Jahresabschluss

Kurz vor Beginn des neuen Schuljahres erfolgt in BOLLE der Schuljahreswechsel. Damit wird das aktuelle Schuljahr offiziell in BOLLE beendet. Sie finden diese Einstellung unter Verwaltung > Jahreabschluss.

Diese Hilfeseite befindet sich noch im Aufbau.

Um das aktuelle Schuljahr in BOLLE abzuschließen, müssen Sie den Schuljahreswechsel auslösen. Hierbei passieren eine Menge Dinge. Auf dieser Hilfeseite wollen wir Sie über die wichtigsten Schritte informieren.

Zeitlicher Ablauf

1. Die Schulleitung informiert die Kolleg:innen, wann der Schuljahreswechsel erfolgt.
   Dies ist wichtig, weil mit dem Schuljahreswechsel in BOLLE alle Kursbücher der Lehrkräfte in der BOLLE-Umgebung gelöscht werden. Dies beinhaltet auch die persönlichen Notizen in den Kursbüchern. 
   Aus datenschutzrechtlichen Gründen darf BOLLE eine solche Archivfunktion nicht anbieten. Vor dem Schuljahreswechsel stelltsollten BOLLE jedoch zwei Möglichkeiten zur Datensicherung zur Verfügung.
   
   
   1. Die FachlehrkräLehrkräfte könnendie vorInformationen demaus Schuljahreswechsel mit einem Klick alle Ihre eigenenden Kursbücherchern sichern, die sie gerne weiter benutzen möchten (z.B. Kursinhalte und Einzelnoten).
      
      Zusätzlich kann die Einzelnotendokumentation aller Kursbücher herunterladen. Dies gilt nicht für individuelle Stundenkommentare. Diese werden nicht mit heruntergeladen. 
      
      
   2. Die Schulleitung kann einen schulweiten Download vieler wichtiger Dokumente veranlassen. Dies muss zwingend VOR dem Schuljahreswechsel erfolgen. Hierbei wird eine große Downloaddatei erzeugt. Unter anderem befinden sich in der Datei die Zeugnisse, ASV-Zeugnisse, die regulär abgegebenen Kursbücher und auch nicht die regulär abgegebenen Kursbücher. Bei Letzteren wird jedoch nur das mit herunterladen, was vorher sowieso für die Schulleitungen einsehbar war: Kursbuchinhalte und Fehlzeiten. Die individuelle Notendokumentation ist nur dann dabei, wenn die Lehrkraft das aktiv bei der Kursbuchabgabe durch die Fachbereichsleitungen auch so eingestellt hat. Die Fachbereichtsleitungen können dies kontrollieren.
      
      
2. Der Download der schulweiten Datei muss vorbereitet werden. Betätigen Sie den Knopf. (Sommer 2021: informieren Sie uns in diesem Jahr noch vorher per Mail. Wir bereiten das dann vor.) Über Nacht wird der Download für Sie vorbereitet. Am nächsten Tag sollte der Download in der Regel recht schnell funktionieren. Der Download erfolgt in einer .zip-Datei.
   Speichern Sie die Datei gut. Achten Sie darauf, dass all das vorhanden ist, was Sie brauchen. BOLLE kann diese Datei nach dem Schuljahresabschluss nicht erneut erstellen.
   
   
3. Die Mittel- und Oberstufenkoordination geht unter Verwaltung > Jahresabschluss auf den Reiter Schüler:innen ohne zukünftige Klasse und kontrolliert die Angaben auf Richtigkeit. Dieser Bereich muss mit Ihren Unterlagen stimmig sein, bevor Sie den Schuljahreswechsel auslösen.
   
   
4. Es wird überprüft, ob alle zukünftigen Klassen richtig angelegt wurden, also z.B. der nächste 7. Jahrgang. Gehen Sie unter Verwaltung auf Klassen. Unter dem Reiter Klassen ab nächstem Schuljahr legen Sie neue Klassen und Tutorien an. Das Menü führt Sie durch die Einstellungen.
   
   
5. Der Schuljahreswechsel wird zum angekündigten Datum ausgelöst. Dies kann z.B. auch erst in der Woche der Präsenztage erfolgen, - oder natürlich auch früher. Auf keinen Fall sollte der Wechsel am Mittwoch bei der Zeugnisausgabe unmittelbar vor den Sommerferien betätigt werden. 
   Beim Schuljahreswechsel wird aus allen zukünftigen Klassen die nächste aktuelle Klasse. Damit werden alle Schüler:innen quasi hochgestuft. 
   Nach dem Schuljahreswechsel ist BOLLE für alle Lehrkräfte wieder 'leer', sodass übersichtlich für das neue Schuljahr Kursbücher erstellt werden können.

Wie mit neuen Schüler:innen im zukünftigen 7. bzw. 5. Jahrgang umgehen?
Entweder Sie importieren diese vor dem Schuljahreswechsel in BOLLE unter Angabe der zukünftigen Klasse. Nach Schuljahreswechsel wird aus allen zukünftigen Klasse die aktuelle Klasse.
Oder Sie importieren die Schüler:innen nach dem Schuljahreswechsel unter Angabe der aktuellen Klasse.