Admin-Einstellungen
fDie Administrator:innen an Ihrer Schule haben weitere Einstellungsmöglichkeiten. Diese findet man unter Auswahl des Profil-Icons oben rechts. Die Admin-Einstellungen befinden sich unter den jeweiligen persönlichen Einstellungen in der linken Liste.
Inhalt
1. Allgemeine Variablen
2. Alternierender Unterrichtsverteilung (A-/B-Wochen)
3. Automatische Uploads (Pinnwand)
4. Briefvorlagen
5. Datenschutz
6. E-Mail-Adressen
7. Entschuldigungen
8. Fachbereiche
9. Fächer
10. Individuelle Lernzeit
11. Kurstypen
12. Module
13. Nachrichten bei Fehlzeiten
14. Prüfungsrestriktionen
15. Räume
16. Schuldistanz (Verwaltung)
17. Schüler:innenverwaltung
18. Sitzplanvorlagen
19. Stundenraster
20. Systemmails
21. Fehlzeitentypen (Farben)
1. Allgemeine Variablen
Die meisten Einstellungen sind offensichtlich. Nehmen Sie sich aber zu Beginn die Zeit und gehen die Einstellungen in Ruhe durch. Sie sollten sich z.B. überlegen, ab wie vielen Notenpunkten ein Bildungsplan erstellt wird oder ob Unterrichtstermine öffentlich einsehbar sein sollen.
Achtung:
Die A-und-B-Wochen-Funktionalität meint die A-/B-Wochen (oder Tage oder wie auch immer das aktuell organisiert wird) bei geltenden Kontaktbeschränkungen und nicht bei etwaigen A- und B-Wochenstundenplänen. Wenn Letzteres an Ihrer Schule eine Rolle spielt, sehen Sie bitte weiter unten bei "Alternierender Unterrichtsverteilung" nach.
Eine Erläuterung, wofür die Zeugnisnamen-Frequenz genutzt wird, finden Sie hier.
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2. Alternierender Unterrichtsverteilung (A-/B-Wochen)
Hierbei handelt es sich um echte A-/B-Wochen. Haken Sie alternierender Unterricht an, wenn die Unterrichtsverteilung wöchentlich alterniert. Danach öffnet sich ein Kalender. Bitte gehen Sie das gesamte Kalenderjahr durch und tragen vor Beginn des Schuljahres für alle Wochen den ensprechenden A- bzw. B-Wert ein.
Wenn Sie diese Funktion erst aktivieren, nachdem sich Kolleg:innen bereits Kursbücher angelegt haben, müssen Sie Folgendes beachten: Gibt es Kolleg:innen, bei denen die A- und B-Woche identisch ist? Diese Kolleg:innen müssen darauf hingewiesen werden, dass in allen Kursbüchern noch die von Ihnen aktivierte B-Woche 'deaktiviert' werden muss. Genauer kann dies hier nachgelesen werden.
Kolleg:innen, die A- und B-Wochenstundenpläne haben, müssen bei angelegten Kursen den von der A-Woche abweichenden Stundenplan noch entsprechend umtragen: Kursbuch > bearbeiten > Stundenplan.
Die Kolleg:innen können bei der Kursbucherstellung im Bereich Stundenplan dann entsprechend einen A-Stundenplan und einen B-Stundenplan hinterlegen. BOLLE greift auf Ihre Angaben, die Sie hier vorgenommen haben, zurück und erstellt die Kursbucheinträge entsprechend.
Sie können die Kalenderwochen automatisch abwechselnd markieren. Klicken Sie dafür auf "Wochen abwechselnd markieren". 
Beachten Sie die Hinweise im nächsten Menüfenster und werfen Sie anschließend einen korrigierenden Blick in die automatisch vorgenommenen Einstellungen.
Klicken Sie auf tageweise, um an einzelnen Tagen Unterschiede zwischen A- und B-Stundenplan festlegen zu können.
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3. Automatische Uploads (Pinnwand)
Ausführliche Informationen zur Einrichtung finden Sie hier.
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4. Briefvorlagen
Mit BOLLE können Sie als Admin eine Briefvorlage erstellen. Dabei können Sie z.B. den Briefkopf so vorgeben, dass er Ihren Wünschen entspricht und eine Identifikation mit der Schule zulässt. Dieser wird dann z.B. bei den Schulbescheinigungen verwendet.
Bitte beachten Sie alle Hinweise auf der Seite.
Wichtig:
Sie benötigen für das Anlegen oder Bearbeiten der Briefvorlage Libre Office in der Version 7.2.6.
Neuere Versionen sind zulässig, sofern es sich nicht um Beta-Versionen handelt. Sie können Libre Office z.B. hier herunterladen. Beachten Sie bitte, dass Sie nicht die Beta-Version herunterladen ("Technikenthusiast, Vorreiter").
Wenn Sie auf Download der BOLLE-Vorlage klicken, erhalten Sie eine generische Vorlage, die Sie für das Anlegen einer schuleigenen Briefvorlage benötigen. Die Datei ist eine .docx-Datei. Öffnen Sie die Datei nicht mit MS Word, sondern mit Libre Office. (Eventuell existiert bereits eine schuleigene Vorlage. Klicken Sie dann auf Eigene Vorlage herunterladen.)
Ändern Sie nicht die Seitenränder der Vorlage!
Verwenden Sie nur die Schriftart Carlito.
Der Briefinhalt selbst, auf den Sie hier keinen Einfluss haben, wird immer in der genannten Schriftart erstellt werden. Für ein einheitliches Schriftbild sollte diese Schriftart auch in der Briefvorlage verwendet werden. Den kostenfreien Download der genannten Schriftart finden Sie hier: https://fontlibrary.org/de/font/carlito
Bearbeiten Sie die Vorlage nur im Briefkopf; also nur im rot markierten Bereich des nächsten Bildes.
Die anderen Textbausteine lassen Sie bitte unverändert so stehen.
Sie können in den Briefkopf neben getipptem Text auch Bilder einfügen.
Laden Sie Ihre Vorlage hoch. Beachten Sie dabei, dass die Dateigröße nicht 500kB überschreiten darf.
Laden Sie nur Dateien hoch, die Sie selbst erstellt haben. Dies ist ein sensibler Programmbereich.
Andere Personen außer Admins sollten Ihnen keinen Dateien zur Verfügung stellen, die Sie hier dann ins System hochladen!
Ist die Datei zu groß?
Das liegt dann vermutlich an einer sehr großen Bilddatei. Klicken Sie das Bild in Libre Office an. Gehen Sie dann auf Format > Bild > Komprimieren. Im Dialog können Sie die Bildgröße neu berechnen. Das sollte die Dateigröße erheblich reduzieren.
Eventuell müssen Sie die Seite neu laden, bevor Sie nach einem aufgrund der Größe gescheiterten Versuch die nun kleinere Datei hochladen können.
Nach dem Upload klicken Sie auf Download Testbrief.
Kontrollieren Sie in der erstellten PDF, ob die Ansicht so Ihren Wünschen entspricht.
Wenn Sie unzufrieden sind, bearbeiten Sie die docx.-Datei in Libre Office und laden eine neue Vorlage hoch.
Wenn Sie später Änderungen an der Vorlage vornehmen möchten, die Originaldatei aber nicht mehr zur Hand haben, können Sie auf Eigene Vorlage herunterladen klicken. Dann können Sie in dieser Datei direkt Änderungen vornehmen und als Vorlage für den neuen Briefkopf nehmen.
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5. Datenschutz
Um dieses Modul nutzen zu können, gehen Sie bitte zuerst auf Admin > Einstellungen > Module und aktivieren das entsprechende Modul. Admins und alle Personen mit dem Recht "DSGVO" haben Zugriff darauf.
Wenn das Modul aktiviert ist, gehen Sie auf Admin > Einstellungen und wählen Datenschutz aus. Sie sehen folgende Ansicht:
Legen Sie zuerst fest, ob Klassenleitungsteams (KLTs) und Tutor:innen bzw. ob auch Koordinator:innen (Grund-, Mittel- und Oberstufenkoordination) Zugriff auf die möglichen Einträge der Schüler:innen haben sollen. Ein Anhaken dieser Optionen führt zur sofortigen Speicherung.
Um einen neuen Eintrag anzulegen, den dann die Koordinator:innen bzw. Klassenleitungen jeweils für jedes Schulkind erfassen können, klicken Sie auf Eintrag hinzufügen.
Klicken Sie dann auf Speichern.
Diesen Eintrag sehen dann die Klassenleitungen dann z.B. in Ihrem Klassenleitungsreiter unter Datenschutz.
Die Koordinator:innen sehen diesen Eintrag unter Verwaltung > Datenschutz.
Es wird gespeichert, welcher User zu welchem Zeitpunkt das Häkchen gesetzt hat:
Diese Informationen können Admins und das Personal mit dem Recht "DSGVO" unter Admin > Datenschutz einsehen.
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6. E-Mail-Adressen
Hier verwalten Sie die E-Mail-Adrressen des Personals unter Auswahl eines unterstützten Providers. Aktuell unterstützt nur All-Inkl solch eine umfangreiche Verwaltung über ein System wie BOLLE.
Häufige Fragen:
In welchen Fällen legt BOLLE neue Mailadressen an?
BOLLE legt nur neue Mailadressen an, wenn man den entsprechenden Knopf in der Personal-E-Mail-Adressenverwaltung drückt.
In welchen Fällen löscht BOLLE Mailadressen und oder Weiterleitungen?
BOLLE löscht nur, wenn man auf den Knopf "löschen" drückt. Das geht nur einzeln. Weiterleitungen gehen nicht über BOLLE.
Was passiert mit anderen eingerichteten Weiterleitungen und Mailadressen, die nicht in BOLLE verankert sind?
Weiterleitungen und Mailadressen, die nicht in BOLLE verankert sind, sind völlig unberührt und existieren weiter.
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7. Entschuldigungen
Wenn Sie das Modul Digitale Entschuldigungen aktiviert haben, können Sie hier schulweite Einstellungen für die digitalen Entschuldigungen vornehmen.
Es sind verschiedene Angaben möglich. Sie können z.B. entscheiden, ob Eltern wirklich alle drei Aktionen durchführen können:
- (Antrag auf) Entschuldigungen online stellen
- Krankmeldungen online einreichen
- (Antrag auf) Beurlaubungen online stellen
Weitere Einstellungen hinsichtlich bestimmter maximaler Tage sind nötig, damit das Modul schulweit gleich funktioniert.
Wenn Sie das Modul aktivieren, sollten Sie sowohl Ihren Kolleg:innen als auch den Eltern die schulweiten Einstellungen, die Sie hier vorgenommen haben, mitteilen.
Für die Klassenleitungen gibt es hier eine Anleitung.
Für die Eltern gibt es hier eine Anleitung.
Beachten Sie die aktuell gültigen Regelungen zur Schulbesuchspflicht.
Es kann nötig sein, dass den Klassenleitungen bzw. Oberstufentutor:innen eine schriftliche, eigenhändig unterschriebene Erklärung von den Erziehungsberechtigten vorzulegen ist. Diese Erklärungen sind für eine vorgeschriebene Dauer zu archivieren.
Die digital abgegebenen Entschuldigungen werden nicht über das Schuljahr hinaus gespeichert.
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8. Fachbereiche
Sie können hier jedem Fach eine Leitung zuweisen. Tatsächlich dient diese Seite nur Ihrer Übersicht. Es hängen keine weitere Funktionen an. Es gibt die Möglichkeit, den Leitungen der Fächer weitere Rechte einzuräumen. Hierfür müssen Sie beim nächsten Punkt Fächer nachgucken.
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9. Fächer
Hier sehen Sie alle Fächer Ihrer Schule. Wenn Sie auf ein Fach klicken, können Sie weitere Einstellungen vornehmen. BOLLE gibt auf Grundlage der in der Regel in Berlin unterrichteten Fächer ein Namen für das Fach vor. Sie können (optional) davon abweichen und einen schuleigenen Namen vergeben. Das gilt auch für den Namen auf dem Zeugnis und die Vergabe eines eigenen Kürzels, falls Sie von den Vorgaben von BOLLE abweichen wollen. Außerdem können Sie jedem Fach einen Fachbereich zuordnen und eine Leitung benennen. Die Leitung erhält dann die Rolle als FBL, um so z.B. digitale Kursbuchabgaben zu verwalten. Sie hilft außerdem bei der Kontrolle der richtigen Kurseinrichtung.
Letzteres wird auch von Ihnen maßgeblich mit der Einstellung der Kurstypen pro Fach mitgestaltet. Geben Sie nur die Kurstypen an, die an Ihrer Schule in jedem Fach angeboten werden.
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10. Individuelle Lernzeit
Ausführliche Hinweise zur Nutzung der individuellen Lernzeit finden Sie hier.
In Schulen kann es ein Angebot für Schüler:innen geben, bei denen ein flexibler Unterricht in regelmäßig wechselnden Lerngruppen angeboten wird. In BOLLE heißt diese Funktion individuelle Lernzeit.
Unter Admin > Einstellungen > Module lässt sich die individuelle Lernzeit schulweit durch den BOLLE-Support aktivieren. Bitte kontaktieren Sie dafür den BOLLE-Support. Danach können Kolleg:innen bei der Kursbucherstellung ein solches spezielles Kursbuch anlegen.
Wenn das Modul aktiviert wurde, finden Sie den Punkt Individuelle Lernzeit unter Admin > Einstellungen.
Die oben angegebenen "Einträge" (DE, MA, EN, FR im Beispiel) können hier von Ihnen bearbeitet werden. Diese werden dann bei neu angelegten Kursbüchern der individuellen Lernzeit immer vorgegeben, können jedoch in jedem Kursbuch dieser Art selbst geändert werden (vgl. hier).
Entscheiden Sie noch, was der Standardwert bei neuen Kursen der ILZ sein soll:
Sollen Abwesenheiten nach Ende der Stunde automatisch für alle (!) Schüler:innen, die dem Kursbuch zugeordnet wurden, nicht jedoch in einzelnen "Einträgen" erfasst wurden, gesetzt werden?
Die Kolleg:innen diese Einstellung dann im Kursbuch jeweils individuell anpassen.
Hier lesen Sie noch weitere Informationen zu der Handhabung der Fehlzeiten in Kursbüchern der individuellen Lernzeit.
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11. Kurstypen
Hier bitte keine Änderungen vornehmen. Dies dient nur der Übersicht, wie BOLLE Untis-Werte übersetzt und so bei der Kursbucherstellung helfen kann.
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12. Module
In BOLLE können Sie selbstständig verschiedene Module aktivieren und auch wieder deaktivieren. Die Module Bibliothek und E-Mail müssen Sie durch uns aktivieren, da hier bestimmte weiterführende Einstellungsfragen vor Aktivierung zu klären sind. Wir planen aktuell eine App. Aktuell können wir diese jedoch noch nicht flächendeckend allen BOLLE-Schulen anbieten. Wir informieren Sie, wenn sich hierbei etwas ändern.
Achten Sie nach Aktivierung der Module darauf, dass ggf. in der Rechteverwaltung noch bestimmten Personen das Verwaltungsrecht diesbezüglich eingeräumt werden muss. Eventuell ist mit neuen Rechten auch die Nutzung eines Verwaltungskeys obligatorisch.
| Modul | kurze Beschreibung |
| 5. PK | Damit können Sie die 5. PK organisieren. Dies betrifft nicht nur die Verwaltungsarbeit der Oberstufenkoordination. Auch Schüler:innen und Lehrkräfte nutzen BOLLE, um alle Verwaltungsschritte im Rahmen der 5. PK digital abzubilden, inkl. der transparenten Dokumentation der Beratungstermine. |
| A-/B-Gruppen (Corona) | Wir wollen eigentlich gar keine Beschreibung oder Erklärung liefern, weil wir hoffen, dass dieses kurzfristig von uns für alle BOLLE-Schulen zur Verfügung gestellte Modul nie wieder gebraucht wird. Sollte es doch anders kommen, werden wir separat informieren. |
| AGs (nur durch das BOLLE-Team zu aktivieren) |
Werden an Ihrer Schule AGs angeboten? Falls das hier nicht richtig vermerkt sein sollte, geben Sie bitte dem BOLLE-Support-Team Bescheid. |
| Ämter (GSV, GEV) | Klassenleitungen und die Oberstufenkoordination können hinterlegen, welche Schüler:innen und Eltern in der GSV bzw. GEV organisiert sind. Dies hilft bei der Nutzung der E-Mail-Verteiler, sofern diese genutzt wird oder werden kann. |
| Betriebspraktikum | Dies umfasst die digitale Organisation und Verwaltung des Betriebspraktikums. |
| Bibliothek (nur durch das BOLLE-Team zu aktivieren) |
Sie können Ihre Schulbibliothek über BOLLE verwalten. Es gibt ein internes Bestellsystem, sodass Lehrkräfte Bücher für ganze Kurse mit wenigen Klicks ausleihen können. Die Bestellung geht dann in der Schulbibliothek digital ein. Klassenleitungen, Schüler:innen und Eltern können außerdem sehen, welche Bücher mit welcher ID ausgeliehen wurden. Liegt ein Buch schon länger rum und ist die Besitzer:in unbekannt? Dann können Sie in BOLLE die Buchnummern eingeben und bekommen sofort angezeigt, wem das Buch gehört. |
| Dateiablage | Sie können sowohl schulischem Personal, den Schüler:innen und Eltern über voneinander getrennte Ordner Dateien zur Verfügung stellen. |
| Dateiablage für Kurse | Sie können hiermit die Möglichkeit einräumen, dass Lehrkräfte in ihren Kursbüchern eine Dateiablage individuell aktivieren können. Wenn das Modul aktiviert ist, steht jedem Kursbuch ein begrenzter Speicherplatz (300 MB) zur Verfügung. Kolleg:innen diese Dateiablage sogar in ein Kursbuch für das nächste Schuljahr übertragen. Das ist besonders sinnvoll bei Kursen der zweijährigen Qualifikationsphase der Oberstufe. |
| Datenschutz (Angaben von Lernenden erfassen) |
Mit dem Modul Datenschutz können Sie die Klassenleitungen bzw. die jeweiligen Koordinationen bestimmte datenschutzrelevante Informationen erfassen lassen (z.B. Einverständniserklärungen). |
| Digitale Entschuldigungen | Mit dem Modul Digitale Entschuldigungen können Sie Eltern die Möglichkeit geben, selbstständig ihre Kinder über BOLLE krankzumelden. Außerdem ist es damit möglich, dass Eltern Anträge auf Entschuldigungen und Beurlaubungen bei der Klassenleitung stellen können. |
| E-Mail-Adressen (nur durch das BOLLE-Team zu aktivieren) |
Sie können hierüber die dienstlichen Mailaccount des Personals verwalten. Dies geht auch für die schulischen Mailadressen der Schüler:innen, so Sie denn diese Ihren Schüler:innen anbieten. Bisher konnten wir nur beim Anbieter All-Inkl die nötigen Schnittstellen finden, mit denen eine Verwaltung der Mailaccounts möglich ist. Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie diese Funktion gerne nutzen möchten. |
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E-Mail-Speichermanagement |
Wenn Sie das E-Mail-Adressen-Modul nutzen, dann können wir auch dieses Modul für Sie freischalten. Hierbei können die Klassenleitungen dann schnell sehen, wenn eine bestimmte Speichergrenze bei bestimmten Mailaccounts erreicht ist. Diese Funktion ist dann hilfreich, wenn Ihr Mailanbieter mitteilt, dass der Speicherplatz langsam eng wird. Ansonsten wird man diese Funktion eher nicht brauchen. |
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Eltern/Schüler:innen sehen aufgegebene Hausaufgaben |
Entscheiden Sie hier darüber, ob die im Kursbucheintrag erfassten Hausaufgaben auch schulweit für Eltern und Schüler:innen sichtbar sein sollen. |
| Eltern/Schüler:innen sehen vergessene Hausaufgaben | Entscheiden Sie hier, ob Sie wollen, dass, wenn Schüler:innen und Eltern sich in BOLLE einloggen, diese sehen können, wenn Lehrkräfte notiert haben, dass Hausaufgaben vergessen wurden. Wir empfehlen, dass Sie diese Entscheidung mit Ihrem Kollegium absprechen. Achtung: Sie finden diese Einstellungsmöglichkeit nun unter Admin > Allgemeine Variablen. |
| Elternsprechtag | Sie können mit BOLLE die Terminvergabe an Elternsprechtage digital verwalten. Dabei können Sie z.B. auch die BOLLE-Profile der Schüler:innen und Eltern nutzen. |
| Fortbildung | In BOLLE können Sie die Fortbildungen Ihrer Kolleg:innen übersichtlich zusammengefasst verwalten. Dabei können Sie als Schulleitung auch schulweite Fortbildungen oder Fortbildungen für mehrere Kolleg:innen eintragen. |
| Hausaufgaben werden durch Lehrkräfte mit benötigten Minuten erfasst | Fachlehrkräfte können im Kursbucheintrag festhalten, wie viele Minuten sie bei der Bearbeitung der Hausaufgaben ansetzen. Wenn Eltern und Schüler:innen die im Kursbucheintrag erfassten Hausaufgaben sehen können, sehen sie bei Aktivierung dieser Option auch die eingetragenenen Minuten. Im Klassenbuch lassen sich die Minuten ebenfalls wiederfinden. |
|
(nur durch das BOLLE-Team zu aktivieren) |
In Schulen kann es ein Angebot für Schüler:innen geben, bei denen ein flexibler Unterricht in regelmäßig wechselnden Lerngruppen angeboten wird. In BOLLE heißt diese Funktion individuelle Lernzeit. |
| Inklusion | In BOLLE können und dürfen Nachteilsausgleiche (z.B. zeitliche Verlängerung) verwaltet werden, die im Zuge einer sogenannten gesundheitlichen Rücksichtbeschlossen wurden. Hierzu zählen auch evtl. beschlossene gesundheitliche Rücksichten bzgl. einer (grav.) LRS. Die Verwaltung ausführlicher gesundheitlicher Daten muss weiterhin ausschließlich im sonderpädagogischen Förderbogen erfolgen. Die Fachlehrkräfte sehen im Kursbuch schnell und unkompliziert, welche Nachteilsausgleiche für die einzelnen Schüler:innen beschlossen wurden. |
| Kontaktnachverfolgung (Corona) | Der Name beschreibt es ganz gut. Auch hier, wie weiter oben, gilt: Wir hoffen, wir alle werden es nie wieder brauchen. |
| Login für Schüler:innen (nur durch das BOLLE-Team zu aktivieren) |
Hiermit kann der Login aller Schüler:innen untersagt werden. |
| Materialien | Mit diesem Modul wird in jedem Kursbuch (also auch in AGs und Organisationskursen) ein Materialbereich zur Verfügung gestellt. Lehrkräfte können Texte, Links und kleine Dateien hochladen. Schüler:innen können ebenfalls Dateien hochladen und die Nachricht für alle sichtbar kommentieren. BOLLE ist keine Lernplattform, aber für die schnelle Mitteilungen und das Zur-Verfügung-Stellen einzelner Materialien kann diese Funktion gut genutzt werden. |
| Nachschreibtermine | Wenn Sie in der Schule Nachschreibtermine zentral organisieren, kann Ihnen BOLLE die Verwaltungsarbeit erheblich erleichtern. Die meisten Schulen haben zentrale Nachschreibtermine für die Oberstufe. Einige unserer Schulen organisieren Nachschreibtermine jetzt aber auch für die Mittelstufe. Sie können in diesem Modul entsprechend unterschiedliche Termine anlegen. Die Lehrkräfte tragen direkt aus einem Kursbucheintrag die Details zur Nachschrift ein. BOLLE achtet darauf, dass es zu keiner Doppelbuchung (ein Schüler schreibt zwei Arbeiten) und auch zu keiner Überbuchung (mehr Nachschreiber:innen als Arbeitsplätze) kommt. |
| Newsletter | In BOLLE können gezielt Newsletter abonniert werden. |
| Projekte | Hierüber lassen sich schulische Projekte organisieren, z.B. eine Projektwoche. Die Schüler:innen können hierüber auch in BOLLE entsprechend digital Projekte wählen. |
| Prüfungsplanung | In BOLLE kann man die Prüfungstage für die Präsentationsprüfungen und die mündlichen Prüfungen planen. Wenn das Modul aktiviert ist, hat man über die Reiter Mittelstufe und Oberstufe Zugriff darauf. |
| Raum- und Medienbuchung | Sie können Ihre speziellen Räume (z.B. PC-Räume) und Medien (z.B. Laptopwagen) in BOLLE buchbar machen. Die Kolleg:innen können die Räume und Medien entsprechend Ihrer Vorgaben für Kurse buchen. |
| Schuldistanz | Hiermit wird die Übersicht möglicherweise aufgetretener Schuldistanzfälle in der Fehlzeitenverwaltung der Klassenleitungen und Tutor:innen aktiviert. Weitere Einstellungen sind nach Aktivierung nötig. |
| Schüler:innen sehen Fehlzeiten | Wenn Sie dieses Modul deaktivieren, sehen nur die Eltern die Fehlzeiten; Schüler:innen hingegen nicht mehr. |
| Sitzpläne | Hier können Sie die Sitzplan-Funktion aktivieren. Danach können schulweite Sitzplanvorlagen erstellt werden. Lehrkräfte können für die Kursbücher und Klassenleitungen für die Klassenbücher Sitzpläne erstellen. |
| Teilleistungsschwierigkeiten | BOLLE hilft Ihnen bei der Verwaltung der Teilleistungsschwierigkeiten (z.B. LRS). |
| Umfragen | Sie können in BOLLE Umfragen erstellen. Aktuell funktionieren diese Umfragen nur innerhalb des Kollegiums. Es können verschiedene Grade der Anonymität gewählt werden, die den Teilnehmenden auch transparent gemacht werden. |
| Wahlpflichtfach-Wahlen | Mit BOLLE können Sie die Wahlpflichtfach-Wahlen der Mittelstufe organisieren. Dabei können die Schüler:innen mit ihrem BOLLE-Profil sich für Erst-, Zweit- und Drittwünsche entscheiden. Die finalen Wahlen lassen sich direkt in die Laufbahnen der Schüler:innen übertragen. |
| Wandertage | Dies ist ein einfaches Modul, mit dem die Schulleitung den Überblick behalten kann, wo sich welche Klassen am Wandertag treffen. Dies kann nützlich sein, wenn z.B. Eltern oder Schüler:innen kurzfristig am Wandertag im Sekretariat um Orientierung bitten. |
| Zeugnisse (nur durch das BOLLE-Team zu aktivieren) |
Hiermit werden sämtliche Zeugnisfunktionen aktiviert. |
| Zwischenbewertungen (nur durch das BOLLE-Team zu aktivieren) |
Hiermit wird die Funktion der Zwischenbewertung aktiviert. |
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13. Nachrichten bei Fehlzeiten
Laut AV Schulpflicht (Pkt. 7, Abs. 7) gilt: "Bleibt eine Schülerin oder ein Schüler unentschuldigt dem Unterricht fern, so hat die Schule bereits am ersten Fehltag mit den Erziehungsberechtigten Kontakt aufzunehmen." Dieser Aufgabe kann man ohne digitale Hilfsmittel im Schulalltag gar nicht gerecht werden. BOLLE unterstützt Ihre Klassenleitungen hier: Sie können veranlassen, dass Eltern automatisch benachrichtigt werden, wenn ihre Kinder in der Schule gefehlt haben. Eltern werden nur benachrichtigt, falls Sie eine Kontaktmöglichkeit im System hinterlegt haben. Die Benachrichtigung findet pro Kind maximal einmal pro Tag statt.
Wenn ein Geburtsdatum in BOLLE hinterlegt ist, überprüft BOLLE, ob ein Kind volljährig ist. Bei volljährigen Schüler:innen verschickt BOLLE keine Fehlzeitenmails mehr an die in BOLLE hinterlegten Eltern. Diese können sich aber weiterhin auf BOLLE einloggen.
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14. Prüfungsrestriktion
Nutzen Sie die Prüfungsrestriktionen, um zu entscheiden, ab welchem Jahrgang wie viele schriftliche Leistungsüberprüfungen (unterschieden in LEKs, Klassenarbeiten und Klausuren einerseits sowie Tests andererseits) pro Tag und Woche und Schüler:in maximal stattfinden dürfen.
Die Restriktionen pro Tag können Sie händisch (unterteilt in Klassenarbeiten etc. und Tests) in der zweiten Spalte eingeben.
Um die Prüfungsrestriktionen pro Woche festzulegen, müssen Sie in der dritten Spalte alle statthaften Konstellationen anhaken. Folgendes Beispiel soll die Einstellungsmöglichkeiten verdeutlichen:
Diese Schule möchte gerne, dass Schüler:innen nicht mehr als 3 schriftliche Leistungsüberprüfungen pro Woche ableisten müssen. Da alle zulässigen Kombinationen angehakt werden müssen, sind auch Werte, die unter 3 pro Woche fallen würden, angehakt: 0/0, 1/0, 2/0, 0/1, 1/1 und 0/2. Die Kombinationen aus 3/0, 2/1, 1/2 und 0/3 bilden dabei das Maximum. Alle nicht angehakten Kombinationen können von den Lehrkräften nun auch nicht als Unterrichtstermin mehr gebucht werden. Die Kolleg:innen erhalten bei der vierten schriftlichen Leistungsüberprüfung, die Mitteilung, dass Schüler:innen bereits die maximale Anzahl an Arbeiten und Tests pro Woche schreiben.
Sie können für unterschiedliche Jahrgänge unterschiedliche Angaben machen. Wenn Sie das nicht vorhaben, geben Sie die Einstellung bitte für den jüngsten Jahrgang an. Alle folgenden Jahrgänge werden gleich behandelt.
Ein Beispiel zur Veranschaulichung: Sie möchten, dass für die Jahrgänge 7 und 8 andere Prüfungsrestriktionen gelten als für die Jahrgänge 9 und 10. Sollten Sie an Ihrer Schule eine Oberstufe haben, möchten Sie, dass ab dem 11. Jahrgang wiederum andere Prüfungsrestriktionen gelten.
In diesem Fall stellen Sie die gültigen Restriktionen für 7 und 8 unter "ab 7" (im Spaltenkopf) ein, die veränderten Restriktionen für 9 und 10 unter "ab 9" und für die Oberstufe unter "gültig ab 11". Die entsprechenden Jahrgänge geben Sie oben unter "Jahrgang hinzufügen" ein.
Sie haben einen Fehler gemacht? Kein Problem. Solange Sie nicht oben auf Speichern klicken, können Sie die Seite neu laden und erhalten den Stand nach dem letzten erfolgten Speichern.
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15. Räume
Wenn die Lehrkräfte in ihren Kursbüchern und Stundenplänen auch Räume hinterlegen können sollen und Sie nicht das Raum- und Medienbuchungsmodul aktiviert haben, können Sie hierüber die Räume anlegen, die Kolleg:innen auswählen können sollen.
Klicken Sie dafür auf "Raum hinzufügen".
Sie können auch über das Modul Raum- und Medienbuchung Räume hinzufügen, die dann Kolleg:innen in ihren Stundenplänen hinterlegen können. Diese Räume müsse dafür in dem Modul nicht notwendigerweise buchbar sein.
Wenn Sie eine Stundenplandatei von Untis hochladen und das Modul Raum- und Medienbuchung aktiviert ist, werden automatisch alle dort angegeben Räume angelegt.
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16. Schuldistanz (Verwaltung)
Wenn Sie das Modul Schuldistanz aktiviert haben, können Sie unter Admin > Einstellungen > Schuldistanz weitere Einstellungen vornehmen.
Dieses Modul versucht Ihre Schule dabei zu unterstützen, den Handlungsplan zur Schuldistanz umzusetzen, wie er in der gleichnamigen Handreichung (2015) für Schule und Sozialarbeit beschrieben ist. Die Standardwerte sind der Handreichung entnommen, Sie können diese auf Ihre Schule anpassen. Ein leeres Feld bedeutet, dass das Kriterium nicht überprüft wird.
Jeweils zur letzten Uhrzeit des Tages, zu der auch eine Fehlzeitenbenachrichtigung verschickt wird (siehe Einstellung Nachr. bei Fehlzeiten), wird überprüft, ob ein:e Schüler:in hochgestuft werden muss. Falls ja, werden die unten definierten Aktionen ausgelöst. Die Aktion wird nur bei einer Erhöhung der Stufe und/oder Änderung des Grundes ausgelöst. Dabei gilt auch eine Änderung des Grundes als Hochstufung (z.B. bisher Stufe 3 wegen entschuldigter Fehltage, neu Stufe 3 wegen unentschuldigter Fehltage).
Die Summe der entschuldigten Fehltage ergibt sich gem. Handreichung "Schuldistanz" aus den entschuldigten + unentschuldigten Fehltagen.
Es werden diejenigen Fehlzeiten berücksichtigt, die auch fürs Zeugnis zählen (siehe Rubrik Fehlzeittypen in den Einstellungen).
Für die Klassenleitung gibt es hier weitere hilfreiche Informationen.
Auf dieser Seite können Sie weitere Einstellungen vornehmen und auch von den Voreinstellungen, die aus der oben erwähnten Handreichung entnommen wurden, abweichen.
Sie können z.B. einen Faktor hinterlegen, der Fehlstunden in Fehltage umrechnet. Lassen Sie die Ziffer 0 stehen, falls dies nicht gewünscht ist.
Sie können außerdem die Vorgabe umsetzen, Verspätungen in Fehlstunden (im Rahmen der Ermittlung der Schuldistanzstufe) umzuwandeln.
Der vorgeschlagene Wert für "Verspätungen zu Fehlstunden" ist 1. Das bedeutet, dass jede Verspätung zu einer weiteren Fehlstunde innerhalb des Schuldistanzmoduls führt. Dabei wird der Wert unter "Offset Verspätungen" zunächst abgezogen. Wenn bei "Offset Verspätungen" z.B. der Wert 2 steht, werden die ersten 2 Verspätungen unter "Verspätungen zu Fehlstunden" nicht berücksichtigt.
Wenn Sie "Verspätungen zu Fehlstunden" auf 0 setzen, wird gar keine Verspätung als Fehlstunde gezählt.
Darunter sehen Sie die Definition der Stufen. Wenn Sie auf das Stiftsymbol klicken, können Sie den Text ändern.
Übernehmen Sie zuerst die Änderungen und klicken dann zusätzlich im übergeordneten Menü auf "Alle Änderungen speichern".
Die Texte, die Sie dort sehen und ggf. auch selber anpassen, sind die Texte, die Ihre Kolleg:innen an der entsprechenden Stelle ebenfalls sehen.
Ab Stufe 2 können Sie schulspezifische Anpassungen hinsichtlich der Anzahl der Fehlstunden und Fehltagen (entschuldigt und unentschuldigt) vornehmen. Die bereits vorhandenen Werte entsprechen denen der oben erwähnten Handreichung.
Wenn Sie einen Wert ändern, sollten Sie auch den entsprechenden Text ändern, da im voreingestellten Text Bezug auf die voreingestellten Werte genommen wird!
Wenn Sie Änderungen vornehmen, bestätigen Sie Ihre Änderungen, indem Sie speichern.
Noch weiter unten finden Sie die Möglichkeit weitere Aktionen automatisiert ablaufen zu lassen.
Folgende Personenkreise können bei Feststellung einer höheren Schuldistanzstufe oder eines veränderten Grundes für die Zugehörigkeit zu einer Stufe per E-Mail informiert werden. Dies können sein:
- die Klassenleitung(en),
- Kolleg:innen, die als Schuldistanz-Beauftragte bestimmt wurden, d.h. alle Kolleg:innen mit dem in BOLLE hinterlegtem Recht Schuldistanz werden informiert,
- die zuständige Koordination (Grund-, Mittel- oder Oberstufenkoordination) und
- die Schulleitung.
Den Personenkreis der Beauftragten bei Schuldistanz können Sie in der Rechteverwaltung festhalten. Speichern Sie eventuelle Einstellungen!
Die E-Mail enthält keine personenbezogenen Daten. Sie ruft die betroffenen Personen auf, im entsprechenden Modul bei der entsprechenden Klasse nachzusehen.
Es werden keine Mails automatisch an die Schüler:innen oder Erziehungsberechtigten verschickt! Dies muss manuell und in Rücksprache mit den innerhalb der Schule zuständigen Stellen geschehen.
Schüler:innen und Eriehungsberechtigte haben auch sonst keinen Zugriff auf die Übersicht zu einer möglicherweise vorliegenden Schuldistanz.
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17. Schüler:innenverwaltung
Sie können Ihre Schüler:innenverwaltung über BOLLE pflegen. Entsprechende Grundeinstellungen müssen Sie hier vornehmen.
Bei der Erstellung von eigenen Feldern können Sie zwischen drei Typen wählen:
| Typ | Beschreibung |
| Bool (Wahr/Falsch-Checkbox) |
Das führt zu einem Kästchen, das Sie dann anhaken können. falsch steht für ein Kästchen ohne Haken, wahr steht für ein Kästchen mit Haken. |
| String (Textfeld) |
Das ist ein Freitextfeld. Wenn Sie ein Datum verarbeiten wollen und später ordnen können möchten, verwenden Sie nicht die Form TT.MM.JJJJ sondern JJJJ.MM.TT. |
| Auswahl | Hier gibt es ein Dropdown-Menü und man kann zwischen verschiedenen Möglichkeiten wählen. |
Die Verwaltung der eventuell aktivierten erweiterten Personalverwaltung erfolgt ebenfalls hier. Dazu klicken Sie auf den anderen Reiter. Die restlichen Einstellungen sind analog zur Schulkindverwaltung.
Achten Sie darauf, dass Sie nach Veränderungen die Eingaben speichern müssen (Diskettensymbol) und danach ein Datenbankupdate durchführen müssen. Erst danach sind Ihre Veränderungen in der Datenbank auch sichtbar.
Weitere Informationen finden Sie hier.
Nach dem Datenbankupdate sind Ihre aktualisierten Angaben nicht mehr rückgängig zu machen. Überprüfen Sie Ihre Einstellungen genau!
Sie können außerdem eine schulkindgenaue Dateiablage aktivieren. Diese Option ermöglicht das Speichern einzelner Dateien (bis max 4 MB) zu allen einzelnen Schüler:innen.
Bitte beachten Sie stets die gültigen Verordnungen und Gesetze zum Datenschutz und besprechen Sie im Verwaltungsteam genau, welche Dateien hier abgelegt werden dürfen.
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18. Sitzplanvorlagen
Wie Sie die Sitzplanvorlagen erstellen, wird hier erklärt.
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19. Stundenraster
Sie können in BOLLE Ihr Stundenraster hinterlegen. Das ist für die richtige Einordnung bei stundenplanabhängigen Terminen (schulweite Termine) von Bedeutung. Unter Sonstiges > schulweiter Kalender können Sie sich auch alle bekannten Unterrichtstermine einblenden lassen. Diese Termine sind in der Regel an Unterrichtsstunden gebunden. Damit BOLLE diese zeitlich richtig anordnet, muss die Uhrzeit bekannt sein. So können z.B. besonders gut geeignete Zeitpunkte für einen Probelauf des Feueralarms gefunden werden. Weitere Einstellungen zum Kalender finden Sie hier.
Legen Sie ein Stundenraster für den Normalfall an:
Sie können auch ein Stundenraster für Kurzstunden anlegen. Im schulweiten Kalender werden bei Kurzstunden dann automatisch alle an Unterrichtsstunden gekoppelten Termine entsprechend verschoben.
Falls Sie weitere Stundenraster benötigen, kontaktieren Sie bitte das BOLLE-Team. Gleiches gilt, falls Sie ein Stundenraster komplett löschen möchten.
ACHTUNG:
Sie dürfen in dem Stundenraster keine falschen Uhrzeiten eintragen (also Uhrzeiten, die es nicht gibt). Kontrollieren Sie daher bitte doppelt.
Außerdem dürfen bei Änderungen keine Lücken vorhanden sein. Wenn es z.B. auf einmal keine 10. Unterrichtsstunde mehr geben sollte, dürfen dort die Uhrzeiten nicht leer gelassen werden.
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20. Systemmails
In BOLLE können E-Mails vom System direkt verschickt werden. Diese E-Mails werden als Systemmails bezeichnet. Das passiert z.B., wenn Ihre Schule Benachrichtigungen bei Fehlzeiten verschickt.
Sie können über diese Seite überprüfen, ob bestimmte Systemmails verschickt wurden. Sie sehen dabei nie den Inhalt der E-Mail, können aber den Betreff, das Datum und die Empfängeradresse(n) sehen.
Typische Systemmmails sind z.B.
- Fehlzeiten einer Klasse
- Änderungen bei Fehlzeiten (an Eltern)
- Aktivierungslink
- Neuer Upload durch Schüler:in
- Neuer Kommentar
- Neuer User in BOLLE angelegt
- Anfrage für 5. PK
- Bibliothek (bei Vorbestellungen)
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21. Fehlzeitentypen (Farben)
Die Admins und BOLLE-Profis können die Farben der Fehlzeitentypen ändern.
Wenn Sie eine Farbe ändern woleln, klicken Sie in die jeweilige Zeile.
Suchen Sie sich eine Farbe mit einem HTML-Farbcode (auch HEX-Code genannt) heraus. Im Internet gibt es dazu viele Seiten. Hier ist eine Möglichkeit.
Geben Sie den Farbcode ohne Hashtag/Raute (#) ein und klicken auf Speichern.
Beachten Sie bei der Farbwahl, dass die Schriftfarbe immer schwarz ist. Sehr dunkle Farben heben sich ggf. nicht genug von der Schriftfarbe ab.
Sie können nicht die anderen Eigenschaften der Fehlzeitentypen selber ändern. Bitte wenden Sie sich dafür an das BOLLE-Team über support@BOLLE-software.de und geben die nötigen Informationen analog zu den Erläuterungen auf dieser Seite an.
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