Notenschluss (Grundschule, Mittelstufe und E-Phase)

In BOLLE muss ein Datum für einen offiziellen Notenschluss eingegeben werden. Nach Ablauf des festgelegten Datums können in BOLLE keine Zeugnisnoten mehr verändert werden. So haben Mittel- und Oberstufenkoordinator:innen die Möglichkeit, die Zeugniskonferenzen entsprechend vorzubereiten. Änderungen der Zeugnisnoten sind danach nur noch für die Mittel- und Oberstufenkoordinator:innen möglich.
Diese Funktion ist zu finden in der Menüleiste bei Mittelstufe unter Auswahl von Notenschluss.

Hier können Sie den Notenschluss für bestimmte Jahrgänge festlegen. Das Datum gibt den Eintragungsschluss für die Fachlehrkräfte an. Danach können nur noch Sie die Zeugnisnoten verändern. Informieren Sie Ihr Kollegium über das von Ihnen gewählte Datum des Eintragungsschlusses. 

Sie können auch einen Eintragungsbeginn festlegen. Wir empfehlen, dass Sie hier den Beginn des jeweiligen Semesters bzw. Halbjahres wählen. 

Wenn Sie auf bearbeiten klicken, führt Sie ein erläutertes Menü durch die Einstellungen.

Sie geben in diesem Menü auch das Datum für den Fehlzeitenerfassungsschluss an. Erst wenn Noteneintragungs- und Fehlzeitenerfassungsschluss eingetreten sind, können Zeugnisse erstellt werden. Vorher gehen nur die Vorschauversionen.

Es darf nur einen Notenschluss für jedes Ereignis bei jeder Klasse vorhanden sein. Im folgenden Beispielbild sieht man einen Fehler. Der Notenschluss der ersten Zeile beinhaltet auch die E-Phase ("alle Klassen" bedeutet hier auch die Klassen der E-Phase). Wenn die E-Phase einen anderen Eintragungsschluss haben soll, müssen die Klassen aus der E-Phase herausgenommen werden. 

Es kann durchaus sinnvoll sein, mehrere Notenschlusstermine für das gleiche Halbjahr zu haben. So könnte es z.B. sein, dass die Jahrgänge 7, 8 und 9 im 2. Halbjahr das Ganzjahreszeugnis an einem anderen Termin als die Schüler:innen des 10. Jahrgangs erhalten.
Achten Sie dabei aber immer darauf, dass weiterhin gilt: Es darf nur einen Notenschluss für jedes Ereignis bei jeder Klasse vorhanden sein.

Sie können Notenschlüsse nicht selbstständig löschen. Wenn ein Notenschluss gelöscht wird, wird dabei sehr viel unwiderruflich aus dem System entfernt. Bitte schreiben Sie uns, wenn Sie einen Notenschluss löschen möchten.

Auch beim Löschen einzelner Jahrgänge aus einem Notenschluss gehen zahlreiche Informationen verloren. Kontaktieren Sie lieber einmal unseren Support vor möglichen Änderungen.

Wichtig für die Grundschule:
In den Grundschulklassen 3-6 gibt es keine Ganzjahreszeugnisse. Achten Sie beim Anlegen der Notenschlüsse darauf, dass Sie hier in der Notenstruktur nur (!) das 2. Halbjahr anklicken. 



In der Notenansicht der Fachlehrkräfte ist immer auch eine Spalte für "Gesamtjahr" sichtbar. Wenn Sie alles richtig eingestellt haben, sollte man dort in der gelben Spalte aber nichts eingeben können. Es wird hier dann nur eine Note für das 2. Halbjahr eingetragen und diese dann auch auf dem Zeugnis entsprechend vermerkt. 

 

Notfallhilfe:
Was machen wir, wenn bei uns an der Schule trotz aller Warnungen zwei Notenschlüsse für den gleichen Anlass angelegt wurden?

Wenn zwei Jahrgänge oder Klassen für einen Anlass (z.B. Zeugnis zum Ende des 2. Halbjahres) zwei Notenschlüsse vorliegen haben, liegt ein schwerwiegender Datenbankfehler vor. Wir wollen Ihnen mit dieser Anleitung helfen, den Schaden zu begrenzen. Überlegen Sie gemeinsam, welche Schritte vorzunehmen sind.

Dazu zählen:

1. Bestandsaufnahme
2. Entscheidung: Welcher Notenschluss sollte bearbeitet werden?
3. Kommunikation im Kollegium

1. Bestandsaufnahme

Sie stellen fest, dass bei den Zeugnissen einer Klasse mehrere gleiche Anlässe angezeigt werden. Zum Beispiel wie hier:

Es gibt den Zeugnisanlass Zeugnis 2. Halbjahr

Wenn man weiter nach unten scrollt, findet man aber erneut das 2. Halbjahr als Zeugnisanlass:

Gefolgt vom 1. Halbjahr:

Ein 2. Halbjahr ist jedoch ausreichend. In diesen Zeugnisanlässen werden die Zeugnisbemerkungen und Arbeits- und Sozialverhaltenskreuze der Fachlehrkräfte und der Klassenleitungen gespeichert. Anlass dieser Dopplung ist diese Einstellung unter Mittelstufe > Notenschluss:

In diesem Fall gibt es für den gesamten 8. Jahrgang und einzelne Klassen des 7. Jahrgangs mehrere Zeugnisanlässe im zweiten Halbjahr. Das darf so nicht vorkommen. 

2. Entscheidung: Welcher Notenschluss sollte bearbeitet werden?

Ein Notenschluss muss bearbeitet werden, damit es im Laufe der Arbeit der Kolleg:innen nicht zu weiteren Fehlern kommt. Überprüfen Sie, wo der Schaden bzw. der folgende Aufwand für die Kolleg:innen geringer ist.

Sie können das am besten so überprüfen, in dem das Zeugnisdatum im einen Anlass ein anderes ist als im anderen:

Falls die beiden Zeugnisdaten identisch sind, ändern Sie diese bitte. Das hilft später beim Feststellen, welcher Anlass bearbeitet werden muss. Eine Änderung des Zeugnisdatums ist unschädlich.

Wenn Sie nun in die Zeugnisansicht gehen, klicken Sie am besten in mehreren Browsertabs (siehe folgendes Foto) auf Bemerkungen im ersten 2.-Halbjahres-Anlass und im zweiten 2.-Halbjahresanlass. Vergleichen Sie, ob es neben den automatischen Zeugnisbemerkungen weiteren individuelle Bemerkungen gibt oder andere Häkchen von der Klassenleitung bereits gesetzt wurden. 

Im besten Fall gibt es noch gar keine solche Eintragungen, weil Ihnen der Fehler sehr früh aufgefallen ist.
Im Zweifel sind nur in einem 2.-Halbjahres-Anlass weitere Eintragungen vorhanden.

Nun überprüfen Sie noch die Kreuze der Fachlehrkräfte (Kürzel der Lehrkraft) und der Klassenleitungen (grüne Feldmarkierung) im Bereich Arbeits- und Sozialverhalten: wieder in mehreren Browsertabs für den ersten 2.-Halbjahres-Anlass und den zweiten 2.-Halbjahresanlass.

Sind die meisten Kreuze und Bemerkungen im zweiten 2.-Halbjahres-Anlass? Dann überprüfen Sie anhand einer Zeugnisvorschau, welches Zeugnisdatum unten steht.

Der erste 2.-Halbjahres-Anlass könnte z.B. das Datum: 06.07.2023 haben.
Der zweite 2.-Halbjahres-Anlass könnte z.B. das Dautm: 12.07.2023 haben.

In den Zeugnisvorschauen sehen Sie dann z.B. das eine und in der anderen Vorschau das andere Datum:

Nun haben Sie vielleicht festgestellt, dass der Notenschluss mit dem Zeugnisdatum 06.07.2023 viel mehr individuelle Zeugnisbemerkungen und Arbeits- und Sozialverhaltenskreuze enthält. Dann müssen Sie den Notenschluss mit dem Datum 12.07.2023 so bearbeiten, dass die Bedingung erfüllt ist, dass es nur einen Notenschuss pro Anlass und Klasse/Jahrgang gibt. 

Sie gehen nun also zurück zu Mittelstufe > Notenschluss. 

In dem Fall hier würden Sie nun auf den Anlass vo, 12.07.2023 gehen und auf bearbeiten klicken. Dort müssten Sie die Änderungen in den Klassen so vornehmen, dass der gesamte 8. Jahrgang und die 7. Klassen, die im 06.07.2023-Anlass erfasst sind, nicht mehr vorkommen. 

Achtung:
Wenn Sie das tun, werden nach Speicherung sämtlichte gespeicherte Daten verloren: ASV-Kreuze, Bemerkungen, individuelle Bemerkungstexte und die Einstellungen zum epochalen Unterricht. 

Die Zeugnisnoten bleiben in jedem Fall erhalten.

Klicken Sie auf das Stiftsymbol und nehmen die Einstellungen vor, die Sie nach Ihrer Analyse für sinnvoll erachten.
Seien Sie sich der Konsequenzen des Entfernens von Klassen aus Notenschlüssen bewusst.

3. Kommunikation im Kollegium

Gegebenfalls könnten Sie Ihre Analysearbeit von davor auch nutzen, um die Eintragungen vom Anlass 1 zum Anlass zu kopieren. Das macht bei den ASV-Kreuzen der Fachlehrkräfte keinen Sinn. Bei Zeugnisbemerkungen und bei den finalen Klassenleitungskreuzen könnte es hingegen schon sinnvoll sein.

In jedem Fall müssen Sie die betroffenen Kolleg:innen informieren. Es sollte jede Klassenleitung noch einmal ganz genau nachschauen, ob alle Zeugniseintragungen richtig vorhanden sind. 

Im schlechtesten Fall müssten viele Fachlehrkräfte noch einmal die ASV-Kreuze erneut eintragen. Das wäre sehr mühselig und sollte unbedingt verhindert werden.

Änderungen an den Notenschlüssen nah an den Zeugnisdatens sind nur mit großer Vorsicht durchzuführen. Änderungen sollten ganz zu Beginn des Schuljahres stattfinden.

Wenn es am Ende nur um ein anderes Zeugnisdatum geht, könnte man das Zeugnisdatum in einem alle Klassen umfassenden Notenschluss auch einfach vor dem eigentlichen Zeugnisdruck ändern und nach dem Zeugnisdruck wieder zurückändern, wenn man dann die anderen Jahrgänge druckt, die ggf. ein anderes Zeugnisdatum haben.