Verwaltung der Pinnwand (automatische Uploads einrichten)
In BOLLE können Sie die Unterrichts- und Vertretungspläne, sowie weitere Aushänge dem Personal, Schüler:innen und Eltern zugänglich machen. Die Pinnwand ist direkt in BOLLE und auch in der BOLLE-App integriert.
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BOLLE ermöglicht es, dass Sie bestimmte Dokumente regelmäßig automatisiert hochladen. Dazu gehören Stunden- und Vertretungspläne (von Untis), aber auch andere Aushänge, die Sie für den Schulalltag benötigen.
Für den automatischen Uploads auf Ihre individuelle BOLLE-Plattform, nutzen wir Nextcloud. Jede Schule, die BOLLE nutzt, erhält einen auf 1 GB begrenzten Unter-Account auf unseren Nextcloud-Server.
Um diese Funktion in BOLLE nutzen zu können, benötigen Sie zwei Dinge:
- Login-Daten für Ihren Unter-Account bei Nextcloud. (Diese finden Sie unter Admin > Einstellungen.)
- Einen Nextcloud-Clienten auf dem Rechner, an dem die Stunden- und Vertretungsplanung stattfindet. (Nextcloud Clienten können Sie hier herunterladen.)
Sollten Sie das Passwort des Unter-Accounts ändern, werden die Login-Daten unter Admin > Einstellungen nicht aktualisiert.
Bitte beachten Sie drei grundsätzliche Vorschriften bei der Nutzung Ihres Nextcloud Unter-Accounts:
1. Löschen Sie keine Ordner in der vorgegebenen Ordnerstruktur.
2. Benennen Sie keine Ordner um.
3. Halten Sie sich an die vorgegebenen Dateiformate, die weiter unten je Ordner spezifiziert angegeben werden.
Wichtig:
Bei der Kommunikation zwischen Nextcloud und BOLLE handelt es sich um eine Einbahnstraße. Es werden keine Informationen aus BOLLE an die Nextcloud weitergegeben. BOLLE schaut lediglich alle fünf Minuten, welche Neuerungen in Ihrem Nextcloud Unter-Account getroffen wurden. Wenn sowohl Änderungen wahrgenommen als auch die richtigen Dateitypen erkannt werden, passt sich die Pinnwand in BOLLE entsprechend an.
Stimmt der Dateityp nicht? Heißt der Ordner auf einmal anders? Dann werden keine Informationen in BOLLE gespiegelt dargestellt.
Es gibt verschiedene Arten von Plänen und Aushängen, die hochgeladen werden können. Sie finden in Ihrem Unter-Account in der Nextcloud verschiedene, bereits angelegte Ordner. Bitte löschen Sie keinen Ordner und benennen Sie keine Ordner um. Ordner, die keinen Inhalt aufweisen, werden auf der Pinnwand in BOLLE auch ignoriert und erst gar nicht dargestellt.
Eine Übersicht der vorhandenen Ordner
P = Personal, S = Schüler:innen, E = Eltern
| # | Name des Ordners | Kurzbeschreibung (inkl. vorgeschriebener Dateityp) | Datei-typ | P | S&E |
| 1 | Aufsichtsplan | Es kann eine (!) html.-Datei hochgeladen werden, die z.B. darstellt, wer wann wo eine Aufsicht führen soll. Erstellen Sie die Datei am besten in Word und speichern die Datei als eine html.-Datei. Der Name der Datei ist frei wählbar. | html | x | |
| 2 | Aushänge | Hier können beliebig viele pdf.-Dateien hochgeladen werden. Diese werden hier allen User-Gruppen von BOLLE angezeigt (Schüler:innen, Eltern, Personal). | x | x | |
| 3 | Aushänge Personal | Hier können Sie ebenfalls beliebig viele pdf.-Dateien hochladen. Diese Aushänge werden in BOLLE nur dem Personal angezeigt. | x | x | |
| 4 | Aushänge Archiv | Dieser Ordner lädt nichts auf BOLLE hoch. Sie können diesen Ordner für häufige, sich wiederholende Aushänge nutzen. Aushänge, die hier sind, werden in BOLLE nicht angezeigt. | |||
| 5 | Stundenplan | Hier können Sie eine sogenannte Grundversion des Stundenplans anzeigen. In der Regel kann so der Stundenplan nach Personal, Räumen und Klassen durchsucht werden. Dieser Stundenplan ist nur dem Personal zugänglich. |
speziell | x | |
| 6 | Stundenplan Kinder | Hier können Sie eine Grundversion des Stundenplans anzeigen. Dieser Stundenplan ist nur für Schüler:innen und Eltern sichtbar. |
speziell | x | |
| 7 | Stundenplan tagesaktuell | Hier können Sie den tagesaktuellen Stundenplan aus Untis anzeigen. Hierbei werden in der Regel Veränderungen durch den Vertretungsplan mit angezeigt. |
speziell | x | |
| 8 | VP Kinder | Hier kann der Vertretungsplan von Untis für die Ansicht durch Schüler:innen und Eltern angezeigt werden. Es wird der aktuelle und der nächste Tag angezeigt. |
speziell | x | |
| 9 | VP Personal | Hier kann der Vertretungsplan von Untis für die Ansicht durch das Personal angezeigt werden. Es wird der aktuelle und der nächste Tag angezeigt. |
speziell | x | |
| 10 | VP langfristig | Hier kann der Vertretungsplan wochenweise dargestellt werden; je nach Export-Einstellungen. | speziell | x | |
| 11 | VP BOLLE | Auf der BOLLE-Startseite kann ein auf die Lehrkraft zugeschnittener Bereich des Vertretungsplan dargestellt werden. Dafür ist ein bestimmter Export aus Untis erforderlich. | speziell | x | |
| Für alle Stunden- und Vertretungspläne aus Untis (#5 - #11) ist ein spezieller Export nötig. Diese werden weiter unten beschrieben. |
Formate
Vertretungsplan für Lehrkräfte / für Schüler:innen
Die Dateien, die Sie hier hochladen, werden den betroffenen Personen lediglich angezeigt. Die Formatierung und die Inhalte sind daher Ihnen selbst überlassen. Wichtig ist, dass der Vertretungsplan aus nur einer Datei besteht, die als hm-Datei gespeichert ist.
Sie können unterschiedliche Pläne für Lehrkräfte und Schüler:innen hochladen, da die Pläne für Kinder häufig weniger Informationen enthalten müssen.
Vertretungsplan zur automatisieren Weiterverwendung in BOLLE
Wenn der Vertretungsplan in einem bestimmten Format zu BOLLE hochgeladen wird, kann er von BOLLE automatisch weiterverwendet werden. Dann bekommen z.B. Lehrkräfte, die von Vertretungen betroffen sind, diese Informationen direkt auf Ihrer Startseite angezeigt. Es handelt sich dabei um ein reines Komfortfeature, welches nicht eingerichtet werden muss. Das Format ist dabei auf den Export von Untis ausgelegt. Konfigurieren Sie den Untis-Export dabei so, dass die Tabelle wie folgt aufgebaut ist:
Aushänge
Aushänge können ausschließlich als PDF hochgeladen werden. Achten Sie - für die beste Darstellung - darauf, dass es sich um ein Hochkant-A4-Format handelt. Andere Formate sind aber ebenso möglich.