Elternverwaltung

Als Schulverwaltungssoftware denkt BOLLE auch an den Informationsaustausch zwischen Schule und Erziehungsberechtigten. Wenn die Schule das so möchte, können sich Eltern einen eigenen Account bei BOLLE anlegen. Die Anzahl der Accounts pro Kind ist hierbei nicht begrenzt.

Mit den Accounts können Eltern das sehen, was die Schule auch in der Ansicht für Schüler:innen aktiviert hat. Denkbar wären z.B. die Einsicht in die Fehlzeiten des eigenen Kindes, der Zugriff auf die Dateiablage der Schule, eine Liste mit den von der Schule zur Verfügung gestellten Büchern inkl. der Buchnummer und der Terminkalender der Schule.

BOLLE bietet eine einfache Möglichkeit, wie sich Eltern an einem Elternabend leicht aber trotzdem sicher ihrem eigenen Kind auf BOLLE zuordnen können. Die Klassenleitungen und Tutor:innen können nachträglich auch Einladungen per E-Mail versenden, sofern die Eltern der Schule ihre E-Mailadresse zur Verfügung gestellt haben.

Um zu diesem Bereich zu gelangen, klicken Sie in der Menüleiste auf Ihre Klasse bzw. Ihr Tutorium und wählen Elternverwaltung aus.

Hier stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung: 

• Elternerfassung Elternabend oder
• Eltern anzeigen

Elternerfassung Elternabend

Wenn Sie BOLLE den Eltern zum ersten Mal auf einem Elternabend erläutern, unterstützt Sie diese Funktion. Wenn Sie auf Elternerfassung Elternabend klicken, erscheint folgende Ansicht:

Diesem Bild folgt ein Link, ein PIN-Code und ein QR-Code. Die von Ihnen aktivierte Funktion ist nur für eine Zeitstunde gültig. Danach kann man sich mit dem Link, PIN-Code oder QR-Code nicht mehr seinem Kind zuordnen. 

Eltern können sich auf dem Elternabend auch nicht einem beliebigen Kind zuordnen. Als Bestätigung, dass es sich auch wirklich um die Eltern bzw. erziehungsberechtigte Personen handelt muss das in BOLLE korrekt hinterlegte Geburtsdatum eingegeben werden. 

Eltern haben nach Eingabe den PINs, der Auswahl ihres Kindes und der korrekten Eingabe des Geburtsdatums zwei Möglichkeiten:

1. Eltern können eine E-Mail-Adresse eingeben.
2. Eltern können darüberhinaus ein Elternprofil auf BOLLE anlegen.

In beiden Fällen erhalten die Eltern einen Bestätigungslink auf die von ihnen selbst eingegebene E-Mail-Adresse. In diesem Prozess müssen Eltern vor Anlegung eines Elternprofils auf BOLLE auch einer entsprechenden Datenschutzerklärung zustimmen. 

Aus der Entscheidung gegen ein Elternprofil auf BOLLE darf den Eltern oder erziehungsberechtigten Personen kein Nachteil entstehen. Sämtliche Informationen, die Eltern über ein eigenes BOLLE-Profil abrufen könnten, können diese auch weiterhin bei Ihnen als Klassenleitung erfragen. Eltern, die sich gegen solch ein Profil entscheiden, sollten Sie darüber in Kenntnis setzen. 

Wichtig: Es gibt keine Begrenzung bei der Anzahl an Elterteilen, die sich einem Kind zuordnen können.

Wichtig: Eltern können sich natürlich auch mehreren Kindern zuordnen. Nachdem man sich auch für mind. ein weiteres Kind registriert hat, erhält man in BOLLE den Reiter Meine Kinder und sucht sich das Kind heraus, für welches man Informationen einsehen möchte.

Wollen Sie den Eltern einmal zeigen oder selber sehen, wie die Ansicht von BOLLE aus Perspektive von Schüler:innen oder Eltern aussieht?
Sie haben zwei Möglichkeiten: Sie könnten einfach selber einmal vorher den Prozess der Elternaccountanlegung für ein Kind der Klasse durchlaufen. Sie können selber jederzeit den Account wieder löschen.
Oder Sie gehen über die Loginverwaltung der Schüler:innen und "verkörpern" das Profil eines Schulkindes (hier finden Sie mehr dazu). Der Schulkindaccount gleicht dem Elternaccount.

Übrigens: Auch Schüler:innen und Eltern können die BOLLE-App nutzen.
Diese User-Gruppen laden die gleiche App im jeweiligen App-Store herunter und loggen sich mit Username und Passwort ein.
Bei den Eltern ist der Username die Mailadresse.
Bei den Schüler:innen ist der Username bei den Logindaten zu finden. 
Mehr zur BOLLE-App erfahren Sie hier.

Eltern anzeigen

Über Eltern anzeigen sehen Sie, welche Eltern bereits ihre E-Mailadresse hinterlegt bzw. sogar ein BOLLE-Profil angelegt haben. 

Sie haben hierüber auch die Möglichkeit nachträglich weitere erziehungsberechtigte Personen manuell hinzuzufügen. Sie dürfen nur dann eine E-Mail-Adresse in BOLLE eintragen, wenn Sie entweder von den Eltern dazu aufgefordert wurden oder Sie sich das Einverständnis des Elternteils eingeholt haben.

Bitte beachten Sie, dass an jede E-Mailadresse, die Sie hier angeben, eine E-Mail von BOLLE geschickt wird. Die Eltern durchlaufen dann einen ähnlichen Prozess, wie er oben beschrieben steht. In der E-Mail wird auf das Schulkind nur mit den Initialen verwiesen. Die E-Mail sieht in etwa so aus:

Guten Tag,

diese Adresse wurde am 15.02.2021 für ein Eltern- bzw. Erziehungsberechtigtenprofil an der Beispiel-Schule hinterlegt (für das Schulkind M. B.).

Bitte bestätigen Sie Ihre Adresse, indem Sie einmal diesen Link aufrufen: Link

Dort haben Sie auch die Möglichkeit, sich ein BOLLE-Profil anzulegen.

Wir verbleiben mit herzlichen Grüßen!

Sollte noch keine Bestätigung der E-Mailadresse und/oder noch kein BOLLE-Profil angelegt worden sein, können Sie über Eltern anzeigen mithilfe des Zahnrads ganz rechts auch erneut einen Einladungslink verschicken oder vermerken, dass das Elternteil kein BOLLE-Profil wünscht. Später lässt sich an dieser Stelle auch einstellen, dass Eltern jetzt doch ein BOLLE-Profil wünschen. 

Nach ca. vier Wochen muss eine erneute Einladung verschickt werden.

Hier sehen Sie, was Eltern angezeigt wird, wenn sie den Link zur Registrierung anklicken und bestätigen, auch ein BOLLE-Profil anlegen zu wollen:

Admin-Einstellungen

Ein Klick auf das Zahnrad ermöglicht weitere Einstellungen, zu denen Sie aber die Admins Ihrer Schule um Unterstützung bitten müssen.

Häufige Fragen

1. Wenn man auf das Stiftsymbol hinter einem Elternteil klickt, erscheint ein kleiner Kasten "Einverständnis eingeholt". Wozu dient dies bzw. in welchem Fall muss diese Box ein Häkchen erhalten?
Das Kästchen "Einverständnis wurde eingeholt" muss nur angehakt werden, wenn die Eltern sich nicht selbst eingetragen haben. Dies soll das Bewusstsein dafür schärfen, dass E-Mail-Adressen nicht ohne das Einverständnis der Eltern in das System eingegeben werden dürfen.

2. Erhalten Eltern ohne das Anlegen eines BOLLE-Profils eine Mails über die Fehlzeiten des Kindes?
Die Bestimmungen zum Datenschutz erlauben es nicht, Informationen zu Fehlzeiten automatisiert direkt per E-Mail zu senden. Es muss eine weitere Sicherheitshürde wie z.B. der Login in ein angelegtes Profil überwunden werden. Eltern können nur dann die Fehlzeiten einsehen, wenn sie sich in BOLLE einloggen. Die E-Mail informiert darüber, dass sich Veränderungen ergeben haben, die man nach dem Login einsehen kann.
Wenn Eltern keine E-Mail erhalten, z.B., weil kein Profil vorliegt, wird die Klassenleitung darüber informiert, sofern Fehlzeiten vorliegen, über die Eltern sonst informiert worden wären.

3. Was sind die zusätzlichen Funktionen eines BOLLE-Profils für Eltern?
Die Elternprofile haben hauptsächlich den Vorteil, dass die Eltern die Fehlzeiten der eigenen Kinder einsehen können. Je nachdem, ob Sie noch weitere Module in BOLLE nutzen, können noch weitere Informationen zugänglich gemacht werden. Zum Beispiel kann die Schule entscheiden, ob Schüler:innen und Eltern auch sehen können, wenn Lehrkräfte vergessene Hausaufgaben und Materialien notiert haben (siehe hier unter Module). 
Mit einem BOLLE-Elternprofil können Eltern außerdem an anderen digitalen Prozessen teilnehmen. So kann auch die Terminvergabe zum Elternsprechtag über BOLLE organisiert werden. Hier sehen Sie, wie die Terminvergabe aus Elternsicht aussieht.