Jahresabschluss

Kurz vor Beginn des neuen Schuljahres erfolgt in BOLLE der Schuljahreswechsel. Damit wird das aktuelle Schuljahr offiziell in BOLLE beendet. Sie finden diese Einstellung unter Verwaltung > Jahreabschluss.

Um das aktuelle Schuljahr zum Schuljahresende in BOLLE abzuschließen, müssen Sie den Schuljahreswechsel auslösen. Der Jahresabschluss beinhaltet aber noch weitere Funktionen, die im Folgenden erläutert werden.

Inhalt

1. Schüler:innen ohne zukünftige Klasse
2. Weitere Aufgaben
3. Schuljahreswechsel: Funktionalitäten und vorgeschlagene Vorgehensweise
4. Archiv erstellen und herunterladen und dann das alte Schuljahr löschen
5. Häufige Fragen

1. Schüler:innen ohne zukünftige Klasse

Hier finden Sie eine Liste mit den Schüler:innen, die noch keiner zukünftigen Klasse zugeordnet sind. Bei einem von Ihnen ausgelösten Schuljahreswechsel werden alle Schüler:innen in die nächste Klasse versetzt. In der Schüler:innenverwaltung ist die zukünftigte Klasse des jeweiligen Schulkindes angegeben. Im Idealfall ist diese Liste hier leer. 

Mithilfe dieser Ansicht können Sie schnell herausfinden, welche Schüler:innen ggf. noch eine zukünftige Klasse zugewiesen bekommen müssen.

Bitte achten Sie also in der Schulkindverwaltung darauf, das Feld zukünftige Klasse bei allen aktuellen Schulkindern sinnvoll zu setzen. Dort kann eine Klasse im nächsten Schuljahr stehen oder “geht ab”.

1. • Normalerweise ist dies bereits sinnvoll gesetzt. Also steht z.B. bei einem Kind in der 7a dann bereits 8a.
   • Bei anderen Kindern (z.B. am Ende der 10. Klasse) ist das eventuell unklar. Diese findet man unter Jahresabschluss Schüler:innen ohne zukünftige Klasse.
   • Falls man vor dem Schuljahreswechsel Schüler:innen nicht unterbringt, findet man diese später im Sammelbecken wieder.

2. Weitere Aufgaben

Unter Weitere Aufgaben finden Sie aktuell nur die Möglichkeit, bei allen Schüler:innen das Büchergeld zurückzusetzen.

Dabei wird folgendes Menü angezeigt:

Diese Funktion kann zeitlich unabhängig vom Schuljahreswechsel durchgeführt werden.

3. Schuljahreswechsel: Funktionalitäten und vorgeschlagene Vorgehensweise

Bevor Sie einen Schuljahreswechsel veranlassen, bitten wir Sie folgende Vorgehensweise zu beachten:

1. Gucken Sie unter Schüler:innen ohne zukünftige Klasse, ob dort nur Schüler:innen auftauchen, die wirklich keine zukünftige Klasse erhalten sollen. 
   
   
2. Überprüfen Sie, ob alle zukünftigen Klassen richtig angelegt wurden, also z.B. der nächste 7. Jahrgang und neue Tutorien. Gehen Sie unter Verwaltung auf Klassen. Unter dem Reiter Klassen ab nächstem Schuljahr legen Sie neue Klassen und Tutorien an. Das Menü führt Sie durch die Einstellungen.
   Wenn die Verteilung noch unklar ist, legen Sie eventuell nur ein großes Tutorium an und sortieren alle Schulkinder dort hinein.
   Über diese Ansicht (neue Klassen) können auch schon Schulkinder geholt werden; also deren Feld zukünftige Klasse wird dann entsprechend besetzt.
   
   
   
   
3. Das Importieren der neuer Schüler:innen ist vor dem Schuljahreswechsel mit Feld zukünftige Klasse oder auch noch nach Schuljahreswechsel möglich, dann eben mit Feld Klasse.
   Wenn man einen Stand der Schüler:innen-Daten sichern will, geht dies in der Schüler:innenverwaltung > Export. Sie finden zusätzlich auch hier noch eine Anleitung.
   
   
4. Die Schulleitung informiert die Kolleg:innen, wann der Schuljahreswechsel erfolgt.
   Die Kolleg:innen müssen informiert sein, weil mit dem Schuljahreswechsel in BOLLE alle Kursbücher der Lehrkräfte in der BOLLE-Umgebung gelöscht werden. Dies beinhaltet auch sämtliche persönlichen Notizen in den Kursbüchern (z.B. Einzelnoten).
   Aus datenschutzrechtlichen Gründen darf BOLLE eine solche Archivfunktion leider nicht anbieten. Vor dem Schuljahreswechsel sollten Lehrkräfte die Informationen aus den Kursbüchern sichern, die sie gerne weiter benutzen möchten (z.B. Kursinhalte und Einzelnoten).
   
   Zusätzlich kann die Schulleitung einen schulweiten Download vieler wichtiger Dokumente veranlassen. Hierbei wird eine große Downloaddatei erzeugt. Unter anderem befinden sich in der Datei die Zeugnisse, ASV-Zeugnisse, die regulär abgegebenen Kursbücher und auch nicht die regulär abgegebenen Kursbücher. Bei Letzteren wird jedoch nur das mit heruntergeladen, was vorher sowieso für die Schulleitungen einsehbar war: Kursbuchinhalte und Fehlzeiten. Die individuelle Notendokumentation ist nur dann dabei, wenn die Lehrkraft das aktiv bei der Kursbuchabgabe durch die Fachbereichsleitungen auch so eingestellt hat. Die Fachbereichtsleitungen können dies kontrollieren.
   
   
5. Die Mittel- und Oberstufenkoordination geht unter Verwaltung > Jahresabschluss auf den Reiter Schüler:innen ohne zukünftige Klasse und kontrolliert die Angaben auf Richtigkeit. Dieser Bereich sollte mit Ihren Unterlagen stimmig sein, bevor Sie den Schuljahreswechsel auslösen.
   
   
6. Der Schuljahreswechsel wird zum angekündigten Datum ausgelöst. Dies kann z.B. auch erst in der Woche der Präsenztage erfolgen, - oder natürlich auch früher. Auf keinen Fall sollte der Wechsel am Mittwoch bei der Zeugnisausgabe unmittelbar vor den Sommerferien betätigt werden. 
   Beim Schuljahreswechsel wird aus allen zukünftigen Klassen die nächste aktuelle Klasse. Damit werden alle Schüler:innen quasi hochgestuft. 
   Nach dem Schuljahreswechsel ist BOLLE für alle Lehrkräfte wieder 'leer', sodass für das neue Schuljahr die neuen Kursbücher übersichtlich erstellt werden können.
   
   

   
   
   
   

   

   
   Nachdem Sie den Schuljahreswechsel ausgelöst haben, wird BOLLE unmittelbar in den Wartungsmodus versetzt. BOLLE ist danach für ca. 15 bis 30 Minuten nicht mehr erreichbar. Sie werden automatisch ausgeloggt. Erst nachdem der Wartungsmodus beendet wurde, können Sie sich wieder einloggen. BOLLE sollte Ihnen dafür einen ungefähren Zeitpunkt mitteilen. Sollten Sie sich auch noch dem mitgeteilten Zeitpunkt nicht wieder einloggen können, melden Sie sich bitte an support@BOLLE-software.de. 
   
   
7. Die Mittelstufen- und Oberstufenkoordinationen bekommen die Möglichkeit, die Zeugnisse und Noten vom letzten Schuljahr zu bearbeiten. Dies erfolgt in den gewohnten Ansichten “Zeugnisse” und “Zuordnungen und Noten”, sowie “MSA-Ergebnisse”. Dies geht jedoch nur solange diese Daten noch nicht gelöscht sind (siehe nächster Punkt).
    
8. Der Download der schulweiten Datei muss vorbereitet werden.
   Siehe nächster Punkt: Archiv.
   

4. Archiv erstellen und herunterladen und dann das alte Schuljahr löschen

BOLLE darf aus datenschutzrechtlichen Gründen kein online verfügbares Archiv zur Verfügung stellen. Damit Sie die Ihnen vorgegebenen Aufbewahrungs- und Löschfristen einhalten können, können Sie über BOLLE ein Archiv zu jedem vergangenem Schuljahr herunterladen. 

Wählen Sie das gewünschte Schuljahr aus und klicken auf Archiv vorbereiten.

Die Archiverstellung ist sehr zeitaufwändig. Bitte initiieren Sie den Archivprozess, indem Sie auf Archiv vorbereiten klicken.

Achtung:
Ein Archiv kann erst nach dem letzten Schultag eines Schuljahres angelegt werden. Ein Archiv kann also nicht im laufenden Schuljahr angelegt werden.

Über Nacht wird der Download für Sie vorbereitet. Am nächsten Tag sollte der Download in der Regel recht schnell funktionieren. Der Download erfolgt in einer .zip-Datei.

Speichern Sie die Datei gut und sicher. Achten Sie darauf, dass all das vorhanden ist, was Sie brauchen. 

Das Archiv enthält:

• nach Jahrgängen bzw. Klassen sortiert: große Notentabelle, für jedes Schulkind Zeugnisse, ASV-Zeugnisse, Zwischenbewertungen, Fehlzeiten, ggf. Prognosen (ISS), ggf. Förderpläne
• Kursbücher: alle Abgaben (inklusive Noten, wenn abgegeben), letzter Stand (exklusive Noten)
• Klassenbücher (inkl. der Klassenbuchvermerke)
• MSA-Prüfungsergebnisse

Die 5. PK ist schuljahresübergreifen. Deshalb wird es an dieser Stelle nicht archiviert. Das Archiv für die 5. PK findet man unter Oberstufe > 5. PK.

Nachdem Sie das Archiv heruntergeladen und sicher gespeichert haben, können Sie das vergangene Schuljahr löschen.

Es werden zahlreiche Daten gelöscht:

• • • Zeugnisse
    • Kurse und Kursbücher
    • Zuordnungen
    • Fehlzeiten
    • Klassenbucheinträge
    • MSA Gruppen und Ergebnisse
    • Teilleistungsschwierigkeiten
    • Termine des schulweiten Kalenders
    • Ämter (GSV, GEV, etc.)
    • Archivdatei

Die Daten im Oberstufenmodul bleiben erhalten!

Sie müssen das vergangene Schuljahr nicht sofort löschen. Solange Sie das vergangene Schuljahr nicht löschen, kann man auch noch relativ leicht auf die Zeugnisse des letzten Schuljahres zugreifen. Das ist insbesondere dann sinnvoll, wenn z.B. im August oder September noch Korrekturen vorzunehmen sind. 

Wichtig:
Sie müssen das alte Schuljahr löschen, bevor Sie einen nächsten Schuljahreswechsel starten.

Folgendes Beispiel:
2020/21 - Archiv ist erstellt, heruntergeladen, Schuljahr aber noch nicht gelöscht
2021/22 - aktuelles Schuljahr, endet demnächst, demnächst soll auch der nächste Schuljahreswechsel vollzogen werden
2022/23 - nächstes Schuljahr

Es ist nicht möglich, einen Schuljahreswechsel zu 2022/23 zu initiieren, solange das ganz alte Schuljahr 2020/21 noch nicht gelöscht ist.

Sie müssen das Archiv des vorherigen Schuljahres bis Ende September heruntergeladen und sicher aufbewahrt haben. 

Achtung: Wenn Sie ein Schuljahr löschen, können Sie das Archiv nicht mehr herunterladen!

5. Häufige Fragen

Im Jahresabschluss wirft uns der Button „Zukünftige Klasse der ausgewählten Jugendlichen auf geht ab setzen“ Fragen auf. Könnt ihr uns das noch einmal genauer erläutern?
Das ist ein Feld, das vor allem an ISS sinnvoll ist, wenn nach der 10. Klasse viele Schüler:innen abgehen. Wenn eine Klasse nicht weitergeführt wird, dann bleibt die zukünftige Klasse erst einmal ungewiss. Sobald alle Schüler:innen in Tutorien versorgt sind, bleiben nur noch diejenigen übrig, die von der Schule abgehen. Mit dem Knopf kann man dann bei allen statt einer zukünftigen Klasse eingeben, dass sie abgehen. 

In welchem Schuljahr befindet sich denn gerade meine BOLLE-Instanz?
Es ist wichtig, dass Sie möglichst vor dem ersten Präsenztag das neue Schuljahr in BOLLE starten. So stellen Sie sicher, dass Kolleg:innen keine Kursbücher für das bereits abgelaufene Schuljahr einrichten. Im Folgenden erklären wir, wie Sie herausfinden, in welchem Schuljahr sich BOLLE gerade befindet:

Wenn Sie diese Nachricht in den Sommerferien vor dem Login sehen ...

... befindet sich Ihre Schule im aktuellen Schuljahr. Überprüfen können Sie das z.B. unter Verwaltung > Klassenverwaltung.
Dort sollte im Reiter Klassen im aktuellen Schuljahr die erste Spalte mit Jahreszahlen das aktuelle Schuljahr zeigen.

Eine weitere Möglichkeit finden Sie unter Verwaltung > Jahresabschluss unter dem Reiter Schuljahreswechsel. Dort ist das
aktuelle Schuljahr direkt angegeben.