Jahresabschluss

Kurz vor Beginn des neuen Schuljahres erfolgt in BOLLE der Schuljahreswechsel. Damit wird das aktuelle Schuljahr offiziell in BOLLE beendet. Sie finden diese Einstellung unter Verwaltung > Jahreabschluss.

Diese Hilfeseite befindet sich noch im Aufbau.

Um das aktuelle Schuljahr in BOLLE abzuschließen, müssen Sie den Schuljahreswechsel auslösen. Hierbei passieren eine Menge Dinge. Auf dieser Hilfeseite wollen wir Sie über die wichtigsten Schritte informieren.

Zeitlicher Ablauf

1. Es wird überprüft, ob alle zukünftigen Klassen richtig angelegt wurden, also z.B. der nächste 7. Jahrgang. Gehen Sie unter Verwaltung auf Klassen. Unter dem Reiter Klassen ab nächstem Schuljahr legen Sie neue Klassen und Tutorien an. Das Menü führt Sie durch die Einstellungen.
   Wenn die Verteilung noch unklar ist, legen Sie eventuell nur ein großes Tutorium an und sortieren alle Schulkinder dort hinein.
   Über diese Ansicht (neue Klassen) können auch schon Schulkinder geholt werden (also deren Feld zukünftige Klasse wird dann entsprechend besetzt).
   
   
2. Importieren der neuer Schüler:innen vor dem Schuljahreswechsel mit Feld zukünftige Klasse oder auch noch nach Schuljahreswechsel möglich, dann eben mit Feld Klasse.
   Wenn man einen Stand der Schüler:innen-Daten sichern will, geht dies in der Schüler:innenverwaltung > Export.
   
   
3. Schuljahreswechsel-Seite
   

   Bitte achten Sie darauf, das Feld zukünftige Klasse bei allen aktuellen Schulkindern sinnvoll zu setzen. Dort kann eine Klasse im nächsten Schuljahr stehen oder “geht ab”

   1. Normalerweise ist dies bereits sinnvoll gesetzt (also bei einem Kind in der 7a steht da bereits 8a).
   2. Bei anderen Kindern (z.B. am Ende der 10. Klasse) ist das eventuell unklar. Diese findet man unter Jahresabschluss Schüler:innen ohne zukünftige Klasse
   3. Falls man vor dem Schuljahreswechsel Kinder nicht unterbringt, findet man diese später im “Sammelbecken” wieder.
   
   
4. Unter weitere Aufgaben gibt es im Moment nur die Büchergeld zurücksetzen Option, die zeitlich unabhängig vom Schuljahreswechsel durchgeführt werden kann.
   
   
5. Die Schulleitung informiert die Kolleg:innen, wann der Schuljahreswechsel erfolgt.
   Dies ist wichtig, weil mit dem Schuljahreswechsel in BOLLE alle Kursbücher der Lehrkräfte in der BOLLE-Umgebung gelöscht werden. Dies beinhaltet auch die persönlichen Notizen in den Kursbüchern. 
   Aus datenschutzrechtlichen Gründen darf BOLLE eine solche Archivfunktion nicht anbieten. Vor dem Schuljahreswechsel sollten Lehrkräfte die Informationen aus den Kursbüchern sichern, die sie gerne weiter benutzen möchten (z.B. Kursinhalte und Einzelnoten).
   
   Zusätzlich kann die Schulleitung einen schulweiten Download vieler wichtiger Dokumente veranlassen. Hierbei wird eine große Downloaddatei erzeugt. Unter anderem befinden sich in der Datei die Zeugnisse, ASV-Zeugnisse, die regulär abgegebenen Kursbücher und auch nicht die regulär abgegebenen Kursbücher. Bei Letzteren wird jedoch nur das mit heruntergeladen, was vorher sowieso für die Schulleitungen einsehbar war: Kursbuchinhalte und Fehlzeiten. Die individuelle Notendokumentation ist nur dann dabei, wenn die Lehrkraft das aktiv bei der Kursbuchabgabe durch die Fachbereichsleitungen auch so eingestellt hat. Die Fachbereichtsleitungen können dies kontrollieren.
   
   
6. Der Download der schulweiten Datei muss vorbereitet werden. Betätigen Sie den Knopf. (Sommer 2021: informieren Sie uns in diesem Jahr noch vorher per Mail. Wir bereiten das dann vor.) Über Nacht wird der Download für Sie vorbereitet. Am nächsten Tag sollte der Download in der Regel recht schnell funktionieren. Der Download erfolgt in einer .zip-Datei.
   Speichern Sie die Datei gut. Achten Sie darauf, dass all das vorhanden ist, was Sie brauchen. 
   
   
7. Die Mittel- und Oberstufenkoordination geht unter Verwaltung > Jahresabschluss auf den Reiter Schüler:innen ohne zukünftige Klasse und kontrolliert die Angaben auf Richtigkeit. Dieser Bereich sollte mit Ihren Unterlagen stimmig sein, bevor Sie den Schuljahreswechsel auslösen.
   
   
8. Der Schuljahreswechsel wird zum angekündigten Datum ausgelöst. Dies kann z.B. auch erst in der Woche der Präsenztage erfolgen, - oder natürlich auch früher. Auf keinen Fall sollte der Wechsel am Mittwoch bei der Zeugnisausgabe unmittelbar vor den Sommerferien betätigt werden. 
   Beim Schuljahreswechsel wird aus allen zukünftigen Klassen die nächste aktuelle Klasse. Damit werden alle Schüler:innen quasi hochgestuft. 
   Nach dem Schuljahreswechsel ist BOLLE für alle Lehrkräfte wieder 'leer', sodass übersichtlich für das neue Schuljahr Kursbücher erstellt werden können.

Wie mit neuen Schüler:innen im zukünftigen 7. bzw. 5. Jahrgang umgehen?
Entweder Sie importieren diese vor dem Schuljahreswechsel in BOLLE unter Angabe der zukünftigen Klasse. Nach Schuljahreswechsel wird aus allen zukünftigen Klasse die aktuelle Klasse.
Oder Sie importieren die Schüler:innen nach dem Schuljahreswechsel unter Angabe der aktuellen Klasse.