort sehen Sie eine Übersicht, die den Fehlzeitenangaben auf den Zeugnissen ähnelt. Wählen Sie dort einfach die Schüler:in, bei der Sie Einträge bearbeiten wollen.

Nur die in BOLLE hinterlegten Klassenleitungen und Tutor:innen haben Zugriff auf diese Ansicht.

Im Folgenden sehen Sie typische Beispiele aus dem Alltag, die Ihnen zeigen, wie Sie BOLLE in Ihrer Funktion als Klassenleitung oder Tutor:in bei der Fehlzeitenverwaltung unterstützt:

1.2. Typische Beispiele aus dem Alltag

Beispiel	mögliche Aktionen
das Wichtigste zuerst: Speichern!	Sie müssen immer speichern. Sämtliche Eintragungen werden in BOLLE erst übernommen, wenn Sie auf speichern klicken. Sobald Sie in dieser Ansicht auf speichern drücken, wandern die von Ihnen bearbeiteten Einträge in die allgemeine Fehlzeitenansicht. Die Liste der unbearbeiteten Fehlzeiten wird dabei zunehmend leerer.
tagesweite Einträge	Durch einen Klick auf ganzer Tag wird der gesamte Tag entsprechend Ihrer Auswahl markiert.
eine Fehlzeit ist gar keine Fehlzeit	Wenn sich Kolleg:innen vertan haben, und Schüler:innen tatsächlich anwesend waren, können Sie die Fehlzeit mit Anwesenheit überschreiben. Sie sehen oben links ein kleines Dreieck, das die vorherige Fehlzeitart sichtbar macht. Die Fachlehrkräfte können falsch gesetzte Fehlzeiten aber bis zu einer gewissen Zeit auch noch selbst verändern, sodass die Arbeit nicht unbedingt bei Ihnen als Klassenleitung anhängig sein muss.
eine Fehlzeit mit Attest entschuldigen	Legen Schüler:innen oder erziehungsberechtigte Personen ein Attest vor, markieren Sie die Fehlzeit am besten auch als entschuldigt mit Attest. Die Fachlehrkräfte können das auch nachträglich im Kursbuch einsehen und so erkennen, dass z.B. eine LEK-Fehlzeit ordentlich entschuldigt wurde.
eine Fehlzeit liegt schon weit zurück	Wenn keine Entschuldigung vorliegt, können Sie diese Fehlzeit als unentschuldigte Fehlzeit markieren. Damit gilt diese Fehlzeit als bearbeitet und verschwindet aus dieser Ansicht.
eine Fehlzeit mit einer Schulveranstaltung entschuldigen	Wenn Sie Fehlzeiten mit einer Schulveranstaltung entschuldigen, wird diese Fehlzeit nicht in der Fehlzeitenstatistik auf dem Zeugnis aufgeführt.
Verspätungen entschuldigen?	Verspätungen werden in der Regel nicht als entschuldigt vermerkt. Sollten Sie eine Verspätung dennoch entschuldigen wollen, können Sie die Stunde mit der Verspätung mit der Fehlzeitart "anwesend" markieren. Die Verspätung bleibt als gelbe Ecke weiterhin nachvollziehbar, wird aber nicht mehr für die Zeugnisstatistik gezählt.
klassenweite Einträge	Unterhalb von speichern und abbrechen finden Sie klassenweite Fehlzeiten. Das ist eine einfache Möglichkeit um z.B. klassenweite Exkursionen oder andere Schulveranstaltungen der Klasse entsprechend zu markieren. Das geht natürlich auch für Daten, die in der Zukunft liegen.  Achtung: klassenweite Einträge lassen sich zwar schnell erstellen, jedoch nicht mehr mit einem Klick rückgängig machen. Kontrollieren Sie Ihre Eingabe besser doppelt.
Angabe des Kürzels der Lehrkraft	Sie sehen unter der Angabe des Fachs auch das Kürzel der Kolleg:in, die diese Eintragung tatsächlich vorgenommen hat. So können Sie bei Fragen sofort erkennen, mit wem Sie ggf. noch Rücksprache halten müssen.
Das Sekretariat hat eine tageweise Fehlzeit erfasst, aber das Kind fehlte am Ende dann doch nur stundenweise	Wenn ein gesamter Tag bereits mit einer Fehlzeit belegt wurde (z.B. hier die Sekretariatsfehlzeit), dann kann man ggf. keine einzelnen Stunden auf dieser Ebene mehr ändern. Nehmen Sie dann die Fehlzeit "keine Markierung" und belegen damit den gesamten Tag. Danach können Sie in jedem Fall wieder stundenweise Markierungen vornehmen.
Ein Kind nimmt an einem genehmigten religiösen Feiertag teil.	Andere Schulen berichten uns, dass man aus Datenschutzgründen die Religionszugehörigkeit nachträglich nicht erkennen darf. Daher sollte dafür kein eigener Fehlzeittyp vorliegen. Man könnte z.B. einfach die Fehlzeit "Schulveranstaltung" wählen. So zählt die Fehlzeit nicht zu den Zeugnisfehlzeiten und es ist nachträglich nicht ersichtlich, dass hier zwangsläufig an einem religiösen Feiertag teilgenommen wurde.

Im folgenden Bild sehen Sie, dass das kleine rote Dreieck oben links anzeigt, welche Fehlzeitart vor der Eingabe der Klassenleitung oder Tutor:in festgehalten wurde. Bitte beachten Sie, dass Fachlehrkräfte in BOLLE keine Fehlzeiten entschuldigen können.

Es ist grundsätzlich so, dass die Fehlzeiten auf zwei Ebenen gespeichert werden: Fachlehrkraft und Verwaltung. Mit Verwaltung ist sowohl die Eintragung des Sekretariats als auch die der Klassenleitung gemeint. Die folgenden Beispiele verdeutlichen die zwei Ebenen:

Wenn das Sekretariat z.B. morgens vor Beginn des Unterrichts eine Fehlzeit einträgt, bleiben oben noch weiße Dreiecke sichtbar. Das zeigt an, dass die jeweilige Fachlehrkraft (noch) keine Fehlzeit eingetragen hat. 

Das Sekretariat hat morgens vor Unterrichtsbeginn bereits den Schüler als fehlend eingetragen. Die Fachlehrkraft stellte dann aber fest, dass das Schulkind dennoch anwesend war. Die Farbe im Dreieck oben rechts gibt die festgestellte Fehlzeit der Fachlehrkraft an. 

Das Klassenleitungsteam hat bereits eine ganztägige Fehlzeit eingetragen. Die Fachlehrkraft will aber zusätzlich mitteilen, dass eigentlich eine angesagte schriftliche Leistungsüberprüfung ("LEK-Fehlzeit") anstand. Das dunkelrote Dreieck zeigt dies weiterhin transparent für die Klassenleitung an. 

Im gleichen Beispiel bleibend, sieht man hier, dass auch eine spätere Entschuldigung (mit Attest) weiterhin das dunkelrote Dreieck zeigen würde. Damit bleibt die Fehlzeit auch nachträglich nachvollziehbar.

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AG-Fehlzeiten, die im Kasten mit dem Vermerk "AG" oben rechts gekennzeichnet sind, erscheinen zwar auch als zu erledigende Fehlzeiten, zählen aber nicht zur Fehlzeitenstatistik. Das gilt auch dann nicht, wenn Sie die Fehlzeit entschuldigen oder mit einer anderen Fehlzeitenart überschreiben.
Zu den AG-Fehlzeiten finden Sie hier mehr Informationen.

1.3. Optimierungshilfe bei den Fehlzeiten

Im Reiter "Fehlzeiten (zu erledigen)" finden Sie weiter unten eine Liste mit der Überschrift: Fehltage optimieren. 

Es kann Fehlzeiten geben, die ggf. zeugnisrelevant sind und vielleicht bearbeitet werden sollten.
BOLLE hilft den Klassenleitungen bei der Beachtung von drei Fällen:

1. Freistunden mit Fehlzeiten
   • Ein Vorschlag erscheint, wenn nach Plan eine Freistunde vorliegt, für die aber dennoch eine Fehlzeit eingetragen wurde.
     
     
2. ⁠ausgefallener Unterricht mit Fehlzeiten
   • Ein Vorschlag erscheint, wenn eine Stunde als ausgefallen markiert wurde, aber dennoch eine Fehlzeit eingetragen wurde.
     
     
3. komplette Tage, die die gleiche Fehlzeit haben, aber nicht als Tag eingetragen sind
   • Der Vorschlag erscheint, wenn für einen ganzen Tag nur gleiche Fehlzeittypen für Einzelstunden vorliegen, aber der Tag nicht markiert ist.

Wenn Klassenleitungen an Ihrer Schule einer oder mehrerer dieser Fälle nicht optimieren sollen, können Admins der Schule die Vorschläge das schulweit anpassen.
Dafür geht ein Admin auf Admin > Fehlzeittypen und findet diese Einstellungsmöglichkeit:



Wenn alle Fälle deaktiviert werden, entfällt der Bereich "Fehltage optimieren" komplett.

Die Vorschläge, die BOLLE an dieser Stelle macht, können ignoriert oder übernommen werden.

Die erste Zeile zeigt den Ist-Zustand.
Die zweite Zeile zeigt den Optimierungsvorschlag von BOLLE.

Wenn ein Vorschlag ignoriert wird, werden keine Änderungen an den Fehlzeiten vorgenommen.
Der Vorschlag ist dann unwiderruflich weg.

Etwaige Optimierungen für diesen Fall sind immer noch möglich, müssen aber individuell über den Reiter "Fehlzeiten" selbst gefunden und dort entsprechend vorgenommen werden. 

Wenn ein Vorschlag übernommen wird, so wird die 1. Zeile des Vorschlags (Ist-Zustand) angepasst. Danach muss die Änderung noch gespeichert werden!

Sie können von den Vorschlägen abweichen!
In der ersten Zeile können Sie gleich eigene Fehlzeitentypen hinterlegen und danach auf Speichern klicken. Wenn Ihre Änderung zu keinen der o.g. Fällen für Optimierungsbedarf führt, verschwindet der Eintrag an dieser Stelle.
Andernfalls können Sie auch auf "Vorschlag ignorieren" klicken, sobald Sie Ihre eigenen Einstellungen vorher gespeichert haben. 

Folgend finden Sie ein paar Beispiele, die die Optimierungsvorschläge erklären:

Beispiel 1: Freistunden mit Fehlzeiten

Das Schulkind wurde an diesem Tag von der 3. bis zur 8. Stunde entschuldigt. Die 7. Stunde war jedoch eine Freistunde. Die Fehlzeiten der 1. Zeile würden zu 6 entschuldigten Fehlstunden auf dem Zeugnis führen.

BOLLE schlägt vor, dass die Freistunde (7. Stunde) von der Entschuldigung ausgenommen wird. So hat das Kind durch den Tag nur 5 entschuldigte Fehlstunden. 

Beispiel 2.1: Ausgefallener Unterricht mit Fehlzeiten

In diesem Fall wurden Stunden entschuldigt, aber es fand gar kein Unterricht statt. Ethik fiel aus (graues Dreieck in der ersten Zeile). Es wird vorgeschlagen, dass bei dem Kind gar keine Fehlzeiten hinterlegt werden, da durch Ausfall kein Unterricht stattfand. 

Beispiel 2.2: Ausgefallener Unterricht mit Fehlzeiten

Hier wurde ein Schulkind vermutlich vorher für die Stunden 1 bis 5 beurlaubt. Alle von der Beurlaubung betroffenen Unterrichtsstunden fielen jedoch aus. Die Beurlaubung als 5 entschuldigte Fehlstunden zu zählen, ist vermutlich nicht sinnvoll, wenn der Unterricht letztlich ohnehin ausfiel. Es wird vorgeschlagen, die Beurlaubung zurückzuziehen. 

Beispiel 3: komplette Tage, die die gleiche Fehlzeit haben, aber nicht als Tag eingetragen sind

Hier wurde ein Schulkind für fünf Unterrichtsstunden beurlaubt. In allen anderen Stunden wurde für das Kind keine Fehlzeit erfasst. Der Unterricht könnte ausgefallen sein, aber es wurde noch nicht vermerkt (sonst wäre die Eintragung grau hinterlegt).
Wenn das Kind wirklich in allen Unterrichtsstunden abwesend war, dann wäre es ggf. besser die Beurlaubung auf den gesamten Tag zu ziehen.
Vielleicht will man es aber auch genau so bei den fünf Stunden belassen: Dann klickt man auf "Vorschlag ignorieren". 

2. Fehlzeiten

In BOLLE können Sie als Klassenleitung oder Tutor:in die Fehlzeiten Ihrer Schüler:innen verwalten. Um zu der Fehlzeitenübersicht zu gelangen, klicken Sie in der Menüleiste auf Ihre Klasse bzw. Ihr Tutorium und wählen Fehlzeiten aus und klicken dann auf den Reiter Fehlzeiten.

Hier sehen Sie eine Ansicht, die der Fehlzeitenansicht auf dem Zeugnis ähnelt. Als Besonderheit wird Ihnen hier auch die Anzahl der LEK-Fehlstunden angezeigt. Oben links können Sie zu gegebener Zeit auch zwischen Fehlzeiten des ersten und zweiten Halbjahres hin- und herwechseln.

Die Eintragungsmöglichkeiten bzgl. der Fehlzeiten an dieser Stelle unterscheidet sich nicht von denen der zu erledigenden Fehlzeiten. Sie haben hier jedoch die Möglichkeit, Fehlzeiten einzelner Schüler:innen über den gesamten Schuljahresverlauf zu überblicken. Als Klassenleitung oder Tutor:in können Sie auch Einträge der Vergangenheit und der Zukunft verändern. 

Verwaltungspersonal kann über Verwaltung > Fehlzeiten und Auswahl der entsprechenden Klasse ebenfalls auf diesen Reiter zugreifen.

Klassenweite Fehlzeiten tragen Sie am über den Reiter Fehlzeiten (zu erledigen) ein. Dort finden Sie rechts unter speichern und abbrechen die Funktion klassenweite Fehlzeiten. 

Bei der Gesamtübersicht finden Sie ganz unten noch die Möglichkeit, die Fehlzeiten der gesamten Klasse bzw. des gesamten Tutoriums herunterzuladen. Bitte beachten Sie, dass der Download dieser PDF-Datei ein bisschen länger dauert, da BOLLE sämtliche Daten für Sie übersichtlich zusammenstellt.

3. Anträge (digitale Krankmeldungen und Anträge auf Entschuldigung oder Beurlaubung)

Damit Sie diese Funktion nutzen können, muss Ihre Schule das entsprechende Modul aktivieren.
Hier erfahren Sie mehr darüber.

Die digitalen Anträge sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Das bedeutet, dass, wenn z.B. Eltern einen Antrag stellen und nach Antragstellung eine andere Lehrkraft Klassenleitung der Klasse wird (über die Klassenverwaltung in BOLLE), hat diese neue Person keinen Zugriff auf bereits gestellte Anträge.
Dies gilt so auch für die Kolleg:innen im Sekretariat oder die Schulleitung.
Eltern sehen bei der Antragstellung, welche Kolleg:innen Zugriff auf den gestellten Antrag haben. 
Wie das für die Eltern aussieht, kann man hier sehen. 

Sofern das Modul an Ihrer Schule aktiviert ist, können Eltern ihr Kind krankmelden und auch Anträge auf Entschuldigungen und Beurlaubungen stellen. Die Eltern benötigen dafür einen Account auf BOLLE. 

Sie können diese Erklärungshilfe den Eltern zur Verfügung stellen.

Wenn Eltern eine Krankmeldung (hier inkl. Antrag auf Entschuldigung) einreichen, sieht man das im Reiter Anträge.

Man sieht den Namen des Elternteils, welches den Antrag gestellt hat. In Bearbeitung weist darauf hin, dass Sie hier noch eine Entscheidung treffen müssen. Klicken Sie hierfür auf Details.

Sie können die Fehlzeitart ändern.

Sie sehen die Begründung des Antrags und ggf. sogar einen Anhang. Wenn Sie den Antrag genehmigen wollen, gucken Sie vorher noch, ob die bereits vorausgewählte Fehlzeitart so stimmt. Wenn Sie den Antrag genehmigen, wird automatisch auch die von Ihnen hier ausgewählte Fehlzeit so eingetragen. 

Sie können einen Kommentar hinterlassen, der den Eltern so auch angezeigt wird. Dies ist vor allem bei eventuellen Ablehnungen zu empfehlen. 

So sieht das für die Eltern aus:

Beachten Sie, dass bei abgelehnten Anträgen keine Fehlzeit festgehalten wird. Sie müssten dafür in den Reiter Fehlzeiten oder Fehlzeiten (zu erledigen) gehen und die entsprechende Fehlzeitenart hinterlegen. 

Wenn Eltern einen Antrag auf Beurlaubung stellen möchten, der mehr als drei Tage umfasst, wird ihnen eine Fehlermeldung angezeigt. 

Sobald ein Antrag von Ihnen entschieden wurde, sehen Sie das auf der Übersichtsseite:

Eventuell können Eltern im Kalender bestimmte Daten in der Zukunft oder Vergangenheit nicht wählen oder ab einer bestimmten Uhrzeit keine tagesaktuellen Krankmeldungen mehr veranlassen.

Das liegt dann daran, dass die Schulleitung dies so eingestellt hat. Wenn das falsch erscheint, sprechen Sie sich bitte innerhalb der Schule ab.

Unter Admin > Einstellungen > Entschuldigungen können von den Admins schulweite Änderungen vorgenommen werden.

Tipp:
Wenn Sie als Schule nur dann final einem Antrag entsprechen und eine Fehlzeit entschuldigen möchten, wenn ein Papierdokument persönlich vor Ihnen liegt, hilft folgendes Gedankenspiel und zeigt, wie Sie die digitalen Entschuldigungen in BOLLE in solch einem Fall nutzen können:

Albus fehlt. Der Vater meldet das Kind digital als fehlend (orange Markierung sofort überall für Fachlehrkräfte und Klassenleitung ersichtlich) und reicht einen digitalen Antrag auf Entschuldigung mit ein. 

Die Klassenleitung sieht den Antrag. Entscheidet noch nicht, weil das Papierdokument fehlt. 
Die Fachlehrkräfte sehen sofort die orange Fehlzeit. Das entlastet das Sekretariat. 

Albus ist wieder schulfähig und bringt das Papierdokument zur Schule.
Die Klassenleitung geht zu den digitalen Anträgen und bescheidet entsprechend. 

4. Schuldistanz

Damit Ihnen dieser Reiter angezeigt wird, muss das Modul "Schuldistanz" von Ihrer Schule aktiviert und eingerichtet worden sein. 

Weitere Informationen für die Verwaltung des Moduls als Admin befinden sich hier.

Verwaltungspersonal kann über Verwaltung > Fehlzeiten und Auswahl der entsprechenden Klasse ebenfalls auf diesen Reiter zugreifen.

In BOLLE können Sie übersichtlich erkennen, ob Schüler:innen Ihrer Klasse oder Ihres Tutoriums eine Schuldistanz aufweisen. Die Admins der Schule können schulweite Einstellungen hierzu vornehmen, die dann für alle Klassen und Tutorien gelten. Die Voreinstellungen von BOLLE entsprechen der Handreichung "Schuldistanz" der Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Wissenschaft vom November 2015. Dies betrifft vor allem die fünf Stufen der Schuldistanz. 

Die Daten zu möglicherweise vorliegenden Schuldistanzen dienen ausschließlich dazu, während des laufenden Schuljahres die Klassenleitungsteams/Tutor:innen zu unterstützen und werden mit dem Schuljahreswechsel gelöscht. Die Fehlzeitdaten bleiben im Archiv erhalten.

Solange bisher keine Schuldistanzen vom Programm vermutet wurden, sollte die Ansicht wie folgt aussehen:

Sie können zwischen dem 1. und 2. Halbjahr unterscheiden (gemäß oben erwähnter Handreichung). Weiter rechts sehen die Festlegungen der Schule. Die Grundeinstellungen entsprechen der oben erwähnten Handreichung. 

Zusätzlich sehen Sie, welche Personen bei Feststellung einer Schuldistanz per E-Mail informiert werden. Dies können sein:

• die Klassenleitung(en),
• Kolleg:innen, die als Schuldistanz-Beauftragte bestimmt wurden, d.h. alle Kolleg:innen mit dem in BOLLE hinterlegten Recht Schuldistanz werden informiert,
• die zuständige Koordination (Grund-, Mittel- oder Oberstufenkoordination) und
• die Schulleitung.

Die Daten auf dieser Seite werden immer zu dem Zeitpunkt aktualisiert, zu dem die Schule die letzte Informationsmail bzgl. der heutigen Fehlzeiten an Erziehungsberechtigte verschickt. Dies kann von den Admins unter Admin > Einstellungen > Nachr. bei Fehlzeiten eingestellt werden. Zu diesem Zeitpunkt werden auch die eventuellen Mails automatisch verschickt. 

Jeweils zur letzten Uhrzeit des Tages, zu der auch eine Fehlzeitenbenachrichtigung verschickt wird (siehe Einstellung Nachr. bei Fehlzeiten), wird überprüft, ob ein:e Schüler:in hochgestuft werden muss. Falls ja, werden die von der Schule definierten Aktionen ausgelöst.
Die Aktion wird nur bei einer Erhöhung der Stufe und/oder Änderung des Grundes ausgelöst. Dabei gilt auch eine Änderung des Grundes als Hochstufung (z.B. bisher Stufe 3 wegen gesamter Fehltage, neu Stufe 3 wegen unentschuldigter Fehltage).

Es werden keine Mails automatisch an die Schüler:innen oder Erziehungsberechtigten verschickt! Dies muss manuell und in Rücksprache mit den innerhalb der Schule zuständigen Stellen geschehen.
Schüler:innen und Eriehungsberechtigte haben auch sonst keinen Zugriff auf die Übersicht zu einer möglicherweise vorliegenden Schuldistanz.

Wenn gemäß der eingestellten Grenzwerte neue Stufen einer Schuldistanz erreicht werden, sieht die Ansicht z.B. so aus:

T(u)	unentschuldigte Fehltage
T(g)	Fehltage gesamt (unentschuldigt + entschuldigt)
S(u)	unentschuldigte Fehlstunden
S(g)	Fehlstunden gesamt (unentschuldigt + entschuldigt)

Wenn Sie auf neu klicken, nehmen Sie die Information für Ihre eigene Übersicht zur Kenntnis. Sie wird weiter unten neu einsortiert; man kann das auch an dem grünen Häkchen erkennen.

Sie können auf das grüne Häkchen klicken. Dann erscheint der Eintrag wieder als neu. 

Es werden alle Fehlzeiten gezählt, die als Zeugnisfehlzeit gewertet werden.

Die Buchstaben in der Spalte Tu/Te/Su/Se stehen für: unentschuldigte Tage, entschuldigte Tage, unentschuldigte Stunden, entschuldigte Stunden.

Die Summe der gesamten Fehltage ergibt sich gem. Handreichung "Schuldistanz" aus den entschuldigten + unentschuldigten Fehltagen!

Ob und inwiefern Fehlstunden zu Fehltagen umgerechnet werden, muss schulweit eingestellt werden.
Hier finden Sie weitere Informationen zu den schulweiten Einstellungen des Schuldistanzmoduls. 

Ganz links sehen Sie in jeder Zeile einen Pfeil. Diesen Pfeil können Sie für einen interne Notiz nutzen. Klicken Sie auf den Pfeil:

Nun können Sie eine Notiz formulieren. Diese ist sichtbar für alle Mitglieder des Klassenleitungsteams und das Verwaltungspersonal, welches auf sämtliche Fehlzeiten zugreifen kann. 

Achtung:
Auch diese Information geht bei einem Schuljahreswechsel verloren. Speichern Sie außerdem keine Daten, die nicht verwaltet werden dürfen (z.B. Gesundheitsdaten).

Wenn Sie die Notiz formuliert haben, können Sie entweder den Pfeil wieder einklappen oder auf den blauen Text klicken.

Der nun andersfarbige Pfeil signalisiert, dass eine Notiz vorliegt. 

Bei erneutem Öffnen der Notiz steht vermerkt, welche Person diese Notiz angelegt hat. Es wird auch festgehalten, wer eine Notiz gelöscht oder geändert hat. Es kann pro Schüler:in immer nur eine Notiz angelegt werden. Es stehen aber ausreichend Zeichen zur Verfügung, um Notizen zu ergänzen.

Wenn aus einer möglichen Schuldistanz als Verwaltungsakt eine Schulversäumnisanzeige folgen muss, benutzen Sie bitte die von der Senatsverwaltung oder den jeweiligen Schulbezirken zur Verfügung gestellten Formulare. 

Bitte beachten Sie die Zählweise bei Verspätungen: 
Verspätungen (je nach Einstellung) werden nicht nur auf die unentschuldigten Fehlstunden, sondern auch auf die Gesamtfehlstunden angerechnet. 

Keine dieser Angaben hat Auswirkungen auf die Angabe der Fehlzeiten auf dem Zeugnis.
Die Verrechnungen von Verspätungen zu Stunden und Stunden zu Tagen ist ein Hilfsmittel bei der Bestimmung der Schuldistanz. Auf dem Zeugnis erfolgen die Angaben gemäß der hinterlegten Fehlzeiten im Fehlzeitenbereich und des Fehlzeitenraumes beim Notenschluss.

5. Fehlzeiten (kursweise)

Klassenleitungen und Tutor:innen können die Fehlzeiten einzelner Schüler:innen auch kursweise einsehen.

Die Ansicht deckt sich mit der Ansicht der jeweiligen Fachlehrkraft des Kurses. So kann auch die Klassenleitung schneller sehen, ob bestimmte Fächer weniger häufig besucht werden.

Man klickt dafür auf die Klassenreiter und dann auf "Fehlzeiten (kursweise"). 

Einzelansicht für Klassenleitungen und Tutor:innen

In BOLLE haben Sie als Klassenleitung bzw. Tutor:in die Möglichkeit eine Einzelansicht zu generieren. Hier werden Ihnen die Tage angezeigt, an denen Fehlzeiten Ihrer Schüler:innen notiert wurden. Je nach Ihren schulinternen Einstellungen sehen Sie hier ggf. auch Angaben darüber, wann Hausaufgaben und Materialien vergessen wurden.

Um zu der Einzelansicht zu gelangen, klicken Sie in der Menüleiste auf Ihre Klasse bzw. Ihr Tutorium und wählen Einzelansicht aus.

Über die Einzelansicht als Klassenleitung oder Tutor gibt es verschiedene Funktionen:

1. Fehlzeiten & vergessene Hausaufgaben
2. Rufnamen und Pronomen
3. Kursniveaus (nur ISS)

1. Fehlzeiten & Vergessene Hausaufgaben

Wenn Sie nur eine Übersicht über die erfassten Fehlzeiten (bereits erledigte und zu erledigende) von einzelnen Schüler:innen ansehen möchten, gehen Sie unter Auswahl Ihrer Klasse oder Tutoriums auf Einzelansicht. 

Sie sehen die Reiter Fehlzeiten, Vergessene Hausaufgaben/Materialien, Rufnamen und Pronomen und Kursniveaus (nur ISS). Bitte beachten Sie an dieser Stelle, dass die Erfassung fehlender Hausaufgaben in BOLLE womöglich bei Ihnen nicht schulweit verbindlich ist. Die Fehlzeitenerfassung sollte hingegen verbindlich sein und ist daher eine verlässliche Argumentationsgrundlage. 

Die Schüler:innen und Eltern haben über die jeweiligen BOLLE-Profile Zugriff auf die erfassten Fehlzeiten. Die Standardeinstellung von BOLLE ist, dass die Eltern keinen Zugriff auf eventuelle Einträge bzgl. fehlenden Hausaufgaben oder Material haben. Die schulweite Einstellung kann die Schulleitung als Modul vom BOLLE-Team aktivieren lassen.

Das besondere an dieser Ansicht ist, dass Sie wirklich nur Tage angezeigt bekommen, die mindestens eine Fehlzeitenart beinhalten.

Sie können die Fehlzeiten und auch die vergessenen Materialien und Hausaufgaben von Schüler:innen herunterladen und einsehen. Änderungen sind an dieser Stelle nicht möglich. Hierfür müssten Sie zu Fehlzeiten gehen bzw. die jeweiligen Fachlehrkräfte zum entsprechenden Kursbucheintrag.

Ganz unten finden Sie noch eine Legende, die die unterschiedlichen Fehlzeitenarten an Ihrer Schule definiert.

Auf dieser Seite sehen Sie auch die schülergenauen Klassenbucheinträge, sollte es welche geben.

Tipp:
Die Klassenbucheinträge finden Sie im Klassenbuch. Wenn Sie nicht wochenweise zurückblättern wollen, um einen Klassenbucheintrag als Fachlehrkraft zu finden, können Sie im Klassenbuch ganz unten den Knopf "alle Klassenbucheinträge" nutzen. Es wird eine PDF erzeugt, die alle Klassenbucheinträge der Klasse sammelt.  

Für Klassenleitungen gibt es noch weitere Sammelorte:
Schülergenaue Klassenbucheinträge finden Klassenleitungen hier:
(A) Klassenreiter > Einzelansicht und im Reiter Fehlzeiten sieht man dann auch die Klassenbucheinträge. 
(B) unter Fehlzeiten > Fehlzeiten und Verspätungen als PDF herunterladen. 

2. Rufnamen und Pronomen

Da wir vermehrt Kinder unterrichten, die nicht mit ihrem Passnamen angesprochen werden möchten, steht Ihnen das Feld Rufname für jedes Kind zur Verfügung. Dies bietet den Vorteil, dass wir offizielle Dokumente weiterhin mit dem Passnamen erstellen können, in den Listen für die Lehrkräfte jedoch der Wunschname angezeigt wird.

Da Sie als Klassenleitung am besten selbst einschätzen können, wann es sinnvoll ist, einen Rufnamen, der vom Passnamen abweicht, anzugeben, können Sie dies über den Klassenleitungsreiter > Einzelansicht > Reiter Rufnamen und Pronomen vornehmen.

Beispiele hierfür sind nicht genutzte Vornamen (Ann-Sophie möchte nur Sophie genannt werden) oder trans*-Identitäten.

Achtung:
Das Sekretariat sieht unter Fehlzeiten immer beide Namen (amtlicher Vorname in Klammern). So kann das Sekretariat die Eltern verstehen, wenn diese ihr Kind unter dem amtlichen Namen krankmelden. Das kann wichtig sein, wenn Eltern z.B. (noch) nicht von der trans*-Identität ihres Kindes wissen. 

Eltern sehen im BOLLE-Login auch nur die amtlichen Vornamen Ihrer Kinder. Das Kind selbst sieht hingegen den hinterlegten Rufnamen. 

Bitte vergessen Sie nicht, mit den Kindern darüber zur sprechen, dass auf Zeugnissen, Prognosen, Kurseinteilungsbriefen etc. weiterhin der Passname gedruckt werden wird.

Der Zeugnisname für Bemerkungen kann auch ein Pronomen sein. "er" und "sie" müssten in so einem Fall mit kleinem Anfangsbuchstaben eingegeben werden!

Sind alle Pronomen falsch? Fragen Sie Ihre Mittelstufenkoordination bzw. Admins, ob eine schul- oder klassenweite Änderung der Pronomen mit wenigen Klicks wünschenswert ist. Wie man hierbei vorgeht, wird hier beschrieben.

Erstellen Sie regelmäßig Listen für Ihre Klasse? Dann könnte für Sie die Funktion Freitexttabellen in BOLLE interessant sein. Hier finden Sie dazu eine Erklärung.

3. Kursniveaus (nur ISS)

Hierüber erhalten Sie einen schnellen Überblick, welches Kursniveau für das Schulkind im aktuellen Schuljahr hinterlegt ist.

Diese Einstellung kann nur von der jeweils zuständigen Fach(bereichs)leitung oder Mittelstufenleitung geändert werden. Unterstützen Sie diese Kolleg:innen und melden eventuelle Fehler zurück.

Verwaltung der allgemeinen Daten der Schüler:innen

Logindaten der Klasse

Schüler:innen können Zugang zu BOLLE erhalten. Hierfür muss das Einverständnis der Erziehungsberechtigten vorliegen. Schüler:innen können in BOLLE z.B. ihre erfassten Fehlzeiten einsehen. Was genau Schüler:innen und Eltern in BOLLE sehen können, kann von den Schulen individuell festgelegt werden. Darüberhinaus können Schüler:innen aber auch digitale Kurswahlen vornehmen. Die Klassenleitungen und Tutor:innen verwalten die Logindaten der Klasse.

Um zu diesem Bereich zu gelangen, klicken Sie in der Menüleiste auf Ihre Klasse bzw. Ihr Tutorium und wählen Logindaten der Klasse aus.

Hier können Sie folgende Einstellungen vornehmen:

1. Username ändern (Stiftsymbol vor dem Namen der Schüler:innen)
2. Passwort zurücksetzen
3. Passwort zurücksetzen und gleichzeitig Logindaten als PDF herunterladen
4. Zustimmung für das BOLLE-Profil bearbeiten
5. Schüler:innen-Profile der Klasse verkörpern
6. Häufige Fragen

1. Username ändern (Stiftsymbol vor dem Namen der Schüler:innen)

Hier können Sie fehlerhafte Namen korrigieren.

2. Passwort zurücksetzen

Das wird vermutlich häufig passieren: die Schüler:innen vergessen ihr Passwort. Wenn Sie auf die Aktion Passwort zurücksetzen gehen, schlägt BOLLE ein neues Passwort für die Schüler:in vor. Wenn das Häkchen bei Initialpasswort gesetzt bleibt, wird die Schüler:in beim ersten Einloggen dazu aufgefordert, sich ein eigenes neues Passwort zu geben. 

3. Passwort zurücksetzen und Logindaten als PDF herunterladen

Mit dieser Aktion erstellt BOLLE eine PDF für Sie. Hier werden die Webseite von BOLLE an Ihrer Schule und die Logindaten des Kindes angegeben. Diese Funktion ist vor allem sinnvoll, wenn Sie unterjährig neue Schüler:innen in der Klasse aufnehmen. 

Sie können das auch für die gesamte Klasse bzw. gleichzeitig für mehrere Schüler:innen durchführen. Eine entsprechende Aktion finden Sie oben rechts: Passwörter zurücksetzen und Logindaten als PDF herunterladen (mehrere Schüler:innen).

Gesperrte Accounts von Schüler:innen (z.B. bei Nicht-Vorliegen einer Zustimmung, siehe 4.) werden hiervon ausgenommen und tauchen auch nicht in der PDF auf.

Passwort selbst zurücksetzen:
Schüler:innen können jedoch auch ihre Passwörter auch selbst zurücksetzen. Dies geht über die Schulwebseite von BOLLE. Ganz unten auf der Anmeldeseite findet sich ein entsprechender Link, der zu dieser Ansicht führt:

4. Zustimmung für das BOLLE-Profil bearbeiten

Für Schüler:innen-Profile, also Profile, in denen sich Schüler:innen selbstständig einloggen können, benötigen Sie nach Artikel 8 DSGVO eine Zustimmung der Erziehungsberechtigten von Kindern, die das sechszehnte Lebensjahr noch nicht vollendet haben. Sie können hier Accounts (vorläufig) sperren, solange Ihnen keinen entsprechende Zustimmung vorliegt. Wir empfehlen, dass Sie sich diese Zustimmung schriftlich geben lassen und als Klassenleitung entsprechend aufbewahren. 

Sollten Sie einen Account sperren, können Sie diesen jederzeit wieder aktivieren. Sie müssen dazu den Hinweis bestätigen, dass Ihnen nun eine Zustimmung vorliegt. 

Schüler:innen ohne aktivierten Account darf kein Nachteil gegenüber Schüler:innen mit Account entstehen. Dies gewährleisten Sie, indem Sie weiterhin Auskunft über die Informationen erteilen, die das Kind bzw. die Erziehungsberechtigten selbstständig per Login sehen könnten (z.B. Fehlzeiten des Kindes). Liegt keine Zustimmung vor, sollen jedoch Schüler:innen in BOLLE Eintragungen vornehmen (wie z.B. Wahlen für Kurse, Eintragungen der 5. PK), können diese Eintragungen von dem Kind nicht selbst vorgenommen werden. Klicken Sie auf verkörpern. Damit schlüpfen Sie in den Account des Kindes und können entsprechende Einstellungen vornehmen. 

Auch wenn keine Zustimmung der Erziehungsberechtigten (oder der Schüler:innen selbst) zur Profil-Nutzung vorliegt, dürfen Sie weiterhin personenbezogene Daten der Schüler:innen verarbeiten, sofern es sich um Daten handelt, die Sie als Schule als Folge aus Rechtsvorschriften verarbeiten müssen. 

5. Schüler:innen-Profile der Klasse verkörpern

Ganz rechts sehen Sie verkörpern. Hierüber schlüpfen Sie in die Rolle von Schüler:innen. So können Sie, immer in Rücksprache mit den Schüler:innen, bei eventuellen Problemen helfen. Bestimmte Bereiche des Profils werden Ihnen bei der Verkörperung jedoch nicht angezeigt. Sie erhalten dann den Hinweis: "Diese Funktion darf während einer Impersonation nicht ausgeführt werden." Hierbei handelt es sich dann in der Regel um besonders schützenswürdige personenbezogene Daten.

Bei gesperrten Accounts können Sie hierüber auch Einstellungen vornehmen, die eigentlich das Kind bei einem aktivierten Account auch selbst hätte vornehmen können (z.B. Kurswahlen). Wir empfehlen, dass Sie sich mit Mittel- bzw. Oberstufenkoordination oder anderen Verwaltungsstellen absprechen, je nachdem welche Einstellung vorgenommen werden muss. So ist dann klar, wer die nötigen Angaben bei deaktivierten Accounts in BOLLE vornimmt.

6. Häufige Fragen

Bei einem unserer Schüler erscheint beim Erstellen der Logindaten der Name eines anderen Schülers als Login. Wie können wir das ändern?
Solch ein Fehler kann eigentlich nur daher kommen, dass beim ersten Import die schulinterne ID an ein anderes Kind vergeben war. Das sollte unbedingt vermieden werden; eine ID muss einmalig und eindeutig vergeben sein. Bitte informieren Sie Ihre Admins über diesen Fehler. 
Wenn ein Admin sich einloggt und auf Admin > Logindaten Schüler:innen > Klasse auswählen geht und dann auf den roten Stift links neben dem Namen drückt, kann der Username geändert werden.

 

E-Mail-Adressen der Schüler:innen

Fall Sie an Ihrer Schule E-Mail-Adressen an Schüler:innen vergeben, können Sie diese unter bestimmten Voraussetzungen in BOLLE verwalten. Ist dies der Fall, finden Sie in der Menüleiste unter Auswahl Ihrer Klasse bzw. Ihres Tutorium den Bereich E-Mail-Adressen. Klicken Sie darauf.

Verwalten Sie an Ihrer Schule die E-Mail-Adressen der Schüler:innen mit Hilfe von BOLLE können Sie als Klassenleitung oder Tutor:in auch hier bei Loginproblemen aushelfen. 

Unter Auswahl Ihrer Klasse bzw. Tutoriums finden Sie E-Mail-Adressen. Hier sehen Sie oben zwei Reiter: 

• Schüler:innen mit Account
• Schüer:innen ohne Account

Wie bei den Logindaten haben Sie auch hier die Möglichkeit, den Schüler:innen ein neues Passwort zu vergegeben. 

Sie können auch die in BOLLE hinterlegte E-Mailadresse der Schüler:innen verändern (Stiftsymbol). Damit ändern Sie jedoch nicht die beim E-Mailprovider erstellte E-Mailadresse. Entsprechende Hinweise für Sie und Ihre Admins finden Sie, wenn Sie auf das Stiftsymbol klicken. 

Eine weitere Funktion ist, dass man die Passwörter für alle E-Mail-Accounts einer Klasse neu setzen kann. 

Die Accounts für die Schüler:innen werden von den Klassenleitungsteams angelegt. Dies hat folgenden Hintergrund: Accounts dürfen nur angelegt werden, wenn das Einverständnis der Eltern vorliegt. Einen entsprechenden Musterbrief können die KLT in BOLLE herunterladen - oder Sie verfassen ein schuleigenes Schreiben.

Die Klassenleitungen finden in BOLLE in ihrem Klassenreiter den Punkt E-Mail-Adressen. Dort wählen sie den Reiter "Schüler:innen ohne Account". Sobald das Einverständnis vorliegt, können sie auf den Knopf "E-Mail-Account anlegen" klicken und müssen dort noch einmal das Vorliegen des Einverständnisses bestätigen. Zeitgleich sollen sie überprüfen, ob die vorgeschlagene E-Mail-Adresse sinnvoll ist und keine Tippfehler hat bzw. dies gegebenenfalls korrigieren.

Wenn sie dann auf "Account anlegen" klicken, wird sofort beim Anbieter (aktuell unterstützt das nur All-Inkl) eine Anfrage ausgeführt diesen anzulegen. Die Schüler:innen finden dann ihre Zugangsdaten im eigenen Bolle-Profil. Sollten Ihre Schüler:innen keinen BOLLE-Zugang haben, kann das KLT auch alle Logindaten gesammelt herunterladen und verteilen.

Klassenliste

BOLLE zeigt Ihnen eine Klassenliste. Um zu diesem Bereich zu gelangen, klicken Sie in der Menüleiste auf Ihre Klasse bzw. Ihr Tutorium und wählen Berichte aus.

Hinter Berichte verbirgt sich ein sehr nützliches Tool. Voreingestellt ist nur der Bericht Klassenliste. Hier finden Sie alle Schüler:innen Ihrer Klasse auf einen Blick inkl. Geburtsdatum. Über Export können Sie sich auch schnell eine Kopie dieser Liste ziehen. 

Falls Sie weitere Berichte wünschen, wenden Sie sich bitte an Ihre Admins. Hier wird die Berichtefunktion erläutert.

Erstellen Sie regelmäßig Listen für Ihre Klasse? Dann könnte für Sie die Funktion Freitexttabellen in BOLLE interessant sein. Hier finden Sie dazu eine Erklärung.

Elternverwaltung

Elternverwaltung

Als Schulverwaltungssoftware denkt BOLLE auch an den Informationsaustausch zwischen Schule und Erziehungsberechtigten. Wenn die Schule das so möchte, können sich Eltern einen eigenen Account bei BOLLE anlegen. Die Anzahl der Accounts pro Kind ist hierbei nicht begrenzt.

Mit den Accounts können Eltern das sehen, was die Schule auch in der Ansicht für Schüler:innen aktiviert hat. Denkbar wären z.B. die Einsicht in die Fehlzeiten des eigenen Kindes, der Zugriff auf die Dateiablage der Schule, eine Liste mit den von der Schule zur Verfügung gestellten Büchern inkl. der Buchnummer und der Terminkalender der Schule.

BOLLE bietet eine einfache Möglichkeit, wie sich Eltern an einem Elternabend leicht aber trotzdem sicher ihrem eigenen Kind auf BOLLE zuordnen können. Die Klassenleitungen und Tutor:innen können nachträglich auch Einladungen per E-Mail versenden, sofern die Eltern der Schule ihre E-Mailadresse zur Verfügung gestellt haben.

Um zu diesem Bereich zu gelangen, klicken Sie in der Menüleiste auf Ihre Klasse bzw. Ihr Tutorium und wählen Elternverwaltung aus.

Hier stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung: 

• Elternerfassung Elternabend oder
• Eltern anzeigen

Elternerfassung Elternabend

Wenn Sie BOLLE den Eltern zum ersten Mal auf einem Elternabend erläutern, unterstützt Sie diese Funktion. Wenn Sie auf Elternerfassung Elternabend klicken, erscheint folgende Ansicht:

Diesem Bild folgt ein Link, ein PIN-Code und ein QR-Code. Die von Ihnen aktivierte Funktion ist nur für eine Zeitstunde gültig. Danach kann man sich mit dem Link, PIN-Code oder QR-Code nicht mehr seinem Kind zuordnen. 

Eltern können sich auf dem Elternabend auch nicht einem beliebigen Kind zuordnen. Als Bestätigung, dass es sich auch wirklich um die Eltern bzw. erziehungsberechtigte Personen handelt muss das in BOLLE korrekt hinterlegte Geburtsdatum eingegeben werden. 

Eltern haben nach Eingabe den PINs, der Auswahl ihres Kindes und der korrekten Eingabe des Geburtsdatums zwei Möglichkeiten:

1. Eltern können eine E-Mail-Adresse eingeben.
2. Eltern können darüberhinaus ein Elternprofil auf BOLLE anlegen.

In beiden Fällen erhalten die Eltern einen Bestätigungslink auf die von ihnen selbst eingegebene E-Mail-Adresse. In diesem Prozess müssen Eltern vor Anlegung eines Elternprofils auf BOLLE auch einer entsprechenden Datenschutzerklärung zustimmen. 

Aus der Entscheidung gegen ein Elternprofil auf BOLLE darf den Eltern oder erziehungsberechtigten Personen kein Nachteil entstehen. Sämtliche Informationen, die Eltern über ein eigenes BOLLE-Profil abrufen könnten, können diese auch weiterhin bei Ihnen als Klassenleitung erfragen. Eltern, die sich gegen solch ein Profil entscheiden, sollten Sie darüber in Kenntnis setzen. 

Wichtig: Es gibt keine Begrenzung bei der Anzahl an Elterteilen, die sich einem Kind zuordnen können.

Wichtig: Eltern können sich natürlich auch mehreren Kindern zuordnen. Nachdem man sich auch für mind. ein weiteres Kind registriert hat, erhält man in BOLLE den Reiter Meine Kinder und sucht sich das Kind heraus, für welches man Informationen einsehen möchte.

Wollen Sie den Eltern einmal zeigen oder selber sehen, wie die Ansicht von BOLLE aus Perspektive von Schüler:innen oder Eltern aussieht?
Sie haben zwei Möglichkeiten: Sie könnten einfach selber einmal vorher den Prozess der Elternaccountanlegung für ein Kind der Klasse durchlaufen. Sie können selber jederzeit den Account wieder löschen.
Oder Sie gehen über die Loginverwaltung der Schüler:innen und "verkörpern" das Profil eines Schulkindes (hier finden Sie mehr dazu). Der Schulkindaccount gleicht dem Elternaccount.

Übrigens: Auch Schüler:innen und Eltern können die BOLLE-App nutzen.
Diese User-Gruppen laden die gleiche App im jeweiligen App-Store herunter und loggen sich mit Username und Passwort ein.
Bei den Eltern ist der Username die Mailadresse.
Bei den Schüler:innen ist der Username bei den Logindaten zu finden. 
Mehr zur BOLLE-App erfahren Sie hier.

Eltern anzeigen

Über Eltern anzeigen sehen Sie, welche Eltern bereits ihre E-Mailadresse hinterlegt bzw. sogar ein BOLLE-Profil angelegt haben. 

Sie haben hierüber auch die Möglichkeit nachträglich weitere erziehungsberechtigte Personen manuell hinzuzufügen. Sie dürfen nur dann eine E-Mail-Adresse in BOLLE eintragen, wenn Sie entweder von den Eltern dazu aufgefordert wurden oder Sie sich das Einverständnis des Elternteils eingeholt haben.

Bitte beachten Sie, dass an jede E-Mailadresse, die Sie hier angeben, eine E-Mail von BOLLE geschickt wird. Die Eltern durchlaufen dann einen ähnlichen Prozess, wie er oben beschrieben steht. In der E-Mail wird auf das Schulkind nur mit den Initialen verwiesen. Die E-Mail sieht in etwa so aus:

Guten Tag,

diese Adresse wurde am 15.02.2021 für ein Eltern- bzw. Erziehungsberechtigtenprofil an der Beispiel-Schule hinterlegt (für das Schulkind M. B.).

Bitte bestätigen Sie Ihre Adresse, indem Sie einmal diesen Link aufrufen: Link

Dort haben Sie auch die Möglichkeit, sich ein BOLLE-Profil anzulegen.

Wir verbleiben mit herzlichen Grüßen!

Sollte noch keine Bestätigung der E-Mailadresse und/oder noch kein BOLLE-Profil angelegt worden sein, können Sie über Eltern anzeigen mithilfe des Zahnrads ganz rechts auch erneut einen Einladungslink verschicken oder vermerken, dass das Elternteil kein BOLLE-Profil wünscht. Später lässt sich an dieser Stelle auch einstellen, dass Eltern jetzt doch ein BOLLE-Profil wünschen. 

Nach ca. vier Wochen muss eine erneute Einladung verschickt werden.

Hier sehen Sie, was Eltern angezeigt wird, wenn sie den Link zur Registrierung anklicken und bestätigen, auch ein BOLLE-Profil anlegen zu wollen:

Admin-Einstellungen

Ein Klick auf das Zahnrad ermöglicht weitere Einstellungen, zu denen Sie aber die Admins Ihrer Schule um Unterstützung bitten müssen.

Häufige Fragen

1. Wenn man auf das Stiftsymbol hinter einem Elternteil klickt, erscheint ein kleiner Kasten "Einverständnis eingeholt". Wozu dient dies bzw. in welchem Fall muss diese Box ein Häkchen erhalten?
Das Kästchen "Einverständnis wurde eingeholt" muss nur angehakt werden, wenn die Eltern sich nicht selbst eingetragen haben. Dies soll das Bewusstsein dafür schärfen, dass E-Mail-Adressen nicht ohne das Einverständnis der Eltern in das System eingegeben werden dürfen.

2. Erhalten Eltern ohne das Anlegen eines BOLLE-Profils eine Mails über die Fehlzeiten des Kindes?
Die Bestimmungen zum Datenschutz erlauben es nicht, Informationen zu Fehlzeiten automatisiert direkt per E-Mail zu senden. Es muss eine weitere Sicherheitshürde wie z.B. der Login in ein angelegtes Profil überwunden werden. Eltern können nur dann die Fehlzeiten einsehen, wenn sie sich in BOLLE einloggen. Die E-Mail informiert darüber, dass sich Veränderungen ergeben haben, die man nach dem Login einsehen kann.
Wenn Eltern keine E-Mail erhalten, z.B., weil kein Profil vorliegt, wird die Klassenleitung darüber informiert, sofern Fehlzeiten vorliegen, über die Eltern sonst informiert worden wären.

3. Was sind die zusätzlichen Funktionen eines BOLLE-Profils für Eltern?
Die Elternprofile haben hauptsächlich den Vorteil, dass die Eltern die Fehlzeiten der eigenen Kinder einsehen können. Je nachdem, ob Sie noch weitere Module in BOLLE nutzen, können noch weitere Informationen zugänglich gemacht werden. Zum Beispiel kann die Schule entscheiden, ob Schüler:innen und Eltern auch sehen können, wenn Lehrkräfte vergessene Hausaufgaben und Materialien notiert haben (siehe hier unter Module). 
Mit einem BOLLE-Elternprofil können Eltern außerdem an anderen digitalen Prozessen teilnehmen. So kann auch die Terminvergabe zum Elternsprechtag über BOLLE organisiert werden. Hier sehen Sie, wie die Terminvergabe aus Elternsicht aussieht.

Wie schreibe ich in BOLLE allen Eltern meiner Klasse eine E-Mail?

Wenn Sie alle Schüler:innen der Klasse nicht in einem Fach unterrichten, können Sie sich einen Organisationskurs anlegen, der alle Schüler:innen Ihrer Klasse umfasst. Wenn Sie in einem Klassenteam arbeiten, können Sie den Kurs auch mit mehreren Lehrkräften oder weiterem pädagogischem Personal teilen. Über diesen Kurs können Sie, wie in jedem anderen Kurs, E-Mails an einzelne oder alle Schüler:innen bzw. auch an einzelne oder alle in BOLLE erfassten Elternteile verfassen. 

Eltern haben ihre Logindaten vergessen. Was nun?

Die Eltern können auf der BOLLE-Seite Ihrer Schule angeben, dass sie ihr Passwort vergessen haben (ganz unten unter Passwort vergessen). Diese Funktion geht nur für Eltern und Schüler:innen. Lehrkräfte und Verwaltungspersonal müssen sich bei Passwort- oder Keyverlust an die Admins der Schule wenden. 

Zeugnisse Mittelstufe und E-Phase & Zwischenbewertungen

Zuordnungen

Hier finden Sie mehr Informationen zu den Zuordnungen.

Zeugnisse

In BOLLE kommen Informationen aus vielen Bereichen des Programms zusammen, um Ihnen die Arbeit des Zeugnisdrucks wesentlich zu erleichtern. Die Klassenleitungen können über die Menüleiste unter Auswahl der Klasse und Zeugnisse auf diese Seite gelangen.

Hierüber verwalten Sie die Zeugniserstellung. 

Inhalt

1. Wie erstelle ich ein Zeugnis?
1.1. Besonderheiten bei Grundschulen: Indikatoren- und Fließtextzeugnisse
2. Zeugnisbemerkungen
3. Arbeits- und Sozialverhalten
4. Fehlzeiten
5. Excel-Notentabelle
6. Epochaler Unterricht
7. o.B. Zeugnisse erstellen
8. Andere Zeugnisarten erstellen (z.B. Abgangszeugnis)
9. Häufige Fragen zu den Zeugnisoptionen
10. Wie erstelle ich ein Zeugnis vom vergangenem Schuljahr nach Beginn des neuen Schuljahres?

Drucken von PDF-Dateien aus BOLLE
Bei allen PDFs in Klassensatzstärke, die BOLLE erstellt, sorgt eine Funktion dafür, dass pro Schulkind eine gerade Anzahl an Seiten generiert wird. Dies stellt sicher, dass immer ein doppelseitiger Druck möglich ist, auch wenn unterschiedlich lange Dokumente zusammengefasst werden, wenn z.B. manche Zeugnisse zweiseitig, andere im gleichen Klassensatz aber dreiseitig sind. Sie können also ohne Weiteres immer beidseitig drucken.

Dies führt im Moment dazu, dass auch einseitige Dokumente wie die ASV-Zeugnisse immer mit einer Leerseite zwischen den Zeugnissen ausgeliefert werden. Wer einen schnelleren Druck haben und gleichzeitig die Umwelt und den Kopierzähler schonen möchte, kann in den Druckeinstellungen auswählen, nur die ungeraden Seiten drucken zu lassen

1. Wie erstelle ich ein Zeugnis?

Wenn der Bereich der Zeugnisse unter dem Reiter "Übersicht" noch so aussieht, wurden noch keine Zeugnisse angelegt:

Man könnte für jedes einzelne Kind jederzeit auf anlegen in der Spalte "Aktion" klicken. Einfacher ist jedoch, wenn die Grund- oder Mittelstufenkoordination im Bereich der Notenschlüsse auf Zeugnisse für 1. Halbjahr anlegen... klickt. Bitte kontaktieren Sie in solchen Fällen Ihre Grund- oder Mittelstufenkoordination direkt.

Im folgenden Bild sieht man viele Einstellungsmöglichkeiten, auf die die nächsten Punkte näher eingehen.

In der Spalte Zeugnis finden Sie die Aktionsmöglichkeiten, die nacheinander zum Generieren aktueller Zeugnisse führen:

Die drei Knöpfe stehen für diese Aktionen: 

• • Anzeige einer Vorschau (Dokument mit Lupensymbol)
  • Generieren eines neuen Zeugnisses (Doppelpfeil nach rechts)
  • Download des zuletzt generierten Zeugnisses (Dokument mit nach unten zeigenden Pfeil)

Wie läuft der Prozess zur Erstellung eines Zeugnisses?
Wir empfehlen folgenden Vorgang:

1. Klicken Sie auf den Vorschau-Knopf (ganz links) und gucken sich alle Zeugnis-Vorschauen an. Die Vorschau entspricht den aktuellen Eintragungen in BOLLE.
2. Stimmt die Zeugnisvorlage? Falls nicht: Stellen Sie rechts unter Aktionen > Zahnradsymbol eine andere Zeugnisart ein. Das braucht man z.B. dann, wenn im 10. Jahrgang als Standard das MSA-Zeugnis verliehen wird, das Schulkind aber ein eBBR-Zeugnis erhält. Auch Wiederholer:innen im 10. Jahrgang erhalten unter Umständen eine andere Zeugnisart. Zu den Zeugnisarten finden Sie weiter unten mehr Informationen.
3. Sind Sie mit dem Ergebnis zufrieden? Dann klicken Sie auf den Doppelpfeil. Es erfolgt die erstmalige Erstellung des Zeugnisses bzw. die Erstellung einer neuen Version. Das Ergebnis spiegelt die aktuellen Eintragungen wider, die zuvor auch in der Vorschau sichtbar waren. Der Doppelpfeil kann von Klassenleitungen erst nach Notenschluss- und Fehlzeitenerfassungsschluss betätigt werden.
4. Sie können nun den Download starten. Es wird die Version heruntergeladen, die Sie durch den Klick auf den Doppelpfeil generiert haben.
5. Falls Sie bemerken, dass Sie noch Veränderungen (z.B. bei den Noten oder Bemerkungen) vornehmen müssen, muss nach der erfolgten Änderung erneut der Doppelpfeil gedrückt werden. Hierdurch wird eine aktualisierte Zeugnisversion erstellt und steht als Download zur Verfügung.

Achtung: Ihre Änderungen an Eintragungen zu den Zeugnissen werden erst im Download sichtbar, wenn Sie vorher auf den Doppelpfeil geklickt haben, um eine aktuelle Zeugnisversion zu generieren. Die alte Version bleibt als frühere Version gespeichert.

Sie können alle bereits erstellten früheren Versionen der Zeugnisse aufrufen, indem Sie auf das Datum in der Zeile darunter klicken. (Stand: ...)

Wenn Sie eine von der Regel abweichende Zeugnisvorlage nutzen wollen, um z.B. ein Abgangszeugnis zu erstellen, lesen Sie bitte hier nach.

Warum gibt es nicht einfach nur einen Downloadknopf mit der immer aktuellsten Version?
Es gibt zwei Gründe hierfür: Einerseits haben Sie durch die Vorschau stets die Möglichkeit den Ist-Zustand hinsichtlich aller Angaben zu den Zeugnissen zu überprüfen. Bei evtl. späteren Änderungen können Sie im Vergleich der Versionen Vorschau vs. Download erkennen, ob die aktuellen Veränderungen, die man in der Vorschau sieht, auch weiterhin wünschenswert sind. Andererseits ist durch das aktive Generieren neuer Zeugnisversionen (Klick auf den Doppelpfeil) ein klarer Prozess definiert, der festlegt, dass eine bestimmte einst gesichtete Vorschau zu einem Zeugnis geführt hat, das für vollständig und richtig erklärt wurde. Irgendwelche zukünftigen, ggf. auch unbeabsichtigten Veränderungen bei den Zeugniseintragungen führen somit nicht -automatisch- zu einer Zeugnisversion, die von niemandem aktiv generiert wurde.

Warum gibt es leere Seiten in den PDF-Dateien?
Sie werden ggf. leere Seiten in den erstellten PDFs sehen. Dies soll Sie dahingehend untersützen, dass Sie einen Duplexdruck starten können. Bei einigen Schüler:innen liegt ggf. eine ungerade Anzahl an Seiten vor, bei anderen eine gerade Anzahl. Wir wollen so für Sie sicherstellen, dass Sie einen Duplexdruck starten können und am Ende trotzdem alles seine Richtigkeit hat.

Ich erhalte folgende Fehlernachricht: "... hat laut der hinterlegten Mittelstufenlaufbahn den MSA nicht erreicht. Prüfen Sie die Eingabe oder wählen Sie eine andere Vorlage." Was muss ich tun?
In der Mittelstufenlaufbahn muss das Häkchen bei MSA gesetzt werden. Diese Hürde wurde eingebaut, sodass kein Schulkind aus Versehen einen Schulabschluss anhand möglicher fehlerhafter Einstellungen erhält. Gehen Sie in die Laufbahn und wählen den Reiter Abschlüsse. Setzen Sie die Häkchen an den richtigen Stellen. Achtung: Diese Einstellung kann nur die Mittelstufenkoordination vornehmen.

Im MSA-Zeugnis stimmt das Datum nicht, das angibt, seit wann die Schüler:innen die Schule besuchen. Wie ändere ich das?
Die Einstellung kann nur vorgenommen werden, wenn man das Verwaltungsrecht (für Schulkinder) in BOLLE hat. Gehen Sie in die Schüler:innenverwaltung. Für die meisten Zeugnisse holt sich BOLLE die Daten: Name, Vorname und Geburtstag. Für Abgangs- und Abschlusszeugnisse müssen auch folgende Daten korrekt hinterlegt sein: Geburtsort und Zugangsdatum.

Ein Schüler wird nicht versetzt. Auf dem Zeugnis steht aber, dass er von der 9. in die 10. Klasse versetzt wird. Unter Bemerkungen gibt es kein Feld zum Ankreuzen. Wo stelle ich das ein?
Bei jedem Zeugnis kann bei Klick auf das Zahnradsymbol ein freier Versetzungstext eingetragen werden. Wenn das Feld leer ist, wird der Standard verwendet (… wird versetzt in die nächsthöhere Jahrgangsstufe), wenn man etwas Manuelles einträgt, erscheint entsprechend der eigene Text. Damit lässt sich dieser Text unter den Fehlzeiten ändern.

Ein Kind hat die Klasse verlassen und ist bereits abgegangen. Es scheint aber den Zeugnisdruck zu blockieren, was kann ich machen? 
Klicken Sie auf das Zahnradsymbol bei dem Kind und tragen ein Zeugnisdatum für das Kind ein, welches NICHT nach dem bereits in der Schulkindverwaltung notierten Abgangsdatum liegt. 

1.1. Besonderheiten bei Grundschulen: Indikatoren- und Fließtextzeugnisse

Auch auf dieser Handbuchseite werden Besonderheiten für die Grundschule dargestellt, die zeugnisrelevant sein können.

In BOLLE können Sie auch Verbalzeugnisse erstellen. Diese werden formale in Fließtext- und Indikatorenzeugnisse unterschieden. Im Bereich der Notenschlussverwaltung können Sie angeben, welche Klassen bzw. Jahrgänge welche Zeugnisse erhalten sollen: Noten- oder Fließtextzeugnisse. 

Das ASV- und Indikatoren-Zeugnis wird immer nur dann automatisch für die gesamte Klasse im Bereich "Zeugnisse" angelegt, wenn es dafür die entsprechende Zeugnisvorlage für eben jene Klasse gibt. 

Wenn Sie in dieser Ansicht auf das Zahnrad-Symbol in der Spalte Aktionen klicken, erhalten Sie diese Auswahl:

Dies ist eine kindgenaue Ansicht und Einstellung. Wenn für die gesamte Klasse z.B. keine Notenzeugnise, sondern ausschließlich Indikatorenzeugnisse erstellt werden sollen, dann halten Sie das bitte so in den Einstellungen zum Notenschluss fest.

Dies sind Einstellungen, die nicht von der Klassenleitung vorgenommen werden können. Dies muss ein Admin oder die sogenannte Grundstufenkoordination vornehmen. Als Klassenleitung können Sie jedoch über das Zahnrad-Symbol Anpassungen vornehmen. 

Wenn Sie z.B. nur Indikatorenzeugnisse erstellen möchten, können Sie das entsprechend einstellen. Hinter dem Zahnrad-Symbol sieht das dann so aus:

Damit Sie eine Vorlage auswählen können, muss diese vorher in den Zeugnisvorlagen angelegt worden sein.

Die Bedienung des Doppelpfeils wird weiter oben erläutert.

Sobald hier ein Indikatorzeugnis korrekt angelegt wurde, können die jeweiligen Fachlehrkräfte in ihren Kursbüchern entsprechende Einträge im gelben Zeugnisbereich vornehmen. Man klickt dafür auf das "Ind.". 

Es öffnet sich folgendes Menü, hier als Beispiel für Indikatoren im Fach Deutsch:

Es können Kreuze gesetzt werden und Textbausteine gewählt werden. Wenn ein Textbaustein gewählt werden kann, muss auch ein Textbaustein gewählt werden, der gedruckt werden soll. 

Im gedruckten Indikatorzeugnis sieht das dann so aus:

Wir empfehlen, dass die Möglichkeit zum Bearbeiten der Indikatorenentscheidung bereits zu Anfang des Schuljahres gegeben wird. So können z.B. die Fachlehrkräfte bereits im Schuljahresverlauf die Dinge im Indikatorenzeugnis speichern, was gerade gesichert ermittelt werden konnte.

Änderungen können immer von der jeweiligen Fachlehrkraft vorgenommen werden. Außerdem kann die zuständige Koordination auch im Reiter "Noten" Änderungen vornehmen.

Wenn Sie Fließtext- oder Indikatorenzeugnisse aktiviert haben, erhalten Sie weitere Reiter im Bereich "Zeugnisse", damit Sie dort die entsprechenden weiteren Einstellungen vornehmen können:

Beim Reiter "Indikatorzeugnisse" können Sie alle bereits vorgenommen Einstellungen zu den Fächern sehen und ebenfalls Bearbeitungen vornehmen.

Beim Reiter "Fließtextzeugnisse" sehen Sie die Ansicht, die letztlich dann auch im Zeugnis gedruckt werden würde. 



Sie können Einträge der anderen Fachlehrkräfte verändern. Diese sehen Ihre Veränderungen.

Wenn Sie das Wort "VORNAME" schreiben, wird immer automatisch der (volle!) Vorname der Person gewählt bzw. abwechselnd der sogenannte Zeugnisname verwenden.

Den "Zeugnisnamen" ändern Sie im Reiter "Bemerkungen". Der Zeugnisname war in der Vergangenheit z.B. das Pronomen, könnte aber auch z.B. der erste Buchstabe des Vornamens gefolgt von einem Punkt sein oder lediglich einer der Vornamen, sofern es mehrere Vornamen gibt.
Im Bereich Admin > Einstellungen > Allg. Variablen finden Sie eine Einstellung zur "Zeugnisnamen-Frequenz". Wenn Sie die Zahl 1 wählen, wird immer der volle Vorname verwendet. Bei der Zahl 3 würde dann jedes dritte Mal der volle Vorname gewählt. Bei der Zahl 100 z.B. würde in der Praxis das erste Mal der volle Vorname erscheinen und jedes weitere Mal der individuell festgelegte Zeugnisname.

2. Zeugnisbemerkungen

Die Klassenleitungen verwalten die Zeugnisbemerkungen. Sie haben jedoch ebenfalls vollen Zugriff auf die Zeugnisbemerkungen und können entsprechend unterstützen und Fehler korrigieren. Klicken Sie oben links auf die blaue Schaltfläche Bemerkungen. 

Oben sehen Sie zunächst eine Übersicht über die fertige Bemerkung, wie sie auf dem Zeugnis erscheinen wird. Diese wird erst nach dem Speichern aktualisiert.

Standardisierte Bemerkungen
Unten auf der Seite finden Sie standardisierte Bemerkungen, die von Ihrer Schule vorgegeben wurden. Sie können diese für das jeweilige Schulkind auswählen, wenn sie gedruckt werden soll. Sie haben auch die Möglichkeit, eine standardisierte Bemerkung bei allen Schüler:innen der Klasse hinzuzufügen, indem Sie auf das rechtsstehende Plus klicken bzw. eine Bemerkung bei allen zu entfernen, indem Sie auf das Minus klicken.

Arbeitsgemeinschaften (AGs)
Wenn die AG-Leitungen wollen, dass die Teilnehmer:innen einen Vermerk auf dem Zeugnis erhalten, muss man unter Meine Kurse die entsprechende AG auswählen, oben links auf bearbeiten klicken und einen Eintrag im Feld AG-Name (Zeugnis) vornehmen. Erst dann erscheint die AG auf dem Zeugnis bei den der AG zugeordneten Schüler:innen. Dies verhindert, dass möglicherweise als AG erstellte andere Kurse (z.B. zum Fernlernen oder anderes) als AG auf dem Zeugnis ausgegeben werden.

Die Klassenleitungen können hier keine individuellen Veränderungen übernehmen. Als Mittelstufenkoordination können Sie über Mittelstufe > AG-Übersicht alle AGs der Schule einsehen. Nur wenn man das Recht als Admin hat, kann man hier auch Veränderungen vornehmen.

Individuelle Bemerkungen und ergänzende Angebote
Zudem können Sie in den beiden Textfeldern unter der Vorschau individuelle Bemerkungen und ergänzende Angebote eingeben. Diese erscheinen nach den standardisierten Bemerkungen.
Wechseln Sie zu einem anderen Kind, um Ihre Änderungen zu speichern. Durch das Speichern wird auch die Vorschau aktualisiert.

Pronomen
Für jedes Schulkind ist ein Pronomen hinterlegt, das aus dem im System hinterlegten Geschlechtseintrag generiert wurde. Dieses wird verwendet, um in den standardisierten Bemerkungen den Vornamen zu ersetzen.
Das Pronomen kann oben rechts niederschwellig geändert werden, wenn es dem Wunsch des Schulkindes entsprechen sollte.

Sind alle Pronomen falsch? Fragen Sie Ihre Mittelstufenkoordination bzw. Admins, ob eine schul- oder klassenweite Änderung der Pronomen mit wenigen Klicks wünschenswert ist. Wie man hierbei vorgeht, wird hier beschrieben.

Müssen alle Bemerkungen immer auf das Beiblatt?
Die Fülle an Zeugnisbemerkungen lassen in der Regel keine andere Wahl. Außerdem sieht der Senat vor, dass alle Bemerkungen einheitlich auf einem dem Beiblatt stehen. Das gilt vor allem für die ISS.

An Gymnasium beim Z 250 kann es zu deutlich weniger Zeugnisbemerkungen kommen. Daher können Sie bei Verwendung des Z 250 als Zeugnisvorlage BOLLE explizit anweisen, dass alle Bemerkungen dennoch auf dem Hauptzeugnis gedruckt werden sollen.

Dies kann man entweder bei jedem Zeugnis einzeln unter dem Zahnradsymbol einstellen (an der Stelle, an der man die Zeugnisse auch druckt bzw. sich die Vorschau anzeigen lässt) oder sie können es schulweit bei den Zeugnisvorlagen ändern (Letzteres können nur die Admins). Wählen Sie dort Ihre Zeugnisvorlage für die Mittelstufe aus Zeugnisvorlage für Mittelstufe und setzen Sie dort die Option Bemerkungen standardmäßig auf die erste Seite drucken auf ja.

Auch wenn dort der Wert auf ja steht, kann dies noch individuell bei jedem Zeugnis unter dem Zahnradsymbol angepasst werden, falls die Bemerkungen doch bei einigen Kindern ausnahmsweise zu lang werden.

3. Arbeits- und Sozialverhalten

Bitte beachten: Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn dies für Ihre Schule durch das BOLLE-Team angelegt wurde. Hierfür benötigen wir eine schulinterne Vorlage nach Schul Z 600 bzw. Schul Z 601.

Für Schüler*innen der Mittelstufe kann das Arbeits- und Sozialverhalten über BOLLE erfasst werden. Es können sich sowohl Fachlehrkräfte als auch die Klassenleitungen daran beteiligen.

Auf dem gedruckten Zeugnis stehen nur die Eintragungen, die man als Klassenleitung getätigt hat. Eintragungen der Fachlehrkräfte dienen nur der Rückmeldung für das Klassenleitungsteam und sind nur in BOLLE sichtbar.

Liegt das Eintragungsende für Noten weniger als 28 Tage in der Zukunft, finden Sie unter Meine Kurse den Punkt Arbeits- und Sozialverhalten.

Schul Z 600 bzw. Schul Z 601
Die folgende Beschreibung gilt in der Regel nur dann, wenn Sie als Schule die Vorlage Schul Z 600 verwenden. Individuelle Lösungen nach Schul Z 601 unterstützen wir jedoch auch.

Eintragung als Klassenleitung vornehmen
Wählen Sie Ihre Klasse aus, um die Kreuze der Fachlehrkräfte und Klassenleitung im ASV-Zeugnis sehen zu können. Die Kreuze der Fachlehrkräfte erscheinen nicht auf dem Zeugnis. Die Kreuze der Klassenleitung sind grün hinterlegt und sind für den Zeugnisdruck entscheidend.

Als Mittelstufenkoordination können Sie die grünen Klassenleitungskreuze ebenfalls setzen bzw. überschreiben. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie zum Zeugnisdruck feststellen, dass ein ASV-Zeugnis unvollständig ist. Das ist z.B. der Fall, wenn nur ein grünes Feld fehlt. Sie können diese Einstellung so schnell selbst vornehmen.

Die Eintragungen werden gespeichert, indem Sie auf weiter & speichern klicken oder die Enter-Taste drücken.

Nur wenn die Klassenleitung (oder ersatzweise die Mittelstufenkoordination) auch eine finale Eintragung beim Arbeits- und Sozialverhalten einträgt und speichert, erscheint diese auch auf dem Zeugnis. Die Eintragungen der Fachlehrkräfte haben nur hinweisgebenden Charakter (für die letztlich entscheidende Klassenleitung). 

Bemerkungen beim ASV-Zeugnis
Sollte Ihre Schule Bemerkungen beim ASV-Zeugnis erfassen, finden die Klassenleitungen unter Klasse > Zeugnisse > Arbeits- und Sozialverhalten ein Feld zum Eintragen von Bemerkungen. Fehlt dieses Feld, so ist uns bis zu diesem Zeitpunkt nicht mitgeteilt worden, dass Ihre Schule Bemerkungen beim ASV-Zeugnis erfassen möchte. An dieser Stelle sind keine standardisierten Bemerkungen möglich.

Wenn ein Kind doch kein ASV-Zeugnis erhalten soll, klicken Sie auf das Zahnrad unter Aktionen.



Sie können dann dort das ASV-Zeugnis deaktivieren.



Das Kreuz auf dem entsprechenden Zeugnis wird dann automatisch richtig gesetzt.

4. Fehlzeiten

Wenn Sie Fehlzeiten bearbeiten wollen, gehen Sie bitte in die Fehlzeitenansicht über den Klassenreiter. 
Wichtig: Auf dem Zeugnis werden die Fehlzeiten gedruckt, die dem Fehlzeitenraum im Notenschluss entsprechen. Diesen legt die zuständige Koordination an der Schule fest.

5. Excel-Notentabelle

Sie erreichen die Excel-Notentabelle direkt im Bereich Zeugnisse, aber auch über Zuordnungen und Noten, wenn Sie auf "Zu den Downloads" klicken.

Ein Klick auf die Excel-Notentabelle lädt die gesammelten Noten und Zuordnungen der Klasse herunter. Es entspricht einer Zeugnisnotendokumentation. Sie können diese Übersicht auf mehrere A3-Blättern ausdrucken, von den Fachlehrkräften unterschreiben lassen und entsprechend zu Ihren Unterlagen nehmen.

Die Excel-Notentabelle wird standardmäßig in Notenpunkten ausgegeben. Gymnasien können in dieser Ansicht auch Ziffernoten angezeigt bekommen. Dafür muss eine Einstellung unter Admin > Einstellungen > Allg. Variablen vorgenommen werden. 



Setzen Sie dafür das Häkchen bei "Excel-Notentabelle mit Ziffernoten". In der Mittelstufe werden dann alle Excel-Notentabellen mit Ziffernoten ausgegeben. 

Dies gilt nur für die Anzeige in der Excel-Tabelle. In der Zuordnungen-und-Noten-Ansicht direkt in BOLLE bleiben sowohl Notenpunkte als auf Ziffernoten sichtbar. 

6. Epochaler Unterricht

Als Mittelstufenkoordination sollten Sie hier überprüfen, ob die Fächer notiert wurden, die epochal unterrichtet wurden. Die Klassenleitungen können Sie hierbei unterstützen, da sie ebenfalls hier Eintragungen vornehmen können. Die beste Übersicht hat aber sicherlich die Mittelstufenkoordination.

Klicken Sie auf das Pluszeichen (+).

Und danach auf das Stiftsymbol.

Nun wählen Sie im folgenden Menü die Fächer aus, die epochal unterrichtet wurden. Dabei können Fächerpaare gebildet werden.

So könnte z.B. auch folgende Situation abgebildet werden:

Achten Sie darauf, am Ende auf speichern zu klicken.

Nun muss noch darauf geachtet werden, dann bei den Zeugnisbemerkungen die automatische Zeugnisbemerkung für epochalen Unterricht (Halbjahr und/oder Ganzjahr) ausgewählt ist:

Dann würde in diesem Beispiel folgende Zeugnisbemerkung generiert werden:

7. o.B. Zeugnis erstellen

Wenn Sie auf die Aktion o.B. ändern klicken, wird ein Zeugnis automatisch in allen Fächern auf o.B. gesetzt. Eine entsprechende Zeugnisbemerkung wird ebenfalls gesetzt. Wenn Sie sich vertan haben, klicken Sie erneut auf das Aktionsfeld. Es wird dann wieder das 'normale' Zeugnis zur Verfügung gestellt.

Die o.B.-Zeugnisfunktion ist nur über die Mittelstufenkoordination möglich.

8. Andere Zeugnisarten erstellen (z.B. Abgangszeugnis)

Mit BOLLE können Sie auch vom normalen Zeugnis abweichende Zeugnisarten erstellen. Die Zeugnisarten hängen davon ab, welche Zeugnisvorlagen die Admins Ihrer Schule eingerichtet haben. Dafür müssen Sie (bzw. die Admins der Schule) einmal unter Admin > Zeugnisvorlagen sicherstellen, dass bereits eine Vorlage für andere Zeugnisarten (z.B. Abgangszeugnisse) an Ihrer Schule erstellt wurde. Sollte dies nicht der Fall sein, wählen Sie dort oben „Zeugnisvorlage hinzufügen...“ aus.

Auf dieser Hilfeseite finden Sie Informationen zur Einrichtung von Zeugnisvorlagen.

Unter Mittelstufe > Zeugnisse wählen Sie die Klasse, in der Sie für Schüler:innen Abgangszeugnisse erstellen wollen. Ganz rechts finden Sie unter Aktionen das Zahnradsymbol Wählen Sie diese Aktion bei der Person, für die eine andere Zeugnisart erstellt werden soll. Es öffnet sich folgendes Menü:

Sie können nun eine andere Vorlage auswählen. Je nach Zeugnisvorlage erscheinen dann weitere Formularfelder, die gefüllt werden müssen (siehe nächstes Bild).

Um erkennen zu können, dass eine andere Zeunigsart erstellt wurde, erscheint nach dem Speichern der Zahnrad-Button blau. 

Am Beispiel für Abgangszeugnisse
Sie müssen ein frei wählbares Abgangsdatum für das Zeugnis eingeben. Das Datum kann auch in der Vergangenheit oder Zukunft liegen. Sie sehen hier kein Eintrittsdatum in die Schule. Dieses wird automatisch aus der entsprechenden Laufbahn in der Schulkindverwaltung gezogen. Es kann auch nur dort geändert werden, sofern Ihnen die nötigen Rechte von Ihren Admins zur Verfügung gestellt wurden.

Geben Sie bitte auch an, ob mit dem Zeugnis ein ASV-Zeugnis ausgegeben werden soll. BOLLE setzt in der Vorlage das entsprechende Kreuz für Sie.

Achten Sie bitte auf die Angabe zu den Fremdsprachen und den bisher erreichten Niveaustufen nach dem Gemeinsamen europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GeR). Diese müssen Sie manuell eingeben.

Wenn Sie auf Speichern gehen, gelangen Sie zur vorherigen Ansicht zurück. Bevor Sie das neue Zeugnis herunterladen können, gucken Sie sich erst einmal die Vorschau an.

Stimmt alles? Dann klicken Sie auf den Doppelpfeil zum Aktualisieren der Zeugnisversion. Es wird ein neues Zeugnis erstellt, das Sie erst jetzt herunterladen können. Eventuell dauert die Aktualisierung einen Augenblick. Der Prozess war erfolgreich, sobald sich in der kleinen Zeile darunter Datum und Uhrzeit aktualisiert haben (Stand: ...).

Übrigens: Ein Klick auf das Datum (Stand: ...) zeigt Ihnen alle vorherigen Zeugnisversionen, die per Klick auf den Doppelpfeil erstellt wurden. 

9. Häufige Fragen zu den Zeugnisoptionen

1. Der/die Schüler:in geht nun doch nicht von der Schule ab. Wie kann ich jetzt ein normales Zeugnis erstellen?
Sollten Sie doch kein Abgangszeugnis (oder eine andere alternative Zeugnisoption) erstellen wollen, gehen Sie wieder zur Aktion Zahnradsymbol und wählen wieder automatische Auswahl der Vorlage und speichern Ihre Eingabe. In der Spalte Zeugnis erscheint wieder das "normale" Zeugnis, das auch alle anderen Schüler:innen der Klasse erhalten.

2. Im Wahlpflichtbereich erscheint zwar das Fach, es wird aber keine Note angezeigt, obwohl diese in Zuordnungen und Noten vorliegen.
Bitte überprüfen Sie, ob der Kurs richtig eingerichtet ist. Möglicherweise wurde das Wahlpflichtfach als "regulärer" Kurs in BOLLE geführt.

Sollten Sie den Kurstyp ändern, beachten Sie bitte, dass alle bereits eingetragenen Zeugnisnoten gelöscht werden und nachträglich erneut eingegeben werden müssen.

3. Der Download der Zeugnisformulare funktioniert noch nicht, nur die Vorschau. Woran kann das liegen?
Das wird vermutlich am Datum im Notenschluss hängen; also wie lange die Fehlzeiten noch gezählt werden sollen. Das können die Mittelstufenkoordinationen selbst einstellen. Solange noch Fehlzeiten gezählt werden, können keine finalen Zeugnisse gedruckt werden. Daher ist auch der Doppelpfeil solange deaktiviert. Wenn Sie nur "mal schnell" Vordrucke erstellen wollen, nutzen Sie entweder die Vorschaufunktion oder setzen das Datum für die Fehlzeiten erst einmal auf gestern und dann wieder auf später. 

10. Wie erstelle ich ein Zeugnis vom vergangenem Schuljahr nach Beginn des neuen Schuljahres?

Wenn Sie zum Anfang des neuen Schuljahres noch einmal Zeugnisse des vergangenen Schuljahres neu erstellen müssen, gibt es in BOLLE dafür eine Lösung. Dies kann nötig sein, wenn neben fehlerhaften Angaben auf dem Zeugnis auch z.B. bei Schüler:innen, nötig sein, die eine Nachprüfung bestanden haben. 

Für diese Funktion benötigen Sie das Recht Mittelstufenkoordination. Gehen Sie auf Mittelstufe > Zeugnisse. Sie sehen eine bekannte Ansicht und unter anderem diesen Ausschnitt.

Klicken Sie auf "zum Schuljahr {vorheriges Schuljahr}". Die Anzeige springt auf die Farbe rot.

Wählen Sie nun die Klasse, bei der Sie ein Zeugnis neu ausstellen möchten. Beachten Sie, dass dies die Klassenbezeichnungen aus dem vorherigen Schuljahr sind. Sie können auch Zeugnisbemerkungen, Fehlzeiten und das Arbeits- und Sozialverhalten ändern.

Für Notenänderungen, Änderungen in der Laufbahn oder beim MSA müssen Sie an anderen Stellen im System Anpassungen vornehmen.

Über Mittelstufe > Laufbahn finden Sie die Laufbahnen der Schüler:innen. Sie suchen sich hier die Klasse des Schulkindes heraus, dass das Kind aktuell besucht. 

Beispiel: Es ist der Beginn des neuen Schuljahres. Ein Schüler befindet sich aktuell in der 10a. Es muss eine Änderung aus dem Zeugnis des letzten Schuljahres vorgenommen werden. Damals war der Schüler in der 9a. Für die Zeugnisänderung muss auch etwas in der Laufbahn angepasst werden. Da der Schüler immer noch in der Mittelstufe beschult wird, gibt es weiterhin eine aktuelle Laufbahn. Sie finden den Schüler also in der 10a. 

Befindet sich ein Schüler aktuell im 11. Jahrgang, so kann man die ehemalige 10. Klasse weiter unten finden ("Klassen des vergangenen Schuljahres"). Siehe auch das nächste Bild.

Für Notenänderungen müssen Sie auf Mittelstufe > Zuordnungen und Noten gehen. An dieser Stelle klicken Sie bitte auf "zum Schuljahr {vorheriges Schuljahr}". 

Nachdem Sie das vergangenen Schuljahr gewählt haben, sehen Sie eine rote Schriftfarbe zur Orientierungshilfe.

Auch Änderungen am MSA können nötig werden. Hierfür gehen Sie auf Mittelstufe > MSA. Die Bedienung erfolgt ansonsten analog zu Zuordnungen und Noten.

Nach dem Klick auf das vorherigen Schuljahr sieht es so aus:

Arbeits- und Sozialverhalten als Klassenleitung erfassen

Unter Meine Kurse finden Sie den Bereich Arbeits- und Sozialverhalten. Auf der sich dann öffnenden Seite wählen Sie als Klassenleitung Ihre eigene Klasse aus. Sie können auch über die Auswahl Ihrer Klasse in der Menüleiste auf Zeugnisse klicken und dann das Feld Arbeits- und Sozialverhalten auswählen. Beide Wege führen zu dieser Ansicht. Die Verwaltungsmöglichkeiten für Klassenleitungen auf dieser Seite werden folgend beschrieben.

Sollte an Ihrer Schule das Arbeits- und Sozialverhalten erfasst werden, treffen Sie als Klassenleitung die finale Entscheidung über die zu setzenden Kreuze. 

Meistens unterrichten Sie die Schüler:innen Ihrer Klasse auch selbst. Sie können daher auch als Fachlehrkraft ASV-Kreuze setzen. Wenn Sie das in Ihrer eigenen Klasse tun, sehen Sie weiter oben in rot einen kleinen Hinweis: Häkchen, die Sie in dieser Ansicht setzen, zählen nicht als Klassenleitungshäkchen, sondern lediglich als Fachlehrkrafthäkchen.

Damit Sie die finalen ASV-Kreuze für das ASV-Zeugnis als Klassenleitung setzen, gehen Sie über Ihre Klasse > Zeugnisse und dann rum Reiter "ASV-Zeugnis".

Einstellungsmöglichkeiten

Sie sehen nun je nach Umfang der von Ihrer Schule abgestimmten Vorlage zur Erfassung des Arbeits- und Sozialverhaltens verschieden viele Optionen. Das folgende Beispiel stellt vermutlich eine komplexere Version dar, als Sie an Ihrer Schule vorfinden. An dem Beispiel sollen dennoch die Einstellungsmöglichkeiten dargestellt werden.

Hellblau dargestellt ist die Zeile, in der Sie sich gerade befinden. Sie befinden sich in diesem Bild aktuell in der vierten Eintragungszeile ("Bereithaltung von Arbeitsmaterial"). Vorher befanden Sie sich in Zeile drei. Dort haben Sie sich für "teilweise ausgeprägt" entscheiden, da die Mehrheit der Kolleg:innen diese Entscheidung teilt (hier nur zwei Kolleg:innen). Sie haben entweder das Kästchen direkt angeklickt oder die 3 auf Ihrer Tastatur gedrückt. Wenn Sie die Tastatureingaben (1 für das erste Kästchen, 2 für das zweite ... usw.; für o.B. gilt die Ziffer 0) nutzen, springt BOLLE für Sie automatisch immer eine Zeile weiter. In diesem Fall wurde also die Zahl 3 gedrückt und BOLLE sprang in die nächste Zeile. Hier trifft man nun die nächste Entscheidung. 

Ihre Eingabe als Klassenleitung (grüne Markierung) entscheidet über das Arbeits- und Sozialverhalten. Sie müssen für jede Zeile eine Entscheidung treffen, ansonsten wird das Arbeits- und Sozialverhaltenszeugnis als unvollständig markiert. Die Entscheidungen der Fachlehrkräfte werden Ihnen anhand ihrer Kürzel unterhalb der jeweiligen Kategorie angezeigt und sollen Sie bei Ihrer Auswahl unterstützen, werden aber auf dem Arbeits- und Sozialverhaltenszeugnis nicht dargestellt. 

Speichern

Ihre Eingaben werden erst gespeichert, wenn Sie das Feld speichern oder den Vor- oder Zurückpfeil klicken. Wenn Sie bei der letzten Schüler:in angelangt sind und Vorpfeil klicken, werden Ihre Eingaben gespeichert und Sie kommen wieder zurück zum ersten Schulkind.

Bemerkungen auf dem ASV-Zeugnis

Je nach schulinternen Einstellungen kann es sein, dass Sie auf dem Arbeits- und Sozialverhaltenszeugnis auch Bemerkungen erfassen können. Falls dem so ist, finden Sie jeweils am Ende ein Feld für freie Bemerkungen. 

Überprüfen der ASV-Zeugnisse

Um Ihre Arbeit zu überprüfen, empfehlen wir, dass Sie anschließend unter Auswahl Ihrer Klasse auf Zeugnisse gehen und auf alle ASV-Zeugnisse klicken. Es wird für alle Schüler:innen Ihrer Klasse ein ASV-Zeugnis entsprechend der von Ihrer Schule hinterlegten Vorlage erstellt. Diese Aktion kann etwas länger dauern.
Fehler sind so schnell zu sehen. ASV-Zeugnisse, die unvollständig sind, werden Sie schnell finden: Diese sind ganzseitig als UNVOLLSTÄNDIG markiert.

Dokumentation aller ASV-Kreuze

Die Klassenleitungen können eine Dokumentation aller ASV-Kreuze herunterladen. Dafür geht man in den Bereich, wo die Klassenleitungen das finale Kreuz bei den ASV-Zeugnissen setzen und scrollen nach ganz unten. Dort kann man die Dokumentation herunterladen.

Laufbahnübersicht

Damit BOLLE die Zeugnisse richtig ausstellen kann, müssen die Laufbahndaten der Schüler:innen korrekt hinterlegt sein. Klassenleitungen können die Laufbahnübersicht Ihrer Schüler:innen einsehen und damit helfen, Fehler über die Mittel- bzw. Oberstufenkoordination korrigieren zu lassen.

Um zu diesem Bereich zu gelangen, klicken Sie in der Menüleiste auf Ihre Klasse bzw. Ihr Tutorium und wählen Laufbahnen aus. 

Ansicht als Klassenleitung oder Tutor:in

Hier können Sie Informationen einsehen, selbst aber keine Veränderungen vornehmen. Dieses Recht bleibt der Mittelstufenkoordination vorenthalten. Sie können die Arbeit der Mittel- und Oberstufenkoordination an dieser Stelle aber unterstützen, indem Sie überprüfen, ob die Informationen stimmen. Hierbei geht es insbesondere um Angaben zu den Fremdsprachen und Wahlpflichtfächern. 

Verwaltung als Mittel- oder Oberstufenkoordination

Für die korrekte Zeugniserstellung ist das Führen korrekter Laufbahnen wichtig. Hier können Sie entsprechende Änderungen vornehmen. 

Geben Sie an, von wann bereits eine Fremdsprache und ein bestimmtes Wahlpflichtfach belegt wurde. In der letzten Spalte setzen Sie ein Häkchen, wenn der BBR erreicht wurde. Letzteres wird entsprechend auf dem Zeugnis vermerkt. 

Oben links finden Sie eine Möglichkeit Werte für die gesamte Klasse zu setzen. 

Sie müssen Ihre Änderungen mit Speichern bestätigen.

Zwischenbewertungen

In BOLLE können Zwischenbewertungen veranlasst werden, um so die Schule intern aber auch um z.B. die Schüler:innen und Erziehungsberechtigten unabhängig des Zeitpunktes der Zeugnisse über den aktuellen Leistungsstand zu informieren. 

Die Mittel- oder Oberstufenkoordination ruft die Fachlehrkräfte zu einer Zwischenbewertung in BOLLE auf. Die Eingabe erfolgt über die Notenverwaltung in den jeweiligen Kursen bis zu einem festgelegten Datum. Nach Ablauf der Eintragungsfrist können die Klassenleitungen und Tutor:innen in der Menüleiste unter Auswahl Ihrer Klasse bzw. Tutoriums auf Zwischenbewertungen klicken. Dort werden alle bisherigen, noch nicht gelöschen Zwischenbewertungen angezeigt. Es kann eine Prognose und auch ein Elternschreiben heruntergeladen werden.

Sobald Ihre Mittel- oder Oberstufenkoordination eine Zwischenbewertung eingerichtet hat und die Fachlehrkräfte entsprechende Leistungen der Schüler:innen ausgewiesen haben, können Sie die Zwischenbewertungen hier herunterladen. Sofern es eingerichtet ist, können Sie hier auch ein Informationsschreiben an die Erziehungsberechtigten herunterladen.

In der obersten Zeile finden Sie den Download für die gesamte Klasse.

Solange die Mittel- oder Oberstufenkoordination die Zwischenbewertung nicht zentral löscht, bleiben alle Zwischenbewertungen das gesamte Schuljahr über für Sie einsehbar.

Zwischenbewertungen werden in der Notenansicht standardmäßig nur 21 Tage vor Datum und bis 3 Tage nach Datum angezeigt, ansonsten ausgeblendet. Man kann sie aber immer über das Zahnrad einblenden.

Checkliste zu den Zeugnissen (Klassenleitung)

Diese Checkliste soll Ihnen als Klassenleitung in der Mittelstufe dabei helfen, den Zeugnisdruck vorzubereiten. Sie werden hier an alle wichtigen Funktionen und Einstellungen in BOLLE erinnert, die Sie benötigen, um eine effiziente Zeugniserstellung zu ermöglichen.

Nicht an allen Stellen können Sie als Klassenleitung auch Änderungen vornehmen. Wenn Ihnen Fehler auffallen, kontaktieren Sie am besten die Mittelstufenkoordination.

Für die Fachlehrkräfte gibt es eine eigene Checkliste.

#	Was muss ich beachten?	Wo verwalte ich das?	Hilfeseite / Hinweise
1	LAUFBAHNEN ÜBERPRÜFT? Unterstützen Sie Ihre Koordination und überprüfen, ob dort alles korrekt eingegeben wurde. Änderungen kann nur die zusätndige Koordination vornehmen.	Klasse > Laufbahnen	Hilfe
2	ZUORDNUNGEN KORREKT? Ist jedes Schulkind allen zeugnisrelevanten Fächern zugeordnet worden? Das lässt sich über Zuordnungen feststellen. Sie sehen dort den Namen der zugeordneten Fachlehrkraft und den Namen des Kursbuches in BOLLE. Sie können dort auch überprüfen, ob die Zuordnungen zu den WP-Fächern mit der Laufbahn übereinstimmen. Falls nicht, steht dort "Zuordnung fehlt" in rot. An einer ISS sollte auch überprüft werden, ob die Niveaueintragungen richtig sind.	Klasse > Zuordnungen Mittelstufe > Kurszuordnung	Hilfe Zuordn. u. Noten Hilfe Kurszuordnung
3	ASV-KREUZE ALS KLASSENLEITUNG GESETZT? Wenn ein Arbeits- und Sozialverhaltenszeugnis ausgestellt wird, müssen Sie als Klassenleitung noch die finalen Kreuze festlegen. Beachten Sie die Hinweise auf der Hilfeseite.	Klasse > Zeugnisse > Reiter ASV-Zeugnis	Hilfe Wenn Sie Fachlehrkraft und Klassenleitung sind, achten Sie darauf, dass Sie zuerst als Fachlehrkraft die ASV-Zeugnisse setzen.
4	ZEUGNISBEMERKUNGEN EINGETRAGEN? Tragen Sie für alle Schüler:innen Ihrer Klasse die korrekten Zeugnisbemerkungen ein.	Klasse > Zeugnisse > Reiter Bemerkungen	Hilfe
5	FEHLZEITEN ÜBERPRÜFT? Es empfiehlt sich, dass ab einem bestimmten Zeitpunkt Fachlehrkräfte keine Fehlzeitenveränderungen mehr vornehmen, sodass Sie als Klassenleitung die Möglichkeit haben, die Fehlzeiten zeugnisgerecht festzuhalten.	Klasse > Zeugnisse > Reiter Übersicht > Fehlzeiten Klasse > Fehlzeiten	Hilfe Fehlzeiten Hilfe unbearbeitete Fehlz.
6	EPOCHALER UNTERRICHT EINGETRAGEN? Sollten in einer Klasse Fächer epochal unterrichtet worden sein, so müssen diese unter Klasse > Zeugnisse > Reiter "Epochaler Unterricht" eingetragen werden. Eventuell hat Ihre Koordination bereits Eintragungen vorgenommen.	Klasse > Zeugnisse > Reiter "Epochaler Unterricht"	Hilfe Die Bemerkung auf dem Zeugnis generiert BOLLE nach korrekter Eingabe automatisch.
7	ALLE NOTEN EINGETRAGEN? Liegt nach einem Notenschluss für alle Schüler:innen unter Klasse > Zeugnisse > Reiter "Noten" eine Note für jedes Fach vor? Vor dem Notenschluss erteilen alle Fachlehrkräfte die Zeugnisnoten. Nur die Koordinationen kann nach dem Notenschluss noch Änderungen vornehmen. Klassenleitungen können keine Notenänderungen vornehmen. Sie können über den Reiter "Noten" jedoch gut mitverfolgen, wo noch Noten fehlen und den Prozess entsprechend unterstützen.	Klasse > Zeugnisse > Reiter "Noten"	Hilfe Nur die Mittelstufenkoordination kann besondere Notenkategorien wie z.B. "o.B." und "n.e." und "bf." vergeben.
8	AG-EINTRAGUNGEN  ÜBERPRÜFT? Unter AGs können Sie sehen, welche Schüler:innen der Klasse in welcher AG tätig sind. Wenn Sie wissen, dass hier Informationen fehlen, könnten Sie die AG-Leitung noch darauf ansprechen. Wenn alles richtig eingetragen wurde, werden AG-Teilnahmen auf dem Zeugnis automatisch vermerkt.	Klasse > AGs	Überprüfen Sie gerne einmal die automatischen AG-Eintragungen stichprobenartig unter Klasse > Zeugnisse > Bemerkungen
9	ZEUGNISSE ÜBERPRÜFT? Wir empfehlen, den Zeugnisdruck (Zeugnis und ASV) zu überprüfen. Für die Zeugnisse klicken Sie dafür auf "Vorschau" entweder in der Zeile "Gesamte Klasse" oder für jedes Schulkind einzeln. Für die anderen Zeugnisdokumente (z.B. ASV) verfahren Sie ebenso.	Klasse > Zeugnisse	Hilfe
10	ZEUGNISDRUCK FINALISIERT? Nachdem Sie die Vorschauen nutzen, um zu überprüfen, ob alles korrekt ist, klicken Sie den Doppelpfeil, um eine echte Zeugnisversion als Download zu erstellen. Der weitere Prozess wird hier erläutert.	Klasse > Zeugnisse	Hilfe Sie finden in der pdf möglicherweise leere Seiten. Diese sind dafür da, damit Sie bequem einen Duplexdruck nutzen können.
	Juhu! Sie sind fertig. Jetzt noch drucken, unterschreiben, kopieren, austeilen, abheften und dann ... FERIEN! :-)

Förderbedarfe

In BOLLE können Sie die die Förderbedarfe Ihrer Schüler:innen der eigenen Klasse bzw. des eigenen Tutoriums einsehen. Um zu den Förderbedarfen zu gelangen, klicken Sie in der Menüleiste auf Ihre Klasse bzw. Ihr Tutorium und wählen Förderbedarfe aus.

Sie finden hier eine Übersicht zu den Schüler:innen mit Förderbedarf Ihrer Klasse oder Ihres Tutoriums. Sie können so schnell einsehen, welche Nachteilsausgleiche im Zuge einer sogenannten gesundheitlichen Rücksicht beschlossen wurden. Hierzu zählen auch evtl. beschlossene gesundheitliche Rücksichten bzgl. einer (grav.) LRS.

Hierbei handelt es sich nicht um detaillierte Akten, wie z.B. den sonderpädagogischen Förderbogen. Speichern Sie hier keine gesundheitlichen Daten, sondern nur beschlossene gesundheitliche Rücksichten (z.B. Zeitverlängerung bei schriftlichen Leistungsüberprüfungen).

Ämter (GSV & GEV)

Ihre Schule kann sich dazu entscheiden, die Ämterverwaltung in BOLLE zu aktivieren. Dabei können dann die jeweiligen Ämter der GSV und GEV von den Klassenleitungen hinterlegt werden. Dies hilft, wenn die Schulleitung z.B. alle Schüler:innen der GSV oder GEV gleichzeitig anschreiben möchte. Auch die ämterinterne Kommunikation wird dadurch effizienter.

Um zu diesem Bereich zu gelangen, klicken Sie in der Menüleiste auf Ihre Klasse bzw. Ihr Tutorium und wählen Ämter (GSV & GEV) aus.

Wenn Ihre Schule diese Funktion aktiviert hat, können Sie hier angeben, welche Schüler:innen in die GSV bzw. welche Elternteile in die GEV gewählt wurden. BOLLE richtet bei entsprechender Konfiguration an Ihrer Schule E-Mail-Verteiler für diese Personengruppen ein.

Über User hinzufügen wählen Sie die gewählten Personen jeweils aus. Sie können nur diejenigen Eltern hinzufügen, die in BOLLE bereits einen Account hinterlegt haben.

Achtung: Wenn Sie nicht gleich die Eltern oder Schüler:innen finden, achten Sie darauf, dass nur 15 Einträge pro Seite gezeigt werden. Sie können nach Personen (Nachname, Vorname) suchen oder auch eine Seite weiterklicken. 

Betriebspraktikum (Klassenleitung)

Wenn Ihre Schule über BOLLE die Betriebspraktika verwaltet, finden Sie in der Menüleiste unter Auswahl Ihrer Klasse Praktikum. Klicken Sie darauf.

Hier können Sie die gesammelten Informationen zum Betriebspraktikum Ihrer Klasse sehen. Sie können die Tabelle anders sortieren, indem Sie den Spaltentitel anklicken.

Schüler:innen und Eltern können je nach Einstellungen der Praktikumsorganisation folgende Ansicht über das BOLLE-Profil aufrufen. Dafür gehen Schüler:innen bzw. Eltern auf Sonstiges > Betriebspraktikum.

Die Spalte G steht für Gesundheitsamt. Schüler:innen und Eltern können direkt auf die Mailadresse des betreuenden Personals klicken, um Kontakt aufzunehmen. Schüler:innen und Eltern haben so auch die Möglichkeit zu sehen, ob ggf. Informationen fehlerhaft hinterlegt wurden.

A- und B-Modul (Corona)

Dies ist ein gesondertes Modul, das wir für die Umsetzung entsprechender Abstandsregeln zur Verfügung gestellt haben. Sollte dieses Modul wieder regelmäßig genutzt werden müssen, gucken Sie sich diese Hilfeseite per Download an.

Datenschutz: Zustimmungen

In BOLLE kann die Schule das Modul Datenschutz aktivieren. Mithilfe dieses Moduls lassen sich Zustimmungen der Erziehungsberechtigten nachvollziehbar verwalten. Mehr zu den Einstellungen erfahren Sie hier.

Wenn Ihre Schule bestimmte Zustimmungseinträge eingerichtet hat, können Sie diese hier für die Schüler:innen Ihrer Klasse verwalten. 

Eventuelle Einträge für Zustimmungen sehen Sie als Klassenleitung dann z.B. in Ihrem Klassenleitungsreiter unter Datenschutz.

Es wird gespeichert, welcher User zu welchem Zeitpunkt das Häkchen gesetzt hat:

Diese Informationen können auch Admins und das Personal mit dem Recht "DSGVO" unter Admin > Datenschutz einsehen.

Eltern und Schüler:innen haben keinen Zugriff auf diese Abfragen oder Übersichten.

Personal mit dem Recht “Datenschutz” kann jetzt über Admin > Datenschutz auch kursweise die hinterlegten Zustimmungen abrufen.



Wenn z.B. ein Volleyball-Tournier stattfindet und man Fotos davon veröffentlichen will, kann man so für die Lehrkraft herausfinden, ob sie das darf oder nicht, sofern dies vorher erfasst wurde. Die Übersicht kann dann der Lehrkraft von dem Personal mit Recht "Datenschutz" zur Verfügung gestellt werden.

Aktennotizen

In BOLLE können Aktennotizen angefertigt werden. Diese werden über die Klassenleitung verwaltet und können auch zentral vom Sekretariat am Ende eines Schuljahres ausgedruckt werden. Eine Aktennotiz kann dann auch, wenn nötig, in den Schülerbogen geheftet werden.
Damit diese Funktion genutzt werden kann, muss das entsprechende Modul von einem Admin der Schule unter Admin > Einstellungen > Module schulweit aktiviert werden. 

Wenn das Modul "Aktennotiz" von einem Admin aktiviert wurde und man selbst eine Klasse oder ein Tutorium leitet, können Aktennotizen im Klassenreiter angelegt werden.

1. Ansicht durch Klassenleitungen
2. Verwaltung durch das Sekretariat

1. Ansicht durch Klassenleitungen

Zu den Aktennotizen kommt man, wenn man im Klassenreiter auf Aktennotizen klickt:

Es öffnet sich das Aktennotiz-Menü:

Sie können auf Neue Aktennotiz klicken, um neue Aktennotizen anzulegen. Es öffnet sich ein Eingabedialog:

Hier wählen Sie das betroffene Schulkind aus und verfassen die Aktennotiz. Außerdem legen Sie fest, ob diese Aktennotiz gedruckt werden soll; also z.B. wenn Sie möchten, dass die Aktennotiz im Laufe des aktuellen Schuljahres Eingang in den Schülerbogen findet. 

Klicken Sie dann auf Speichern.

Sie sehen eine Zusammenfassung aller Aktennotizen der Klasse. 

Oben rechts können Sie zwischen Ihren Klassen bzw. Tutorien wechseln. Als Admin hat man auch Einblick in jede andere Aktennotiz aller Klassen und Tutorien. 

Oben rechts befindet sich auch die Möglichkeit zum Druck. Wenn Sie darauf klicken, werden Sie gefragt, ob Sie die Aktennotizen zum Abheften oder für einen anderen, einmaligen Zweck (z.B. Elterngespräch oder Konferenz) drucken möchten.

Beim "Druck zum Abheften", würde dies der Klassenleitung als auch der zentralen Verwaltung (siehe unten) angezeigt werden.  

Sie erkennen, welche Aktennotizen zum Druck markiert wurden und welche nicht zum Abheften gedruckt werden sollen:

Wenn kein Druck erforderlich ist, Sie aber oben im Druckdialog wählen, dass Sie die Aktennotizen gerne schulkindsortiert für den einmaligen Gebrauch (z.B. Elterngespräch oder Konferenz) drucken möchten, werden auch Aktennotizen gedruckt, die so nicht dafür markiert wurden. 

Mit "Druck" ist hier gemeint, dass eine PDF-Datei erstellt wird, die ausgedruckt oder zum späteren Druck abgespeichert werden kann. Die PDF-Datei kann nur ein einziges Mal erstellt werden.
Wenn die Datei erneut erstellt werden soll, muss die zentrale Verwaltung den Druckvermerk löschen.
Dies wird weiter unten erklärt.

2. Verwaltung durch das Sekretariat

Wir empfehlen, dass Schulen verabreden, dass das Sekretariat zu einem Stichtag gegen Ende eines Schuljahres zentral alle zu druckenden Aktennotizen ausdruckt und abheftet. Dafür erhält das Sekretariat die nötigen Einstellungs- und Verwaltungsmöglichkeiten.
Die Klassenleitungen sammeln im Laufe eines Schuljahres alle Aktennotizen und können sich so auch in Klassenleitungsteams besser koordinieren.

Das Sekretariat findet die Aktennotizen unter Verwaltung > Aktennotizen.

Dort bekommt man keinen inhaltlichen Einblick auf die gesammelten Aktennotizen. 

Man sieht nur eine Liste mit den bisher erfolgten Drucken durch welches Personal.

Man kann den Druckvermerk einzelner Druckaktionen (auch einzelner Klassenleitungen) löschen.

Man kann jedoch auch zentral alle noch offenen Aktennotizen herunterladen und als gedruckt markieren.

Wenn eine Aktennotiz zum Abheften gedruckt wurde, kann die verantwortliche Klassenleitung keine Änderungen mehr an der bereits zum Abheften gedruckten Aktennotiz vornehmen.
Der Druckvermerk (sämtlicher Aktennotizen) müsste gelöscht werden, damit Änderungen wieder möglich sind.
Das Drucken führt zu einem Druckvermerk, der nur zentral gelöscht werden kann. 
Für die Klassenleitung sieht das dann so aus:

Klassenleitungen können keinen Druckvermerk löschen. Sie müssten sich an das Sekretariat wenden.

Mit "Druck" ist hier gemeint, dass eine PDF-Datei erstellt wird, die ausgedruckt oder zum späteren Druck abgespeichert werden kann. Die PDF-Datei kann von BOLLE nur ein einziges Mal erstellt werden.
Wenn die Datei erneut erstellt werden soll, muss die zentrale Verwaltung den Druckvermerk, wie oben erklärt, löschen.