Schüler:innenverwaltung
In BOLLE verwalten Sie die Schüler:innen der Schule, indem Sie über die Menüleiste auf Verwaltung und dann Schüler:innen klicken. Damit gelangen Sie zur Schulkindverwaltung in BOLLE.
Hier sehen Sie alle Schüler:innen der Schule. Sie können außerdem weitere Schüler:innen über diese Anzeige hinzufügen.
1. Übersicht
2. Wie importiere ich neue Schüler:innen (z.B. eines gesamten neuen 7. Jgs.)?
2.1. Wie kennzeichne ich Schüler:innen, die erst später aufgenommen werden sollen als nur im nächsten Schuljahr?
3. Wie aktualisieren ich die Daten der Schüler:innen mit einer Import-Datei?
4. Wie füge ich schulspezifische Felder hinzu?
5. Wie ändere ich Pronomen schulweit?
6. Häufige Fragen
- Wie kann ich schnell in Excel die schulinternen IDs für ganz viele Schüler:innen eingeben?
- Im Sekretariat ist es wichtig für uns, dass wir Listen von den Schüler:innen ausdrucken können. Sei es eine Klassenliste mit verschiedenen Kriterien oder zum Beispiel eine Übersicht wer noch kein Büchergeld gezahlt hat. Wie können wir solche Listen erstellen?
- Wir möchten demnächst die Verwaltung des Büchergelds über BOLLE laufen lassen. Werden die dort getätigten Angaben irgendwann wieder gelöscht, damit sie dann für den nächsten Durchgang wieder neu gefüllt werden können? Wo kann ich das einstellen?
- Bei der LUSD werden die Namen der Schüler:innen in einer Zelle exportiert: "Nachname, Vorname". BOLLE benötigt aber eine Datei mit den Spalten "Vorname" und "Nachname". Was kann ich tun?
- Ein Kind wechselt die Klasse und es gibt viele neue Zuordnungen. Wie kann ich das in BOLLE abbilden?
- Ein Schulkind ist von der Schule abgegangen. Was muss ich jetzt einstellen?
- Ich brauche die aktuelle in BOLLE hinterlegte E-Mailadresse der Eltern. Wie kann ich das abrufen?
- Ein volljähriger Schüler möchte nicht mehr, dass seine Eltern über schulische Belange informiert werden. Wie können wir verhindern, dass Mails über BOLLE an die Eltern rausgehen?
- Kann ich in BOLLE das Formular für eine Unfallanzeige aufrufen?
1. Übersicht
Oben finden Sie mehrere Reiter:
| Reiter | Nutzung und Funktion |
| Schüler:innen | Übersicht aller aktiven Schüler:innen |
| Zukünftigte Schüler:innen | Hier können Sie demnächst aufzunehmende Schüler:innen einpflegen. |
| Sammelbecken | Sie können hier Schüler:innen hinzufügen, von denen Sie nicht wirklich wissen, wohin Sie sie gerade am besten sortieren sollten. Das sollte aber immer nur eine kurzfristige Option sein. Mittelfristig sollte das Sammelbecken immer leer sein. |
| Ehemalige Schüler:innen | Hier finden Sie Schüler:innen, die bereits im System eingepflegt waren, aktuell aber nicht mehr die Schule besuchen. |
| Abwesenheit | Hier sollten Schüler:innen stehen, die eine gewisse Zeit im Ausland verbringen, die aber die Absicht haben, danach wieder an Ihre Schule zurückzukehren. |
| Import | Sie können entsprechend der Hinweise eine große Anzahl an Schüler:innen ins System importieren. |
Sie können sich zwischen den Schüler:innen mithilfe der Pfeile bewegen. Achten Sie darauf, dass Sie erst alle Einträge speichern. BOLLE erinnert Sie aber auch daran.
Alle Listen sind als Excel-Datei herunterladbar. Außerdem können Sie einen CSV-Export generieren. Nutzen Sie oben rechts den Button Export.
Auf der Startseite der Schüler:innenverwaltung sehen Sie unter dem Reiter Schüler:innen verschiedene Spalten.
Wenn Sie auf das Zahnradsymbol klicken, können Sie weitere Spalten sichtbar machen.
Hier finden Sie noch mehr Tipps, wie man mit Listen in BOLLE umgeht.
Sie können einige Dokumente auch für mehrere Schüler:innen gleichzeitig erstellen.
In der Schüler:innenverwaltung im Riter "Schüler:innen" sehen Sie diesen Knopf:
Wenn Sie auf "Downloads" klicken, können Sie zwischen mehrere Dokumenten wählen:
So könnten Sie z.B. eine Schulbescheinigung für einen gesamten Jahrgang erstellen.
Wenn Sie den Knopf drücken, wird das ausgewählte Dokument immer für alle gerade gefilterten Schüler:innen erstellt. In dem Beispiel oben steht "Anzahl: 153 von 1072". Hier wurde z.B. nach nur einem Jahrgang gefiltert. Das Dokument würde nun nur für diese 153 Schüler:innen erstellt werden.
Wenn Sie das für die gesamte Schule machen möchten, kann die Erstellung des Dokuments sehr lange dauern und im Zweifel auch einmal abbrechen. In solch einem Fall empfehlen wir, dass Sie jahrgangsweise die Dokumente erstellen.
Sie können mit BOLLE auch verschiedene Dokumente erstellen.
Neben der Möglichkeit der Berichteerstellung, gibt es ein paar Dokumente, die sich noch leichter erstellen lassen. Gehen Sie in die Schulkindverwaltung und wählen ein Schulkind aus.
Sie sehen dort z.B. die Schulbescheinigung. Wenn Schulbescheinigung auswählen, können Sie noch eine weitere Angabe tätigen:
Die Schulbescheinigung wird automatisch erstellt, wenn Sie auf Download klicken.
Es gibt jedoch noch weitere Downloadmöglichkeiten. Klicken Sie darauf auf Weitere Downloads.
Sie haben z.B. die Möglichkeit, einen Auskunftsbogen, Notfallbogen oder das vorausgefüllte Formblatt für einen Unfallanzeige herunterzuladen. Es wird dabei auf die Information zurückgegriffen, die in BOLLE bereits hinterlegt ist.
Wenn Sie Notfallbögen gerne für viele Schüler:innen gleichzeitig herunterladen möchten, gehen Sie auf den Reiter Schüler:innen. Dort sehen Sie links oben Notfallbögen. Hiermit können Sie für alle Schüler:innen, die Sie ausgewählt haben, den jeweiligen Notfallbogen herunterladen. Sie können z.B. vorher nur die Schüler:innen einer Klasse wählen (z.B. 7a bei "Klasse" eingeben). Dann erhalten Sie nur die Notfallbögen für diese ausgewählten Schüler:innen.
Achtung: Je mehr Notfallbögen Sie gleichzeitig erstellen möchten, desto länger kann der Prozess dauern. Bitte etwas warten, nachdem Sie den Knopf gedrückt haben.
Bei der Unfallanzeige wird auch die Nummer des Trägers der Einrichtung und die Unternehmensnummer des Unfallversicherungsträgers benötigt. Diese können Sie unter Admin > Einstellungen > Allg. Variablen eingeben.
Wenn Ihre Schule mehrere Schultypen anbietet (z.B. ISS und Gymnasium), dann kann es sinnvoll sein, wenn Sie z.B. nach dem Schultyp von Schüler:innen filtern können. Mit dem Zahnradsymbol können Sie die Spalte "Schultyp" einblenden und dann auch danach filtern.
Die folgenden Ziffern stehen für den jeweiligen Schultyp:
0 (Grundschule)
1 (ISS),
2 (Gymnasium),
3 (Berufliche Schule) und
4 (OZS)
Sicherheitsmerkmal:
Oben sehen Sie den Reiter Import/Export. Um einen missbräuchlichen Zugriff zu verhindern, wird an dieser Stelle ganz unten protokolliert, wer wann den kompletten Datensatz der aktuellen Schüler:innen heruntergeladen hat. Die Logs werden nur beim Neuladen der Seite aktualisiert.
2. Wie importiere ich neue Schüler:innen (z.B. eines gesamten neuen 7. Jgs.?)
In BOLLE können Sie mit der Importfunktion in der Schüler:innenverwaltung viele Schüler:innen gleichzeitig ins System importieren. Gehen Sie dabei wie folgt vor:
- Handelt es sich um einen neuen Jahrgang?
Wenn ja, dann richten Sie zuerst neue Klassen ein. Falls nein, folgen Sie Schritt 2.
Gehen Sie unter dem Reiter Verwaltung auf Klassen. Sie sehen die Schulklassenverwaltung. Gehen Sie nun auf den Reiter: Klassen ab nächstem Schuljahr.
Klicken Sie auf Neue Sek I Klasse anlegen. Es öffnet sich das Menü: Klasse bearbeiten.
Vergeben Sie eine interne ID (z.B. 2021_a), legen Sie den Startjahrgang fest (z.B. 7) und vergeben Sie einen Namen (z.B. "a").
Unter Schuljahre sehen Sie, wie die Klasse in den folgenden Schuljahren heißt. Wählen Sie die Schuljahre so aus, dass die Klasse bis zum regulären Ende an der Schule verbleibt.
Im vorliegenden Beispiel gibt es die Klasse 7a vier Schuljahre lang: 8a, 9a, 10a. 2025 wird die Klasse kurz vor den Sommerferien verabschiedet.
An Gymnasien beginnt danach die Qualifikationsphase. Schüler:innen an der ISS mit OS würden danach in der Regel die Einführungsphase besuchen, sofern individuelle Voraussetzungen erfüllt sind.
Klicken Sie auf Speichern. Wiederholen Sie den Prozess für alle anzulegenden neuen Klassen.
So sieht das Ergebnis im genannten Beispiel aus:
Falls Sie bereits die neuen Schüler:innen in BOLLE importiert haben, können Sie die entsprechenden Schüler:innen über Zukünftige Schüler:innen der jeweiligen Klasse zuordnen. Andernfalls gucken Sie sich bitte den folgenden Schritt 2 an. - Wie importiere ich neue Schüler:innen nach BOLLE?
Neue Schüler:innen können Sie in BOLLE einzeln über die Schüler:innenverwaltung hinzufügen. Wenn Sie mehrere Schüler:innen gleichzeitig ins System einpflegen möchten, empfehlen wir die Importfunktion. Wir beschreiben Ihnen, wie Sie den Import gut vorbereiten:Unter Verwaltung und Schüler:innen gelangen Sie zur Schüler:innenverwaltung. Im Reiter Import/Export sehen Sie rechts oben Spaltennamen anzeigen. Hier erfahren Sie, welche Werte in BOLLE mithilfe einer CSV-Datei importiert werden können. Achten Sie unbedingt auf die korrekte Bezeichnung der Spalten.
Übrigens: Über Schüler:in hinzufügen im oberen Bild können Sie Schüler:innen auch einzeln hinzufügen. Das ist v.a. dann sinnvoll, wenn Sie unterschuljährig ein einzelnes Schulkind aufnehmen.
Öffnen Sie Excel, um eine Datei für den Import zu erstellen. Wählen Sie die Spaltennamen gemäß der oben genannten Vorgaben aus. Nutzen Sie nur die Spaltennamen, die Sie nach BOLLE importieren wollen. Schulinterne ID ist der einzige Spaltenname, der immer enthalten sein muss. (Wie vergebe ich schulinterne IDs in Excel? Siehe häufige Fragen) Achten Sie darauf, dass die Datumsangaben lt. den o.g. Vorgaben stimmen (DD.MM.JJJJ). Falls das Excel-Programm Ihre Eingabe 01.02.2009 auf 01.02.09 verkürzt, müssen Sie das ändern. Sie können z.B. die Zellen formatieren und "Text" einstellen. Excel verändert Ihre Einträge dann nicht mehr automatisch.
Ihre Exceltabelle könnte z.B. so aussehen:
Wenn Sie zukünftige Schüler:innen ins System importieren, achten Sie darauf, dass Sie als Spaltenname Zukünftige Klasse wählen. BOLLE identifiziert die Schüler:innen dann sofort als zukünftige Schüler:innen. Achten Sie bitte vor dem Import darauf, dass die Klasse bereits angelegt wurde (siehe Schritt 1).
Handelt es sich nicht um zukünftige Schüler:innen? Dann wählen Sie den Spaltenname Klasse. Die Schüler:innen werden dann der aktuellen Klasse je nach Angabe in der Spalte zugeordnet.
Speichern Sie die Exceldatei als CSV-Datei. Dafür gehen Sie auf speichern unter und wählen unbedingt die hier dargestellte CSV-Formatierung: CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennte Datei) (.csv)
Die somit erstellte CSV-Datei können Sie nun über den Import hochladen.
Haben Sie Probleme mit der Umwandlung von Umlauten?
Sollten bei Ihrer Excel-Programmversion solche Probleme auftauchen, hier ein Tipp: Wir haben sehr gute Erfahrung mit dem kostenlosen Programm Notepad++ gemacht (die beiden "+" gehören zum Namen, also nicht das einfache Windows-Notepad). Dort gibt es einen Reiter "Kodierung" in dem man auswählen kann, in welchen Zeichensatz man eine CSV umkodieren möchte. - Wie lade ich die CSV-Datei hoch?
In der Schüler:innenverwaltung finden Sie die Import/Export-Funktion (Reiter ganz rechts). Klicken Sie darauf und laden die fertig konfigurierte CSV-Datei hoch.
Das Datum für die neue Klassenzugehörigkeit ist bei zukünftigen Schüler:innen nicht von Bedeutung. Sie können das tagesaktuelle Datum ruhig stehen lassen. Beim Import aktueller Schüler:innen achten Sie auf das richtige Datum für die Klassenzugehörigkeit.
Grün markiert sehen Sie eine Vorschau auf den Import. Wenn das so alles richtig aussieht, bestätigen Sie Ihre Eingabe, indem Sie auf Importieren klicken. Sie sollten einen Hinweis sehen, der Ihnen den erfolgreichen Import bestätigt. Die grüne Markierung sollte verschwinden.
Um die Veränderungen in der Schüler:innenverwaltung sehen zu können, müssen Sie die Seite neu laden.
Unter dem Reiter Zukünftige Schüler:innen sehen Sie nach der Aktualisierung die importierten Schulkinder:
Auch in der Klassenverwaltung sieht man, dass die Schüler:innen richtig zugeordnet wurden. Im Schritt 1 wurden die Klassen 7a und 7b angelegt. In der 7a sind nun diese Schüler:innen:
2.1. Wie kennzeichne ich Schüler:innen, die erst später aufgenommen werden sollen als nur im nächsten Schuljahr?
Wenn Sie neue Schüler:innen ins System aufnehmen wollen, dann geht das gut mit der Information "Zukünftige Klasse". Sie legen eine zukünftige Klasse an und hinterlegen diese zukünftige Klasse im System. "Zukünftige Klasse" ist immer die Klasse, die nach dem Schuljahreswechsel entsteht. Das geht also immer nur dann, wenn man Kinder z.B. Im Schuljahr 2023/2024 für das Schuljahr 2024/2025 aufnehmen möchte. Wenn man im Schuljahr 2023/2024 auch schon Kinder vermerken möchten, die man im Schuljahr 2025/2026 aufnimmt, könnte man auch mit sogenannten Dummy-Klassen arbeiten.
Beispiel:
Die Schule nimmt Kinder erst ab der 7. Jahrgangsstufe auf. Man könnte eine reguläre Dummy-Klasse 6 oder auch 5 öffnen, um dort Schüler:innen für die zukünftige Aufnahme zu parken. Dabei reicht es, wenn nur eine Klasse eingerichtet wird. Später können die Schüler:innen noch auf verschiedene Klassen aufgeteilt werden.
Das Beispiel hilft jedoch nicht weiter, wenn Schüler:innen ab Jahrgangsstufe 1 aufgenommen werden sollen, weil es keine negativen Jahrgänge in BOLLE gibt und der Jahrgang 0 den Willkommensklassen vorbehalten ist.
Sie können jedoch auch anders vorgehen, indem Sie ein schuleigenes Feld anlegen:
Genauere Informationen zum Anlegen schulspezifischer Felder finden Sie hier.
Ein Admin geht dafür auf Admin > Einstellungen > Schüler:innenverwaltung. Hier kann man schuleigene Felder für die Schüler:innenverwaltung anlegen.
Klicken Sie auf das Plus-Symbol.
Nun können Sie wählen, was für ein Feldtyp hinzugefügt werden soll: Bool / String / Auswahl (siehe hier für Erklärungen).
In diesem Beispiel wählen wir den Feldtyp "Auswahl". Hier können wir eine Liste mit möglichen Textbausteinen erstellen.
In diesem Fall geben wir die Möglichkeit "keine Angabe" auszuwählen. Es werden aber auch die nächste Schuljahre mit erstellt;
So sieht dann die Einstellung aus:
Es muss immer ein Default-Wert für neue und bereits bestehende Schüler:innen angegeben werden. Dafür haben wir hier "keine Angabe" gewählt.
Das angelegte Feld muss nun gespeichert werden. Dafür klicken Sie auf das Speichern-Symbol.
Anschließend klicken Sie auf Datenbankupdate durchführen. Damit wird das Feld in die Schüler:innen-Datenbank eingepflegt.
Bestätigen Sie, dass Sie das Update durchführen möchten:
In der Schulkindverwaltung sehen Sie nun ganz unten alle schulspezifischen Felder; hier auch geplantes Aufnahmeschuljahr:
Diese schulspezifischen Felder können Sie nun auch in dieser Listenansicht einblenden. Klicken Sie dafür auf das Zahnrad-Symbol:
Hier können Sie nun das schulspezifische Feld anhaken:
Damit wird in dieser Listenansicht das gewünschte Feld angezeigt, nachdem Sie nun auch filtern können.
So können Sie zukünftige Schüler:innen auch in der Liste "Sammelbecken" lassen und haben eine Übersicht darüber, wann welches Kind an Ihrer Schule aufgenommen werden soll.
3. Wie aktualisieren ich die Daten der Schüler:innen mit einer Import-Datei?
Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt weitere Daten der Schüler:innen über die Schüler:innenverwaltung hinzufügen möchten, gehen Sie wie im vorherigen Thema vor.
Unter Verwaltung und Schüler:innen gelangen Sie zur Schüler:innenverwaltung. Im Reiter Import/Export sehen Sie rechts oben Spaltennamen anzeigen. Hier erfahren Sie, welche Werte in BOLLE mithilfe einer CSV-Datei importiert werden können. Achten Sie unbedingt auf die korrekte Bezeichnung der Spalten.
Öffnen Sie Excel, um eine Datei für den Import zu erstellen. Wählen Sie die Spaltennamen gemäß der oben genannten Vorgaben aus. Nutzen Sie nur die Spaltennamen, die Sie nach BOLLE importieren wollen. Schulinterne ID ist der einzige Spaltenname, der immer enthalten sein muss. (Wie vergebe ich schulinterne IDs in Excel? Siehe häufige Fragen) Achten Sie darauf, dass die Datumsangaben lt. den o.g. Vorgaben stimmen (DD.MM.JJJJ). Falls das Excel-Programm Ihre Eingabe 01.02.2009 auf 01.02.09 verkürzt, müssen Sie das ändern. Sie können z.B. die Zellen formatieren und "Text" einstellen. Excel verändert Ihre Einträge dann nicht mehr automatisch.
Ihre Exceltabelle könnte z.B. so aussehen:
Achten Sie darauf, dass der Spaltenname in Excel dem Spaltenname entspricht, den Sie in BOLLE unter "mögliche Spaltennamen" finden.
Speichern Sie die Exceldatei als CSV-Datei. Dafür gehen Sie auf speichern unter und wählen unbedingt die hier dargestellte CSV-Formatierung: CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennte Datei) (.csv)
Die somit erstellte CSV-Datei können Sie nun über den Import hochladen.
Sie können mit solch einem späteren Import auch Schuldaten aktualisieren oder noch nicht erfasste Datenfelder später füllen. Dabei ist das Füllen der Laufbahndaten besonders komplex. Lesen Sie sich bitte die Hinweise unter Spaltennamen anzeigen gut durch. 
Bei einem Import von Wahlpflichtfächern (WPs) oder Fremdsprachen (FSs) werden z.B. bestehende WPs oder FSs durch den Import nicht gelöscht.
Folgendes Beispiel:
Wenn Sie WP1 von 9-1 bis 10-2 (9. Klasse, 1. Halbj. bis 10. Klasse 2. Halbj.) importieren, aber es ist bereits ein WP1 von 7-1 bis 10-2 eingetragen, dann werden nur 9-1 bis 10-2 überschrieben. 7-1 bis 8-2 würde den alten Wert beibehalten. Hier müssten Sie noch einmal händisch in die Laufbahn reingehen. Bei der Laufbahn gibt es aber auch nutzerfreundlichere Eintragungsmöglichkeiten als über eine CSV.-Datei. Lesen Sie hier nach.
Haben Sie Probleme mit der Umwandlung von Umlauten?
Sollten bei Ihrer Excel-Programmversion solche Probleme auftauchen, hier ein Tipp: Wir haben sehr gute Erfahrung mit dem kostenlosen Programm Notepad++ gemacht (die beiden "+" gehören zum Namen, also nicht das einfache Windows-Notepad). Dort gibt es einen Reiter "Kodierung" in dem man auswählen kann, in welchen Zeichensatz man eine CSV umkodieren möchte.
Wie lade ich die CSV-Datei hoch?
In der Schüler:innenverwaltung finden Sie die Import/Export-Funktion (Reiter ganz rechts). Klicken Sie darauf und laden die fertig konfigurierte CSV-Datei hoch.
Grün markiert sehen Sie eine Vorschau auf den Import. Wenn das so alles richtig aussieht, bestätigen Sie Ihre Eingabe, indem Sie auf Importieren klicken. Sie sollten einen Hinweis sehen, der Ihnen den erfolgreichen Import bestätigt. Die grüne Markierung sollte verschwinden.
Um die Veränderungen in der Schüler:innenverwaltung sehen zu können, müssen Sie die Seite neu laden.
4. Wie füge ich schulspezifische Felder hinzu?
Unter Admin > Einstellungen wählen Sie links Schüler:innenverwaltung. Hier können Sie nun schulspezifische Felder anlegen, die in der Schüler:innenverwaltung sichtbar werden.
Achten Sie darauf, dass laut Schuldatenverordnung nicht alle Informationen über Schüler:innen automatisiert gesammelt werden dürfen (z.B. die sonderpädagogische Förderbögen, vgl. § 13 Abs. 6).
Beachten Sie die gültigen Datenschutzrichtlinien.
Falls bei Ihnen die erweiterte Personalverwaltung aktiviert ist, erfolgt das Hinzufügen etwaiger weiterer Felder für die Personalverwaltung hier analog zu den Beispielen der Schulkindverwaltung.
Wenn Sie auf das blaue Plus klicken, erscheint folgendes Menü:
Achten Sie darauf, dass die von Ihnen eingegebene ID eindeutig ist. Sie kann später nicht mehr verändert werden.
Achten Sie darauf, dass der die ID und der Name des Feldes nicht bereits in der Schulkindverwaltung vorkommen darf.
Unter Typ finden Sie die Auswahl Bool, String und Auswahl. Wählen Sie Bool, wenn es sich um eine ja/nein-Abfrage handelt. String sind freie Textfelder und Auswahl für ein Drop-Down-Menü. In der letzten Zeile können Sie einen Wert eingeben, der für alle Schüler:innen voreingestellt ist.
Wenn Sie alles richtig eingetragen haben, müssen Sie auf das Diskettensymbol neben dem blauen Plus klicken. Erst dann werden Ihre Einstellungen gespeichert.
Ist alles wirklich richtig angelegt? Falls ja, dann müssen Sie noch ein Datenbankupdate durchführen. Danach ist das von Ihnen angelegte schulspezifische Feld in der Schüler:innenverwaltung angelegt worden.
Als Beispiel wurde ein schulspezifisches Feld "Jugend Forscht" angelegt. Alle Schüler:innen, die an Jugend Forscht teilgenommen haben, werden angehakt.
Nach dem Datenbankupdate erscheint dieses Feld dann in der Schüler:innenverwaltung:
Sie können auch schulspezifische Felder über einen Import befüllen. Achten Sie dabei auf die gültigen Spaltennamen in der Import-Datei. Alle von Ihnen angelegten schulspezifischen Felder, die sich per Import befüllen lassen, finden Sie unter Import/Export > Spaltennamen anzeigen, ganz unten in der Auflistung.
Wenn Sie Bool als Typ wählen, ergibt sich ein schulspezifisches Feld mit einem Kästchen (siehe Jugend Forscht im Bild oben). Wenn Sie einen Import vornehmen möchten, dann schreiben Sie den Ziffer 0 für ein leeres Kästchen und die Ziffer 1, wenn das Kästchen angehakt sein soll.
5. Wie ändere ich Pronomen schulweit?
Wenn Sie in die Schulkindverwaltung schauen (Verwaltung > Schüler:innen) könnte es sein, dass sich das Pronomen der Schüler:innen noch nach dem ersten Buchstaben des Vornamens richtet. Für die Zeugnisbemerkungen greift BOLLE auf das Pronomen zurück, welches dort steht. Die Klassenleitungen können über Ihre Klasse > Zeugnisse > Bemerkungen und auch über Ihre Klasse > Einzelansicht > Rufnamen und Pronomen (siehe hier und hier) zugreifen. Wenn Sie nicht alle Klassenleitungen um solche Eintragungen bemühen wollen und wenn der erste Buchstabe nicht als Pronomen für Zeugnisbemerkungen verwendet werden soll, dann gehen Sie wie folgt vor.
Anstatt "Pronomen" wird jetzt der Begriff "Zeugnisname für Bemerkungen" verwendet. Das ist der Vorname, der in Zeugnistexten verwendet wird.
So könnte das bei Ihnen aussehen, wenn Sie BOLLE im ersten Jahr verwenden: Erster Buchstabe des Vornamens.
Entspricht "sie/er" eher Ihrer Wunscheinstellung für Pronomen? Dann gehen Sie in der Schulkindverwaltung auf den Reiter Import/Export und wählen im Menüfeld rechts die Klassen aus, bei denen der Standardwert auf "sie/er" gesetzt werden soll.
Bei Schulkindern mit "d" als Geschlechtseintrag erfolgt keine Veränderung des Pronomens. In solch einem Fall muss das Pronomen händisch geändert werden. Dies kann über die Schulkindverwaltung vom Admin oder von den Klassenleitungen, wie oben beschrieben, vorgenommen werden.
Klicken Sie auf Defaultpronomen setzen.
Bestätigen Sie Ihren Wunsch. Danach wird die Seite neu geladen und die Pronomen sind neu gesetzt.
6. Häufige Fragen
1. Wie kann ich schnell in Excel die schulinternen IDs für ganz viele Schüler:innen eingeben?
Vergeben Sie die schulinterne ID z.B. nach diesem Muster: 2021001. Das Schulkind 001 kommt 2021 an Ihre Schule und erhält die ID: 2021001. Legen Sie auch für das zweite Schulkind die ID an: 2021002.
Denken Sie immer daran, dass die schulinterne ID eindeutig sein muss. Die ID darf nicht noch einmal im System BOLLE vorkommen.
Markieren Sie nun die beiden Zellen in Excel. Das müsste so aussehen:
Am unteren linken Rand sehen Sie ein grünes Viereck. Gehen Sie mit dem Mauszeiger dorthin. Es muss ein schwarzes Pluszeichen erscheinen. Klicken Sie die Maustaste und halten Sie diese gedrückt. Ziehen Sie die Felder nach unten. Das Ergebnis sollte dann so aussehen:
2. Im Sekretariat ist es wichtig für uns, dass wir Listen von den Schüler:innen ausdrucken können. Sei es eine Klassenliste mit verschiedenen Kriterien oder zum Beispiel eine Übersicht wer noch kein Büchergeld gezahlt hat. Wie können wir solche Listen erstellen?
Über die Schüler:innenverwaltung können Sie bereits jetzt relativ viele Listen generieren. Wenn Sie im Punkt Verwaltung > Schüler:innen sind, können Sie in die Felder oberhalb der Tabelle Filterkriterien eingeben und sich auf diese Weise z.B. nur Kinder aus der 8b anzeigen lassen. Über das grüne Zahnrad links oben können Sie verschiedene Felder anzeigen lassen, über den Exportknopf rechts können Sie die Listen herunterladen.
Sollte es Listen geben, die noch nicht auffindbar sind, schreiben Sie uns gerne. Wir werden dann versuchen, Ihnen einen entsprechenden Download zur Verfügung zu stellen.
3. Wir möchten demnächst die Verwaltung des Büchergelds über BOLLE laufen lassen. Werden die dort getätigten Angaben irgendwann wieder gelöscht, damit sie dann für den nächsten Durchgang wieder neu gefüllt werden können? Wo kann ich das einstellen?
Unter Verwaltung > Jahresabschluss > dem Reiter weitere Aufgaben finden Sie die Möglichkeit die Informationen zum Büchergeld zu einem beliebigen Zeitpunkt zurückzusetzen. Es erscheint folgendes Menü:
4. Bei der LUSD werden die Namen der Schüler:innen in einer Zelle exportiert: "Nachname, Vorname". BOLLE benötigt aber eine Datei mit den Spalten "Vorname" und "Nachname". Was kann ich tun?
In BOLLE müssen die Felder Vorname und Nachname leider wirklich getrennt importiert werden. Solche Automatiken sind leider immer sehr fehlerhaft und die korrekten Schülerdaten sind einfach zu wichtig. Damit Sie aber nicht in jede Zelle händisch gehen müssen, empfehlen wir Ihnen die folgende Lösung:
Wenn Sie die Daten aus der LUSD in Excel öffnen können, dann können Sie in Excel die Spalte "Nachname, Vorname" auch getrennt erfassen. Das geht so:
- Wenn z.B. in Zelle A1 steht: "Müller, Karl-Heinz",
- dann markieren Sie die Zelle A1.
- Dann gehen Sie zu Daten - Text in Spalten - Getrennt - Komma - Fertig stellen.
Nun müsste je nach Ihren Einstellungen dort "Müller" und "Karl-Heinz" stehen. Probieren Sie es am besten erst einmal in einer Kopie aus, dann klappt das bestimmt. Viel Erfolg!
5. Ein Kind wechselt die Klasse und es gibt viele neue Zuordnungen. Wie kann ich das in BOLLE abbilden?
Gehen Sie in unter Verwaltung auf die Schüler:innenverwaltung und klicken auf das Schulkind, dass die Klasse wechselt. Klicken Sie bei Klasse auf das Stiftsymbol. Wählen Sie die neue Klasse aus und speichern Sie. Falls Sie Kolleg:innen das Kind bereits im Kursunterricht zugeordnet haben, muss ggf. die Zuordnung wiederholt werden. Bitte weisen Sie die Kolleg:innen darauf hin, die Zuordnungen entsprechend zu überprüfen. Falls durch den Klassenwechsel andere Lehrkräfte das Kind unterrichten als ursprünglich mitgeteilt, müssten die Kolleg:innen das bei der Zuordnung ebenfalls berücksichtigen (z.B. bei Klassenunterricht).
Jahrgangsgleiche Klassenwechsel führen zu keinen automatischen neuen Zuordnungen. Wenn Schüler:innen in einen anderen Jahrgang wechselt, werden alle getätigten Kursbuchzuordnungen zurückgesetzt.
Wenn Sie schneller neue Zuordnungen vornehmen wollen, damit nicht alle Kolleg:innen individuelle Einträge vornehmen müssen, klicken Sie in der Kursbuchverwaltung auf den Knopf "Zuordnungen". 
Wenn Sie auf "Zuordnungen" klicken, erscheint dieses Menü:
Wählen Sie das Datum, zu dem die Änderungen vorgenommen werden sollen. Ab diesem Tag gelten die dann von Ihnen hier festgelegten Zuordnungsänderungen. Klicken Sie auf dann auf weiter.
Hier sehen Sie dann alle Kursbuch-IDs, zu denen das Kind aktuell zugeordnet ist. Klicken Sie auf das Stiftsymbol. Im neuen Fenster filtern Sie am besten nach der Klasse, in der das Kind Kurse besuchen soll.
Grün sehen Sie alle Kurse, zu denen das Kind aktuell zugeordnet ist bzw. von Ihnen zugeordnet werden soll. Bestätigen Sie Ihre Auswahl und speichern dann Ihre Angaben.
Es kann im folgenden Fenster zu einer Fehlermeldung kommen, die z.B. so aussieht:
Das bedeutet, dass Sie das Kind einem Fach zuordnen wollten, dem es bereits zugeordnet ist. Man kann als Schüler:in nicht zwei Mal einem regulären Mathematikkurs zugeordnet sein. Das müssen Sie bei der Kursbuchauswahl beachten.
Lehrkräfte erhalten keine gesonderten Hinweise zu Zuordnungsänderungen in ihren Kursbüchern. Am besten weisen Sie diese direkt darauf hin.
6. Ein Schulkind ist von der Schule abgegangen. Was muss ich jetzt einstellen?
Innerhalb der Schüler:innenverwaltung bei der Ansicht eines Kindes wird die aktuelle Klasse angezeigt. Dort lässt sich das ändern, indem die Option "abgegangen" gewählt wird. Achten Sie darauf ein sinnvolles Datum zu wählen. Wenn das Kind also schon länger abgegangen ist, dann wählen Sie bspw. auch den 24.06. oder so aus - also der Tag nach den letzten Zeugnissen.
Alles, was nach diesem Datum zu dem Kind gespeichert war, wird dann mit der neuen Eingabe überschrieben. Dann verschwinden die Eingabenen (je nach Datum) auch aus den Listen zur Laufbahn und anderen Bereichen.
7. Ich brauche die aktuelle in BOLLE hinterlegte E-Mailadresse der Eltern. Wie kann ich das abrufen?
In der Schüler:innenverwaltung wird auch die von den Eltern selbst hinterlegte E-Mailadresse angezeigt. Sie können auf die Adresse direkt klicken. Es wird Ihre E-Mailsoftware auf dem Computer geöffnet.
8. Ein volljähriger Schüler möchte nicht mehr, dass seine Eltern über schulische Belange informiert werden. Wie können wir verhindern, dass Mails über BOLLE an die Eltern rausgehen?
Der einfachste Schritt wäre, wenn Sie die Eltern aus der Elternverwaltung bei dem Kind entfernen. Damit ginge aber auch die Kontaktadresse zu den Eltern in einem besonderen Notfall verloren.
Was Sie stattdessen tun können:
In der Schulkindverwaltung finden Sie die folgende Einstellungsmöglichkeit.
Setzen Sie dieses Häkchen, wenn volljährige Schüler:innen Ihnen schriftlich bestätigt haben, dass sie nicht mehr wollen, dass ihre Eltern bei schulischen Angelegenheiten kontaktiert werden.
Achtung: Diese Einstellung gilt ab sofort. BOLLE überprüft nicht, ob die Person bereits 18 Jahre alt ist.
In der Elternverwaltung erscheint daraufhin folgender Hinweis für die Klassenleitung:
Auch den Fachlehrkräften würde diese Information zugänglich gemacht werden, z.B. wenn diese über ein Kursbuch eine E-Mail an die Eltern schicken möchten:
Fachlehrkräfte können sich auf diesem Weg nicht über die Einschränkung hinwegsetzen.
Über Sonstiges > E-Mails können auch ausgenommene Eltern angeschrieben werden. Hierfür muss aktiv das Häkchen bei "ausgenommenen Eltern" gesetzt werden, damit diese auch angeschrieben werden.
Hinweis:
Wenn Eltern sich einloggen, können sie volljährige Kinder oben in der Navigationsleiste nicht mehr auswählen. Auch in der App bekommen sie z.B. keine Fehlzeiten mehr angezeigt. Wenn man nur volljährige Kinder hat, kann man in seinem Eltern-BOLLE-Account nicht mehr viel machen.
9. Kann ich in BOLLE das Formular für eine Unfallanzeige aufrufen?
Ja, das geht. Sie finden hier mehr Informationen dazu.
10. Ein Kind kommt mitten im Schuljahr in die Schule und ich will das Kind schnell in die richtigen Kurse setzen. Kann ich das zentral vornehmen, ohne das jede Lehrkraft das einzeln macht?
Ja, das geht z.B. über die Schulkindverwaltung. Mehr dazu finden Sie hier.