Verwaltung
Anleitungen zur Verwaltung von Nachschriften, Fehlzeiten, Personal, Schüler:innen, Kalender
- Fehlzeiten (Übersicht Klassen)
- Personal
- Personal (Lehrbefähigungen)
- Schüler:innenverwaltung
- Tipps für den Umgang mit Listen in BOLLE
- E-Mails mit BOLLE verfassen (und Newsletter verwalten und erfassen)
- Ämterverwaltung (GSV & GEV)
- Schüler:innen verkörpern
- Schulklassenverwaltung
- Schulweiter Kalender (Verwaltung)
- Teilleistungsschwierigkeiten (Verwaltung)
- Dateiablage (Bearbeitung)
- Nachschreibtermine anlegen
- Raum- und Medienbuchung (Verwaltung)
- Elternsprechtag (Verwaltung)
- Jahresabschluss
- Berichte erstellen
- Ämterverwaltung (GSV, GEV und mehr)
- Förderbedarfe (Verwaltung)
- Betriebspraktikum (Verwaltung)
- Wandertagverwaltung
- Projekte (Verwaltung)
- Serienbriefe (Verwaltung)
Fehlzeiten (Übersicht Klassen)
Über diese Seite gelangen Sie zur Fehlzeitenübersicht aller Klassen. Die restlichen Einstellungen sind mit denen von Klassenleitungen identisch.
Sollten Sie weitere Fehlzeitentypen wünschen, kontaktieren Sie bitte das BOLLE-Team über support@BOLLE-software.de.
Geben Sie dabei folgende Informationen an:
- Wie soll der neue Fehlzeitentyp genau in BOLLE heißen?
- Beachten Sie, dass alle Kolleg:innen diesen Fehlzeitentyp zusätzlich sehen.
- Beachten Sie, dass alle Kolleg:innen diesen Fehlzeitentyp zusätzlich sehen.
- Wie soll das Fehlzeitenkürzel lauten? (max. drei Zeichen)
- Welche Personalgruppen sollen diese Eintragung vornehmen dürfen?
- Sekretariat / Verwaltung
- Klassenleitung
- Fachlehrkräfte
- Sekretariat / Verwaltung
- Wie soll dieser Fehlzeitentyp erfolgen können?
- immer nur tageweise
- immer nur stundenweise
- tage- und stundenweise möglich
- Soll über die Klassenleitung noch nachträglich eine Entschuldigung erfolgen müssen? (in der Regel nur sinnvoll, wenn es sich auch um eine relevante Zeugnisfehlzeit handelt (siehe nächster Punkt).
- Soll eine E-Mail an die Eltern versendet werden, wenn Fachlehrkräfte diese Fehlzeitart auswählen?
- Ist die Fehlzeit zeugnisrelevant?
- Falls die Fehlzeit zeugnisrelevant ist, gilt Sie damit automatisch als entschuldigte Fehlzeit?
- Welche Farbe wünschen Sie?
- Beachten Sie bei der Farbwahl, dass die Schrift immer schwarz ist.
- Geben Sie die Farbe als sogenannten HEX-Code an. Diese Seite kann helfen.
Personal
In BOLLE verwalten Sie das Personal, indem Sie über die Menüleiste auf Verwaltung und dann Personal klicken.
Hier sehen Sie eine Übersicht über das Personal an der Schule.
Inhalt
1. Allgemeines
2. Personal anlegen und was dabei beachtet werden sollte
3. Personal eine Arbeitsbescheinigung ausstellen (Personalbescheinigung)
4. Personal deaktivieren
1. Allgemeines
Wenn Sie auf einen Personaleintrag klicken, können Sie Veränderungen oder Ergänzungen vornehmen. Dabei können Sie z.B. auch festlegen, ob das Personal bestimmte Rollen in BOLLE wahrnehmen soll. Hier werden grob drei Rollen vergeben:
- pädagogisches Personal (normale Lehrkräfte)
- Verwaltung (Kolleg:innen im Sekretariat und der weiteren Verwaltung)
- eingeschränkter Account (z.B. externer AG-Leitungen, Instrumentallehrkräfte, Hausmeister)
Wenn Sie Verwaltung anhaken, erhält der Account das Recht zur Verwaltung (Reiter Verwaltung; siehe Admin > Rechteverwaltung).
Wenn Sie eingeschränkter Account anhaken, wird der gesamte Account stark in den Funktionen eingeschränkt. Folgendes ist dann nicht mehr möglich:
- der Account kann keine Zuordnungen in den Kursbüchern mehr ändern
- keine Änderungen in den Kurseinstellungen vornehmen (Stundenplan, Teilungsunterrichts etc.; quasi nur lesend in den Kursbüchern)
- keine neuen Kursbücher anlegen
- sollte der Account eigentlich weitere Systemrechte haben, so sind diese für die Zeit, in der eingeschränkter Account angehakt ist, nicht mehr ausführbar. Das gilt jedoch nicht für den Fall, dass die Personal ggf. FBL-Rechte hat.
Was kann denn der eingeschränkte Account dann noch? Fast alles andere, was man im Alltag benötigt:
- Kursbucheinträge für die vor der Einschränkung angelegten Kursbücher (Inhalte, Fehlzeiten)
- Zugriff auf Aktionen wir Noten, E-Mail etc. sind weiterhin für die bereits angelegten Kursbücher möglich
Praxisbeispiel für einen eingeschränkten Kurs:
Sie haben z.B. eine Chorklasse oder Instrumentalunterricht. Die Lehrkräfte unterrichten nur diese Kurse und sind selten im Schulgebäude. Sie können für diese schulexternen Kolleg:innen alles einrichten (Kursbücher) und dann den Account einschränken und übergeben.
2. Personal anlegen und was beobachtet werden sollte
Über Personal anlegen fügen Sie neue Kolleg:innen dem System hinzu. Bitte beachten Sie, dass ein Kürzel immer eindeutig sein muss.
Falls ein:e deaktivierte:r Kolleg:in noch ein Kürzel belegt, das Sie vergeben wollen, ändern Sie einfach das Kürzel beim deaktivierten User, z.B. in kuerzel_alt.
Umlaute können in Kürzeln verwendet werden. Der zugehörige Username wird allerdings mit e generiert, z.B. Kürzel Mü wird zum Usernamen mue.
Bitte beachten Sie:
SQL-Datenbanken ignorieren Diakritika. Daher ist es nicht möglich, sowohl eine:n Kolleg:in Mü als auch eine:n Kolleg:in Mu anzulegen.
Ganz oben sehen Sie außerdem noch die Reiter deaktiviertes Personal und Personal importieren. Zu Letzterem beachten Sie bitte die Hinweise, die Sie auf der Seite finden.
Deaktiviertes Personal kann mit Hilfe des Buttons reaktivieren wieder zum aktiven Personal hinzugefügt werden.
Achtung:
Die Logindaten für Personal finden Sie unter Admin > Logindaten Personal.
Sie müssen jedem Personal zuerst eine normale Key-Datei ausstellen. Der Login mit damit zuerst erfolgen. Danach können Sie ggf. auch einen benötigten Verwaltungs-Key ausstellen. Dies kann z.B. bei Kolleg:innen im Sekretariat wichtig sein.
Personal kann nicht so einfach gelöscht werden. Das liegt daran, dass zum Personal viele schulkindrelevante Informationen gespeichert sein können. Damit die Zeugnisse weiterhin richtig erstellt werden können, kann das Personal erst gelöscht werden, wenn es über zwei Schuljahreswechsel hinweg deaktiviert war. Die Löschung erfolgt dann händisch. Nach dem zweiten Schuljahreswechsel kann die gesamte Zeit über deaktiviertes Personal dann händisch gelöscht werden.
3. Personal eine Arbeitsbescheinigung ausstellen (Personalbescheinigung)
In BOLLE können Sie über Personal > Auswahl der Personals eine Arbeitsbescheinigung erstellen. Diese Bescheinigung enthält auch den ggf. von Ihnen erstellten individuellen Briefkopf Ihrer Schule.
Wie Sie solch eine Briefkopfvorlage erstellen, erfahren Sie hier.
4. Personal deaktivieren
Wenn Sie Personal deaktivieren, beachten Sie den folgenden HInweis:
Die:Der Kolleg:in ist ggf. in bestimmten Kursbüchern eingetragen. Sollten Sie auf "Deaktivieren" klicken, wird versucht, die:den Kolleg:in aus den Kursbüchern zu entfernen. Um Kursbücher ohne Personal zu vermeiden, werden die Kursbücher ggf. an die FL/FBL/Oko/Miko/... übertragen.
Dies geschieht nach Präferenz: Gibt es keine FL, wird die FBL gewählt, gibt es keine FBL, geht das Ganze an die zuständige Koordination.
Personal (Lehrbefähigungen)
In BOLLE verwalten Sie die Lehrbefähigungen des Personals, indem Sie über die Menüleiste auf Verwaltung und dann Personal (Lehrbefähigung) klicken.
Sie sehen eine Übersicht über die jeweiligen Lehrbefähigungen des Personals. Sie können zwischen einer allgemeinen Lehrbefähigung und solcher mit Oberstufe unterscheiden.
Wenn Sie oben eine Lehrberechtigung auswählen, sehen Sie übersichtlich sortiert, welche Kolleg:innen dieses Kriterium erfüllen.
Achtung: Wenn Sie aus Versehen auf die kleinen x-Symbole klicken und damit eine Kollegin aus einer Lehrbefähigung entfernen, ist noch nichts Schlimmes passiert. Sie müssten oben erst noch auf Speichern klicken, damit Ihr Löschbefehl übernommen wird. Wenn Sie sich also verklickt haben, laden Sie die Seite einfach neu. Alles, was bis dahin nicht gespeichert war, wurde auch nicht als Änderung übernommen.
Schüler:innenverwaltung
In BOLLE verwalten Sie die Schüler:innen der Schule, indem Sie über die Menüleiste auf Verwaltung und dann Schüler:innen klicken. Damit gelangen Sie zur Schulkindverwaltung in BOLLE.
Hier sehen Sie alle Schüler:innen der Schule. Sie können außerdem weitere Schüler:innen über diese Anzeige hinzufügen.
1. Übersicht
2. Wie importiere ich neue Schüler:innen (z.B. eines gesamten neuen 7. Jgs.)?
2.1. Wie kennzeichne ich Schüler:innen, die erst später aufgenommen werden sollen als nur im nächsten Schuljahr?
3. Wie aktualisieren ich die Daten der Schüler:innen mit einer Import-Datei?
4. Wie füge ich schulspezifische Felder hinzu?
5. Wie ändere ich Pronomen schulweit?
6. Downloads in der Schüler:innenverwaltung (Schulbescheinigung, Auskunft, Notfallbogen, Karteikarte, Unfallanzeige, Erfassungsbogen)
7. Häufige Fragen
- Wie kann ich schnell in Excel die schulinternen IDs für ganz viele Schüler:innen eingeben?
- Im Sekretariat ist es wichtig für uns, dass wir Listen von den Schüler:innen ausdrucken können. Sei es eine Klassenliste mit verschiedenen Kriterien oder zum Beispiel eine Übersicht wer noch kein Büchergeld gezahlt hat. Wie können wir solche Listen erstellen?
- Wir möchten demnächst die Verwaltung des Büchergelds über BOLLE laufen lassen. Werden die dort getätigten Angaben irgendwann wieder gelöscht, damit sie dann für den nächsten Durchgang wieder neu gefüllt werden können? Wo kann ich das einstellen?
- Bei der LUSD werden die Namen der Schüler:innen in einer Zelle exportiert: "Nachname, Vorname". BOLLE benötigt aber eine Datei mit den Spalten "Vorname" und "Nachname". Was kann ich tun?
- Ein Kind wechselt die Klasse und es gibt viele neue Zuordnungen. Wie kann ich das in BOLLE abbilden?
- Ein Schulkind ist von der Schule abgegangen. Was muss ich jetzt einstellen?
- Ich brauche die aktuelle in BOLLE hinterlegte E-Mailadresse der Eltern. Wie kann ich das abrufen?
- Ein volljähriger Schüler möchte nicht mehr, dass seine Eltern über schulische Belange informiert werden. Wie können wir verhindern, dass Mails über BOLLE an die Eltern rausgehen?
- Kann ich in BOLLE das Formular für eine Unfallanzeige aufrufen?
- Ein Kind kommt mitten im Schuljahr in die Schule und ich will das Kind schnell in die richtigen Kurse setzen. Kann ich das zentral vornehmen, ohne das jede Lehrkraft das einzeln macht?
- Ich habe viele ehemalige Schüler:innen in der Liste der Schulkindverwaltung. Wie kann ich da mehrere Schüler:innen gleichzeitig löschen?
- Wie vergebe ich Bezirkszuordnungen in der Schulkindverwaltung automatisch?
1. Übersicht
Oben finden Sie mehrere Reiter:
| Reiter | Nutzung und Funktion |
| Schüler:innen | Übersicht aller aktiven Schüler:innen |
| Zukünftigte Schüler:innen | Hier können Sie demnächst aufzunehmende Schüler:innen einpflegen. |
| Sammelbecken | Sie können hier Schüler:innen hinzufügen, von denen Sie nicht wirklich wissen, wohin Sie sie gerade am besten sortieren sollten. Das sollte aber immer nur eine kurzfristige Option sein. Mittelfristig sollte das Sammelbecken immer leer sein. |
| Ehemalige Schüler:innen | Hier finden Sie Schüler:innen, die bereits im System eingepflegt waren, aktuell aber nicht mehr die Schule besuchen. |
| Abwesenheit | Hier sollten Schüler:innen stehen, die eine gewisse Zeit im Ausland verbringen, die aber die Absicht haben, danach wieder an Ihre Schule zurückzukehren. |
| Import | Sie können entsprechend der Hinweise eine große Anzahl an Schüler:innen ins System importieren. |
Sie können sich zwischen den Schüler:innen mithilfe der Pfeile bewegen. Achten Sie darauf, dass Sie erst alle Einträge speichern. BOLLE erinnert Sie aber auch daran.
Alle Listen sind als Excel-Datei herunterladbar. Außerdem können Sie einen CSV-Export generieren. Nutzen Sie oben rechts den Button Export.
Auf der Startseite der Schüler:innenverwaltung sehen Sie unter dem Reiter Schüler:innen verschiedene Spalten.
Wenn Sie auf das Zahnradsymbol klicken, können Sie weitere Spalten sichtbar machen.
Hier finden Sie noch mehr Tipps, wie man mit Listen in BOLLE umgeht.
Sie können einige Dokumente auch für mehrere Schüler:innen gleichzeitig erstellen.
In der Schüler:innenverwaltung im Riter "Schüler:innen" sehen Sie diesen Knopf:
Wenn Sie auf "Downloads" klicken, können Sie zwischen mehrere Dokumenten wählen:
So könnten Sie z.B. eine Schulbescheinigung für einen gesamten Jahrgang erstellen.
Wenn Sie den Knopf drücken, wird das ausgewählte Dokument immer für alle gerade gefilterten Schüler:innen erstellt. In dem Beispiel oben steht "Anzahl: 153 von 1072". Hier wurde z.B. nach nur einem Jahrgang gefiltert. Das Dokument würde nun nur für diese 153 Schüler:innen erstellt werden.
Wenn Sie das für die gesamte Schule machen möchten, kann die Erstellung des Dokuments sehr lange dauern und im Zweifel auch einmal abbrechen. In solch einem Fall empfehlen wir, dass Sie jahrgangsweise die Dokumente erstellen.
Sie können mit BOLLE auch verschiedene Dokumente erstellen.
Neben der Möglichkeit der Berichteerstellung, gibt es ein paar Dokumente, die sich noch leichter erstellen lassen. Gehen Sie in die Schulkindverwaltung und wählen ein Schulkind aus.
Sie sehen dort z.B. die Schulbescheinigung. Wenn Schulbescheinigung auswählen, können Sie noch eine weitere Angabe tätigen:
Die Schulbescheinigung wird automatisch erstellt, wenn Sie auf Download klicken.
Es gibt jedoch noch weitere Downloadmöglichkeiten. Klicken Sie darauf auf Weitere Downloads.
Sie haben z.B. die Möglichkeit, einen Auskunftsbogen, Notfallbogen oder das vorausgefüllte Formblatt für einen Unfallanzeige herunterzuladen. Es wird dabei auf die Information zurückgegriffen, die in BOLLE bereits hinterlegt ist.
Wenn Sie Notfallbögen gerne für viele Schüler:innen gleichzeitig herunterladen möchten, gehen Sie auf den Reiter Schüler:innen. Dort sehen Sie links oben Notfallbögen. Hiermit können Sie für alle Schüler:innen, die Sie ausgewählt haben, den jeweiligen Notfallbogen herunterladen. Sie können z.B. vorher nur die Schüler:innen einer Klasse wählen (z.B. 7a bei "Klasse" eingeben). Dann erhalten Sie nur die Notfallbögen für diese ausgewählten Schüler:innen.
Achtung: Je mehr Notfallbögen Sie gleichzeitig erstellen möchten, desto länger kann der Prozess dauern. Bitte etwas warten, nachdem Sie den Knopf gedrückt haben.
Achtung: Beim Notfallbogen können auch schulspezifische Felder angezeigt werden. Dies muss unter Admin > Einstellungen > Schüler:innenverwaltung entsprechend eingestellt werden. Hier lesen Sie mehr.
Bei der Unfallanzeige wird auch die Nummer des Trägers der Einrichtung und die Unternehmensnummer des Unfallversicherungsträgers benötigt. Diese können Sie unter Admin > Einstellungen > Allg. Variablen eingeben.
Mehr zu den Dokumenten, die Sie hier herunterladen können, erfahren Sie hier.
Wenn Ihre Schule mehrere Schultypen anbietet (z.B. ISS und Gymnasium), dann kann es sinnvoll sein, wenn Sie z.B. nach dem Schultyp von Schüler:innen filtern können. Mit dem Zahnradsymbol können Sie die Spalte "Schultyp" einblenden und dann auch danach filtern.
Die folgenden Ziffern stehen für den jeweiligen Schultyp:
0 (Grundschule)
1 (ISS),
2 (Gymnasium),
3 (Berufliche Schule) und
4 (OZS)
Sicherheitsmerkmal:
Oben sehen Sie den Reiter Import/Export. Um einen missbräuchlichen Zugriff zu verhindern, wird an dieser Stelle ganz unten protokolliert, wer wann den kompletten Datensatz der aktuellen Schüler:innen heruntergeladen hat. Die Logs werden nur beim Neuladen der Seite aktualisiert.
2. Wie importiere ich neue Schüler:innen (z.B. eines gesamten neuen 7. Jgs.?)
In BOLLE können Sie mit der Importfunktion in der Schüler:innenverwaltung viele Schüler:innen gleichzeitig ins System importieren. Gehen Sie dabei wie folgt vor:
- Handelt es sich um einen neuen Jahrgang?
Wenn ja, dann richten Sie zuerst neue Klassen ein. Falls nein, folgen Sie Schritt 2.
Gehen Sie unter dem Reiter Verwaltung auf Klassen. Sie sehen die Schulklassenverwaltung. Gehen Sie nun auf den Reiter: Klassen ab nächstem Schuljahr.
Klicken Sie auf Neue Sek I Klasse anlegen. Es öffnet sich das Menü: Klasse bearbeiten.
Vergeben Sie eine interne ID (z.B. 2021_a), legen Sie den Startjahrgang fest (z.B. 7) und vergeben Sie einen Namen (z.B. "a").
Unter Schuljahre sehen Sie, wie die Klasse in den folgenden Schuljahren heißt. Wählen Sie die Schuljahre so aus, dass die Klasse bis zum regulären Ende an der Schule verbleibt.
Im vorliegenden Beispiel gibt es die Klasse 7a vier Schuljahre lang: 8a, 9a, 10a. 2025 wird die Klasse kurz vor den Sommerferien verabschiedet.
An Gymnasien beginnt danach die Qualifikationsphase. Schüler:innen an der ISS mit OS würden danach in der Regel die Einführungsphase besuchen, sofern individuelle Voraussetzungen erfüllt sind.
Klicken Sie auf Speichern. Wiederholen Sie den Prozess für alle anzulegenden neuen Klassen.
So sieht das Ergebnis im genannten Beispiel aus:
Falls Sie bereits die neuen Schüler:innen in BOLLE importiert haben, können Sie die entsprechenden Schüler:innen über Zukünftige Schüler:innen der jeweiligen Klasse zuordnen. Andernfalls gucken Sie sich bitte den folgenden Schritt 2 an. - Wie importiere ich neue Schüler:innen nach BOLLE?
Neue Schüler:innen können Sie in BOLLE einzeln über die Schüler:innenverwaltung hinzufügen. Wenn Sie mehrere Schüler:innen gleichzeitig ins System einpflegen möchten, empfehlen wir die Importfunktion. Wir beschreiben Ihnen, wie Sie den Import gut vorbereiten:Unter Verwaltung und Schüler:innen gelangen Sie zur Schüler:innenverwaltung. Im Reiter Import/Export sehen Sie rechts oben Spaltennamen anzeigen. Hier erfahren Sie, welche Werte in BOLLE mithilfe einer CSV-Datei importiert werden können. Achten Sie unbedingt auf die korrekte Bezeichnung der Spalten.
Übrigens: Über Schüler:in hinzufügen im oberen Bild können Sie Schüler:innen auch einzeln hinzufügen. Das ist v.a. dann sinnvoll, wenn Sie unterschuljährig ein einzelnes Schulkind aufnehmen.
Öffnen Sie Excel, um eine Datei für den Import zu erstellen. Wählen Sie die Spaltennamen gemäß der oben genannten Vorgaben aus. Nutzen Sie nur die Spaltennamen, die Sie nach BOLLE importieren wollen. Schulinterne ID ist der einzige Spaltenname, der immer enthalten sein muss. (Wie vergebe ich schulinterne IDs in Excel? Siehe häufige Fragen) Achten Sie darauf, dass die Datumsangaben lt. den o.g. Vorgaben stimmen (DD.MM.JJJJ). Falls das Excel-Programm Ihre Eingabe 01.02.2009 auf 01.02.09 verkürzt, müssen Sie das ändern. Sie können z.B. die Zellen formatieren und "Text" einstellen. Excel verändert Ihre Einträge dann nicht mehr automatisch.
Ihre Exceltabelle könnte z.B. so aussehen:
Wenn Sie zukünftige Schüler:innen ins System importieren, achten Sie darauf, dass Sie als Spaltenname Zukünftige Klasse wählen. BOLLE identifiziert die Schüler:innen dann sofort als zukünftige Schüler:innen. Achten Sie bitte vor dem Import darauf, dass die Klasse bereits angelegt wurde (siehe Schritt 1).
Handelt es sich nicht um zukünftige Schüler:innen? Dann wählen Sie den Spaltenname Klasse. Die Schüler:innen werden dann der aktuellen Klasse je nach Angabe in der Spalte zugeordnet.
Speichern Sie die Exceldatei als CSV-Datei. Dafür gehen Sie auf speichern unter und wählen unbedingt die hier dargestellte CSV-Formatierung: CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennte Datei) (.csv)
Die somit erstellte CSV-Datei können Sie nun über den Import hochladen.
Haben Sie Probleme mit der Umwandlung von Umlauten?
Sollten bei Ihrer Excel-Programmversion solche Probleme auftauchen, hier ein Tipp: Wir haben sehr gute Erfahrung mit dem kostenlosen Programm Notepad++ gemacht (die beiden "+" gehören zum Namen, also nicht das einfache Windows-Notepad). Dort gibt es einen Reiter "Kodierung" in dem man auswählen kann, in welchen Zeichensatz man eine CSV umkodieren möchte. - Wie lade ich die CSV-Datei hoch?
In der Schüler:innenverwaltung finden Sie die Import/Export-Funktion (Reiter ganz rechts). Klicken Sie darauf und laden die fertig konfigurierte CSV-Datei hoch.
Das Datum für die neue Klassenzugehörigkeit ist bei zukünftigen Schüler:innen nicht von Bedeutung. Sie können das tagesaktuelle Datum ruhig stehen lassen. Beim Import aktueller Schüler:innen achten Sie auf das richtige Datum für die Klassenzugehörigkeit.
Grün markiert sehen Sie eine Vorschau auf den Import. Wenn das so alles richtig aussieht, bestätigen Sie Ihre Eingabe, indem Sie auf Importieren klicken. Sie sollten einen Hinweis sehen, der Ihnen den erfolgreichen Import bestätigt. Die grüne Markierung sollte verschwinden.
Um die Veränderungen in der Schüler:innenverwaltung sehen zu können, müssen Sie die Seite neu laden.
Unter dem Reiter Zukünftige Schüler:innen sehen Sie nach der Aktualisierung die importierten Schulkinder:
Auch in der Klassenverwaltung sieht man, dass die Schüler:innen richtig zugeordnet wurden. Im Schritt 1 wurden die Klassen 7a und 7b angelegt. In der 7a sind nun diese Schüler:innen:
2.1. Wie kennzeichne ich Schüler:innen, die erst später aufgenommen werden sollen als nur im nächsten Schuljahr?
Wenn Sie neue Schüler:innen ins System aufnehmen wollen, dann geht das gut mit der Information "Zukünftige Klasse". Sie legen eine zukünftige Klasse an und hinterlegen diese zukünftige Klasse im System. "Zukünftige Klasse" ist immer die Klasse, die nach dem Schuljahreswechsel entsteht. Das geht also immer nur dann, wenn man Kinder z.B. Im Schuljahr 2023/2024 für das Schuljahr 2024/2025 aufnehmen möchte. Wenn man im Schuljahr 2023/2024 auch schon Kinder vermerken möchten, die man im Schuljahr 2025/2026 aufnimmt, könnte man auch mit sogenannten Dummy-Klassen arbeiten.
Beispiel:
Die Schule nimmt Kinder erst ab der 7. Jahrgangsstufe auf. Man könnte eine reguläre Dummy-Klasse 6 oder auch 5 öffnen, um dort Schüler:innen für die zukünftige Aufnahme zu parken. Dabei reicht es, wenn nur eine Klasse eingerichtet wird. Später können die Schüler:innen noch auf verschiedene Klassen aufgeteilt werden.
Das Beispiel hilft jedoch nicht weiter, wenn Schüler:innen ab Jahrgangsstufe 1 aufgenommen werden sollen, weil es keine negativen Jahrgänge in BOLLE gibt und der Jahrgang 0 den Willkommensklassen vorbehalten ist.
Sie können jedoch auch anders vorgehen, indem Sie ein schuleigenes Feld anlegen:
Genauere Informationen zum Anlegen schulspezifischer Felder finden Sie hier.
Ein Admin geht dafür auf Admin > Einstellungen > Schüler:innenverwaltung. Hier kann man schuleigene Felder für die Schüler:innenverwaltung anlegen.
Klicken Sie auf das Plus-Symbol.
Nun können Sie wählen, was für ein Feldtyp hinzugefügt werden soll: Bool / String / Auswahl (siehe hier für Erklärungen).
In diesem Beispiel wählen wir den Feldtyp "Auswahl". Hier können wir eine Liste mit möglichen Textbausteinen erstellen.
In diesem Fall geben wir die Möglichkeit "keine Angabe" auszuwählen. Es werden aber auch die nächste Schuljahre mit erstellt;
So sieht dann die Einstellung aus:
Es muss immer ein Default-Wert für neue und bereits bestehende Schüler:innen angegeben werden. Dafür haben wir hier "keine Angabe" gewählt.
Das angelegte Feld muss nun gespeichert werden. Dafür klicken Sie auf das Speichern-Symbol.
Anschließend klicken Sie auf Datenbankupdate durchführen. Damit wird das Feld in die Schüler:innen-Datenbank eingepflegt.
Bestätigen Sie, dass Sie das Update durchführen möchten:
Wenn Sie ein schulspezifisches Feld erfolgreich angelegt haben, können Sie entscheiden, ob dieses Feld auch auf einem Notfallbogen gedruckt werden soll.
Ein grünes Häkchen bedeutet, dass das Feld im Notfallbogen abgedruckt wird.
In der Schulkindverwaltung sehen Sie nun ganz unten alle schulspezifischen Felder; hier auch geplantes Aufnahmeschuljahr:
Diese schulspezifischen Felder können Sie nun auch in dieser Listenansicht einblenden. Klicken Sie dafür auf das Zahnrad-Symbol:
Hier können Sie nun das schulspezifische Feld anhaken:
Damit wird in dieser Listenansicht das gewünschte Feld angezeigt, nachdem Sie nun auch filtern können.
So können Sie zukünftige Schüler:innen auch in der Liste "Sammelbecken" lassen und haben eine Übersicht darüber, wann welches Kind an Ihrer Schule aufgenommen werden soll.
3. Wie aktualisieren ich die Daten der Schüler:innen mit einer Import-Datei?
Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt weitere Daten der Schüler:innen über die Schüler:innenverwaltung hinzufügen möchten, gehen Sie wie im vorherigen Thema vor.
Unter Verwaltung und Schüler:innen gelangen Sie zur Schüler:innenverwaltung. Im Reiter Import/Export sehen Sie rechts oben Spaltennamen anzeigen. Hier erfahren Sie, welche Werte in BOLLE mithilfe einer CSV-Datei importiert werden können. Achten Sie unbedingt auf die korrekte Bezeichnung der Spalten.
Öffnen Sie Excel, um eine Datei für den Import zu erstellen. Wählen Sie die Spaltennamen gemäß der oben genannten Vorgaben aus. Nutzen Sie nur die Spaltennamen, die Sie nach BOLLE importieren wollen. Schulinterne ID ist der einzige Spaltenname, der immer enthalten sein muss. (Wie vergebe ich schulinterne IDs in Excel? Siehe häufige Fragen) Achten Sie darauf, dass die Datumsangaben lt. den o.g. Vorgaben stimmen (DD.MM.JJJJ). Falls das Excel-Programm Ihre Eingabe 01.02.2009 auf 01.02.09 verkürzt, müssen Sie das ändern. Sie können z.B. die Zellen formatieren und "Text" einstellen. Excel verändert Ihre Einträge dann nicht mehr automatisch.
Ihre Exceltabelle könnte z.B. so aussehen:
Achten Sie darauf, dass der Spaltenname in Excel dem Spaltenname entspricht, den Sie in BOLLE unter "mögliche Spaltennamen" finden.
Speichern Sie die Exceldatei als CSV-Datei. Dafür gehen Sie auf speichern unter und wählen unbedingt die hier dargestellte CSV-Formatierung: CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennte Datei) (.csv)
Die somit erstellte CSV-Datei können Sie nun über den Import hochladen.
Sie können mit solch einem späteren Import auch Schuldaten aktualisieren oder noch nicht erfasste Datenfelder später füllen. Dabei ist das Füllen der Laufbahndaten besonders komplex. Lesen Sie sich bitte die Hinweise unter Spaltennamen anzeigen gut durch. 
Bei einem Import von Wahlpflichtfächern (WPs) oder Fremdsprachen (FSs) werden z.B. bestehende WPs oder FSs durch den Import nicht gelöscht.
Folgendes Beispiel:
Wenn Sie WP1 von 9-1 bis 10-2 (9. Klasse, 1. Halbj. bis 10. Klasse 2. Halbj.) importieren, aber es ist bereits ein WP1 von 7-1 bis 10-2 eingetragen, dann werden nur 9-1 bis 10-2 überschrieben. 7-1 bis 8-2 würde den alten Wert beibehalten. Hier müssten Sie noch einmal händisch in die Laufbahn reingehen. Bei der Laufbahn gibt es aber auch nutzerfreundlichere Eintragungsmöglichkeiten als über eine CSV.-Datei. Lesen Sie hier nach.
Haben Sie Probleme mit der Umwandlung von Umlauten?
Sollten bei Ihrer Excel-Programmversion solche Probleme auftauchen, hier ein Tipp: Wir haben sehr gute Erfahrung mit dem kostenlosen Programm Notepad++ gemacht (die beiden "+" gehören zum Namen, also nicht das einfache Windows-Notepad). Dort gibt es einen Reiter "Kodierung" in dem man auswählen kann, in welchen Zeichensatz man eine CSV umkodieren möchte.
Wie lade ich die CSV-Datei hoch?
In der Schüler:innenverwaltung finden Sie die Import/Export-Funktion (Reiter ganz rechts). Klicken Sie darauf und laden die fertig konfigurierte CSV-Datei hoch.
Grün markiert sehen Sie eine Vorschau auf den Import. Wenn das so alles richtig aussieht, bestätigen Sie Ihre Eingabe, indem Sie auf Importieren klicken. Sie sollten einen Hinweis sehen, der Ihnen den erfolgreichen Import bestätigt. Die grüne Markierung sollte verschwinden.
Um die Veränderungen in der Schüler:innenverwaltung sehen zu können, müssen Sie die Seite neu laden.
4. Wie füge ich schulspezifische Felder hinzu?
Unter Admin > Einstellungen wählen Sie links Schüler:innenverwaltung. Hier können Sie nun schulspezifische Felder anlegen, die in der Schüler:innenverwaltung sichtbar werden.
Achten Sie darauf, dass laut Schuldatenverordnung nicht alle Informationen über Schüler:innen automatisiert gesammelt werden dürfen (z.B. die sonderpädagogische Förderbögen, vgl. § 13 Abs. 6).
Beachten Sie die gültigen Datenschutzrichtlinien.
Falls bei Ihnen die erweiterte Personalverwaltung aktiviert ist, erfolgt das Hinzufügen etwaiger weiterer Felder für die Personalverwaltung hier analog zu den Beispielen der Schulkindverwaltung.
Wenn Sie auf das blaue Plus klicken, erscheint folgendes Menü:
Achten Sie darauf, dass die von Ihnen eingegebene ID eindeutig ist. Sie kann später nicht mehr verändert werden.
Achten Sie darauf, dass der die ID und der Name des Feldes nicht bereits in der Schulkindverwaltung vorkommen darf.
Unter Typ finden Sie die Auswahl Bool, String und Auswahl.
- Wählen Sie Bool, wenn es sich um eine ja/nein-Abfrage handelt (also eine Box zum An- und Abhaken).
- String sind freie Textfelder, wo ein beliebiger Wert eingegeben werden kann.
- Auswahl wählen Sie für ein Drop-Down-Menü.
In der letzten Zeile können Sie einen Wert eingeben, der für alle Schüler:innen voreingestellt ist.
Wenn Sie alles richtig eingetragen haben, müssen Sie auf das Diskettensymbol neben dem blauen Plus klicken. Erst dann werden Ihre Einstellungen gespeichert.
Ist alles wirklich richtig angelegt? Falls ja, dann müssen Sie noch ein Datenbankupdate durchführen. Danach ist das von Ihnen angelegte schulspezifische Feld in der Schüler:innenverwaltung angelegt worden.
Als Beispiel wurde ein schulspezifisches Feld "Jugend Forscht" angelegt. Alle Schüler:innen, die an Jugend Forscht teilgenommen haben, werden angehakt.
Nach dem Datenbankupdate erscheint dieses Feld dann in der Schüler:innenverwaltung:
Sie können auch schulspezifische Felder über einen Import befüllen. Achten Sie dabei auf die gültigen Spaltennamen in der Import-Datei. Alle von Ihnen angelegten schulspezifischen Felder, die sich per Import befüllen lassen, finden Sie unter Import/Export > Spaltennamen anzeigen, ganz unten in der Auflistung.
Wenn Sie Bool als Typ wählen, ergibt sich ein schulspezifisches Feld mit einem Kästchen (siehe Jugend Forscht im Bild oben).
Achtung:
Wenn Sie einen Import vornehmen möchten, dann schreiben Sie den Ziffer 0 für ein leeres Kästchen ("false") und die Ziffer 1, wenn das Kästchen angehakt sein sol ("true")l.
5. Wie ändere ich Pronomen schulweit?
Wenn Sie in die Schulkindverwaltung schauen (Verwaltung > Schüler:innen) könnte es sein, dass sich das Pronomen der Schüler:innen noch nach dem ersten Buchstaben des Vornamens richtet. Für die Zeugnisbemerkungen greift BOLLE auf das Pronomen zurück, welches dort steht. Die Klassenleitungen können über Ihre Klasse > Zeugnisse > Bemerkungen und auch über Ihre Klasse > Einzelansicht > Rufnamen und Pronomen (siehe hier und hier) zugreifen. Wenn Sie nicht alle Klassenleitungen um solche Eintragungen bemühen wollen und wenn der erste Buchstabe nicht als Pronomen für Zeugnisbemerkungen verwendet werden soll, dann gehen Sie wie folgt vor.
Anstatt "Pronomen" wird jetzt der Begriff "Zeugnisname für Bemerkungen" verwendet. Das ist der Vorname, der in Zeugnistexten verwendet wird.
So könnte das bei Ihnen aussehen, wenn Sie BOLLE im ersten Jahr verwenden: Erster Buchstabe des Vornamens.
Entspricht "sie/er" eher Ihrer Wunscheinstellung für Pronomen? Dann gehen Sie in der Schulkindverwaltung auf den Reiter Import/Export und wählen im Menüfeld rechts die Klassen aus, bei denen der Standardwert auf "sie/er" gesetzt werden soll.
Bei Schulkindern mit "d" als Geschlechtseintrag erfolgt keine Veränderung des Pronomens. In solch einem Fall muss das Pronomen händisch geändert werden. Dies kann über die Schulkindverwaltung vom Admin oder von den Klassenleitungen, wie oben beschrieben, vorgenommen werden.
Klicken Sie auf Defaultpronomen setzen.
Bestätigen Sie Ihren Wunsch. Danach wird die Seite neu geladen und die Pronomen sind neu gesetzt.
6. Downloads in der Schüler:innenverwaltung (Schulbescheinigung, Auskunft, Notfallbogen, Karteikarte, Unfallanzeige, Erfassungsbogen)
Sie können verschiedene Downloads in der Schüler:innenverwaltung veranlassen.
Klicken Sie dafür auf entweder direkt "Schulbescheinigung" oder auf "Weitere Downloads". Dort werden alle weiteren herunterladbaren Dokumente gesammelt.
| Dokument | Hinweise |
| Schulbescheinigung | Hier können noch weitere Informationen erfasst werden. Passen Sie diese ggf. vor dem Download an. Klicken Sie auf das "x" bei dem voraussichtlichen Ende der Schulzeit, wenn kein Ende eingegeben werden soll.
An bestimmten Schulen können Schüler:innen bzw. Lernende auch in Teilzeit die Schule besuchen. |
| Auskunft | Hierüber können zentrale Informationen über ein Schulkind als Information an befugte Dritte generiert werden:
Name, Klasse, Geburtsdatum, Anschrift und evtl. Informationen zu den erziehungsberechtigten Personen. |
| Notfallbogen |
Der Notfallbogen ist für z.B. die Polizei oder den Rettungsnotdienst gedacht. Die Angaben hier können erweitert werden. Ein Admin geht dafür auf Admin > Einstellungen > Schüler:innenverwaltung und sieht dann unter "Datenbankversion der individuellen Felder der Schüler:innenverwaltung" eine Tabelle mit den schuleigenen Feldern. Diese Felder können für den Notfallbogen aktiviert werden. Wie die Felder angelegt werden, wird hier erklärt. |
| Karteikarte | Für das klassischen Karteikartensystem an Schulen |
| Schulbescheinigung (Krankenkasse) |
Entspricht dem Formular KG 5a – Schulbescheinigung für Krankenkassen |
| Erfassungsbogen | Der Erfassungsbogen kann z.B. genutzt werden, um zentrale Information zu einem Schulkind zu sammeln, die so an eine andere Stelle weitergegeben werden muss. Wie im Notfallbogen können auch hier weitere Felder mit aktiviert werden. Lesen Sie mehr unter "Notfallbogen" weiter oben. |
7. Häufige Fragen
1. Wie kann ich schnell in Excel die schulinternen IDs für ganz viele Schüler:innen eingeben?
Vergeben Sie die schulinterne ID z.B. nach diesem Muster: 2021001. Das Schulkind 001 kommt 2021 an Ihre Schule und erhält die ID: 2021001. Legen Sie auch für das zweite Schulkind die ID an: 2021002.
Denken Sie immer daran, dass die schulinterne ID eindeutig sein muss. Die ID darf nicht noch einmal im System BOLLE vorkommen.
Markieren Sie nun die beiden Zellen in Excel. Das müsste so aussehen:
Am unteren linken Rand sehen Sie ein grünes Viereck. Gehen Sie mit dem Mauszeiger dorthin. Es muss ein schwarzes Pluszeichen erscheinen. Klicken Sie die Maustaste und halten Sie diese gedrückt. Ziehen Sie die Felder nach unten. Das Ergebnis sollte dann so aussehen:
2. Im Sekretariat ist es wichtig für uns, dass wir Listen von den Schüler:innen ausdrucken können. Sei es eine Klassenliste mit verschiedenen Kriterien oder zum Beispiel eine Übersicht wer noch kein Büchergeld gezahlt hat. Wie können wir solche Listen erstellen?
Über die Schüler:innenverwaltung können Sie bereits jetzt relativ viele Listen generieren. Wenn Sie im Punkt Verwaltung > Schüler:innen sind, können Sie in die Felder oberhalb der Tabelle Filterkriterien eingeben und sich auf diese Weise z.B. nur Kinder aus der 8b anzeigen lassen. Über das grüne Zahnrad links oben können Sie verschiedene Felder anzeigen lassen, über den Exportknopf rechts können Sie die Listen herunterladen.
Sollte es Listen geben, die noch nicht auffindbar sind, schreiben Sie uns gerne. Wir werden dann versuchen, Ihnen einen entsprechenden Download zur Verfügung zu stellen.
3. Wir möchten demnächst die Verwaltung des Büchergelds über BOLLE laufen lassen. Werden die dort getätigten Angaben irgendwann wieder gelöscht, damit sie dann für den nächsten Durchgang wieder neu gefüllt werden können? Wo kann ich das einstellen?
Unter Verwaltung > Jahresabschluss > dem Reiter weitere Aufgaben finden Sie die Möglichkeit die Informationen zum Büchergeld zu einem beliebigen Zeitpunkt zurückzusetzen. Es erscheint folgendes Menü:
4. Bei der LUSD werden die Namen der Schüler:innen in einer Zelle exportiert: "Nachname, Vorname". BOLLE benötigt aber eine Datei mit den Spalten "Vorname" und "Nachname". Was kann ich tun?
In BOLLE müssen die Felder Vorname und Nachname leider wirklich getrennt importiert werden. Solche Automatiken sind leider immer sehr fehlerhaft und die korrekten Schülerdaten sind einfach zu wichtig. Damit Sie aber nicht in jede Zelle händisch gehen müssen, empfehlen wir Ihnen die folgende Lösung:
Wenn Sie die Daten aus der LUSD in Excel öffnen können, dann können Sie in Excel die Spalte "Nachname, Vorname" auch getrennt erfassen. Das geht so:
- Wenn z.B. in Zelle A1 steht: "Müller, Karl-Heinz",
- dann markieren Sie die Zelle A1.
- Dann gehen Sie zu Daten - Text in Spalten - Getrennt - Komma - Fertig stellen.
Nun müsste je nach Ihren Einstellungen dort "Müller" und "Karl-Heinz" stehen. Probieren Sie es am besten erst einmal in einer Kopie aus, dann klappt das bestimmt. Viel Erfolg!
5. Ein Kind wechselt die Klasse und es gibt viele neue Zuordnungen. Wie kann ich das in BOLLE abbilden?
Gehen Sie in unter Verwaltung auf die Schüler:innenverwaltung und klicken auf das Schulkind, dass die Klasse wechselt. Klicken Sie bei Klasse auf das Stiftsymbol. Wählen Sie die neue Klasse aus und speichern Sie. Falls Sie Kolleg:innen das Kind bereits im Kursunterricht zugeordnet haben, muss ggf. die Zuordnung wiederholt werden. Bitte weisen Sie die Kolleg:innen darauf hin, die Zuordnungen entsprechend zu überprüfen. Falls durch den Klassenwechsel andere Lehrkräfte das Kind unterrichten als ursprünglich mitgeteilt, müssten die Kolleg:innen das bei der Zuordnung ebenfalls berücksichtigen (z.B. bei Klassenunterricht).
Jahrgangsgleiche Klassenwechsel führen zu keinen automatischen neuen Zuordnungen. Wenn Schüler:innen in einen anderen Jahrgang wechselt, werden alle getätigten Kursbuchzuordnungen zurückgesetzt.
Wenn Sie schneller neue Zuordnungen vornehmen wollen, damit nicht alle Kolleg:innen individuelle Einträge vornehmen müssen, klicken Sie in der Kursbuchverwaltung auf den Knopf "Zuordnungen". 
Wenn Sie auf "Zuordnungen" klicken, erscheint dieses Menü:
Wählen Sie das Datum, zu dem die Änderungen vorgenommen werden sollen. Ab diesem Tag gelten die dann von Ihnen hier festgelegten Zuordnungsänderungen. Klicken Sie auf dann auf weiter.
Hier sehen Sie dann alle Kursbuch-IDs, zu denen das Kind aktuell zugeordnet ist. Klicken Sie auf das Stiftsymbol. Im neuen Fenster filtern Sie am besten nach der Klasse, in der das Kind Kurse besuchen soll.
Grün sehen Sie alle Kurse, zu denen das Kind aktuell zugeordnet ist bzw. von Ihnen zugeordnet werden soll. Bestätigen Sie Ihre Auswahl und speichern dann Ihre Angaben.
Es kann im folgenden Fenster zu einer Fehlermeldung kommen, die z.B. so aussieht:
Das bedeutet, dass Sie das Kind einem Fach zuordnen wollten, dem es bereits zugeordnet ist. Man kann als Schüler:in nicht zwei Mal einem regulären Mathematikkurs zugeordnet sein. Das müssen Sie bei der Kursbuchauswahl beachten.
Lehrkräfte erhalten keine gesonderten Hinweise zu Zuordnungsänderungen in ihren Kursbüchern. Am besten weisen Sie diese direkt darauf hin.
6. Ein Schulkind ist von der Schule abgegangen. Was muss ich jetzt einstellen?
Innerhalb der Schüler:innenverwaltung bei der Ansicht eines Kindes wird die aktuelle Klasse angezeigt. Dort lässt sich das ändern, indem die Option "abgegangen" gewählt wird. Achten Sie darauf ein sinnvolles Datum zu wählen. Wenn das Kind also schon länger abgegangen ist, dann wählen Sie bspw. auch den 24.06. oder so aus - also der Tag nach den letzten Zeugnissen.
Alles, was nach diesem Datum zu dem Kind gespeichert war, wird dann mit der neuen Eingabe überschrieben. Dann verschwinden die Eingabenen (je nach Datum) auch aus den Listen zur Laufbahn und anderen Bereichen.
7. Ich brauche die aktuelle in BOLLE hinterlegte E-Mailadresse der Eltern. Wie kann ich das abrufen?
In der Schüler:innenverwaltung wird auch die von den Eltern selbst hinterlegte E-Mailadresse angezeigt. Sie können auf die Adresse direkt klicken. Es wird Ihre E-Mailsoftware auf dem Computer geöffnet.
8. Ein volljähriger Schüler möchte nicht mehr, dass seine Eltern über schulische Belange informiert werden. Wie können wir verhindern, dass Mails über BOLLE an die Eltern rausgehen?
Der einfachste Schritt wäre, wenn Sie die Eltern aus der Elternverwaltung bei dem Kind entfernen. Damit ginge aber auch die Kontaktadresse zu den Eltern in einem besonderen Notfall verloren.
Was Sie stattdessen tun können:
In der Schulkindverwaltung finden Sie die folgende Einstellungsmöglichkeit.
Setzen Sie dieses Häkchen, wenn volljährige Schüler:innen Ihnen schriftlich bestätigt haben, dass sie nicht mehr wollen, dass ihre Eltern bei schulischen Angelegenheiten kontaktiert werden.
Achtung: Diese Einstellung gilt ab sofort. BOLLE überprüft nicht, ob die Person bereits 18 Jahre alt ist.
In der Elternverwaltung erscheint daraufhin folgender Hinweis für die Klassenleitung:
Auch den Fachlehrkräften würde diese Information zugänglich gemacht werden, z.B. wenn diese über ein Kursbuch eine E-Mail an die Eltern schicken möchten:
Fachlehrkräfte können sich auf diesem Weg nicht über die Einschränkung hinwegsetzen.
Über Sonstiges > E-Mails können auch ausgenommene Eltern angeschrieben werden. Hierfür muss aktiv das Häkchen bei "ausgenommenen Eltern" gesetzt werden, damit diese auch angeschrieben werden.
Hinweis:
Wenn Eltern sich einloggen, können sie volljährige Kinder oben in der Navigationsleiste nicht mehr auswählen. Auch in der App bekommen sie z.B. keine Fehlzeiten mehr angezeigt. Wenn man nur volljährige Kinder hat, kann man in seinem Eltern-BOLLE-Account nicht mehr viel machen.
9. Kann ich in BOLLE das Formular für eine Unfallanzeige aufrufen?
Ja, das geht. Sie finden hier mehr Informationen dazu.
10. Ein Kind kommt mitten im Schuljahr in die Schule und ich will das Kind schnell in die richtigen Kurse setzen. Kann ich das zentral vornehmen, ohne das jede Lehrkraft das einzeln macht?
Ja, das geht z.B. über die Schulkindverwaltung. Mehr dazu finden Sie hier.
11. Ich habe viele ehemalige Schüler:innen in der Liste der Schulkindverwaltung. Wie kann ich da mehrere Schüler:innen gleichzeitig löschen?
Dafür gehen Sie in die Schulkindverwaltung zum Reiter "ehemalige Schüler:innen".
Dort finden Sie ganz unten diese Option "Mehrere Schüler:innen löschen".
Es öffnet sich das folgende Menü:
Bitte beachten Sie unbedingt: Schüler:innen werden hierüber UNWIDERRUFLICH gelöscht.
Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht.
Alle zugehörigen Daten werden gelöscht (auch in "entlegenen" Regionen des Programms - Zeugnisse, Q-Phase, ...).
Löschen Sie die Daten nicht, ohne die Zustimmung aller Beteiligten eingeholt zu haben.
Wenn Sie Schüler:innen auswählen, gibt es eine andere Anzeige, die hilft, nach den zu löschenden Personen zu filtern.
Wählen Sie die zu löschenden Schüler:innen aus und klicken Sie auf "Schüler:innen unwiderruflich löschen". Sie müssen diese Aktion dann noch einmal bestätigen.
Wichtig:
Das Löschen kann einige Zeit in Anspruch nehmen - schließen Sie nicht die Seite. Am Ende des Prozesses wird die Seite automatisch neu geladen. Beim Löschen vieler Schüler:innen sehen Sie eine kurze Bestätigung - aber eben für jede einzelne Person. Dies muss abgewartet werden bis die Seite neugeladen ist und eine verringerte Anzahl an ehemaligen Schüler:innen angezeigt wird. 
12. Wie vergebe ich Bezirkszuordnungen in der Schulkindverwaltung automatisch?
Die Liste der in BOLLE hinterlegten Bezirke erfasst alle Berliner Bezirke und die angrenzenden Großraumbezirke in Brandenburg (Kreis Oberhavel, Kreis Barnim, Kreis Märkisch-Oderland, Kreis Oder-Spree, Kreis Dahme-Spreewald, Kreis Teltor-Fläming, Potsdam, Kreis Potsdam-Mittelmark, Kreis Havelland, übriges Brandenburg).
In der Schülerverwaltung finden Sie einen Reiter "Bezirke". Dort werden alle Kinder angezeigt, bei denen der Bezirk im Moment nicht gesetzt ist.
Dort findet sich ein Knopf, der eine automatische Zuweisung für alle Kinder auslöst, die bisher keine Eintragung haben.
Mithilfe dieses neuen Tabs können Sie immer den Überblick behalten, dass alle Eingaben vollständig sind.
Außerdem können Sie bequem nach einem größeren Import alle Bezirke (so weit es eindeutig möglich ist) automatisch setzen.
Achtung:
Es gibt ein paar uneindeutige Postleitzahlen, da sich zwei Bezirke diese PLZ teilen. In solch einem Fall müssten Sie selbst die Straße und Hausnummer anschauen und den Bezirk händisch eintragen.
Tipps für den Umgang mit Listen in BOLLE
In BOLLE gibt es an zahlreichen Stellen Listen und Tabellen, die den Alltag in der Verwaltung erleichtern sollen.
Die Listen in BOLLE haben viele Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten.
Im rot markierten Bereich sehen Sie verschiedene Zeichen:
| Und-Zeichen (auch Ampersand oder Et-Zeichen) |
Hier ändern Sie die Art und Weise, wie Ihre Eingaben in den Spaltenkopffeldern untereinander verknüpft sind. Wenn Sie das Und-Zeichen sehen, sind die Bedingungen "und"-verknüpft. Klicken Sie auf das Symbol, ändert sich die Verknüpfung zu "oder". Sie erkennen das an den zwei parallelen Strichen. Ein Praxisbeispiel, wo und wie solche Verknüpfungen verwendet können, finden Sie hier und weiter unten bei den Beispielen dieser Seite. |
| ein Pfeil nach rechts zeigend mit einem x | Alle Filter werden zurückgesetzt. Mit Filter meint man hier, dass alle Ihre Eingaben, die Sie in Spaltenkopffelder hinzugefügt haben, zurückgesetzt werden. |
| ein Pfeil von oben nach unten, von A bis Z, sortierend | Es wird die ursprüngliche Sortierung wiederhergestellt. Wenn Sie auf einen Spaltenkopf klicken (siehe blaue Markierung oben im Bild), sortieren Sie die Liste entweder in die eine, oder bei erneutem Klick, in die andere Richtung ausgehend von den Werten dieser einen Spalte. Wenn Sie die ursprüngliche Sortierung zurück haben möchten, klicken Sie auf dieses Symbol. Eine individuelle Sortierung wird im Spaltenkopf durch einen Pfeil von unten nach oben oder oben nach unten angezeigt.  |
| ein Zahnrad-Symbol | Hier schalten Sie weitere Spalten hinzu oder wählen andere ab, sodass mehr oder weniger angezeigt wird. Nur die Spalten, die Sie in einer Liste sehen, werden auch exportiert. |
Im grün markierten Bereich sehen Sie zwei verschiedene Zeichen. Sie können die angezeigte Liste als csv.- oder xls.-Datei herunterladen und speichern.
Das Dateiformat CSV steht für comma-separated values und beschreibt den Aufbau einer Textdatei zur Speicherung oder zum Austausch einfach strukturierter Daten. Die Dateien werden häufig für Im- und Export-Funktionen genutzt.
Das Dateiformat XLS steht für Excel spreadsheet. Dieses Format wird häufig für die Tabellenkalkulation in Microsoft Excel verwendet, kann aber auch von anderen Programmen gelesen werden.
Anhand von ein paar Beispielen, wollen wir Ihnen zeigen, wie Sie die Listen noch effektiver nutzen können.
Beispiel 1: Wie viele Schüler:innen sind in einer Klasse?
Angenommen, die Klasse heißt in BOLLE "1011" (gesprochen Zehn-Elf; bei Ihnen heißt die Klasse vielleicht 10a), dann können Sie im Feld des Spaltenkopfes den Wert "1011" eingeben.
Nun werden Ihnen nur Einträge angezeigt, die die Klasse 1011 enthalten. Sie müssen die Zeilen nun aber nicht zählen. Oben finden Sie die Information "Anzahl: 26 von 1057". Es gibt also 26 Schüler:innen, die aktuell dieser Klasse zugeordnet sind.
Der Export der Liste erfasst auch immer genau die Informationen, die Ihnen aktuell angezeigt wird. Das gilt also auch, wenn Sie die Liste filtern, wie in diesem Beispiel. Es gilt aber auch für die ein- bzw. ausgeblendeten Spalten mittels des Zahnrad-Symbols.
Beispiel 2: Ich brauche eine Liste von allen Schüler:innen, außer jene im 8. Jahrgang.
Sie geben im Feld die Zeichenkombination "!=8" ein. "!=" ist ein Ungleich-Operator. In unserem Beispiel sollen alle Schüler:innen angezeigt werden, die nicht im 8. Jahrgang sind; also ungleich Jahrgang 8.
Es werden nur Schüler:innen angezeigt, die sich nicht im 8. Jahrgang befinden. Das sind in diesem Beispiel ziemlich viele Schüler:innen (899).
Sie können auch nur "!=" eingeben. Weil danach kein Wert (im Beispiel oben die Zahl 8) folgt, werden alle Zeilen weggefiltert, die keinen Wert haben. Es werden also alle leeren Felder aussortiert.
Beispiel 3: Ich möchte alle Bücher angezeigt haben, die dem Fach Englisch zugeordnet sind oder das Wort "Englisch" im Buchtitel tragen.
Gehen Sie zur Verwaltung der Bibliothek und klicken Sie auf Bestandsverwaltung. Geben Sie in den Spaltenkopffeldern Fächer und Titel jeweils "englisch" ein.
Noch haben Sie die Filter "und"-verknüpft. Daher werden Ihnen jetzt nur Bücher angezeigt, die beide Bedingungen gleichzeitig erfüllen.
Klicken Sie auf das Und-Zeichen. Nun werden die Bedingungen "oder"-verknüpft.
Es erscheinen also alle Zeilen, die entweder "englisch" in der Spalte Fächer oder "englisch" in der Spalte Titel enthalten. Es muss nur eine Bedingung Ihrer gesetzten Filter erfüllt sein.
Sie können auch mit zwei Anführungszeichen suchen.
Mit "..." werden genaue Ketten festgelegt. Mehre Dinge werden weiter mit oder betrachtet.
Die Suche nach
franz “Schnittpunkt 8”
würde also alle Bücher liefern, die franz ODER “Schnittpunkt 8” enthalten.
Wollen Sie nach einem ganz genauen Wert filtern?
Wenn es z.B. die Tutorien 111, 112, 113, 114 ... 1110, 1111, 1112 gibt, dann würde, wenn man nach 111 filtert, auch Ergebnisse für 1110, 1111 und 1112 erhalten. Wenn Sie jedoch ===111 eingeben, erhalten Sie nur Einträge, die exakt 111 heißen.
Nutzen Sie also die Zeichenkombination "===" gefolgt vom gesuchten Wert, um eindeutig nach diesem bestimmten Wert zu filtern.
E-Mails mit BOLLE verfassen (und Newsletter verwalten und erfassen)
Sie können über BOLLE komfortabel E-Mails verfassen. Gehen Sie über die Menüleiste auf Sonstiges und klicken dann auf E-Mails.
Für die Newsletter-Funktion muss das entsprechende Modul vorher von den schulinternen Admins freigeschaltet worden sein.
Über die Kursbuchverwaltung können Sie relativ schnell E-Mails an Schüler:innen und Eltern verschicken. Sie können dort Kolleg:innen auch als Nebenempfänger (CC) hinzufügen. Mit dieser E-Mailfunktion (Sonstiges > E-Mails) erhalten Sie weitere Möglichkeiten, die die schulische Kommunikation erleichtern.
Inhalt
1.1. E-Mails
1.2. Praxisfall: E-Mails an Fachbereiche
2. E-Mails an Klassen / Jahrgänge
3.1. Newsletter verwalten
3.2. Newsletter verfassen
3.3. Zu Newsletter einladen
Wir empfehlen, dass Sie E-Mails und Newsletter separat in einem anderen Programm formulieren und regelmäßig speichern. Den fertigen Text können Sie dann kopieren. Das ist vor allem bei längeren Texten wichtig.
Die Gefahr, dass Ihr Text verloren geht, weil Sie z.B. aus Versehen die Seite neu laden oder die Verbindung zum Internet verlieren, ist sehr hoch. Alle Eingaben wären dann gelöscht.
Alle Kolleg:innen können mit Hilfe des Reiters E-Mails schulinterne Mails an einzelne Schüler:innen und/oder Eltern und auch bestimmte Gruppen des Kollegiums verfassen.
Nur das Verwaltungspersonal kann auch mit dem Recht "E-Mails an alle" schulweite E-Mails an Schüler:innen und Eltern verfassen ("E-Mails an Klassen / Jahrgänge").
Für die gruppenweite Eltern- und Schüler:innenkommunikation Ihrer Kurse nutzen Sie bitte die E-Mailfunktion in der Kursbuchverwaltung.
1.1. E-Mails
Im Reiter E-Mails können Sie E-Mails bezogen auf einzelne Schüler:innen versenden oder auch nur an Kolleg:innen.
Wenn Sie Schüler:innen auswählen, können Sie die Mail direkt an
- die Schüler:innen und/oder
- an die Klassenleitung (ggf. Klassenleitungsteam) und/oder
- an die Erziehungsberechtigten und/oder
- die unterrichtenden Kolleg:innen verschicken.
Dabei werden die Mails nur dann verschickt, wenn die entsprechende Mailadresse hinterlegt ist.
(Sollte für ein Schulkind keine E-Mailadresse der Erziehungsberechtigten in der Elternverwaltung hinterlegt sein, erhalten Sie nach dem Klicken auf "Mail abschicken" eine entsprechende Meldung.)
Sie können auch ohne eine Auswahl bei den Schüler:innen eine oder mehrere Kolleg:innen anschreiben. Wählen Sie einfach aus der Liste "(weitere) Kolleg:innen" aus.
Sie müssen zwingend mindestens eine:n Empfänger:in auswählen und etwas in den Feldern Betreff und Text eingeben.
Danach können Sie die E-Mail versenden.
Sie entscheiden auch, ob Sie auch eine Kopie an Ihre eigene Mailadresse geschickt haben möchten.
Tipp: Ihre über BOLLE verschickten E-Mails finden Sie auch in der Mail-Historie. Klicken Sie dafür auf Ihr Profil-Icon oben rechts und wählen links Mail-Historie. 
Sie können mit "Mails an unterrichtende Kolleg:innen" schulkindgenau E-Mails ausschließlich an die Fachlehrkräfte eines bestimmten Schulkindes verfassen. So werden redundante E-Mails vermieden.
Es gilt die Mailadresse, die im jeweiligen Profil hinterlegt ist. Es gilt also nicht die Mailadresse, die z.B. von Eltern in der Schulkindverwaltung hinterlegt ist. Bei Eltern müsste man dafür aus Datenschutzgründen in die Elternverwaltung gehen.
Bitte beachten Sie das Feld Mail an auch ausgenommene Eltern. Wenn Sie das Häkchen bei Mail an Erziehungsberechtigte setzen und ebenfalls das Häkchen Mail an auch ausgenommene Erzb. setzen, werden auch Eltern von über 18-Jährigen angeschrieben, die darum gebeten haben, dass die Eltern nicht benachrichtigt werden sollen.
Die Verwaltung kann in der Schulkindverwaltung festhalten, wenn volljährige Schüler:innen entscheiden, dass Ihre ehemaligen Erziehungsberechtigten nicht mehr über schulische Belange informiert werden sollen. Mit der Mail an auch ausgenommene Eltern setzen Sie sich über diesen Wunsch hinweg. Das sollte nur in begründeten Ausnahmefällen passieren. Die Schüler:innen sollten darüber informiert werden.
Weitere Informationen zu den Einstellungsmöglichkeiten finden Sie hier.
Kolleg:innen mit dem Verwaltungsrecht können im Bereich E-Mails Nachrichten verfassen, die mit einer besonderen Reply-To-Funktion versehen sind.
Man hat so die Möglichkeit, als Reply-To-Adresse die allgemeine Kontaktadresse der Schule zu verwenden. So können z.B. Kolleg:innen aus dem Sekretariat, die einen eigenen Account mit eigener Mailadresse haben, eine Mail so verschicken, dass, wenn auf diese Mail geantwortet wird, die Antwort bei der Kontaktadresse der Schule landet.
1.2. Praxisfall: E-Mails an Fachbereiche
Wenn Sie eine E-Mail an alle Kolleg:innen eines Faches schicken möchten, können Sie auch den Reiter "E-Mails" verwenden. Klicken Sie auf "weitere Kolleg:innen".
Sie sehen dann nicht nur die Nachnamen und Kürzel aller Kolleg:innen, sondern auch die in BOLLE hinterlegten Fächer. Sie können danach filtern.
Die Fächer werden von der Verwaltung Ihrer Schule im Bereich Personal hinterlegt.
Sie könnten z.B. nach "Deutsch" filtern und dann auf "gefilterte Einträge auswählen" gehen. Dann werden alle Personen, nach denen gerade gefiltert wurde, ausgewählt.
2. E-Mails an Klassen / Jahrgänge
Wenn Sie E-Mails klassen- oder sogar jahrgangsweise verschicken können möchten, müssen Sie das allgemeine Verwaltungsrecht oder mindestens das Recht "Mail an alle" erhalten haben.
Das sonstige Vorgehen ist wie auch im Reiter "E-Mails" (s.o.). Hier haben Sie dann die Möglichkeit, ganze Klassen bzw. Jahrgänge auszuwählen.
3.1. Newsletter verwalten
In BOLLE können gezielt Newsletter verfasst, verschickt und abonniert werden. Dafür muss das Modul Newsletter aktiviert worden sein.
Im neuen Fenster klickt man auf Newsletter.
Wenn man einen Newsletter anbieten möchte, klickt man auf das Plus-Symbol.
Es sind verschiedene Einstellungsmöglichkeiten vorhanden. So können Newsletter z.B. auch von Schüler:innen und/oder Eltern abonniert werden. Kolleg:innen können Newsletter immer abonnieren. Mehrere Personen können für einen Newsletter verantwortlich sein.
Jede verantwortliche Person erhält komplette Verwaltungsrechte für den Newsletter. Dieser könnte also dann auch von dieser Person wieder gelöscht werden.
... dann erschient dieser in der Newsletter-Ansicht auf der Profil-Seite aller Personen, die den Newsletter abonnieren können.
Wenn man auf abonnieren klickt, erhält man den Newsletter, sobald ein neuer verschickt wird.
Wenn Sie den Newsletter, so wie Sie ihn angelegt haben, verändern möchten, klicken Sie dafür auf das Stiftsymbol.
3.2. Newsletter verfassen
Zum Verfassen eines Newsletters muss man "verantwortlich" für den betroffenen Newsletter sein. Wenn das der Fall ist, dann erscheint unter Sonstiges > E-Mails der Reiter Newsletter.
Sie wählen oben den Newsletter, den Sie gerne verschickt möchten. Nach der Formulierung klicken Sie auf "Mail abschicken".
Wir empfehlen, dass Sie E-Mails und Newsletter separat in einem anderen Programm formulieren und regelmäßig speichern. Den fertigen Text können Sie dann kopieren. Das ist vor allem bei längeren Texten wichtig.
Die Gefahr, dass Ihr Text verloren geht, weil Sie z.B. aus Versehen die Seite neu laden oder die Verbindung zum Internet verlieren, ist sehr hoch. Alle Eingaben wären dann gelöscht.
3.3. Zu Newsletter einladen
Sie können den Reiter "zu Newsletter einladen" wählen. Von dort können Sie Personengruppen direkt zu Ihrem Newsletter hinzufügen.
Die ausgewählten Empfänger:innen werden automatisch als Abonnent:innen für den Newsletter eingetragen. Zugleich werden sie per Mail über diesen Vorgang informiert.
Eine solche Einladung ist nur einmalig möglich.
Sollten Empfänger:innen bereits eine Einladung erhalten haben, so werden diese einfach übersprungen.
Ämterverwaltung (GSV & GEV)
Sofern das entsprechende Modul von Ihrer Schulleitung aktiviert wurde, können Sie in BOLLE die GSV- und GEV-Ämter verwalten. Das entsprechende Recht muss in der Rechteverwaltung vergeben worden sein. Ist das alles erfolgt, können Sie über die Menüleiste auf Verwaltung und dann auf Ämter (GSV & GEV) klicken.
Sie sehen hier, welche Schüler:innen von den Klassenleitungen bereits zur GSV bzw. welche Eltern bereits zur GEV hinzugefügt wurden. Da die Wahlen für Oberstufenschüler:innen i.d.R. anders organisiert sind, sollten die Oberstufensprecher:innen hier von Ihnen eingepflegt werden. Sie können aber auch Mittelstufenschüler:innen nachtragen.
Neben der GSV und GEV gibt's auch Gruppen für die einzelnen Vorstände. Auf diese Gruppen haben Klassenleitungen keinen Zugriff, sodass Sie diese Einstellung vornehmen müssen.
Alle Personen, die den einzelnen Gruppen zugeordnet sind, landen so automatisch auf dem entsprechenden Verteiler zur Förderung des institutionellen Austauschs innerhalb dieser Gremien, in denen Mitglieder häufig wechseln.
Hier finden Sie eine Anleitung zu den Einstellungsmöglichkeiten.
Schüler:innen verkörpern
In BOLLE können die Klassenleitungen bzw. die Admins die Profile von Schüler:innen-Accounts verkörpern. Dafür geht man auf Logindaten Schüler:innen und klickt (ggf. nach Auswahl einer Klasse) ganz rechts auf verkörpern.
Hier können Sie bei Fehlern helfen und in die Rolle einer Schüler:in schlüpfen. Sollten Sie bestimmte Veränderungen vornehmen, informieren Sie bitte die Schüler:innen darüber. Eine Rollenübernahme sollte auch mit den Schüler:innen abgesprochen werden.
Wenn der Account der Schüler:in aktiv ist, können Sie keine persönlichen Bereiche der Schüler:innen einsehen. Deaktivierte Accounts sind voll einsehbar, damit Sie z.B. die Einstellung für die jeweilige Person selbst vornehmen können. Dies wäre z.B. der Fall, wenn Schüler:innen kein eigenes Profil auf BOLLE wünschen.
Schulklassenverwaltung
Damit BOLLE den Klassenleitungen und Tutor:innen die entsprechenden Rechte im System zuweisen kann, muss festgelegt werden, welche Kolleg:innen für die Klassen bzw. Tutorien verantwortlich sind. Dies passiert in der Klassenverwaltung. Gehen Sie über die Menüleiste auf Verwaltung und klicken dann auf Klassen.
1. Allgemeines
2. Klassen im aktuellen Schuljahr
3. Klassen ab nächstem Schuljahr
4. Klassenverbünde
5. Alle Klassen
6. Sondernamen für Jahrgänge
1. Allgemeines
In BOLLE muss jedes Kind einer Klasse zugeordnet sein. Die Klassenzugehörigkeit bestimmt den aktuellen Jahrgang des Kindes.
Schüler:innen können Klassen wechseln. Die Einstellung nehmen Sie direkt in der Schulkindverwaltung vor. Dort kann die aktuelle Klasse aber auch die zukünftige Klasse geändert werden. Die zukünftige Klasse ist immer die Klasse, in die das Kind zugeordnet wird, wenn es einen Schuljahreswechsel gibt.
Wenn ein Schulkind in eine andere Klasse zugeordnet wird, aber im gleichen Jahrgang verweilt, bleibt das Schulkind in allen Kursbüchern zugeordnet.
Wenn ein Schulkind in eine andere Klasse zugeordnet wird und diese Klasse sich in einem anderen als dem aktuellen Jahrgang befindet, wird das Schulkind automatisch aus allen aktuellen Kursbüchern entfernt und muss ggf. neu zugeordnet werden.
Sie finden in der Schulklassenverwaltung mehrere Reiter für verschiedene Einstellungen, die im Folgenden genauer erläutert werden.
ACHTUNG:
Bitte benennen Sie keine Klassen einfach so um, wenn diese auch z.B. für die Niveau-Zuordnung wichtig sind. Wenn Sie also eine ISS sind, die ER- und GR-Zuordnungen vornimmt, müssen Namensänderungen in der Klassenverwaltung (z.B. auch schon von "9_1" zu "9.1" dem Support-Team von BOLLE gemeldet werden.
Gibt es neue Klassennamen (also z.B. auch einmal auch eine "7d", dann muss dies zur zukünftigen Berücksichtigung bei den Niveau-Zuordnungen dem Support-Team gemeldet werden.
Tipp:
Wenn Kolleg:innen in mehr als zwei Klassen als Klassenleitung eingetragen sind, verändert sich die Navigationsleiste von BOLLE, damit dies für die betroffenen Kolleg:innen übersichtlicher wird.
2. Klassen im aktuellen Schuljahr
Im Reiter "Klassen im aktuellen Schuljahr" sehen Sie eine Übersicht über alle Klassen, die im aktuellen Schuljahr an Ihrer Schule eingerichtet sind.
In der Spalte "Interne ID" sehen Sie die von Ihnen vergebene schulinterne ID für die jeweilige Klasse.
Wir empfehlen ein einheitliches ID-System, welches Dopplungen definitiv ausschließt. Klassen-IDs müssen wie Schulkind-IDs einmalig sein und sollten auch nicht mehr verändert werden.
Es bietet sich z.B. an eine Klasse, die im August 2022 als "7a" im 7. Jahrgang startet, "2022a" zu nennen.
In der E-Phase kann man Klassen-IDs dann z.B. "2022Ea" nennen; die Klasse könnte dann "11a" heißen.
In der Q-Phase kann man Klassen-IDs dann z.B. "2022T1" nennen; das Tutorium könnte dann "12a" heißen.
Wenn einige Klassen bereits im Grundschulbereich starten, andere aber erst im 7. Jahrgang, können Sie das z.B. mit einem "G" in der Klassen-ID kennzeichnen.
So kann also im Jahr 2022 eine "5a" (ID: 2022Ga) und eine "7b" (ID: 2022Mb) starten; G für z.B. Grundstufe oder auch grundständig und M für Mittelstufe.
Fragen Sie ggf. im Support-Bereich nach; wir werfen gerne einen Blick auf Ihr ID-System und geben Vorschläge.
In der Spalte "Interne ID" sehen Sie auch, wie viele Schüler:innen aktuell dieser Klasse über Ihre Schulkindverwaltung zugeordnet sind.
Wenn Sie auf den ID-Namen klicken, erhalten Sie solch eine Ansicht:
Unter Schuljahre sehen Sie, wie die Klasse in den jeweiligen Schuljahren heißen wird.
Scrollen Sie nach ganz unten. Dort können Sie speichern, aber z.B. auch die Klasse löschen.
Achtung: Löschen Sie Klassen nur mit äußerster Vorsicht. Dabei gehen viele Informationen unwiderruflich verloren. Im Zweifel fragen Sie vorher beim BOLLE-Support nach.
Wenn Sie auf den Klassennamen (im Bild weiter oben "7a", rot markiert) klicken, können Sie Einstellungen zu den Klassenleitungen und dem Klassenraum vornehmen.
Sie können auch eine "Stellvertretung" für die Klassenleitung benennen. Dabei gibt es keine Funktionsunterschiede innerhalb von BOLLE (Ausnahme: Die stellvertretende Klassenleitung erscheint NICHT auf dem Zeugnis, wenn man dort die Namen der Klassenleitung angeben möchte).
Für das Sekretariat ist es diese Unterscheidung ggf. übersichtlicher.
Wenn Sie Änderungen vornehmen, kann es sein, dass z.B. das Klassenbuch nicht sofort bei dem neuen Kollegen als Klassenleitung erscheint. Am nächsten Tag wäre das Klassenbuch da; wenn Sie das beschleunigen wollen, klicken Sie auf Admin > Cache leeren.
Die von Ihnen hier hinterlegten Klassenleitungen erhalten den Klassenleitungsreiter auf der BOLLE-Startseite. Damit können dann alle wichtigen Klassengeschäfte in BOLLE verarbeitet werden (z.B. die Fehlzeitenverwaltung). Es können beliebig viele Kolleg:innen als Klassenleitung hinterlegt werden.
Sie können auch einen Klassenraum angeben. Dieser muss jedoch vorher über einen Untis-Import der Schulleitung oder bereits in der Verwaltung der Raum- und Medienbuchung angelegt worden sein. Ein hier hinterlegter Klassenraum taucht dann als Information im Klassenbuch auf.
Wenn Sie eine Klasse für das laufende Schuljahr hinzufügen möchten, klicken Sie auf "Knöpfe einblenden, um Klasse(n)/Tutorien für das laufende Schuljahr anzulegen":
Danach sehen Sie diese Optionen:
Danach legen Sie die Klassen für dieses Schuljahr so an, wie es im nächsten Absatz erklärt wird: "Klassen ab nächstem Schuljahr".
Achten Sie darauf, dass die interne ID mit der grundsätzlichen Bezeichnung der vorherigen und aktuellen Klassen dem gleichen System folgt, das eine doppelte Vergabe von internen IDs ausschließt.
3. Klassen ab nächstem Schuljahr
Hier legen Sie die Klassen an, die beim nächsten Schuljahreswechsel in den Reiter Klassen im aktuellen Schuljahr wechseln. So können Sie bereits vor Beginn des neuen Schuljahres die neuen Klassen anlegen und auch Schüler:innen den Klassen zuordnen.
Mithilfe des Reiters Klassen ab nächstem Schuljahr finden Sie ein paar Schaltflächen, die Ihnen bei der Erstellung neuer Klassen helfen sollen: Neue Sek I Klasse anlegen, Neue 11. Klasse anlegen, neues Tutorium anlegen, Neue 10. Klasse (extern) anlegen. Weitere Hinweise finden Sie direkt bei der Einstellung.
Beachten Sie auch die Hinweise im Abschnitt Klassen im aktuellen Schuljahr. Achten Sie insbesondere auf eine nachvollziehbare Klassen-ID-Vergabe, die Dopplungen ausschließt.
Sie können Klassen auch als sogenannte "externe" Klassen anlegen. Haken Sie dafür extern in den Optionen an.
Ein Anwendungsfall für solche externe Klassen könnte sein, dass zur E- oder Q-Phase im nächsten Schuljahr bereits Schüler:innen feststehen, die von extern an die Schule kommen. Man könnte also z.B. eine Klasse "10Ex" einrichten. Die Schüler:innen in dieser Klasse könnten bereits einen Login erhalten und auch z.B. an der Oberstufenwahl oder anderen Wahlen über BOLLE teilnehmen. Gleichzeitig tauchen als extern markierte Klassen nicht in den Statistiken auf.
Wenn Sie eine zukünftige Klasse einrichten, können Sie direkt auf der Seite angeben, welche Schüler:innen diese Klasse im zukünftigen Schuljahr besuchen werden. Klicken Sie dafür auf Zukünft. Schüler:innen.
Das kann hilfreich sein, um schneller 10. Klässler:innen in die entsprechenden 11. Klassen zu verteilen. Sie können erst einmal auch nur eine 11. Klasse (E-Phase) einrichten (oder ein Tutorium für die Q-Phase) und die Schüler:innen später richtig zuordnen. 
Sie können auch Klassen einrichten, die für Schüler:innen nur als Platzhalter dienen. Zum Beispiel für Schüler:innen, die ein Jahr im Ausland verbringen oder für Schüler:innen, die Sie erst im nächsten Jahr aufnehmen. Überlegen Sie daher, ob es sich um eine zukünftige oder aktuelle Klasse handeln soll.
Schüler:innen, die nach der 10. Klasse ins Ausland gehen, perspektivisch aber wieder zurückkehren, benötigen eine Klasse, in der Sie solange wohnen können. Ist der Auslandsaufenthalt ganzjährig, empfehlen wir, dass Sie eine "Auslandsklasse" für alle Schüler:innen einrichten, die ins Ausland gehen. Wenn Schüler:innen nur für kurze Zeit ins Ausland gehen, sollten diese der Klasse zugeordnet werden, in der sie später auch Unterricht wahrnehmen. In der Schulkindverwaltung kann der Auslandsaufenthalt vermerkt werden, sodass sich keine Fehlzeiten ansammeln.
Am Gymnasium sollte die "Auslandsklasse" dem 10. Jahrgang zugeordnet werden. Die Schüler:innen gehen also von der 10. Klasse in die 10. Klasse. Das hat den Vorteil, dass die Schüler:innen z.B. auch im Ausland über BOLLE die Oberstufenwahl vornehmen können. So werden auch keine fiktiven Q-Phasen-Zeiten gesammelt.
An der ISS bietet sich eine normale E-Phasenklasse als "Auslandsklasse" an.
4. Klassenverbünde (JüL)
In BOLLE muss jedes Kind einer Klasse zugeordnet sein. Es ist jedoch auch möglich Klassenverbünde anzulegen. Dabei werden mehrere Klassen zu einem Klassenverbund gebündelt. Das ist insbesondere für Klassenleitungen bei jahrgangsübergreifendem Unterricht wichtig.
Eine Besonderheit ist hier, dass jede Lehrkraft, die als Leitung einer Klasse eingetragen ist, automatisch auch Leitung des Klassenverbundes wird.
Klicken Sie auf das Plus-Symbol. Im neuen Menü vergeben Sie einen Verbundnamen, der möglichst kurz sein sollte. Er muss jedoch mindestens aus drei Zeichen bestehen Dieser Name taucht bei den Klassenleitungen auf der BOLLE-Startseite auf.
Wählen Sie außerdem die Klassen, die zu dem Verbund zählen sollen. Sie müssen also vorher die Klasse bereits eingerichtet haben. Schüler:innen werden auch bei Vorhandensein von Klassenverbünden weiterhin einer Klasse zugeordnet. Das ist wichtig, damit nachvollziehbar bleibt, in welchem Jahrgang sich ein Schulkind aktuell befindet.
Ein Schulkind wird einer Klasse zugeordnet.
Eine Klasse kann einem Klassenverbund zugeordnet werden.
Die Zugehörigkeit eines Schulkindes zu einem Klassenverbund ergibt sich aus der Zugehörigkeit seiner Klasse zu einem Verbund.
Schüler:innen können also nicht direkt einem Klassenverbund zugeordnet werden.
Die Klassenleitung eines gesamten Verbundes ergibt sich aus der Klassenleitung mindestens einer Klasse im Verbund. Wer also in einem Verbund von z.B. der Klassen 7a und 8a nur die hinterlegte Klassenleitung der 7a ist, ist es dann auch für die 8a im entsprechenden Verbund.
Wichtig:
Klassen können nur einem einzigen Verbund zugeordnet sein. Sollten Sie hier eine Klasse auswählen, die bisher einem anderen Verbund angehört, wird sie aus diesem entfernt.
Klassen, die weder im aktuellen noch im nächsten Schuljahr existieren, werden aus Klassenverbünden automatisch entfernt.
Der Verbund könnte z.B. "M_a" heißen, und die Klassen, die dem Verbund zugeordnet werden, sind die Klasse 7a und 8a:
Wenn der Verbund angelegt wurde, sieht man Folgendes:
Über das Stift-Symbol können Veränderungen an den Einstellungen vorgenommen werden.
Sobald Sie den Verbund angelegt haben, haben die Klassenleitungen von mindestens einer Klasse im Verbund den Zugriff auf alle Schüler:innen des Verbundes.
In vielen BOLLE-Ansichten finden Sie nicht immer eine Ansicht von allen Schüler:innen des Verbundes. Häufig erhalten Sie die Möglichkeiten zwischen Klassenansichten hin- und herzuspringen. 
In diesem Beispiel ist die Klasse "7a" so angelegt, dass Sie nach einem Schuljahreswechsel zur 8a, 9a und dann 10a wird. Die Klasse "8a" ist in diesem Beispiel nach einem Schuljahreswechsel dann die 9a und 10a.
Wenn nun also ein Schuljahreswechsel vollzogen wird, bleibt der Verbund aus aktuell "7a" und "8a" erhalten. Nach dem Schuljahreswechsel wäre es dann ein Verbund aus "8a" und "9a"; der Verbundnname bleibt "M_a".
5. Alle Klassen
Hier sehen Sie, welche Klassen bereits in BOLLE exisitiert haben. So sehen Sie auch, welche Klassen-IDs bereits vergeben wurden.
6. Sondernamen für Jahrgänge
An dieser Stelle können Sie für die Anzeigenamen der Klassen individuelle Festlegungen für die Jahrgänge vornehmen (z.B. Jahrgang 5 => V, 6 => VI, ...). Bitte halten Sie Rücksprache mit dem BOLLE-Team, bevor Sie hier Änderungen vornehmen.
Schulweiter Kalender (Verwaltung)
BOLLE stellt Ihnen einen schulweiten Kalender zur Verfügung. Die Verwaltung dieses Kalenders übernehmen die Kolleg:innen, denen das entsprechende Recht in der Rechteverwaltung erteilt wurde. Ist das erfolgt, so kann man über die Menüleiste unter Verwaltung auf Schulweiter Kalender klicken.
Hier können Sie den schulweiten Kalender bearbeiten. Dafür gehen Sie rechts die notwendigen Informationen ein. Anschließend ziehen Sie das Feld Neuer Termin an die gewünschte Stelle oder geben selbst Anfang und Ende vor und klicken auf Eintragen.
Sie können den Bereich Neuer Termin auch einklappen und andere Bereich ausklappen, hier z.B. Freie Zeit:
Neue Termine sind immer an Uhrzeiten gebunden. Freie Zeiten und Unterrichtstermine (siehe unten) sind an Unterrichtsstunden gebunden.
Sie können so z.B. nachträglich das Feld Kurzstunden in einen Kalendertag ziehen oder auf Eintragen klicken. Alle Freie Zeiten und Unterrichtstermine werden dann entsprechend dem Kurzstundenplan an Ihrer Schule angepasst. Das gilt nicht für andere Termine, denen eine genaue Uhrzeit zugewiesen wurde.
Unter Weitere Funktionen finden Sie weitere Einstellungsmöglichkeiten. So können Sie sich z.B. alle Unterrichtstermine anzeigen lassen, falls Sie einen guten Zeitpunkt für die Übung zum Feueralarm finden wollen. Sämtliche vom Personal eingetragenen Unterrichtstermine (Tests, Klassenarbeiten, Exkursionen etc.) werden angezeigt. Das ergibt natürlich einen maximal unübersichtlichen Kalender, weil Sie hier nicht nach Jahrgängen sortieren können. Sie sehen aber eventuelle Lücken, in denen noch ein Termin Platz finden kann.
Ferien fügen Sie über Admin > Ferien zum Kalender hinzu.
Synchronisationsprobleme beim Schulkalender
Sollten Sie den Schulkalender abonnieren und dabei die Möglichkeit gewählt haben, dass Sie den Kalender in Ihren Google Calendar-Account einbinden, kann es dazu kommen, dass Ihnen eine veraltete Version des Kalenders angezeigt wird. Google liefert statt der aktuellen Datei eine veraltete Datei aus dem Cache.
Dies ist ein seit Jahren bekanntes Problem, das von Google leider nicht behoben wird. BOLLE stellt immer eine aktuelle Datei zur Verfügung, Google ruft diese aber nicht ab. Laut Angaben von Google kann dies bis zu „einigen Stunden“ dauern. Unsere Erfahrung zeigt aber, dass es auch mehrere Wochen bis hin zu Monaten dauern kann, bis der Cache auf eine „aktuelle“ Version erneuert wird.
Auf dieses Verhalten von Google Calendar haben wir keinerlei Einfluss.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten:
- Sie abonnieren den BOLLE-Kalender direkt, d.h. ohne die Zwischenstation Google Calendar (dazu können Sie sich eine beliebige Kalendar-App installieren, die das entsprechende Format unterstützt).
- Sie erweitern gelegentlich die hinterlegte webcal-Adresse um eine beliebige Sprungmarke (#xyz) – diese verändert nicht das Ziel, lässt aber Google denken, dass ein anderer Kalender abonniert wurde, sodass der fehlerhafte Cache umgangen wird. Die Sprungmarke muss mit # beginnen und kann danach eine beliebige Zeichenkombination enthalten.
Url ohne Sprungmarke: webcal://kalender.bolle.schule/XXXXXX=.ics
Url mit Sprungmarke: webcal://kalender.bolle.schule/XXXXXX=.ics#ichmagbolle
Teilleistungsschwierigkeiten (Verwaltung)
In BOLLE können Teilleistungsschwierigkeiten verwaltet werden. Dies übernehmen in der Regel Kolleg:innen des Fachbereichs Deutsch. Das entsprechende Modul muss von der Schulleitung aktiviert werden. Die Verwaltung dieses Moduls übernehmen die Kolleg:innen, denen das entsprechende Recht in der Rechteverwaltung erteilt wurde. Ist das erfolgt, so kann man über die Menüleiste unter Verwaltung auf Teilleistungsschwierigkeiten klicken.
Über diese Seite verwalten Sie die schulweite Erfassung von Teilleistungsschwierigkeiten (TLS).
Inhalt
1. TLS-Vorlage erstellen
2. Verwaltung der TLS
3. Vorlagen mit anderen (BOLLE-)Schulen teilen
1. TLS-Vorlage erstellen
Wenn Sie die TLS zum ersten Mal einrichten, gehen Sie zum Reiter Vorlagen. Klicken Sie auf Vorlagenverwaltung. Es öffnet sich ein neues Fenster: TLS-Vorlagen. Wenn Sie eine eigene Vorlage verwenden möchten, gehen Sie auf Neue Vorlage.
Das Support-Team von BOLLE kann Ihnen eine Vorlage zur Verfügung stellen.
Schreiben Sie dazu eine Mail an support@BOLLE-software.de
Das Modul muss aktiviert und eine Person mit dem Recht für TLS muss bereits vorher festgelegt worden sein.
Neben den Pfeilen für hoch und runter finden Sie ein Symbol, mit dem Sie den gewählten Abschnitt duplizieren. Über Item hinzufügen können Sie Fragen unterschiedlicher Typen erstellen. Klicken Sie auf den Itemtitel (z.B. 1.1 Item 1). Es öffnet sich folgendes Menu:
Neben der Checkbox können Sie zwischen diesen Itemtypen wählen. Sie finden zu jedem Itemtyp ein Beispiel rechts unten im Menu.
Wenn Ihnen das zu aufwändig ist, können Sie gerne auch unsere zur Verfügung gestellte Vorlage verwenden: LRS, ab 2021. Wenn Sie die Vorlage anklicken, erhalten Sie sofort Einsicht in die vorausgefüllten Teile. Hier ein Beispiel:
Sie können diese Vorlage beliebig bearbeiten. Ganz unten können Sie auch noch Abschnitte hinzufügen.
Wenn Sie mit der Vorlage zufrieden sind, klicken Sie ganz oben auf das Zahnradsymbol. Sie sehen folgende Ansicht:
Wenn Sie hier Veränderungen vornehmen, müssen Sie diese vor einer Veröffentlichung mit dem blauen Feld unten rechts speichern. Danach müssen Sie das Zahnradsymbol erneut anklicken. Sie können Ihre TLS-Vorlage nun veröffentlichen.
Bitte beachten Sie: Eine einmal veröffentlichte Vorlage kann nicht mehr verändert werden.
Sollten Sie die Veröffentlichung später rückgängig machen, werden alle bereits erfassten Antworten und Zuordnungen von Schüler:innen zu der jeweiligen TLS unwiderruflich gelöscht.
2. Verwaltung der Teilleistungsschwierigkeiten
Klicken Sie auf TLS hinzufügen. Sie sehen dieses Menu:
Sie können nun alle Schüler:innen auswählen, die die gleiche Art der TLS haben. Wählen Sie danach die Art der TLS:
- ausgepräge Lese-Rechtschreibschwierigkeiten
- ausgeprägte isolierte Rechtschreibschwierigkeiten
- ausgeprägte isolierte Leseschwierigkeiten
Sollte Berlin weitere TLS-Arten einführen (wie z.B. Dyskalkulie), finden Sie diese dann hier wieder.
Wählen Sie den zugehörigen und passenden Fragebogen. Das kann z.B. die TLS-Vorlage sein, die Sie im vorherigen Schritt veröffentlicht haben. Achten Sie auf die richtige Auswahl des Fragebogens, falls Sie mehrere Fragebögen für verschiedene Arten der TLS erstellt und veröffentlicht haben.
Bei der Auswahl der Schüler:innen können Sie nach Nachname, Vorname oder Klasse filtern. Klicken Sie auf die einzelnen Schüler:innen, die Sie zu der TLS hinzufügen möchten. Die Schüler:innen werden dann mit jeder weiteren Auswahl von Ihnen der oberen Liste hinzugefügt. Bestätigen Sie Ihre Auswahl und klicken Sie dann auf speichern.
Sie sehen die von Ihnen hinzugefügten Schüler:innen in einer neuen Tabelle aufgelistet. Die Deutschlehrkräfte dieser Schüler:innen können über Meine Kurse > Teilleistungsschwierigkeiten nun den von Ihnen voreingestellten Fragebogen ausfüllen. Die Klassenleitungen haben lesenden Zugriff.
Bitte beachten Sie und informieren die Deutschlehrkräfte entsprechend, dass die Eingaben im TLS-Fragebogen immer gespeichert werden müssen. Der Speicherknopf befindet sich ganz am Ende des Formulars (unten links). Der ausgefüllte Fragebogen kann als PDF-Datei heruntergeladen werden. Nutzen Sie dafür das Drucker-Symbol.
3. Vorlagen mit anderen (BOLLE-)Schulen teilen
Wenn Sie Kolleg:innen an anderen Schulen kennen, die ebenfalls BOLLE und das TLS-Modul nutzen, können diese Kolleg:innen Ihnen diese Vorlage (z.B. aufwändige LRS-Vorlage) schicken und Sie können diese Vorlage dann auch in BOLLE importieren.
Selbstverständlich wird hierbei nur die Vorlage geteilt. Es werden keine personenbezogenen Daten weitergegeben.
Ein JSON-Export wird erstellt, indem man auf eine bereits erstellte Vorlage im Bereich "TLS-Vorlagen" geht, und dort auf das Zahnrad-Symbol klickt.
Klicken Sie dann auf "Vorlage als JSON in die Zwischenablage kopieren". Das passiert sofort und ohne weitere Bestätigung.
Diese Information kann nun einer anderen Person, die diese TLS-Vorlage gerne selber nutzen möchte, übermittelt werden. Den Inhalt der Zwischenablage fügt man mit STRG + V (PC) bzw. COMMAND / CMD + V (Apple) in ein Dokument ein.
Die Person, die eine Vorlage importieren möchte, geht dann auf "Neue Vorlage" und klickt auf "Vorlage aus JSON erstellen".
Es öffnet sich im gleichen Menü ein Eingabebereich, in diesen man die gesamten JSON-Informationen aus der vorherigen Zwischenablage einkopiert.
Das sieht dann in etwa so aus:
In diesem Beispiel wurde ein Titel eingegeben. Das ist aber nicht nötig, weil der Titel für die Vorlage ebenfalls aus dem JSON-Format mitgegeben wird. Hier sehen Sie, wo das im JSON-Text zu finden ist:
Klicken Sie dann auf "Vorlage aus JSON anlegen".
Sie sollten nun die gleiche Vorlage erfolgreich importiert haben. Die Vorlage kann natürlich bearbeitet und verändert werden.
Dateiablage (Bearbeitung)
In BOLLE können den Kolleg:innen und auf Wunsch auch den Schüler:innen und Eltern Dateien leicht zur Verfügung gestellt werden. Dafür muss das entsprechende Modul von der Schulleitung aktiviert werden. Anschließend muss das entsprechende Recht in der Rechteverwaltung vergeben werden. Ist das erfolgt, so kann man über die Menüleiste unter Sonstiges auf Dateiablage klicken und dort der Bearbeitungsmodus aktiviert werden.
Über diese Seite können Sie Ihren Kolleg:innen, den Schüler:innen und Eltern verschiedene Dokumente zur Verfügung stellen. Außerdem gibt es einen Ordner nur für Kolleg:innen mit dem Recht "Verwaltung" und "Verwaltung (lesend)".
Über den entsprechenden Icons wird eine Beschreibung angezeigt. Sie können Ordner hinzufügen, Links erstellen, Ordner verschieben, umbenennen und löschen.
Den Überordner Kollegium kann nur schulisches Personal einsehen. Die Überordner Eltern, Schüler*innen und Aushang können alle Personen sehen, die einen Zugang zu BOLLE haben: also auch Eltern und Schüler:innen.
Es gibt auch noch einen Überordner mit dem Titel "Allgemein". Das ist ein Ort, den alle einsehen können, die sich auf BOLLE in die Dateiablage einloggen können, also Personal, Eltern und Schüler:innen. Die allgemeine Dateiablage kann z.B. für das Zur-Verfügung-Stellen von Protokollen von Gremien genutzt werden.
Ganz unten finden Sie eine Fläche, zu der Sie den Ordnern einfach per drag and drop Dateien hinzufügen können. Sie müssen dafür den Bearbeitungsmodus aktivieren.
Die Dateien, die Sie dort abelegt haben, tragen alle einen Direktlink. Diesen sehen Sie, wenn Sie bei einer hochgeladenen Datei auf das Stiftsymbol klicken. Es öffnet sich solch ein Fenster:
Den Link können Sie direkt verschicken. Um die Datei herunterladen zu können, muss man eingeloggt sein.
Wenn Sie möchten, dass der Link seine Gültigkeit beibehält, können Sie die Funktion "Bisherige Datei durch diese Datei ersetzen" verwenden.
Nachschreibtermine anlegen
BOLLE kann Sie bei der Organisation von Nachschreibterminen unterstützen. Dafür muss das Modul von der Schulleitung aktiviert werden. Anschließend muss das entsprechende Recht in der Rechteverwaltung vergeben werden. Ist das erfolgt, so kann man über die Menüleiste unter Nachschreibtermine anlegen klicken.
In BOLLE haben Sie die Möglichkeit zentrale Termine für Nachschriften zu organisieren, um die Abläufe in Ihrer Schule effizienter zu gestalten und z.B. Fehlzettel überflüssig zu machen.
Inhalt
1.1. Einen Termin anlegen (allgemein)
1.2. Einen Termin mit betroffenen Unterrichtsstunden anlegen
2. Nachschriften eintragen
3. Nachschreibtermine verwalten
4. Überprüfung der ärztlichen Atteste (Oberstufe)
5. Einen Nachschreibtermin durchführen
1.1. Einen Termin anlegen
Hier können Sie einen Neuen Nachschreibtermin anlegen (Blanko-Formular) oder weiter unten einen Nachschreibtermin mit Hilfe einer Vorlage erstellen. Sie können individuelle Vorlagen erstellen, die auf die Bedürfnisse Ihrer Schule passen. Hier ist es ebenso möglich Einzeltermine oder gleich eine ganze Terminreihe zu erstellen. Sowohl beim Blanko-Formular als auch bei den Vorlagen entscheiden Sie, für welche Jahrgänge der Nachschreibtermin zur Verfügung gestellt werden soll (siehe nächste Abbildung). So können Sie z.B. Nachschreibtermine zwischen Mittel- und Oberstufe unterscheiden. Zusätzlich können Sie hier auch die Aufsichten, den Raum und die max. TN-Zahl für die jeweiligen Termine festlegen.
Wenn Sie eine Aufsicht definieren, dann kann dieses Personal unter Sonstiges > Nachschreibtermine beim entsprechenden Termin die wichtigsten Übersichtsdateien herunterladen:
Diese Möglichkeit gilt nur für die jeweiligen Termine, bei denen dieses Personal als Aufsicht eingeteilt wurde.
1.2. Einen Termin mit betroffenen Unterrichtsstunden anlegen
Wenn man einen Nachschreibtermin anlegt, kann man zusätzlich festlegen, ob reguläre Unterrichtsstunden von diesem Termin betroffen sein könnten. Dafür geht man in die Terminbearbeitung; ganz unten im Menü befindet sich die Option der betroffenen Stunden.
In diesem Beispiel wurde jetzt die 9. und 10. Unterrichtsstunde angehakt. Wenn nun eine Lehrkraft eine Nachschrift einträgt, überprüft BOLLE, ob die ausgewählten Schüler:innen zu der Zeit Fachunterricht hätten und informiert darüber.
Beim Eintrag der Nachschrift wird die Lehrkraft direkt über eine mögliche Terminkollision informiert. Der Termin zur Nachschrift kann trotzdem eingetragen werden. Es wird so aber die Möglichkeit gegeben, die Entscheidung zu überdenken und/oder die Kolleg:innen, die zum Nachschreibtermin die betroffenen Schüler:innen eigentlich unterrichten würden, separat zu informieren.
Nachdem man auf Eintragen geklickt hat, erscheint eine weitere Erinnerung:
2. Nachschriften eintragen
Die Lehrkräfte können bei schriftlichen Leistungskontrollen abwesende Schüler:innen direkt aus dem Kursbucheintrag zu einem Nachschreibtermin hinzufügen (siehe nächste Abbildung). Daraufhin öffnet sich ein Fenster, bei dem weitere Angaben vorgenommen werden müssen (siehe übernächste Abbildung). Als erstes sollte ein passender Termin für die Nachschrift ausgewählt werden. Die weiteren Angaben dienen der jeweiligen Aufsicht, damit die Nachschrift auch entsprechend korrekt durchgeführt werden kann.
Lehrkräfte können auch jederzeit unter Sonstiges > Nachschreibtermine Nachschriften hinzufügen und nachsehen, wer bereits wann für eine Nachschrift angemeldet ist. Wird ein Nachschreibtermin eingetragen (Schaltfläche Eintragen unten rechts in der letzten Abbildung), dann wird automatisch überprüft, ob die Schüler:in an dem ausgewählten Termin bereits in Bezug auf eine andere Fehlzeit zu einer Nachschrift angemeldet wurde. Ein:e Schüler:in kann somit immer nur einmal pro Nachschreibtermin eingetragen werden. BOLLE informiert die Lehrkraft, falls es zu einer Dopplung kommt.
Unter Sonstiges > Nachschreibtermine (siehe nächste Abbildung) können alle Lehrkräfte auch einen Überblick über die Termine erhalten, aber ohne weitere Rechte keine Änderungen außer an den von ihnen selbst erstellten Nachschriften vornehmen.
3. Nachschreibtermine verwalten
Wenn Sie Nachschreibtermine erstellen können, erhalten Sie unter Sonstiges > Nachschreibtermine auch eine detaillierte Ansicht der Eintragungen und können Veränderungen vornehmen. Eine wichtige Funktion ist, dass Sie sehen können, welche Schüler:innen bereits entschuldigt oder mit Attest entschuldigt wurden bzw. noch weiterhin für den ursprünglichen Zeitpunkt der Leistungskontrolle als unentschuldigt fehlend gelten.
Sie können mit dem Plus-Symbol auch selbst Schüler:innen zu einem Nachschreibtermin hinzufügen.
Sie können ebenfalls Listen erstellen, die Sie den Aufsichten zur Verfügung stellen können. Eine weitere hilfreiche Funktion ist die Erstellung von Teilnahmen als Formulare (siehe Abbildung weiter unten). Die Aufsicht kann hier vermerken, wenn die Schüler:in abwesend war oder z.B. auch die Lehrkraft es versäumt hat, die Nachschrift oder evtl. weitere Materialien zur Verfügung zu stellen.
Tipp: Auch die Klassenleitungen und Tutor:innen können die Fehlzeitenarten Ihrer eigenen Klasse bzw. Ihres eigenen Tutoriums sehen. So wird schnell klar, welche Fehlzeiten noch entschuldigt werden müssen.
4. Überprüfung der ärztlichen Atteste (Oberstufe)
Als Oberstufenkoordination wollen Sie bei der Planung der Nachklausuren eventuell überprüfen, ob die Schüler:innen, die eine Klausur nachschreiben, auch beim Tutor bzw. der Tutorin ein Attest vorgelegt haben.
Gehen Sie auf Verwaltung > Fehlzeiten und scrollen herunter zu den LEK-Fehlzeiten.
Sie gelangen zu einer neuen Übersicht, bei der Sie erst einen Jahrgang wählen.
In dieser Ansicht können Sie die LEK-Fehlzeiten der Schüler:innen des ausgewählten Jahrgangs im Zeitraum der vergangenen sechs Wochen einsehen.
5. Einen Nachschreibtermin durchführen
Wenn Sie als Aufsicht für einen Nachschreibtermin eingesetzt sind und auch in der Verwaltungsansicht entsprechend als Aufsicht eingetragen wurden, haben Sie die Möglichkeit weitere Informationen zur Nachschrift zu erhalten.
Wenn Sie korrekt eingetragen wurden, können Sie über Sonstiges > Nachschreibtermine zu den Nachschreibtermin gehen, den Sie durchführen sollen.
Dort finden Sie nun oben rechts diese Downloadoptionen:
So können Sie z.B. eine nach Abgabezeiten sortierte Liste erhalten. Dies ermöglicht es Ihnen, einfacher festuzstellen, wann wer seine Arbeit abgeben muss.
Raum- und Medienbuchung (Verwaltung)
Mit BOLLE können Sie die Buchung von Räumen und Medien Ihrer Schule verwalten. Dafür muss das Modul von der Schulleitung aktiviert werden. Anschließend muss das entsprechende Recht in der Rechteverwaltung vergeben werden. Ist das erfolgt, so kann man über die Menüleiste unter Verwaltung auf Raum- und Medienbuchung (Verwaltung) klicken.
Auf dieser Seite können Sie die Raum- und Medienbuchung verwalten.
Wichtig: Wenn Sie das erste Mal einen Untis-Stundenplan bei BOLLE importieren, werden automatisch alle Räume in der Raumverwaltung angelegt. Sie könne auch vorher schon Räume anlegen. Achten Sie dabei darauf, dass die Namen mit den Angaben in Untis übereinstimmen. Mit der automatischen Anlegung sind die Räume aber noch nicht buchbar. Die Buchungsfreigabe können Sie dann im nächsten Schritt unter dem Reiter Verwaltung Räume einrichten.
Oben sehen Sie verschiedene Reiter:
1. Meine Buchungen, Raumbuchung, Medienbuchung, Buchung Langzeit-Medien
2. Verwaltung Räume, Verwaltung Medien und Verwaltung Langzeit-Medien
3. Einstellungen
Weiter unten auf dieser Hilfeseite finden Sie noch eine
4. Beispielansicht
1. Meine Buchungen, Raumbuchung, Medienbuchung, Buchung Langzeit-Medien
Sie sehen hier Ihre persönliche Ansicht. Rechts oben können Sie auch die Ansicht anderer Kolleg:innen auswählen und für diese Kolleg:innen auch entsprechende Wahlen durchführen. Ebenfalls können Sie auch alle Buchungen anderer Kolleg:innen löschen. Um in die Ansicht anderer Kolleg:innen zu schlüpfen, drücken Sie das Stiftsymbol.
In den entsprechend eingerichteten Räumen können Sie auch wiederkehrende Termine einrichten.
Ihre Einstellungen unterliegen keinen Restriktionen.
2. Verwaltung Räume, Medien und Langzeit-Medien
Rechts oben können Sie Räume/Medien hinzufügen. Bestehende Räume/Medien können über den Knopf bearbeiten buchbar gemacht werden.
3. Einstellungen
Sie können hier einstellen, wie viele Wochen im Voraus Räume bzw. Medien von Kolleg:innen gebucht werden können.
Sie können dort z.B. auch angeben, an welchen Wochentagen und zu welchen "Unterrichtsstunden" die Räume gebucht werden können.
4. Beispielansicht
Wenn Sie in BOLLE einen Untis-Stundenplan importiert haben, werden die dort hinterlegten Unterrichtsstunden den Räumen richtig zugeordnet, sodass bei Nutzung des Raumbuchungsmoduls die Räume entsprechend geblockt werden. Untis-Buchungen erscheinen violett und normale Raumbuchungen sind rot markiert.
Aus einem Untis-Import werden die Räume erst geblockt, wenn diese vorher als buchbar definiert wurden.
Das Gültigkeitsdatum des Imports muss mindestens einen Tag vor dem tagesaktuellen Datum liegen, damit die Raumbelegung aus Untis übernommen wird.
Räume, die die Kolleg:innen in Ihren Stundenplänen auf BOLLE bei der Kursbucherstellung hinterlegen, finden KEINEN Eingag in das Raum- und Medienbuchungsmodul.
Dies findet nur durch die Untis-Datei statt, die man als Stundenplan für die gesamte Schule hochladen kann. Bitte beachten Sie die anderen Hinweise dieser Seite.
Wenn Sie das so nicht nutzen, können Sie auch selber "wiederkehrende Termine" für bestimmte Räume eingeben.
Elternsprechtag (Verwaltung)
Mit BOLLE können Sie Elternsprechtage digital verwalten. Damit die Kolleg:innen ihre Termine zum Elternsprechtag organisieren können, muss zunächst ein Elternsprechtag eingerichtet werden. Dafür muss unter Admin > Einstellungen > Module das entsprechende Modul aktiviert sein. Als Admin gehen Sie dann über Verwaltung > Elternsprechtag.
Eine Anleitung für Lehrkräfte für die Elternsprechtage finden Sie hier.
Es gibt auch eine Anleitung für Eltern. Diese finden Sie hier.
In BOLLE können Sie Elternsprechtage digital verwalten. Klicken Sie auf das blaue Plussymbol.
Danach öffnet sich folgendes Menü:
Tipp:
Gibt es Beratungstage an denen nicht das gesamte Kollegium Termine anbietet?
Sie können den Kreis der Kolleg:innen eingrenzen, die in dem von Ihnen angelegten "Elternsprechtagstermin" involviert sein sollen. Klicken Sie dafür auf "Kollegium eingrenzen" und wählen dann die teilnehmenden Kolleg:innen aus.
Tipp:
Sie können dem Elternsprechtag auch einen anderen Namen geben. Wenn Sie in das Feld "Name" etwas eintragen, wird dieser Name anstatt "Elternsprechtag" genutzt.
Was immer passiert, ist, dass das Ereignisdatum danach im Titel auftaucht.
| Aktion | Erklärung |
| Datum | Wählen Sie hier das Datum, an welchem Tag der Elternsprechtag stattfinden soll. |
| Termindauer | Legen Sie hier die Termindauer in Minuten fest. Wie lange soll ein Termin in der Regel gehen? (Die Kolleg:innen können für längere Termine auch mehrere Termine an dieselbe/n Person/en vergeben oder Slots blocken) |
| Startzeit | Ab wann soll der Elternsprechtag beginnen? |
| Letzter Termin | Wann soll der Elternsprechtag zeitlich enden? |
| Termindauer etc. speichern | Die oben vorgenommenen Einstellungen können Sie mit einem Klick speichern, sodass zukünftige Elternsprechtage genau so angelegt werden. |
| Sichtbarkeit | Erst wenn Sie dieses Feld anhaken, wird der Elternsprechtag sichtbar. Das gilt für alle Teilnehmer:innen je nach den unten vorgenommenen Einstellungen. |
| Eltern dürfen anfragen | Möchten Sie, dass Eltern initiativ bei Lehrkräften anfragen können sollen, ob sie einen Termin buchen können? Das Personal kann unabhängig von dieser Einstellung eine Anfrage an Eltern mit vorgeschlagenen Terminen senden. |
| in Schüler:innenprofile sichtbar | Wenn Sie möchten, dass Schüler:innen die gleichen Rechte bei der Terminvergabe erhalten, haken Sie dieses Feld an. (Wenn diese Funktion nicht aktiviert ist, können nur Eltern die Termine buchen und benötigen hierfür einen BOLLE-Account.) |
| teilnehmende Klassen |
Hier geben Sie die Klassen bzw. Jahrgänge an, die an dem Elternsprechtag berücksichtigt werden sollen. |
| Pausen |
rechts können Sie die Termine anhaken, die als Pausen für das Kollegium festgelegt werden sollen. Die Kolleg:innen könnten in die Pausen trotzdem Termine legen, die Eltern und Schüler:innen können dort aber keine Termine von sich aus buchen. |
Informieren Sie die Lehrkräfte darüber, ob die Eltern und/oder Schüler:innen auch selbstständig Anfragen stellen können.
So könnte die Einrichtung aussehen:
Oben rechts sehen Sie ein Plus- sowie ein Papierkorbsymbol. Mit dem Plussymbol fügen Sie weitere Termine hinzu. Diese Funktion steht sowohl am Anfang als auch am Ende des festgelegten Zeitraums zur Verfügung. Mit dem Papierkorbsymbol können Sie endständige Terminslots löschen.
Sobald "sichtbar" angehakt ist, finden die Lehrkräfte unter Sonstiges > Elternsprechtag den angelegten Elternsprechtag und können Termine vergeben. Eine Anleitung findet sich dazu hier.
Sind die Raumangaben der Kolleg:innen für den Elternsprechtag noch richtig?
Sie können alle Raumangaben der Kolleg:innen auf "null" setzen. Klicken Sie dafür auf "Räume zurücksetzen".
Und bestätige Sie dann Ihre Aktion:
Informieren Sie Ihre Kolleg:innen darüber, damit jede Lehrkraft den dann richtigen Raum hinterlegen kann.
Sie können auch alle Räume, die die Kolleg:innen in BOLLE hinterlegt haben, als Liste herunterladen, um zu überprüfen, wo noch Freiräume sind.
Achtung: Da man theoretisch auch Buchstaben im Feld "Raum" eingeben kann, funktionieren Sortierungen nicht zuverlässig (z.B. "R. 123", "123" oder auch "R. 17a"). 
Jahresabschluss
Kurz vor Beginn des neuen Schuljahres erfolgt in BOLLE der Schuljahreswechsel. Damit wird das aktuelle Schuljahr offiziell in BOLLE beendet. Sie finden diese Einstellung unter Verwaltung > Jahreabschluss.
Um das aktuelle Schuljahr zum Schuljahresende in BOLLE abzuschließen, müssen Sie den Schuljahreswechsel auslösen. Der Jahresabschluss beinhaltet aber noch weitere Funktionen, die im Folgenden erläutert werden.
Inhalt
1. Schüler:innen ohne zukünftige Klasse
2. Weitere Aufgaben
3. Schuljahreswechsel: Funktionalitäten und vorgeschlagene Vorgehensweise
4. Archiv erstellen und herunterladen und dann das alte Schuljahr löschen
5. Häufige Fragen
1. Schüler:innen ohne zukünftige Klasse
Hier finden Sie eine Liste mit den Schüler:innen, die noch keiner zukünftigen Klasse zugeordnet sind. Bei einem von Ihnen ausgelösten Schuljahreswechsel werden alle Schüler:innen in die nächste Klasse versetzt. In der Schüler:innenverwaltung ist die zukünftigte Klasse des jeweiligen Schulkindes angegeben. Im Idealfall ist diese Liste hier leer.
Mithilfe dieser Ansicht können Sie schnell herausfinden, welche Schüler:innen ggf. noch eine zukünftige Klasse zugewiesen bekommen müssen.
Bitte achten Sie also in der Schulkindverwaltung darauf, das Feld zukünftige Klasse bei allen aktuellen Schulkindern sinnvoll zu setzen. Dort kann eine Klasse im nächsten Schuljahr stehen oder “geht ab”.
-
- Normalerweise ist dies bereits sinnvoll gesetzt. Also steht z.B. bei einem Kind in der 7a dann bereits 8a.
- Bei anderen Kindern (z.B. am Ende der 10. Klasse) ist das eventuell unklar. Diese findet man unter Jahresabschluss Schüler:innen ohne zukünftige Klasse.
- Falls man vor dem Schuljahreswechsel Schüler:innen nicht unterbringt, findet man diese später im Sammelbecken wieder.
2. Weitere Aufgaben
Unter Weitere Aufgaben finden Sie aktuell nur die Möglichkeit, bei allen Schüler:innen das Büchergeld zurückzusetzen.
Dabei wird folgendes Menü angezeigt:
Diese Funktion kann zeitlich unabhängig vom Schuljahreswechsel durchgeführt werden.
3. Schuljahreswechsel: Funktionalitäten und vorgeschlagene Vorgehensweise
Bevor Sie einen Schuljahreswechsel veranlassen, bitten wir Sie folgende Vorgehensweise zu beachten:
- Gucken Sie unter Schüler:innen ohne zukünftige Klasse, ob dort nur Schüler:innen auftauchen, die wirklich keine zukünftige Klasse erhalten sollen.
- Überprüfen Sie, ob alle zukünftigen Klassen richtig angelegt wurden, also z.B. der nächste 7. Jahrgang und neue Tutorien. Gehen Sie unter Verwaltung auf Klassen. Unter dem Reiter Klassen ab nächstem Schuljahr legen Sie neue Klassen und Tutorien an. Das Menü führt Sie durch die Einstellungen.
Wenn die Verteilung noch unklar ist, legen Sie eventuell nur ein großes Tutorium an und sortieren alle Schulkinder dort hinein.
Über diese Ansicht (neue Klassen) können auch schon Schulkinder geholt werden; also deren Feld zukünftige Klasse wird dann entsprechend besetzt.
- Das Importieren der neuer Schüler:innen ist vor dem Schuljahreswechsel mit Feld zukünftige Klasse oder auch noch nach Schuljahreswechsel möglich, dann eben mit Feld Klasse.
Wenn man einen Stand der Schüler:innen-Daten sichern will, geht dies in der Schüler:innenverwaltung > Export. Sie finden zusätzlich auch hier noch eine Anleitung. - Die Schulleitung informiert die Kolleg:innen, wann der Schuljahreswechsel erfolgt.
Die Kolleg:innen müssen informiert sein, weil mit dem Schuljahreswechsel in BOLLE alle Kursbücher der Lehrkräfte in der BOLLE-Umgebung gelöscht werden. Dies beinhaltet auch sämtliche persönlichen Notizen in den Kursbüchern (z.B. Einzelnoten).
Aus datenschutzrechtlichen Gründen darf BOLLE eine solche Archivfunktion leider nicht anbieten. Vor dem Schuljahreswechsel sollten Lehrkräfte die Informationen aus den Kursbüchern sichern, die sie gerne weiter benutzen möchten (z.B. Kursinhalte und Einzelnoten).
Zusätzlich kann die Schulleitung (nach dem Schuljahreswechsel) einen schulweiten Download vieler wichtiger Dokumente veranlassen (siehe Archiv). Hierbei wird eine große Downloaddatei erzeugt. Unter anderem befinden sich in der Datei die Zeugnisse, ASV-Zeugnisse, die regulär abgegebenen Kursbücher und auch nicht die regulär abgegebenen Kursbücher. Bei Letzteren wird jedoch nur das mit heruntergeladen, was vorher sowieso für die Schulleitungen einsehbar war: Kursbuchinhalte und Fehlzeiten. Die individuelle Notendokumentation ist nur dann dabei, wenn die Lehrkraft das aktiv bei der Kursbuchabgabe durch die Fachbereichsleitungen auch so eingestellt hat. Die Fachbereichtsleitungen können dies kontrollieren. - Die Mittel- und Oberstufenkoordination geht unter Verwaltung > Jahresabschluss auf den Reiter Schüler:innen ohne zukünftige Klasse und kontrolliert die Angaben auf Richtigkeit. Dieser Bereich sollte mit Ihren Unterlagen stimmig sein, bevor Sie den Schuljahreswechsel auslösen.
- Der Schuljahreswechsel wird zum angekündigten Datum ausgelöst. Dies kann z.B. auch erst in der Woche der Präsenztage erfolgen, - oder natürlich auch früher. Auf keinen Fall sollte der Wechsel am Mittwoch bei der Zeugnisausgabe unmittelbar vor den Sommerferien betätigt werden.
Beim Schuljahreswechsel wird aus allen zukünftigen Klassen die nächste aktuelle Klasse. Damit werden alle Schüler:innen quasi hochgestuft.
Nach dem Schuljahreswechsel ist BOLLE für alle Lehrkräfte wieder 'leer', sodass für das neue Schuljahr die neuen Kursbücher übersichtlich erstellt werden können.
Nachdem Sie den Schuljahreswechsel ausgelöst haben, wird BOLLE unmittelbar in den Wartungsmodus versetzt. BOLLE ist danach für ca. 15 bis 30 Minuten nicht mehr erreichbar. Sie werden automatisch ausgeloggt. Erst nachdem der Wartungsmodus beendet wurde, können Sie sich wieder einloggen. BOLLE sollte Ihnen dafür einen ungefähren Zeitpunkt mitteilen. Sollten Sie sich auch noch dem mitgeteilten Zeitpunkt nicht wieder einloggen können, melden Sie sich bitte an support@BOLLE-software.de. - Die Mittelstufen- und Oberstufenkoordinationen bekommen die Möglichkeit, die Zeugnisse und Noten vom letzten Schuljahr zu bearbeiten. Dies erfolgt in den gewohnten Ansichten “Zeugnisse” und “Zuordnungen und Noten”, sowie “MSA-Ergebnisse”. Dies geht jedoch nur solange diese Daten noch nicht gelöscht sind (siehe nächster Punkt).
- Der Download der schulweiten Datei muss vorbereitet werden.
Siehe nächster Punkt: Archiv.
4. Archiv erstellen und herunterladen und dann das alte Schuljahr löschen
BOLLE darf aus datenschutzrechtlichen Gründen kein online verfügbares Archiv zur Verfügung stellen. Damit Sie die Ihnen vorgegebenen Aufbewahrungs- und Löschfristen einhalten können, können Sie über BOLLE ein Archiv zu jedem vergangenem Schuljahr herunterladen.
Wählen Sie das gewünschte Schuljahr aus und klicken auf Archiv vorbereiten.
Die Archiverstellung ist sehr zeitaufwändig. Bitte initiieren Sie den Archivprozess, indem Sie auf Archiv vorbereiten klicken.
Achtung:
Ein Archiv kann erst nach dem letzten Schultag eines Schuljahres angelegt werden. Ein Archiv kann also nicht im laufenden Schuljahr angelegt werden.
Über Nacht wird der Download für Sie vorbereitet. Am nächsten Tag sollte der Download in der Regel recht schnell funktionieren. Der Download erfolgt in einer .zip-Datei.
Speichern Sie die Datei gut und sicher. Achten Sie darauf, dass all das vorhanden ist, was Sie brauchen.
Das Archiv enthält:
- nach Jahrgängen bzw. Klassen sortiert: große Notentabelle, für jedes Schulkind Zeugnisse, ASV-Zeugnisse, Zwischenbewertungen, Fehlzeiten, ggf. Prognosen (ISS), ggf. Förderpläne
- Kursbücher: alle Abgaben (inklusive Noten, wenn abgegeben), letzter Stand (exklusive Noten)
- Klassenbücher (inkl. der Klassenbuchvermerke)
- MSA-Prüfungsergebnisse
- alle angelegten Veranstaltungen
Die 5. PK ist schuljahresübergreifen. Deshalb wird es an dieser Stelle nicht archiviert. Das Archiv für die 5. PK findet man unter Oberstufe > 5. PK.
Nachdem Sie das Archiv heruntergeladen und sicher gespeichert haben, können Sie das vergangene Schuljahr löschen.
Es werden zahlreiche Daten gelöscht:
-
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- Zeugnisse
- Kurse und Kursbücher
- Zuordnungen
- Fehlzeiten
- Klassenbucheinträge
- MSA Gruppen und Ergebnisse
- Teilleistungsschwierigkeiten
- Termine des schulweiten Kalenders
- Ämter (GSV, GEV, etc.)
- Archivdatei
-
Die Daten im Oberstufenmodul bleiben erhalten!
Sie müssen das vergangene Schuljahr nicht sofort löschen. Solange Sie das vergangene Schuljahr nicht löschen, kann man auch noch relativ leicht auf die Zeugnisse des letzten Schuljahres zugreifen. Das ist insbesondere dann sinnvoll, wenn z.B. im August oder September noch Korrekturen vorzunehmen sind.
Wichtig:
Sie müssen das alte Schuljahr löschen, bevor Sie einen nächsten Schuljahreswechsel starten.
Folgendes Beispiel:
2020/21 - Archiv ist erstellt, heruntergeladen, Schuljahr aber noch nicht gelöscht
2021/22 - aktuelles Schuljahr, endet demnächst, demnächst soll auch der nächste Schuljahreswechsel vollzogen werden
2022/23 - nächstes Schuljahr
Es ist nicht möglich, einen Schuljahreswechsel zu 2022/23 zu initiieren, solange das ganz alte Schuljahr 2020/21 noch nicht gelöscht ist.
Sie müssen das Archiv des vorherigen Schuljahres bis Ende September heruntergeladen und sicher aufbewahrt haben.
Achtung: Wenn Sie ein Schuljahr löschen, können Sie das Archiv nicht mehr herunterladen!
5. Häufige Fragen
Im Jahresabschluss wirft uns der Button „Zukünftige Klasse der ausgewählten Jugendlichen auf geht ab setzen“ Fragen auf. Könnt ihr uns das noch einmal genauer erläutern?
Das ist ein Feld, das vor allem an ISS sinnvoll ist, wenn nach der 10. Klasse viele Schüler:innen abgehen. Wenn eine Klasse nicht weitergeführt wird, dann bleibt die zukünftige Klasse erst einmal ungewiss. Sobald alle Schüler:innen in Tutorien versorgt sind, bleiben nur noch diejenigen übrig, die von der Schule abgehen. Mit dem Knopf kann man dann bei allen statt einer zukünftigen Klasse eingeben, dass sie abgehen.
In welchem Schuljahr befindet sich denn gerade meine BOLLE-Instanz?
Es ist wichtig, dass Sie möglichst vor dem ersten Präsenztag das neue Schuljahr in BOLLE starten. So stellen Sie sicher, dass Kolleg:innen keine Kursbücher für das bereits abgelaufene Schuljahr einrichten. Im Folgenden erklären wir, wie Sie herausfinden, in welchem Schuljahr sich BOLLE gerade befindet:
Wenn Sie diese Nachricht in den Sommerferien vor dem Login sehen ...
... befindet sich Ihre Schule im aktuellen Schuljahr. Überprüfen können Sie das z.B. unter Verwaltung > Klassenverwaltung.
Dort sollte im Reiter Klassen im aktuellen Schuljahr die erste Spalte mit Jahreszahlen das aktuelle Schuljahr zeigen.
Eine weitere Möglichkeit finden Sie unter Verwaltung > Jahresabschluss unter dem Reiter Schuljahreswechsel. Dort ist das
aktuelle Schuljahr direkt angegeben.
Berichte erstellen
Mit dieser Funktion können Schulen individuelle Berichte aus der Schüler:innendatenbank erstellen. Dies erlaubt einen zielgenaueren Informationsfluss innerhalb der Schule. Die Berichte müssen vorher über die Berichteverwaltung erstellt werden. Gehen Sie auf Verwaltung > Schüler:innen und klicken dann auf den Reiter Berichte. Dort finden Sie die Berichteverwaltung.
Die Funktion Berichte ermöglicht die individuelle Erstellung von Listen für die Verwaltung von Schule und die tägliche pädagogische Arbeit. Bevor Sie die Funktion Berichte nutzen können, müssen Sie die Berichte selbst anlegen. Dies geht über die Berichteverwaltung. Klicken Sie auf Zur Berichteverwaltung.
Die Einstellungsmöglichkeiten sind etwas technischer als sie es sonst in BOLLE sind. Nehmen Sie sich Zeit und probieren Sie in Ruhe alle Möglichkeiten aus. Wir empfehlen, dass Sie die Seite der angelegten Berichte und den Bericht-Editor nebeneinander offen haben, sodass Sie durch Neuladen der Seite sehen können, welche Veränderungen sich ergeben haben. Nach einem erstellten Bericht muss die Seite, auf der die Berichte dann abgerufen werden sollen, ggf. erneut geladen werden.
1. Einführung
2. Beispiele
2.1. Alle Schüler:innen, die WP Musik haben
2.2. Alle Schüler:innen, die WP Musik haben - aber nur in der Mittelstufe
2.3. Klassenliste für das Sekretariat
2.4. Klassenliste für Klassenleitungen
2.5. Schulspezifisches Feld: Jugend Forscht
2.6. Bericht mit Schüler:innen, die sich im Sammelbecken befinden oder für zukünftige Schüler:innen
2.7. Eine bestimmte Liste mit allen aktiven Schüler:innen der Schule
2.8. Schulentwicklungsbericht
2.9. Büchergeld-Bericht
1. Einführung
Es öffnet sich ein neues Fenster in Ihrem Browser. Klicken Sie auf Neuer Bericht.
Es erscheint das Menü des Bericht-Editors.
Das sieht auf dem ersten Blick kompliziert aus. Die Anleitung inkl. der folgenden Beispiele soll Ihnen helfen, die Berichte für Ihre Schule zu erstellen, die Sie im beruflichen Alltag regelmäßig benötigen.
Geben Sie zuerst den Namen der Abfrage ein und entscheiden, um welche Art des Berichts es sich handelt. Die Art des Berichts entscheidet auch darüber, welche Personengruppen in BOLLE auf den Bericht Zugriff erhalten.
Unter Felder für Abfrage sehen Sie alle Felder, die in der Schüler:innenverwaltung und Laufbahn theoretisch einen Eintrag haben könnten. Dies schließt auch schulspezifische Felder mit ein. Wie Sie solche anlegen, wird hier erklärt.
Nachdem Sie die Felder, die Sie in der Abfrage dargestellt haben möchten, definiert haben, klicken Sie auf Obige Angaben speichern.
Als nächstes müssen Sie mindestens einen Block anlegen. In den Blöcken werden die Bedingungen festgelegt, wann welche Schüler:innen in den Berichten mit den oben ausgewählten "Feldern für Abfrage" auftauchen.
Enthält Ihr Bericht eine Abfrage eines Datums?
Dann müssen Sie sich bitte an dem folgenden Format bei der Datumseingabe orientieren:
2006-12-31 für den 31. Dezember 2006
Die Abfrage funktioniert, wenn du das Datum in folgendem Format eingibst:
2006-12-31 für den 31. Dezember 2006
2. Beispiele
2.1. Alle Schüler:innen, die WP Musik haben
So könnte die Einstellung für einen Bericht aussehen, der eine schnelle Abfrage über Schüler:innen mit WP Musik ermöglicht.
2.2. Alle Schüler:innen, die WP Musik haben - aber nur in der Mittelstufe
Für solch eine Abfrage benötige ich nun weitere Blöcke, da ich nur die Mittelstufenschüler:innen berücksichtigen möchte (sofern es eine Oberstufe an Ihrer Schule gibt.)
Der root Block (Block 2) prüft die Bedingungen in den Blöcken 3 und 4. Die Bedingungen sind "und"-verknüpft. Wir suchen also Schulkinder, die WP 1 oder WP 2 "gleich Musik" haben und in den Jahrgängen größergleich 7 und kleinergleich 10 sind. Sind beide Blöcke erfüllt, erscheinen die Schüler:innen in eben jenem Bericht. Es empfiehlt sich, den root Block zuletzt zu erstellen (Block zum Root-Block machen). Wenn ganze Blöcke erfüllt sein sollen, klicken Sie ganz unten bei Operator auf erfüllt den Block.
Es folgt eine andere Ansicht:
Sollten Sie diese Möglichkeit nicht angezeigt bekommen, löschen Sie die Bedingung (auf Löschen klicken) und klicken im root Block auf das Plussymbol, um eine neue Bedingung zu erstellen.
2.3. Klassenliste für das Sekretariat
Im Sekretariat braucht man ggf. schnellen Zugriff auf eine spezifische Klassenliste. Auch das lässt sich mit der Funktion Berichte lösen.
Im Block geben Sie als Bedingung das hier ein. So kann später die Klasse eingegeben werden.
Unter Verwaltung > Schüler:innen > Berichte erhält man dann folgende Ansicht:
2.4. Klassenliste für Klassenleitungen
Wählen Sie für Art des Berichts die Abfrage für Klassenleitung aus. Somit können Klassenleitungen den Bericht direkt aus dem eigenen Klassenreiter in BOLLE einsehen.
Bedingungen müssen keine weiter angelegt werden:
Als Klassenleitung erhält man dann folgende Ansicht:
2.5. Schulspezifisches Feld: Jugend Forscht
Auch schulspezifische Felder, die Sie selbst angelegt haben, können bei den Berichten berücksichtigt werden. In diesem Beispiel wurde das individuelle Feld "Jugend Forscht" angelegt. In der Schüler:innenverwaltung können also die Information hinterlegt werden, ob ein Schulkind bei Jugend Forscht teilgenommen hat. Wenn man nun einen schnellen Bericht darüber erhalten möchte, welche Schüler:innen der Schule bereits einmal bei Jugend Forscht mitgemacht haben, könnte die Einstellung dann so aussehen:
Zu beachten ist hier, dass das schulspezifische Feld "Jugend Forscht" als ein sogennanter Boolscher Ausdruck angelegt wurde. In der Schüler:innenverwaltung sieht das so aus:
Boolsche Ausdrücke sind Wahrheitswerte: TRUE (= 1) or FALSE (= 0). Daher steht im Block auch "Jugend Forscht gleich "1".
So sieht es aus, wenn Sie Berichte erfolgreich angelegt haben.
Berichte, die nur die Klassenleitungen sehen, finden Sie hier nicht. Diese sind unter dem Klassenreiter in BOLLE bei Berichte zu finden. Ein Beispiel wäre hier die Klassenliste für Klassenleitungen.
2.6. Bericht mit Schüler:innen, die sich im Sammelbecken befinden oder für zukünftige Schüler:innen
Wenn Sie in einem Bericht nur Schüler:innen aus dem Sammelbecken haben möchten, ergänzen Sie einfach folgende beiden Bedingungen:
- Klasse gleich "" und
- Zukünftige Klasse gleich ""
Falls Sie nur zukünftige Schüler:innen haben möchten, ergänzen Sie
- Klasse gleich "" und
- Zukünftige Klasse ungleich ""
So sieht die richtige Einstellung für zukünftige Schüler:innen aus:
Tipp:
Sie können solch einen Bericht, der sich auf die Schüler:innen im Sammelbecken oder die zukünftigen Schüler:innen bezieht, nutzen, um die Daten zu erhalten, die Sie brauchen, um beispielsweise vor den Sommerferien die jeweiligen Schülerbögen anzufordern.
2.7. Eine bestimmte Liste mit allen aktiven Schüler:innen der Schule
Wenn Sie eine Liste bzw. einen Bericht von allen Schüler:innen der Schule benötigen, dann geben Sie im Root-Block-Bereich z.B. die Kategorie "Jahrgang" (Jg.) ein und wählen "größergleich" und den Wert 0. Damit werden dann alle Schüler:innen aufgerufen.
2.8. Schulentwicklungsbericht
In diesem Fall wird ein Schulentwicklungsbericht benötigt. Hier braucht man bestimmte Felder für die Abfrage und will am Ende den Bericht jeweils für einen Jahrgang abrufen können.
Die folgenden Bilder zeigen die möglichen Einstellungen.
Weiter unten im Block-Bereich werden die Bedingungen gesetzt. Wenn der Bericht erstellt wird, soll vorher eine Abfrage laufen, die nach einem Jahrgang fragt.
Fertig eingestellt, sieht das dann so aus:
Im angelegten Bericht, gibt man nun zuerst den Jahrgang ein:
Und erhält eine Tabelle mit den vorher angelegten Feldern:
2.9 Büchergeld-Bericht
Wenn Sie eine Liste haben wollen, bei der aller Schülerinnen aufgelistet werden, die
- Kein Büchergeld bezahlt haben und
- Keinen Berlinpass besitzen (egal welche Art von Pass B1, B2, …) und
- Keine Notiz unter Büchergeld stehen haben (also das Freifeld blanko ist).
So könnte man z.B. eine Liste erhalten, mit der man leicht alle Eltern der Schüler:innen anschreiben kann, die noch Büchergeld begleichen müssen.
Tipp:
Alternativ könnten Sie auch beim "BG bezahlt" einen Haken setzen, wenn ein Berlinpass vorliegt. Dann wäre die Anfrage noch einfacher zu verwalten.
Solch eine Abfrage müsste man so einstellen:
Die "0" steht für "nein". Eine "1" würde würde für "ja" stehen.
Ämterverwaltung (GSV, GEV und mehr)
BOLLE ermöglicht einen Überblick bei der Vielzahl an schulischen Ämtern. Hierbei geht es vor allem um die Gesamtschüler:innenvertretung (GSV) und die Gesamtelternvertretung (GSV). Die Ämterverwaltung in BOLLE erfasst jedoch noch weitere Bereiche. Hierfür müssen Sie das Modul Ämter aktivieren. Kolleg:innen mit dem Recht Verwaltung erhalten Zugriff auf die schulweiten Einstellungsmöglichkeiten. Klassenleitungen können auch klassenweite Ämter einstellen.
Mit der Ämterverwaltung können Sie einfach und übersichtlich die Mitglieder der GSV und GEV erfassen. Dies ermöglich auch vereinfachte Einladungsmöglichkeiten zu entsprechenden schulgesetzlich definierten Konferenzen. Darüberhinaus können Klassenleitungen auch weitere Ämter wie z.B. Tafel- und Schlüsseldienst verwalten.
Wenn Sie das Modul aktiviert haben, können Sie unter Verwaltung Ämter (GSV & GEV) aufrufen. Sie sehen zwei Reiter.
Die Klassenleitungen kommen über den Klassenreiter zu den Ämtern. Die Eintragungen sind danach auch im Klassenbuch für die anderen Kolleg:innen der Klasse sichtbar.
Sie sehen drei Reiter: Ämter laut Schulgesetz, Ämter nach Klassen und Weitere Ämter (Einstellungen). Sie erhalten hierüber eine Liste mit allen erfassten GSV- und GEV-Ämtern inkl. der jeweiligen Vorstände. So sehen Sie auch schnell, welche Klassen noch keine Wahl in BOLLE erfasst haben.
Die Ämter können von der Klassenleitung und der Verwaltung vergeben werden. Vorstände müssen über die Verwaltung eingegeben werden. Klicken Sie auf Person hinzufügen.
Bei Schüler:innen erhalten Sie eine Gesamtübersicht aller Schüler:innen der Schule, die Sie leicht durchsuchen können. Die gewählten Eltern suchen Sie nach Klassen sortiert.
Tipp:
Sie können sich z.B. auch einen Orga-Kurs für die GSV in BOLLE anlegen. Dafür gehen Sie über die BOLLE-Startseite auf Kurse verwalten und klicken dann auf Neuer Kurs. Klicken Sie auf Organisation.
So könnten Sie sich dann z.B. ein Kursbuch "GSV" anlegen.
Dabei müssen Sie darauf achten, dass Sie z.B. bei einer schulweiten GSV alle Klassen bzw. Jahrgänge der Schule auswählen. Später unter Zuordnungen ändern können Sie dann die in der Ämterverwaltung hinterlegten Schüler:innen schnell dem Kursbuch hinzufügen:
Dafür geben Sie einfach den Zuordnungscode (oben rechts) "GSVX" ein. Sofern die Klasse bzw. der Jahrgang der jeweiligen Schüler:innen vorher ausgewählt wurde, werden dann alle Schüler:innen, die in der Ämterverwaltung erfasst sind, hier zugeordnet. 
Achtung:
Wenn Änderungen in der Ämterverwaltung vorgenommen werden, muss die Zuordnung hier erneut händisch angepasst werden. Den Zuordnungscode "GSVX" kann man dafür jedoch immer wieder verwenden. Schüler:innen werden dabei auch wieder entfernt, sollten sie nicht mehr in der Ämterverwaltung gelistet sein.
Über den Reiter Ämter nach Klassen können Sie sich auch alle weiteren Ämter ansehen. Dies könnte z.B. so aussehen:
Die Ämter, die hier vergeben werden, sind auch für alle andere Kolleg:innen, die die Klasse unterrichten, im Klassenbuch ersichtlich.
Weitere schulische Ämter können über den dritten Reiter verwaltet werden. Hier ein Beispiel:
Wenn Sie nach Ämtern sortieren (Klick auf den Spaltentitel), tauchen Schüler:innen bzw. Elternteile möglicherweise mehrfach auf. Das ist gewollt, damit, wenn Sie z.B. ein Elternteil haben, das in mehreren Klassen Elternvertretung ist, in jeder Klasse auftaucht.
In der Oberstufe können viele GSV-Mitglieder in einem Tutorium sein.
Damit Sie diese dennoch diese Schüler:innen als Vertreter:innen des Jahrgangs eintragen können, gehen Sie über Verwaltung > Ämterverwaltung und schauen bei dem Amt Oberstufenkonferenz Schüler ("OK-S") nach. Dort klicken Sie einfach auf den blauen Stift unter "OK-S" und wählen beliebig viele Schüler:innen aus.
Falls Sie es klassenweise machen wollen, müssen Sie die Schüler:innen einzeln jeweils hinzufügen. Nachdem Sie einen hinzugefügt haben, können Sie weitere Schüler:innen (einzeln) hinzufügen.
Förderbedarfe (Verwaltung)
In BOLLE können Sie beschlossene gesundheitliche Rücksichten (wie z.B. eine Zeitverlängerung bei schriftlichen Arbeiten) hinterlegen, sodass Kolleg:innen, die das Kind unterrichten, auf diese schnell und übersichtlich zurückgreifen können. Hierbei handelt es sich explizit nicht um die detaillierte Akte des sonderpädagogischen Förderbogens. Aus datenschutzrechtlichen Gründen dürfen hier keine gesundheitlichen Daten gespeichert werden.
Um Förderbedarfe in BOLLE festhalten zu können, müssen Sie zuerst das Modul Inklusion aktivieren und anschließend das Recht Inklusion vergeben. Personen mit diesem Recht können unter Verwaltung > Förderbedarfe die entsprechenden Förderbedarfe anlegen. Sobald ein Förderplan angelegt ist, hat auch die Klassenleitung Zugriff auf einige Bereiche (Klassenreiter > Förderbedarfe).
Einstellungen
Tipp:
Wenn Sie unter Auswahl der Klassen nach ganz unten scrollen, finden Sie die Option alle Schüler:innen mit Förderbedarf an der Schule angezeigt zu bekommen.
Klicken Sie auf Zu den Einstellungen. Sie sehen folgende Übersicht. Sie können Kategorien und Freitextkategorien anlegen, bearbeiten und löschen.
Alle Items, die unter Kategorien hinzugefügt werden, landen im Förderplan unter "Ziele und Maßnahmen".
Alle Items, die unter Freitextkategorien hinzugefügt werden, landen im Förderplan unter "Beschreibung".
Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Kolleg:innen ausschließlich Nachteilsausgleiche festhalten, richten Sie am besten keine Kategorien oder Freitextkategorien ein.
Hinweis: Weiter unten finden Sie auch die Möglichkeit, den Klassenleitungen das Recht einzuräumen, selbstständig Förderpläne anlegen, duplizieren und löschen zu können.
Die Items, die als Kategorie angelegt werden, erscheinen unter "Ziele, Maßnahmen und Nachteilsausgleiche". Jedem Ziel können Maßnahmen zugeordnet werden. Im Förderplan sieht das dann so aus:
Die Items, die als Freitextkategorie angelegt werden, erscheinen unter "Beschreibung".
Sowohl Kategorien als auch Freitextkategorien können für die Kolleg:innen mithilfe eines Kommentars näher beschrieben werden. Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um einen Kommentar hinzufügen.
Es ist unbedingt darauf zu achten, dass an keiner Stelle gesundheitliche Daten gespeichert werden.
Verarbeiten Sie hier nur Informationen, die als sogenannte gesundheitliche Rücksichten von einer Konferenz beschlossen wurden. Die Verwaltung der Förderbedarfe soll es den Kolleg:innen erleichtern, festzustellen, welchen Schüler:innen welche expliziten Nachteilsausgleiche zustehen. Informationen, die darüber hinausgehen, werden im sozialpädagogischen Förderbogen geführt.
Beachten Sie Art. 6 DSGVO und die entsprechenden Bestimmungen des Schulgesetzes und daraus abgeleiteten Verordnungen.
Förderplan anlegen
Wählen Sie die Klasse des Schulkindes, für das ein Förderplan angelegt werden soll. Klicken Sie auf das Schulkind in der entsprechenden Zeile.
Ansicht für die Lehrkräfte
Wenn sich eine Lehrkraft das Kind in einem Kurs zugeordnet hat und der Förderplan aktiv ist (siehe Datum), erscheinen bei Kursbucheinträgen und auch im Bereich Noten Lupensymbole. Mit einem Klick auf das Lupensymbol werden die formulierten Maßnahmen angezeigt, um so schnell und übersichtlich feststellen zu können, welche beschlossenen Nachteilsausgleiche und weiteren förderlichen Rücksichten gewährt werden sollen.
Wenn Sie Maßnahmen formulieren, können Sie entscheiden, welche dieser Maßnahmen in der Lupenansicht auftauchen.
Lehrkräfte sehen auch unter Meine Kurse die Funktion Förderpläne. Hier werden alle Förderpläne der Schüler:innen angezeigt, die die jeweilige Fachlehrkraft selbst unterrichtet.
Häufige Frage: Was mache ich bei Kindern, die zwar keinen Förderbedarf haben, jedoch dennoch Anspruch auf Nachteilsausgleiche aus anderen Gründen außer LRS oder Dyskalkulie; z.B. bei ehemaligen Schüler:innen der Willkommensklassen?
Hier gibt es einen einfachen Weg: Vergeben Sie den Kolleg:innen, die das verwalten können sollen, auch das Recht Inklusion. Unter Verwaltung > Förderbedarfe kann man Nachteilsausgleiche auch ohne Förderbedarf allen Kolleg:innen sichtbar machen.
Man wählt die Klasse, das Kind, geht dann auf "neuer Förderplan".
Dann im neuen Fenster klickt man auf "Ziele, Maßnahmen, Nachteilsausgleiche" und klickt auf das Plussymbol bei Nachteilsausgleiche.
Alles, was dort gesammelt wird, erscheint als Lupe bei jeder Fachlehrkraft.
Betriebspraktikum (Verwaltung)
In BOLLE können Sie die Organisation des Betriebspraktikums digital vornehmen. Hierbei können sich Lehrkräfte selbstständig einem Schulkind zuordnen, oder Sie können die Betreuung auch zentral festlegen. Lehrkräfte, Schüler:innen und Eltern können -je nach Einstellungen- sehen, wen sie betreuen bzw. von wem sie oder ihr Kind betreut wird.
Für dieses Modul muss der Admin das Modul Praktikum freischalten und einer Person das Verwaltungsrecht Praktikum erteilen. Wenn das eingerichtet ist, finden Sie die Einstellungsmöglichkeiten unter Sonstiges > Betriebspraktikum. Die Lehrkräfte finden die Funktionen dann ebenfalls unter Sonstiges > Betriebspraktikum.
Legen Sie als Erstes einen neuen Betriebspraktikumszeitraum an.
Klicken Sie dafür im Reiter "Verwaltung" auf das Plussymbol unter "Praktikumszeiträume"
Dabei öffnet sich folgendes Menü:
Sie legen hier verschiedene Daten fest und entscheiden darüber, ob Schüler:innen (und Eltern) Informationen über den in BOLLE hinterlegten Praktikumsplatz selbst einsehen können und ob Fachlehrkräfte alle Praktikumsplätze des jeweiligen Durchlaufs einsehen können.
Letztere Einstellung muss aktiviert sein, wenn Sie möchten, dass sich die Kolleg:innen den Praktikant:innen selbstständig zuordnen können sollen.
Sie können auch Klassenleitungen das Recht erteilen Praktikumsplätze anzulegen. 
Abschließend nennen Sie alle Klassen, die an dem Betriebspraktikum teilnehmen und klicken auf Zeitraum anlegen. Sie können die Zeiträume und anderen Einstellungen auch noch nach dem Anlegen weiterhin bearbeiten und anpassen.
Sollte das Betriebspraktikum erst im nächsten Schuljahr stattfinden, Sie wollen aber jetzt schon mit der Organisation loslegen, wählen Sie die Klassennamen so, dass der heutige Stand abgebildet wird.
Beispiel:
Es ist Mai und Sie organisieren das Betriebspraktikum im September für den 9. Jahrgang. Dann wählen Sie bei der Einrichtung im Mai die Klassen des 8. Jahrgangs.
Klicken Sie auf den Praktikumsnamen im Reiter weiter obene. Es öffnet sich eine andere Ansicht.
Die Schüler:innen können die Informationen zum Betriebspraktikum nicht selbst eingeben. Dies muss zentral erfolgen. Klicken Sie dafür auf bearbeiten in der jeweiligen Zeile.
Oben rechts finden Sie hilfreiche Downloads. Zum Beispiel können Sie eine Liste herunterladen, die anzeigt, welche Schüler:innen an einer Schulung beim Gesundheitsamt teilnehmen müssen. Diese Information wird beim Anlegen der Praktikumsinformationen hinterlegt.
Schüler:innen und Eltern erhalten folgende Ansicht (sofern das in den Einstellungen aktiviert ist):
Die Spalte G steht für Gesundheitsamt.
Schüler:innen und Eltern können direkt auf die Mailadresse des betreuenden Personals klicken, um Kontakt aufzunehmen. Schüler:innen und Eltern haben so auch die Möglichkeit zu sehen, ob ggf. Informationen fehlerhaft hinterlegt wurden.
Sie können weitere Spalten hinzufügen oder bereits vorhandene Spalten löschen. Gehen Sie auf den Reiter "Verwaltung" und weiter runter in den Bereich "Spalten". Dort sehen Sie welche Einträge für einen Praktikumsplatz erfasst werden. Durch die Verknüpfung mit dem Schulkind sind Vorname, Nachname, Klasse und Mailadresse bereits vorhanden und müssen nicht zusätzlich erfasst werden.
Wenn Sie auf das Plus-Symbol klicken, können Sie eine neue Spalte anlegen:
Sie können den Datentyp bestimmen:
String > Wenn es ein freies Textfeld sein soll.
Bool > Wenn es eine ja/nein-Entscheidung geben soll.
Integer >
Float >
Klicken Sie dann auf Spalte anlegen.
Sollten Geburtsdaten der Schüler:innen z.B. für das Gesundheitsamt wichtig werden, können Sie bei der Praktikumsansicht das Zahnradsymbol anklicken und dort auch die Geburtsdaten einblenden lassen.
Wandertagverwaltung
In BOLLE können Sie Wandertage anlegen, damit Sie eine Übersicht erhalten, welche Klassen wann, wo sind und wer diese Klassen begleitet.
Wenn Sie das Recht "Wandertagverwaltung" haben, können Sie über Sonstiges > Wandertage Wandertage anlegen.
Klicken Sie auf das Pluszeichen.
Geben Sie die weiteren Informationen ein.
Sie können den Wandertag als "sichtbar" markieren, wenn Sie möchten, dass alle Kolleg:innen den angelegten Wandertag in BOLLE sehen können. Sie können Sie z.B. die Wandertage des Schuljahres bereits anlegen und erst zu späterer Zeit "sichtbar" schalten.
Sie können auch einstellen, ob Fachlehrkräfte Aktivitäten des Wandertages bearbeiten können. Wenn Sie das aktivieren, kann jede Lehrkraft jeden Eintrag bearbeiten.
Bei der Klassenauswahl können Sie einzelne Klassen oder ganze Jahrgänge auswählen.
Klicken Sie auf Wandertag anlegen. Danach sehen Sie den angelegten Wandertag in der Verwaltung.
Die Kolleg:innen können als Klassenleitungen Eintragungen für den Wandertag vornehmen. Dafür müssen die Kolleg:innen auf Sonstiges > Wandertag klicken.
Als Verwaltung der Wandertage können Sie in jede Zeile Eintragungen vornehmen.
Wenn ein Wandertag angelegt wurde, erhalten Sie auch eine Auswertung. In der Auswertung werden alle Lehrkräfte der Schule angezeigt. In den Spalten wird dargestellt, welche Klasse die Lehrkraft bei den bisherigen Wandertagen begleitet hat.
Sollen Lehrkräfte an Wandertagen die Fehlzeiten erfassen? Dann können die Kolleg:innen über Meine Kurse > Unterrichtstermine eine schulische Veranstaltung anlegen. Hier finden Sie weitere Informationen.
Projekte (Verwaltung)
In BOLLE können Projekte zentral organisiert und Projektwahlen digital durchgeführt werden. Dafür muss das Modul von der Schulleitung aktiviert werden, einer Person das Verwaltungsrecht zugewiesen werden und es müssen weitere Einstellungen erfolgen. Danach kann man über die Menüleiste unter Sonstiges auf Projekte klicken.
Weitere Informationen zur Verwaltung, der Ansicht durch das Personal und der Schüler:innen finden Sie auf dieser Handbuchseite: https://handbuch.bolle.schule/link/106
Serienbriefe (Verwaltung)
Unter Verwaltung > Serienbriefe werden ein paar Serienbriefvorlagen, teilweise auch mit passendem Datenblatt angeboten, um die internen Verwaltungsabläufe zu unterstützen.
In BOLLE können einige Dokumente per Serienbrief ausgefüllt werden.
Falls Sie unsicher sind, wie man Serienbriefe nutzt, kann Ihnen diese Handreichung des ZSVU weiterhelfen.
Sie finden Serienbriefe mit passendem Datenblatt für die Fremdsprachenzertifizikate Deutsch-Englisch und Deutsch-Französisch. Sollten weitere Fremdsprachenzertifikate benötigt werden, melden Sie sich bitte beim BOLLE-Support.
Außerdem kann das Formular Z 901 (Lernstandsbericht) mit Ausfüllung per Serienbrief genutzt werden. Es sind viele individuelle Kommentare nötig, sodass eine Verwaltung im Serienbrief deutlich leichter von der Hand geht.
Des Weiteren finden Sie Serienbriefe für die Anmeldung zur Prüfung in besonderer Form im 10. Jahrgang und eine Bescheinigung für die Rentenversicherung.
Für diese Serienbriefe finden Sie hier nur den Serienbrief an sich. Dieser muss noch mit einem entsprechenden Datenblatt gefüllt werden. Hierzu gehen sie in die Schulkindverwaltung und erstellen dort einen passenden Bericht.
Nur die Angaben, die mit "<<" und ">>" gekennzeichnet sind, lassen sich voreingestellt füllen.
Sie sehen das Beispiel für die Rentenversicherung:
In diesem Beispiel müsste man also z.B. einen Bericht für die die Bescheinigung für die Rentenversicherung mit den folgenden Werten anlegen:
