Jahresabschluss

Kurz vor Beginn des neuen Schuljahres erfolgt in BOLLE der Schuljahreswechsel. Damit wird das aktuelle Schuljahr offiziell in BOLLE beendet. Sie finden diese Einstellung unter Verwaltung > Jahreabschluss.

Diese Hilfeseite befindet sich noch im Aufbau.

Um das aktuelle Schuljahr in BOLLE abzuschließen, müssen Sie den Schuljahreswechsel auslösen. Hierbei passieren eine Menge Dinge. Auf dieser Hilfeseite wollen wir Sie über die wichtigsten Schritte informieren und weiter unten auf häufige Fragen eingehen.

Erklärungen der Funktionalitäten und vorgeschlagene Vorgehensweise

Überprüfen Sie, ob alle zukünftigen Klassen richtig angelegt wurden, also z.B. der nächste 7. Jahrgang und neue Tutorien. Gehen Sie unter Verwaltung auf Klassen. Unter dem Reiter Klassen ab nächstem Schuljahr legen Sie neue Klassen und Tutorien an. Das Menü führt Sie durch die Einstellungen.
Wenn die Verteilung noch unklar ist, legen Sie eventuell nur ein großes Tutorium an und sortieren alle Schulkinder dort hinein.
Über diese Ansicht (neue Klassen) können auch schon Schulkinder geholt werden; also deren Feld zukünftige Klasse wird dann entsprechend besetzt.
Importieren der neuer Schüler:innen vor dem Schuljahreswechsel mit Feld zukünftige Klasse oder auch noch nach Schuljahreswechsel möglich, dann eben mit Feld Klasse.
Wenn man einen Stand der Schüler:innen-Daten sichern will, geht dies in der Schüler:innenverwaltung > Export. Sie finden zusätzlich auch hier noch eine Anleitung.
Schuljahreswechsel-Seite

Bitte achten Sie darauf, das Feld zukünftige Klasse bei allen aktuellen Schulkindern sinnvoll zu setzen. Dort kann eine Klasse im nächsten Schuljahr stehen oder “geht ab”.
1. Normalerweise ist dies bereits sinnvoll gesetzt. Also steht z.B. bei einem Kind in der 7a dann bereits 8a.
2. Bei anderen Kindern (z.B. am Ende der 10. Klasse) ist das eventuell unklar. Diese findet man unter Jahresabschluss Schüler:innen ohne zukünftige Klasse.
3. Falls man vor dem Schuljahreswechsel Schüler:innen nicht unterbringt, findet man diese später im Sammelbecken wieder.
Unter weitere Aufgaben gibt es im Moment nur die Büchergeld zurücksetzen Option, die zeitlich unabhängig vom Schuljahreswechsel durchgeführt werden kann.
Die Schulleitung informiert die Kolleg:innen, wann der Schuljahreswechsel erfolgt. Beim Wechsel zum Schuljahr 2021/2022 informieren Sie bitte auch das BOLLE-Team. Wir werden am Abend davor eine Sicherungskopie der Schule anlegen und den Prozess schon einmal durchspielen, sodass bei Ihnen dann alles funktioniert.
Die Kolleg:innen müssen informiert sein, weil mit dem Schuljahreswechsel in BOLLE alle Kursbücher der Lehrkräfte in der BOLLE-Umgebung gelöscht werden. Dies beinhaltet auch die persönlichen Notizen in den Kursbüchern.
Aus datenschutzrechtlichen Gründen darf BOLLE eine solche Archivfunktion nicht anbieten. Vor dem Schuljahreswechsel sollten Lehrkräfte die Informationen aus den Kursbüchern sichern, die sie gerne weiter benutzen möchten (z.B. Kursinhalte und Einzelnoten).

Zusätzlich kann die Schulleitung einen schulweiten Download vieler wichtiger Dokumente veranlassen. Hierbei wird eine große Downloaddatei erzeugt. Unter anderem befinden sich in der Datei die Zeugnisse, ASV-Zeugnisse, die regulär abgegebenen Kursbücher und auch nicht die regulär abgegebenen Kursbücher. Bei Letzteren wird jedoch nur das mit heruntergeladen, was vorher sowieso für die Schulleitungen einsehbar war: Kursbuchinhalte und Fehlzeiten. Die individuelle Notendokumentation ist nur dann dabei, wenn die Lehrkraft das aktiv bei der Kursbuchabgabe durch die Fachbereichsleitungen auch so eingestellt hat. Die Fachbereichtsleitungen können dies kontrollieren.
Die Mittel- und Oberstufenkoordination geht unter Verwaltung > Jahresabschluss auf den Reiter Schüler:innen ohne zukünftige Klasse und kontrolliert die Angaben auf Richtigkeit. Dieser Bereich sollte mit Ihren Unterlagen stimmig sein, bevor Sie den Schuljahreswechsel auslösen.
Der Schuljahreswechsel wird zum angekündigten Datum ausgelöst. Dies kann z.B. auch erst in der Woche der Präsenztage erfolgen, - oder natürlich auch früher. Auf keinen Fall sollte der Wechsel am Mittwoch bei der Zeugnisausgabe unmittelbar vor den Sommerferien betätigt werden.
Beim Schuljahreswechsel wird aus allen zukünftigen Klassen die nächste aktuelle Klasse. Damit werden alle Schüler:innen quasi hochgestuft.
Nach dem Schuljahreswechsel ist BOLLE für alle Lehrkräfte wieder 'leer', sodass für das neue Schuljahr Kursbücher übersichtlich erstellt werden können.
Die Mittelstufen- und Oberstufenkoordinationen bekommen die Möglichkeit, die Zeugnisse und Noten vom letzten Schuljahr zu bearbeiten. Dies erfolgt in den gewohnten Ansichten “Zeugnisse” und “Zuordnungen und Noten”, sowie “MSA-Ergebnisse”. Dies geht jedoch nur solange diese Daten noch nicht gelöscht sind (siehe nächster Punkt).
Der Download der schulweiten Datei muss vorbereitet werden. Für die Schuljahreswechsel zum neuen Schuljahr 2021/2022: informieren Sie uns in diesem Jahr noch vorher per Mail. Wir bereiten das dann für Sie vor. Über Nacht wird der Download für Sie vorbereitet. Am nächsten Tag sollte der Download in der Regel recht schnell funktionieren. Der Download erfolgt in einer .zip-Datei.
Speichern Sie die Datei gut. Achten Sie darauf, dass all das vorhanden ist, was Sie brauchen.

Das Archiv enthält:
a) nach Jahrgängen bzw. Klassen sortiert: große Notentabelle, für jedes Schulkind Zeugnisse, ASV-Zeugnisse, Zwischenbewertungen, Fehlzeiten
b) Kursbücher: alle Abgaben (inklusive Noten, wenn abgegeben), letzter Stand (exklusive Noten)
c) Klassenbücher (inkl. der Klassenbuchvermerke)
d) MSA-Prüfungsergebnisse

Die 5. PK ist schuljahresübergreifen. Deshalb wird es an dieser Stelle nicht archiviert. Das Archiv für die 5. PK findet man unter Oberstufe > 5. PK.

Häufige Fragen

Im Jahresabschluss wirft uns der Button „Zukünftige Klasse der ausgewählten Jugendlichen auf geht ab setzen“ Fragen auf. Könnt ihr uns das noch einmal genauer erläutern?
Das ist ein Feld, das vor allem an ISS sinnvoll ist, wenn nach der 10. Klasse viele Schüler:innen abgehen. Wenn eine Klasse nicht weitergeführt wird, dann bleibt die zukünftige Klasse erst einmal ungewiss. Sobald alle Schüler:innen in Tutorien versorgt sind, bleiben nur noch diejenigen übrig, die von der Schule abgehen. Mit dem Knopf kann man dann bei allen statt einer zukünftigen Klasse eingeben, dass sie abgehen.