Schulklassenverwaltung
Damit BOLLE den Klassenleitungen und Tutor:innen die entsprechenden Rechte im System zuweisen kann, muss festgelegt werden, welche Kolleg:innen für die Klassen bzw. Tutorien verantwortlich sind. Dies passiert in der Klassenverwaltung. Gehen Sie über die Menüleiste auf Verwaltung und klicken dann auf Klassen.
1. Allgemeines
2. Klassen im aktuellen Schuljahr
3. Klassen ab nächste Schuljahr
4. Klassenverbünde
5. Alle Klassen
6. Sondernamen für Jahrgänge
1. Allgemeines
In BOLLE muss jedes Kind einer Klasse zugeordnet sein. Die Klassenzugehörigkeit bestimmt den aktuellen Jahrgang des Kindes.
Schüler:innen können Klassen wechseln. Die Einstellung nehmen Sie direkt in der Schulkindverwaltung vor. Dort kann die aktuelle Klasse aber auch die zukünftige Klasse geändert werden. Die zukünftige Klasse ist immer die Klasse, in die das Kind zugeordnet wird, wenn es einen Schuljahreswechsel gibt.
Wenn ein Schulkind in eine andere Klasse zugeordnet wird, aber im gleichen Jahrgang verweilt, bleibt das Schulkind in allen Kursbüchern zugeordnet.
Wenn ein Schulkind in eine andere Klasse zugeordnet wird und diese Klasse sich in einem anderen als dem aktuellen Jahrgang befindet, wird das Schulkind automatisch aus allen aktuellen Kursbüchern entfernt und muss ggf. neu zugeordnet werden.
Sie finden in der Schulklassenverwaltung mehrere Reiter für verschiedene Einstellungen, die im Folgenden genauer erläutert werden.
ACHTUNG:
Bitte benennen Sie keine Klassen einfach so um, wenn diese auch z.B. für die Niveau-Zuordnung wichtig sind. Wenn Sie also eine ISS sind, die ER- und GR-Zuordnungen vornimmt, müssen Namensänderungen in der Klassenverwaltung (z.B. auch schon von "9_1" zu "9.1" dem Support-Team von BOLLE gemeldet werden.
Gibt es neue Klassennamen (also z.B. auch einmal auch eine "7d", dann muss dies zur zukünftigen Berücksichtigung bei den Niveau-Zuordnungen dem Support-Team gemeldet werden.
Tipp:
Wenn Kolleg:innen in mehr als zwei Klassen als Klassenleitung eingetragen sind, verändert sich die Navigationsleiste von BOLLE, damit dies für die betroffenen Kolleg:innen übersichtlicher wird.
2. Klassen im aktuellen Schuljahr
Im Reiter "Klassen im aktuellen Schuljahr" sehen Sie eine Übersicht über alle Klassen, die im aktuellen Schuljahr an Ihrer Schule eingerichtet sind.
In der Spalte "Interne ID" sehen Sie die von Ihnen vergebene schulinterne ID für die jeweilige Klasse.
Wir empfehlen ein einheitliches ID-System, welches Dopplungen definitiv ausschließt. Klassen-IDs müssen wie Schulkind-IDs einmalig sein und sollten auch nicht mehr verändert werden.
Es bietet sich z.B. an eine Klasse, die im August 2022 als "7a" im 7. Jahrgang startet, "2022a" zu nennen.
In der E-Phase kann man Klassen-IDs dann z.B. "2022Ea" nennen; die Klasse könnte dann "11a" heißen.
In der Q-Phase kann man Klassen-IDs dann z.B. "2022T1" nennen; das Tutorium könnte dann "12a" heißen.
Wenn einige Klassen bereits im Grundschulbereich starten, andere aber erst im 7. Jahrgang, können Sie das z.B. mit einem "G" in der Klassen-ID kennzeichnen.
So kann also im Jahr 2022 eine "5a" (ID: 2022Ga) und eine "7b" (ID: 2022Mb) starten; G für z.B. Grundstufe oder auch grundständig und M für Mittelstufe.
Fragen Sie ggf. im Support-Bereich nach; wir werfen gerne einen Blick auf Ihr ID-System und geben Vorschläge.
In der Spalte "Interne ID" sehen Sie auch, wie viele Schüler:innen aktuell dieser Klasse über Ihre Schulkindverwaltung zugeordnet sind.
Wenn Sie auf den ID-Namen klicken, erhalten Sie solch eine Ansicht:
Unter Schuljahre sehen Sie, wie die Klasse in den jeweiligen Schuljahren heißen wird.
Scrollen Sie nach ganz unten. Dort können Sie speichern, aber z.B. auch die Klasse löschen.
Achtung: Löschen Sie Klassen nur mit äußerster Vorsicht. Dabei gehen viele Informationen unwiderruflich verloren. Im Zweifel fragen Sie vorher beim BOLLE-Support nach.
Wenn Sie auf den Klassennamen (im Bild weiter oben "7a", rot markiert) klicken, können Sie Einstellungen zu den Klassenleitungen und dem Klassenraum vornehmen.
Wenn Sie Änderungen vornehmen, kann es sein, dass z.B. das Klassenbuch nicht sofort bei dem neuen Kollegen als Klassenleitung erscheint. Am nächsten Tag wäre das Klassenbuch da; wenn Sie das beschleunigen wollen, klicken Sie auf Admin > Cache leeren.
Die von Ihnen hier hinterlegten Klassenleitungen erhalten den Klassenleitungsreiter auf der BOLLE-Startseite. Damit können dann alle wichtigen Klassengeschäfte in BOLLE verarbeitet werden (z.B. die Fehlzeitenverwaltung). Es können beliebig viele Kolleg:innen als Klassenleitung hinterlegt werden.
Sie können auch einen Klassenraum angeben. Dieser muss jedoch vorher über einen Untis-Import der Schulleitung oder bereits in der Verwaltung der Raum- und Medienbuchung angelegt worden sein. Ein hier hinterlegter Klassenraum taucht dann als Information im Klassenbuch auf.
Wenn Sie eine Klasse für das laufende Schuljahr hinzufügen möchten, gehen Sie zum Reiter Klassen ab nächstem Schuljahr und wählen bei Schuljahre das laufende Schuljahr.
3. Klassen ab nächstem Schuljahr
Hier legen Sie die Klassen an, die beim nächsten Schuljahreswechsel in den Reiter Klassen im aktuellen Schuljahr wechseln. So können Sie bereits vor Beginn des neuen Schuljahres die neuen Klassen anlegen und auch Schüler:innen den Klassen zuordnen.
Mithilfe des Reiters Klassen ab nächstem Schuljahr finden Sie ein paar Schaltflächen, die Ihnen bei der Erstellung neuer Klassen helfen sollen: Neue Sek I Klasse anlegen, Neue 11. Klasse anlegen, neues Tutorium anlegen, Neue 10. Klasse (extern) anlegen. Weitere Hinweise finden Sie direkt bei der Einstellung.
Beachten Sie auch die Hinweise im Abschnitt Klassen im aktuellen Schuljahr. Achten Sie insbesondere auf eine nachvollziehbare Klassen-ID-Vergabe, die Dopplungen ausschließt.
Sie können Klassen auch als sogenannte "externe" Klassen anlegen. Haken Sie dafür extern in den Optionen an.
Ein Anwendungsfall für solche externe Klassen könnte sein, dass zur E- oder Q-Phase im nächsten Schuljahr bereits Schüler:innen feststehen, die von extern an die Schule kommen. Man könnte also z.B. eine Klasse "10Ex" einrichten. Die Schüler:innen in dieser Klasse könnten bereits einen Login erhalten und auch z.B. an der Oberstufenwahl oder anderen Wahlen über BOLLE teilnehmen. Gleichzeitig tauchen als extern markierte Klassen nicht in den Statistiken auf.
Wenn Sie eine zukünftige Klasse einrichten, können Sie direkt auf der Seite angeben, welche Schüler:innen diese Klasse im zukünftigen Schuljahr besuchen werden. Klicken Sie dafür auf Zukünft. Schüler:innen.
Das kann hilfreich sein, um schneller 10. Klässler:innen in die entsprechenden 11. Klassen zu verteilen. Sie können erst einmal auch nur eine 11. Klasse (E-Phase) einrichten (oder ein Tutorium für die Q-Phase) und die Schüler:innen später richtig zuordnen. 
Sie können auch Klassen einrichten, die für Schüler:innen nur als Platzhalter dienen. Zum Beispiel für Schüler:innen, die ein Jahr im Ausland verbringen oder für Schüler:innen, die Sie erst im nächsten Jahr aufnehmen. Überlegen Sie daher, ob es sich um eine zukünftige oder aktuelle Klasse handeln soll.
Schüler:innen, die nach der 10. Klasse ins Ausland gehen, perspektivisch aber wieder zurückkehren, benötigen eine Klasse, in der Sie solange wohnen können. Ist der Auslandsaufenthalt ganzjährig, empfehlen wir, dass Sie eine "Auslandsklasse" für alle Schüler:innen einrichten, die ins Ausland gehen. Wenn Schüler:innen nur für kurze Zeit ins Ausland gehen, sollten diese der Klasse zugeordnet werden, in der sie später auch Unterricht wahrnehmen. In der Schulkindverwaltung kann der Auslandsaufenthalt vermerkt werden, sodass sich keine Fehlzeiten ansammeln.
Am Gymnasium sollte die "Auslandsklasse" dem 10. Jahrgang zugeordnet werden. Die Schüler:innen gehen also von der 10. Klasse in die 10. Klasse. Das hat den Vorteil, dass die Schüler:innen z.B. auch im Ausland über BOLLE die Oberstufenwahl vornehmen können. So werden auch keine fiktiven Q-Phasen-Zeiten gesammelt.
An der ISS bietet sich eine normale E-Phasenklasse als "Auslandsklasse" an.
4. Klassenverbünde (JüL)
In BOLLE muss jedes Kind einer Klasse zugeordnet sein. Es ist jedoch auch möglich Klassenverbünde anzulegen. Dabei werden mehrere Klassen zu einem Klassenverbund gebündelt. Das ist insbesondere für Klassenleitungen bei jahrgangsübergreifendem Unterricht wichtig.
Eine Besonderheit ist hier, dass jede Lehrkraft, die als Leitung einer Klasse eingetragen ist, automatisch auch Leitung des Klassenverbundes wird.
Klicken Sie auf das Plus-Symbol. Im neuen Menü vergeben Sie einen Verbundnamen, der möglichst kurz sein sollte. Er muss jedoch mindestens aus drei Zeichen bestehen Dieser Name taucht bei den Klassenleitungen auf der BOLLE-Startseite auf.
Wählen Sie außerdem die Klassen, die zu dem Verbund zählen sollen. Sie müssen also vorher die Klasse bereits eingerichtet haben. Schüler:innen werden auch bei Vorhandensein von Klassenverbünden weiterhin einer Klasse zugeordnet. Das ist wichtig, damit nachvollziehbar bleibt, in welchem Jahrgang sich ein Schulkind aktuell befindet.
Ein Schulkind wird einer Klasse zugeordnet.
Eine Klasse kann einem Klassenverbund zugeordnet werden.
Die Zugehörigkeit eines Schulkindes zu einem Klassenverbund ergibt sich aus der Zugehörigkeit seiner Klasse zu einem Verbund.
Schüler:innen können also nicht direkt einem Klassenverbund zugeordnet werden.
Die Klassenleitung eines gesamten Verbundes ergibt sich aus der Klassenleitung mindestens einer Klasse im Verbund. Wer also in einem Verbund von z.B. der Klassen 7a und 8a nur die hinterlegte Klassenleitung der 7a ist, ist es dann auch für die 8a im entsprechenden Verbund.
Wichtig:
Klassen können nur einem einzigen Verbund zugeordnet sein. Sollten Sie hier eine Klasse auswählen, die bisher einem anderen Verbund angehört, wird sie aus diesem entfernt.
Klassen, die weder im aktuellen noch im nächsten Schuljahr existieren, werden aus Klassenverbünden automatisch entfernt.
Der Verbund könnte z.B. "M_a" heißen, und die Klassen, die dem Verbund zugeordnet werden, sind die Klasse 7a und 8a:
Wenn der Verbund angelegt wurde, sieht man Folgendes:
Über das Stift-Symbol können Veränderungen an den Einstellungen vorgenommen werden.
Sobald Sie den Verbund angelegt haben, haben die Klassenleitungen von mindestens einer Klasse im Verbund den Zugriff auf alle Schüler:innen des Verbundes.
In vielen BOLLE-Ansichten finden Sie nicht immer eine Ansicht von allen Schüler:innen des Verbundes. Häufig erhalten Sie die Möglichkeiten zwischen Klassenansichten hin- und herzuspringen. 
In diesem Beispiel ist die Klasse "7a" so angelegt, dass Sie nach einem Schuljahreswechsel zur 8a, 9a und dann 10a wird. Die Klasse "8a" ist in diesem Beispiel nach einem Schuljahreswechsel dann die 9a und 10a.
Wenn nun also ein Schuljahreswechsel vollzogen wird, bleibt der Verbund aus aktuell "7a" und "8a" erhalten. Nach dem Schuljahreswechsel wäre es dann ein Verbund aus "8a" und "9a"; der Verbundnname bleibt "M_a".
5. Alle Klassen
Hier sehen Sie, welche Klassen bereits in BOLLE exisitiert haben. So sehen Sie auch, welche Klassen-IDs bereits vergeben wurden.
6. Sondernamen für Jahrgänge
An dieser Stelle können Sie für die Anzeigenamen der Klassen individuelle Festlegungen für die Jahrgänge vornehmen (z.B. Jahrgang 5 => V, 6 => VI, ...). Bitte halten Sie Rücksprache mit dem BOLLE-Team, bevor Sie hier Änderungen vornehmen.